II. Giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty
3.Quá trình kiểm tra đánh giá tính tiên tiến của thiết bị toàn bộ định nhập khẩu
nhập khẩu
Trong những năm qua, quá trình kiểm tra, đánh giá tính tiên tiến của thiết bị toàn bộ định nhập khẩu không đợc coi trọng dẫn đến việc các doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu những thiết bị toàn bộ đã lỗi thời khiến cho không những doanh nghiệp bị thiệt thòi mà Việt Nam còn bị lạc hậu so với các nớc trên thế giới về trình độ công nghệ và môi trờng Việt Nam bị ảnh hởng do các thiết bị này không xử lý đ- ợc một cách hoàn hảo các chất thải gây ô nhiễm môi trờng.
Nhận thức đợc vấn đề này, trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Technoimport nói riêng đã sử dụng các tiêu chuẩn của nớc ngoài để đánh giá hàng hoá. Tuy nhiên, để đánh giá đợc chính xác một dây chuyền thiết bị có "tiên tiến " hay không, không phải là một điều đơn giản. Một dây chuyền thiết bị đợc coi là tiên tiến khi có đủ 3 yếu tố là " hiện đại", " an toàn" và " hiệu quả".
Để giải quyết vấn đề này công ty nên có một hệ thống tiêu chuẩn đối với thiết bị toàn bộ nhập khẩu. Cụ thể nh sau:
- Tiêu chuẩn đánh giá tính phù hợp của thiết bị toàn bộ:
+ Dây chuyền thiết bị toàn bộ có tính năng và chất lợng phù hợp với yêu cầu của công nghệ nhằm tạo ra các sản phẩm có số lợng và chất lợng đạt tiêu chuẩn đề ra.
+ Quá trình hoạt động của dây chuyền thiết bị toàn bộ phải đáp ứng đợc các yêu cầu đảm bảo môi trờng và an toàn lao động theo qui định của pháp luật.
+ Các thiết bị trong dây chuyền thiết bị toàn bộ phải bảo đảm khả năng thực hiện các nguyên công và tính đồng bộ trong sơ đồ công nghệ của dây chuyền thiết bị toàn bộ .
- Tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thiết bị toàn bộ: xuất xứ của thiết bị toàn bộ (nớc sản xuất); Năm chế tạo của thiết bị toàn bộ; Các đặc tính tính năng kỹ thuật (công suất thiết bị, số vòng quay, sản lợng sản phẩm tạo ra trong một đơn vị thời gian,...); Các yêu cầu của thiết bị toàn bộ đối với nguyên nhiên liệu; Tiêu hao nguyên liệu, năng lợng của thiết bị toàn bộ đối với một sản phẩm; Các chỉ tiêu chất lợng sản phẩm do thiết bị toàn bộ sản xuất ra; Đánh giá mức độ tự động hóa, cơ khí hóa, mức độ sử dụng nhân lực của dây chuyền thiết bị toàn bộ.
- Tiêu chuẩn đánh giá đối với thiết bị toàn bộ đã qua sử dụng: ngoài những đặc tính chung của thiết bị toàn bộ nh nêu ở trên, riêng đối với những thiết bị toàn bộ đã qua sử dụng phải xem xét thêm:
+ Các chỉ tiêu chất lợng, đặc tính kỹ thuật hiện tại của thiết bị toàn bộ đã qua sử dụng so với thiết bị toàn bộ mới cùng loại.
+ Số giờ thiết bị toàn bộ đã hoạt động, điều kiện làm việc của thiết bị toàn bộ .
+ Số lần thiết bị toàn bộ đã đợc sửa chữa, đại tu. Các bộ phận đã đợc thay thế mới hoặc đảm bảo chất lợng nh mới.
+ Các điều kiện bảo đảm bảo hành đối với thiết bị toàn bộ đã qua sử dụng. + Giá của thiết bị toàn bộ đã qua sử dụng so với thiết bị toàn bộ mới.
4. Nâng cao công tácđàm phán và kí kết hợp đồng
Đàm phán: gồm có chuẩn bị đàm phán và thực hiện quá trình đàm phán.
- Chuẩn bị đàm phán: trớc khi đàm phán công ty nên chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán nh chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa chọn thời điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chơng trình đàm phán
+ Chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu: xác định chi tiết đầy đủ các nội dung cần đàm phán, trong mỗi nội dung cần xác định các phơng án đàm phán, xếp thứ bậc u tiên của các phơng án và các nội dung. Xác định các mục tiêu cần đạt đợc, những mục tiêu nào cần u tiên tối đa các nỗ lực để thơng lợng, phần nào thì cần có những sự nhợng bộ cần thực hiện nếu có yêu cầu để đạt đợc sự thoả hiệp, những phần không thể nhợng bộ, vì nếu nhợng bộ sẽ ảnh hởng trực tiếp đến phơng án kinh doanh đã xác lập. Kinh nghiệm cho thấy là muốn đàm phán thắng lợi thì không bao giờ bắt đầu đàm phán mà không có các phơng án lựa chọn. Công ty phải lựa chọn sẵn các phơng án lựa chọn khác nhau để khi bớc vào đàm phán luôn luôn chủ động. Đối phơng khi thấy công ty đẵ có sự chuẩn bị kỹ các phơng án nh vậy thì sẽ dễ phải chấp nhận một trong các phơng án công ty đa ra, khi đó công ty sẽ đạt đợc mục tiêu của mình.
+ Chuẩn bị số liệu thông tin: các số liệu thông tin cần chuẩn bị gồm thông tin về hàng hoá về thị trờng và thông tin về đối tác
+ Chuẩn bị nhân sự đàm phán: thành phần tham gia đàm phán phải là những ngời có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ những kinh nghiệm về kỹ thuật, th- ơng mại, pháp luật. Ngoài ra họ cũng phải có một số đặc tính cá nhân nổi trội về khả năng giao tiếp, có tinh thần sáng tạo và đầu óc phân tích, tổng hợp, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trớc các tình huống, có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán đợc. Về phần công ty thì không nên có những sức ép không cần thiết với những ngời tham gia đàm phán trớc khi bớc vào các cuộc đàm phán.
- Thực hiện đàm phán.: trong quá trình đàm phán, đối với những vấn đề còn đang bàn cãi, công ty nên có sách lợc tháo dỡ dần, không nên vội vàng vì nếu không sẽ không nắm đợc toàn bộ vấn đề, không đủ thời gian suy nghĩ thấu đáo, có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác đợc hết lợi thế. Tuy nhiên, ngời đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố chấp bảo vệ những lợi ích đẵ tính toán từ trớc mà nên có những nhợng bộ nhất định.
Kí kết hợp đồng: trong phần này, tôi chỉ đa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác soạn thảo hợp đồng nh
+ Khi sử dụng từ ngữ, nên chọn những từ dễ hiểu tránh những từ ngữ mập mờ khó hiểu hoặc có thể hiểu theo 2 nghĩa. Nếu trong hợp đồng có thuật ngữ khoa học thì cần phải đợc giải thích ở phần phụ lục
+ Khi sử dụng Incoterms phải ghi rõ trong hợp đồng mua bán sự dẫn chiếu đến phiên bản nào của Incoterms để tránh sự nhầm lẫn và những khó khăn trong việc áp dụng Incoterms
Ví dụ: theo Incoterms 2000
Phải ghi chính xác kí hiệu nh trong Incoterms tránh sử dụng những kí hiệu đã lỗi thời.
Ví dụ: những kí hiệu CF, C+F, C and F, CNF đã đợc thay đổi trong Incoterms 1990 và Incoterm 2000 là CFR