II- Thực trạng qui trình nhập khẩu máy móc thiết bị tại Công ty xuất nhập
3- Giao dịch, đàm phán để di đến ký kết hợp đồng nhập khẩu
Để lựa chọn đợc nhà cung cấp, Công ty lập danh sách các đối tác có triển vọng nhất và lựa chọn đối tác theo hai cách: gọi mời thầu cung cấp và chủ động hỏi hàng hay nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến các quyết định lựa chọn.
Với hình thức gọi thầu cung cấp, Coalimex sẽ lựa chọn đối tác nào đa ra các điều kiện phù hợp với yêu cầu của Công ty nhất. Cách thức mời thầu: mời hồ sơ, lựa chọn ngời trúng thầu diễn ra theo đúng trình tự mà luật qui định.
Với cách hai, trớc hết Công ty tiến hành hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nớc ngoài cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá, qui cách, phẩm chất, giá cả, số lợng, bao bì, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán và các điều kiện thơng mại khác nhằm mục đích cơ bản là để nhận đợc báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận đợc hỏi hàng của Công ty, bên đối tác sẽ đa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết nh tên hàng, số lợng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phơng thức
thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng, cùng một số điều kiện khác nh bao bì, kí mã hiệu...Thông thờng Công ty nhận đợc những chào hàng cố định nên thời gian giao dịch đợc rút ngắn. Những chào hàng này thờng đầy đủ các điều khoản, nội dung nh một hợp đồng do bên đối tác nớc ngoài soạn thảo. Từ đó Công ty đã phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận hay không. Hầu hết các chào hàng Công ty đều phải thoả thuận lại, thông th- ờng các điều khoản cần phải thoả thuận lại đó là giá cả, các điều khoản về thanh toán, địa điểm nhận hàng...Ví dụ nh mức giá của máy móc, thiết bị mà bên đối tác đa ra quá cao, nh vậy Công ty phải thoả thuận lại về giá cả. Hoặc nhiều khi bên đối tác lại yêu cầu Công ty mở L/C ở ngân hàng mà Công ty không có tài khoản, nh vậy công ty cũng phải thoả thuận lại...
Vì vậy mà các bên phải đàm phán với nhau để đa ra những thống nhất chung. Thông thờng Công ty hay sử dụng hình thức đàm phán qua fax, email, chỉ với những trờng hợp cần thiết, thật khẩn trơng, sợ lỡ thời cơ thì Công ty mới sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì phí tổn điện thoại giữa các nớc rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thờng phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết...Riêng đối với hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp Công ty rất hiếm khi sử dụng bởi vì hình thức này quá tốn kém, đồng thời cần phải có cán bộ am hiểu về nghiệp vụ, về máy móc, thiết bị và đặc biệt là đối ph- ơng, cán bộ nghiệp vụ cũng phải có tài ứng biến và có thể đa ra các quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết. Thông thờng Công ty chỉ sử dụng hình thức này với những hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị có giá trị từ 300.000 USD đến 500.000 USD (rất ít).
Đây là bớc mà Công ty cũng gặp không ít khó khăn, nếu nhanh thì quá trình giao dịch, đàm phán này cũng phải kéo dài trong thời gian khoảng 1 tháng, ngoài ra có thể kéo dài lâu hơn.