phiếu xuất kho
2.2.2.4.1.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
(1). Nhập vật liệu mua ngoài.
Do công ty thi công các công trình ở những địa điểm khác nhau nên vật liệu đợc mua về thờng chuyển thẳng đến kho của công trình hoặc đa thẳng vào thi công công trình đó (không qua nhập kho).
O công ty không có trờng hợp hàng hoá về hoá đơn cha về hoặc hoá đơn về hàng cha về nên hạch toán tổng hợp nhập vật liệu đơn giản hơn do chỉ có trờng hợp hàng và hoá cùng về. Chính vì thế ở công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng hoá đang đi đờng”. Phơng thức thanh toán của công ty là:
- Trả ngay bằng tiền mặt. - Trả bằng tiền tạm ứng. - Trả chậm.
Không có trờng hợp trả ngay bằng TGNH.
* (A) Trờng hợp mua về nhập kho cha trả tiền cho ngời bán .
- Khi vật liệu đợc mua về nhập kho kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn của ngời bán và phiếu nhập kho để hoàn chỉnh phiếu nhập kho. Tiến hành định khoản vào mặt sau của phiếu nhập kho, sau đó chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ(kiêm kế toán thuế). + Khi hàng về nhập kho:
Nợ tài khoản 152.
Nợ tài khoản 133 (nếu có). Có tài khoản 331 + Khi trả tiền:
Nợ tài khoản 331.
Có Tài khoản 111,112, 141,311. - Sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
VD: Ngày 13/2/2003, công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 mua xi măng PC30 của công ty xi măng Bút Sơn cha trả tiền
Giá mua cha có thuế là : 27.936.000 đ Thuế GTGT (10%) là: 27.936.000 đ
Tổng thanh toán là: - Kế toán vật liệu nhận đợc hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho thì sẽ định khoản vào mặt sau của phiếu nhập kho nh sau:
Nợ TK 152 : 27.936.000 đ Nợ TK 133: 27.936.000 đ
Có TK 331: 30.729.000 đ(công ty xi măng Bút Sơn)
- Sau kế toán vật liệu chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ(kiêm kế toán thuế), và tiến hành nhập dữ liệu. Các bớc tiến hành nh sau:
+ Kích đúp chuột vào biểu tợng AFSY.5C
+ Vào menu “Chứng từ”, chọn chứng từ “cập nhật chứng từ vật liệu , công cụ dụng cụ- nhập mua “
+ Máy sẽ hiện ra bảng hỏi rằng ngời sử dụng cập nhật mới hay sửa cũ. Trong trờng hợp này kế toán sẽ kích chuột trái vào ô:
Hiện ra màn hình nhập liệu nh sau: Biểu 2.10
- Bắt đầu thao tác cập nhật chứng từ ban đầu: + Kích trái chuột vào ô
+ Đa con trỏ xuống dòng loại chứng từ và kích chuột trái vào ô để chọn loại chứng từ:
Có hai loại chứng từ: + NVL 1: Phiếu nhập vật liệu
+ NVL 3: Phiếu nhập công cụ dụng cụ
Trong trờng hợp này kế toán kích chuột trái vào NLVL1 máy sẽ hiện nên dòng đậm “ Phiếu nhập vật liệu”.
+ ấn phím Tab ( ) để chọn kho nhập. Kích chuột vào để máy hiện danh sách các kho, Kích vào kho cần nhập, máy sẽ hiện nên số hiệu kho đã chọn. Trong trờng hợp này kế toán chọn 01 – Kho đội cầu 1.
+ ấn phím Tab ( ) để nhập ngày của chứng từ. Trong ví dụ này là ngày 13/2/2003. + ấn phím Tab ( ) để nhập số phiếu nhập – số phiếu là 262.
+ ấn phím Tab ( ) hoặc kích chuột con trỏ sẽ nhảy xuống mã khách VAT. Kích chuột vào để chọn tên của ngời giao hàng. Trong trờng hợp này kế toán vật liệu sẽ chọn NVL 02 ( 02 ở đây không phải là chỉ đội 2 mà 02 ở đây là để mã hoá để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ: Nguyễn văn Lân Mã là NVL01. Nguyễn văn Long Mã là NVL02.
+ ấn phím Tab ( ) hoặc ấn con trỏ sẽ nhảy xuống mã khách công nợ, kích chuột vào , chọn nguyên vật liệu 02. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mã đối tợng tập hợp: Kích chuột vào , chọn 01 – kho đội cầu 1.
+ Nhập xong các dữ liệu nói trên, ở dòng diễn giải máy sẽ hiện nên dòng chữ “ Nhập mua – kho 01 – Nguyễn văn Long ”
+ ấn con trỏ xuống dòng đầu của cột Mã hàng hoá. Kế toán đánh mã hàng hoá vào đó và ấn thì tên loại vật liệu đó sẽ ở cột “ Tên hàng hoá ” và hiện lên đơn vị tính ở cột “ ĐVT”. Sau đó kế toán nhập số lợng và đơn giá của loại vật liệu đó, cột thành tiền thì máy sẽ tự tính và hiện ra. Cứ nh vậy cho tới hết phiếu nhập. Nhập xong máy sẽ tự tính ra, cho ta tổng số tiền vốn hiện có ở cột tiền vốn.
Mới ∇ ∇ ∇ ∇ ∇
+ ấn phím Tab ( ) thì con trỏ sẽ nhảy sang phần định khoản, kế toán tiến hành nhập vào định khoản:
Cột TK nợ: đánh số hiệu 152 Cột TK có: đánh số hiệu 331
Trong trờng hợp này kế toán sẽ đánh mã hàng hoá là: VLCXM PC30 sau đó ấn
Nhập vào cột số lợng là 36.000 Nhập vào cột đơn giá là 776 Và định khoản là:
Nợ TK 152: 27.936.000 Có TK 331: 27.936.000
- Dữ Liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ đi vào các sổ về vật liệu.
- Cũng với nghiệp vụ này , kế toán công nợ tiến hành nhập liệu trên giao điện, “ Cập nhật chứng từ công nợ ”. Giao điện này giống nh giống nh giao điện “ Cập nhật CT nhập vật liệu, công cụ dụng cụ- nhập mua ”, theo tác làm cùng giống song nội dung nhập một số tiêu thức là khác nhau
Cụ thể:
+ Loại chứng từ : kế toán công nợ chọn CKCN2- công nợ ngoài công ty + Ngày : nhập ngày ghi trên HĐBH , HĐGTGT ( ngày 13/2/2003)
+ Số CT: nhập sổ của HĐBH, HDGTGT ( số 088437) +Mã thuế : nhập mã thuế của bên cung cấp vật liệu
+Mã KH công nợ : nhập mã của cùng cấp vật liệu ( CTXMBS ) +Không nhập mã ĐT tập hợp
+Sau khi nhập song ở dòng diễn giải sẽ hiện lên dòng chữ : Mua trả chậm Công Ty Xi Măng Bút Sơn
+Nhập tên, số lợng , đơn giá VL mua vào nh kế toán vật liệu +Phần định khoản :
Cột TK có : Nhập vào số hiệu 331
Cột số tiền : Nhập vào số tiền mua hàng cha có VAT ( 27. 936. 000)
+ Tiếp đến, KT công nợ nhập phần thuế VAT bằng cách kích trái chuột vào (công thức hai) ở dòng thuế VAT . Máy sẽ phát hiện ra màn hình nhập liệu của phần thuế VAT và KT tiến hành nhập liệu .
+ Khi việc nhập liệu đợc nhập liệu xong, KT muốn lu nội dung vừa nhập thì ấn vào(công thức) trên thanh công cụ hoặc (công thức) nếu muốn huỷ nội dung vừa nhập - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ( biểu 2.11 )
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán dùng theo dõi chi tiết các khoản công nợ và đối chiếu công nợ của công ty với các đơn vị cùng cấp nguyên vật liệu... cho công ty
ở bất kỳ thời điểm nào , khi muốn xem tình hình công nợ , thanh toán đối với ngời bán , kế toán cũng có thể yêu cầu đợc xem sổ chi tiết thanh toán với ngời bán . Máy sẽ liệt kê chứng từ và cho biết tổng phát sinh và số d của TK 331 ( chi tiết theo ngời bán) tại thời điểm xem
+ NKCT 5 ( biểu 2.12 ) : Dùng đẻ theo dõi một cách tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời cùng cấp vật t , hàng hoá .... cho công ty
Kết cấu : NKCT số5 gồm hai phần : Phần phản ánh số phát sinh nên có của TK331 đới ứng với nợ các TK liên quan và phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK331 đối ứng với các TK liên quan.
Cơ sở để ghi vào NKTC số5 là các sổ chi tiết thanh toán với ngời bán . Mỗi ngời bán đợc ghi một dòng . Cột số d đầu tháng lấy số liệu t chỉ tiêu d đầu tháng trên các sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Phần ghi có TK331 , ghi nợ các TK lấy số liệu ở dòng cộng phát sinh có trên các sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Cũng nh sổ chi tiết thanh toán với ngời bán , NKCT cũng có thể xem ở bất kỳ thời điểm nào . ở thời điểm xem , máy sẽ liệt kê vào tất cả danh sách bên cung cấp số tiền công ty nợ, số tiền đã trả tại thời điểm xem.
Biểu 2.11
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán TK331
CTXMBS – Công ty xi măng Bút Sơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tháng 2 – 2003
D 1/2 15.735.000
CT
Diễn giải
Nợ Có
Số Ngày 111 112 TK đối ứng311 … Tổng Cộng 133 152 TK đối ứng621 … Tổng Cộng HĐ 088437 13/9 Mua nhập kho xi măng PC 30 2.793.600 27.936.000 30.729.600 HĐ 088449 20/9 măng P C40Mua xi 1.676.200 16.762.000 18.438.200 HĐ 088460 24/9 Mua nhập kho xi măng PC 30 3.102.000 31.020.000 34.122.000 UNC
428 27/9 Trả tiền muaxi măng 30.000.000 30.000.000
Cộng PS 30.000.000 30.000.000 7.571.800 58.956.000 16.762.000 83.289.800
Biểu 2.12
(Trích ) Nhật ký chứng từ Số 05
Ghi Có TK 331 – Phải trả ngời bán
Tháng 2 – 2003
ST
T Diễn giải
Số d đầu tháng Ghi nợ TK 331, Ghi có các TK… Ghi có TK 331, Ghi Nợ các TK… Số d cuối tháng
Nợ Có TK 133 TK 152 TK621 … Công nợ TK331 TK 111 TK 112 TK 311 … Cộng có TK331 Nợ Có
1 Công ty cung ứng vậtt VT 4.698.215 46.982.150 51.680.365 51.680.365
2 Công ty Cung ứng thiết bịI 7.987.500 2.975.000 29.750.000 32.725.000 40.712.500
3 Công ty vật liệu số 4 150.000 4.060.000 40.606.000 44.666.000 40.000.000 40.000.000 4.816.000
4 Công ty phụ tùng xây lắp 6.840.000 390.000 7.800.000 8.190.000 5.000.000 5.000.000 10.030.000
… … … … … … … … … … … … … … … …
10 Công ty VLXD và t.tríNT 12.243.000 2.099.900 20.999.000 23.098.900 15.000.000 15.000.000 20.341.900
11 Nhà máy bê tông chèm 4.586.000 31.067.000 310.670.000 341.737.000 346.323.600
12 Nhà máy cơ khí 59 589.372.400 3.718.750 37.187.500 40.906.250 500.000.000 500.000.000 130.278.650 13 Công ty XM Bút Sơn 15.735.000 7.571.800 58.956.000 16.762.000 83.289.800 30.000.000 30.000.000 53.289.800 … … … … … … … … … … … …… … … … …… 42 N.Máy XM HoàngThạch 75.078.135 44.592.240 212.344.000 233.578.400 490.514.640 200.000.000 200.000.000 365.592.775 43 Xởng t doanh ThànhLong 16.752.500 2.840.000 28.400.000 31.240.000 16.752.000 16.752.000 31.240.000 … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 1870.685.704 254.063.107 1.192.468.300 2.038.003.450 3.609.070.865 38.570.000 480.000.000 2.057.697.500 2.576.537.500 2.903.219.069
*(B) Trờng hợp mua vật liệu nhập kho trả tiền tạm ứng.
- ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng đợc theo dõi trên TK141
- Khi cán bộ cung ứng trớc tiền mua nvl thì phải viết phiếu “đề nghị tạm ứng ”,trong đó nêu rõ số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng và đa cho kế toán trởng duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền mặt.
- Định khoản:
+ Khi cán bộ cung ứng tiền, kế toán ghi: Nợ TK141
Có TK111 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Khi giao hàng về (nhập kho )trình hoá đơn và phiếu nhập kho để kế toán công nợ viết “giấy thanh toán tiền tạm ứng ”(Xem biểu 2.13)
Đồng thời khi có phiếu nhập kho và các công tác kế toán thì các kế toán vật liệu lập định khoản.
Nợ TK152
Nơ TK133(nếu có) Có TK141
- Ví dụ:Ngày 5/2/200, Ông Nguyễn Văn Mạnh -Phòng QLTB ứng trớc 40.000.000đ để đi mua lốp ô tô 110-20.
+ Khi ông Mạnh nhận tiền, kế toán lập định khoản và nhập vào máy Nợ TK141 (Ông Mạnh -phòng QLTB) 40.000.000đ
Có TK111 40.000.000đ
+ Khi ông Mạnh giao hàng về kho, Kế toán công nợ nhận đợc phiếu nhập kho , hoá đơn ...thì viết phiếu tạm ứng cho ông mạnh
(Xem biểu2.13). Ông Mạnh cần hoá đơn và phiếu thanh toán tạm ứng trình kế toán vật liệu .Căn cứ vào hoá đơn, phiếu thanh toán tạm ứng và phiếu nhập kho, kế toán vật liệu lập định khoản vào phiếu mặt sau của phiếu nhập kho định khoản
Nợ TK152 : 38.095.240đ
Nợ TK133(1): 1.904.760đ
Và chuyển trả hoá đơn cộng với giấy thanh toán tạm ứng cho kế toán công nợ. +Kế toán vật liệu tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện nhập nh phần nhập mua cha trả tiền ngời bán .
+ Kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ghi có các TK công nợ ”.Số liệu do kế toán công nợ nhập sẽ đi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng (xem biểu 2.14), nkctsố 10 (Xem biểu 2.15)
Biểu 2.13
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 5/2/2003 Họ và tên ngời nhận: Ông Văn Mạnh
Địa chỉ :Phòng QLTB-công ty CTGT118
Diễn giải Số tiền
I.Số tiền tạm ứng
1.Số tiền tạm ứng tháng trớc 2.Số tiền tạm ứng tháng này II.Phiếu chi số 75 ngày 5/2/2003
III.Chênh lệch tạm ứng chi không Hết
0 40.000.000đ 40.000.000đ
0
Kèm theo chứng từ hoá đơn mua vật liệu
Biểu 2.14
Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng TK141 NVM01 – Nguyễn văn mạnh – Phòng QLTB Tháng 2 – 2003 D 1/2 0 0 CT Diễn giải Nợ Có
Số Ngày TK đối ứng TK đối ứng
111 … Tổng Cộng 133 152 621 … Tổng Cộng
PC 75 5/9 Tạm ứng mua vậtliệu 40.000.000 40.000.000 HĐ
043892 5/9 Tạm ứng tiềnthanh toán 1.904.760 38.095.240 40.000.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PC 309 19/9 Tạm ứng mua vậtliệu 22.250.000 22.250.000 HĐ
063712 19/9
Thanh toán tiền
tạm ứng 1.049.355 20.987.000 22.036.355
Cộng phát sinh 62.250.000 62.250.000 2.954.115 38.095.240 20.987.700 62.036.355
Biểu 2.15
(Trích ) Nhật ký chứng từ Số 10
Tháng 2 – 2003
STT Diễn giải Số d đầu tháng
Ghi nợ TK 141, Ghi có các
TK… Ghi có TK 141, Ghi Nợ các TK… Số d cuối tháng
Nợ Có TK 111 … Công nợTK 141 TK 133 TK 152 TK 621 … Cộng cóTK 141 Nợ Có … … … … … … … … … … … … … … 05 Nguyễn HồngChiến 41.500.000 41.500.000 2.623.150 13.520.000 25.423.000 41.566.150 66.150 06 Nguyễn Hải Hà 85.670 15.600.000 15.600.000 1.493.512 16.428.632 270.038 07 Đỗ thái Hùng 4.000.000 4.000.000 189.800 3.985.800 14.200 08 Nguyễn VănMạnh 62.250.000 62.250.000 2.954.115 38.095.240 20.987.000 62.036.355 213.645 … … … … … … … … … … … … … … 15 Trần Văn Nam 43.300 10.530.000 10.530.000 499.000 9.980.000 10.479.000 7.700 16 Nguyễn Hải Thọ 103.000 17.500.000 17.500.000 831.000 16.620.000 17.451.000 152.000 … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 2.675.000 418.735 545.036.000 545.036.000 42.471.680 271.031.700 217.215.730 545.024.116 2.587.851 319.702
*(C)Trờng hợp mua vật liệu nhập kho trả ngay bằng tiền mặt.
-Trờng hợp này cũng xảy ra nhng không phổ biến nh trờng hợp mua chịu .
-Căn cứ vào HDBH (HDGTDT), phiếu nhập kho, kế toán viết phiếu chi để thủ quỹ xuất tiền trả cho ngời bán .
-Sau đó kế toán định khoản . Nợ TK 152
Nợ TK133(1)-nếu có Có TK 111
-Ví dụ:Ngày 9/2/200, công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 mua 15 bộ bu lông tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dựng Hoàn Tân. Khi có hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán ghi :
NợTK152: 1.750.000đ Có TK111: 1.750.000đ
+ Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy vẫn ở giao diện “cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ, dụng cụ- nhập mua”các thao tác làm giống nh phần trình bày ở trớc .
Các sổ sử dụng gồm:
Nhật ký chứng từ số : Xem biểu 2.17 + Các sổ kế toán liên quan khác .
* (D) ở công ty không xảy ra trờng hợp mua vật về nhập kho trả ngay tiền cho ngời bán bằng tiền gửi ngân hàng. Thông thờng nếu hai bên thoả thuận trả qua ngân hàng thì công ty thờng yêu cầu bên bán cho nợ thời gian sau đó mới đó chuyển tiền gửi ngân hàng trả
(2) Các trờng hợp nhập vật liệu nh phát hiện thừa khi kiểm kê, chênh lệnh do đánh giá lại vật liệu, kế toán sẽ tiến hành định khoản nh sau:
Nợ TK 152
Có TK3381,421,721...
(Trong tháng 9/2003 không có nghiệp vụ nào phát sinh làm tăng vật liệu thuộc trờng hợp này)