I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TOCONTAP.
2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức Bộ máy của Công ty.
A, Chức năng hoạt động.
Chức năng chủ yếu của Công ty là tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu, trong đó :
Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các loại hàng hoá không thuộc danh mục cấm.
Tổ chức tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu.
Nhận xuất khẩu uỷ thác, làm đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Ngoài ra, Công ty còn có thể tiến hành cá hoạt động sản xuất, gia công hàng hoá phục vụ cho việc xuất khẩu hoặc kinh doanh trong nước.
Giấy và bột giấy các loại.
Hàng nông, lâm, thuỷ hải sản.
Hàng thủ công mỹ nghệ.
Hàng may mặc vải.
Giầy dép thành phẩm và bán thành phẩm.
Da và các sản phẩm từ da.
Các thiết bị điện dân dụng và công nghiệp.
Các thiết bị dành cho điện ảnh,nhiếp ảnh, hàng điện tử dân dụng.
Dụng cụ đồ chơi trẻ em,
Hàng bảo hộ lao động.
Đồ dùng tranh trí nội thất trong gia đình, nhà hàng khách sạn.
b, Nhiệm vụ của Công ty.
Là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty có nhiệm vụ bảo toànvà phát triển tổng số vốn Nhà nước giao cho, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính.
Công ty có nhiệm vụ hoàn thành các chỉ tiêu do Bộ đề ra, có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước.
Công ty phải tiến hành kinh doanh theo đúng luật pháp, chịu trách nhiệm về kinh tế và dân sự, đối với các hoạt động kinh doanh và tài sản của mình.
Phát huy ưu thế, uy tín của hàng Việt Nam trên thị trường quốc tế, củng cố và mở rộng các mối quan hệ kinh tế, đáp ứng tốt nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong và ngoài nước.
c, Cơ cấu bộ máy tố chức.
Đứng đầu Công ty là tổng giám đốc, do Bộ Thương Mại bổ nhiệm và miễn nhiệm, tổng giám đốc của Công ty hiện nay là bà Bùi Thị Tuệ. Tổng giám đốc
điều hành trực tiếp mọi hoạt động cảu Công ty đến tất cả các phòng, các cơ sở sản xuất kinh doanh trong Công ty và chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại.
Giúp việc cho tổng giám đốc có 2 phó tổng giám đốc. Một phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban quản lý. Một phó tổng giám đốc được uỷ nhiệm duyệt các phương án kinh doanh của Công ty, các chi nhánh và các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
Trước kia Công ty có 10 phòng ban quản lý, năm 1997 rút xuống còn7 phòng và hiện nay được sắp xếp thu gọn lại còn 4 phòng gồm :
phòng tổng hợp :
Phòng có chức năng tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh cảu Công ty, lập các báo cáo tổng hợp trình Bộ chủ quản và các ngành có liên quan. Thẩm định các phương án kinh doanh nhập khẩu, trước khi trình kí đồng thời hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch kinh doanh và báo cáo tổng hợp theo tháng, quý... Ngoài ra còn có nhiệm vụ biên dịch, phiên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, tìm hiểu các đối tác thu thập các thông tin về tình hình giá cả hàng hoá, tình hình biến động thị trường... và các thông tin về luật pháp, tập quán thương mại, vận chuyển ở các quốc gia, giúp ban giám đốc và các phòng kinh doanh nắm rõ tình hình và các chính sách thích ứng.
Phòng tổ chức lao động.
Phòng có chức năng tham mưu cho ban giám đốc về việc tổ chức bộ máy, tuyển dụng, sắp xếp bố trí lao động vào những việc phù hợp, phòng cũng có trách nhiệm đào tạo bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kinh doanh, giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Phòng tài chính kế toán.
Thực hiện chức năng giám sát tiền tệ thông qua việc kiểm soát và quản lý vốn, tài sản của Công ty, phòng có trách nhiệm xây dựng quy chế, phương thức cho vay vốn, bảo lãnh vốn vay Ngân hàng và giám sát việc sử dụng vốn nhằm
ngăn chặn nguy cơ tồn đọng vốn, thâm hụt vốn. Phòng có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc về việc lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch taì chính của các phòng kinh doanh. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện các phương án đã duyệt và đối chiếu cứng từ để giúp cho đơn vị hạch toán chính xác, góp ý và chịu trách nhiệm với từng phương án kinh doanh cụ thể, xác định lổ lãi để trả tiền cho từng đơn vị.
Phòng hành chính quản trị.
Phòng này có chức năng điều hành toàn bộ hoạt động chung của Công ty, các hoạt động của công đoàn và đoàn thể. Quản lý văn thư, lưu trữ, điện thoại, Fax, telex, vưn phòng phẩm điều hành xe và các phương tiện làm việc để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng còn có nhiệm vụ duy trì thời gian làm việc, sữa chữa nhà cửa đảm bảo môi trường của Công ty luôn sạch đẹp văn minh.
Các phòng kinh doanh.
Trước đây Công ty có 6 phòng nghiệp vụ gồm 3 phòng chuyên nhập, 3 phòng chuyên xuất. Nhưng do tình hình thực tế có nhiều thay đổi nên công ty chuyển chức năng phòng nghiệp vụ thành phòng xuất nhập khẩu tổng hợp nhằm tận dụng mọi khả năng quan hệ giao dịch của các thành viên trong Công ty.
Hiện nay Công ty có 7 phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, 2 chi nhánh tại Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh ( Với chức năng giao nhận hàng hoá và nếu có điều kiện tiến hành thêm hoạt động kinh doanh) và xí nghiệp TOCAN (liên doanh với CANADA để sản xuất chổi quét sơn và con lăn tường.
- Phòng XNK I : Chuyên môn về XNK giấy và bột giấy và các sản phẩm khác bao gồm giấy báo giấy viết, corton, giấy kép, giấy vệ sinh, giấy photo... Sản phẩm điện(máy in, máy tính).
Phòng XNK II : chuyên kinh doanh các dụng cụ văn phòng phẩm. Các loại mỹ phẩm, đồ thể thao, đồ chơi trẻ em và vă hoá phẩm, đay và các sản phẩm từ đay, sản phẩm cao su như lốp, săm xe đạp, máy và ô tô.
Phòng XNK III : chuyên doanh sản phẩm dệt, may, quần áo, sản phẩm dệt làm bằng de lông cừu, quần áo lao động, quần áo ngủ, khăn trả bàn, mũ corton, hàng thêu...
Phòng XNK IV : Chuyên doanh sản phẩm điện (ti vi, điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi) dụng cụ văn phòng phẩm, rượu mạnh, sơn và nguyên liệu sơn, một số loại gấiy...
Phòng XNK V : Chuyên doanh sản phẩm mây tre đan, thực phẩm, sữa tươi, vật liệu xây dựng, trang trí nội thất, mỹ phẩm, sản phẩm nhựa...
Phòng XNK VI : Chuyên doanh máy móc thiết bị điện, cáp và các loại dây dẫn, bóng điện, thiết bị văn phòng, sản phẩm văn hoá, máy quay phim, nguyên liệu len và sản phẩm giấy ăn...
Phòng XNK VII : Chuyên doanh sản phẩm nông nghiệp, các loại gia vị, hàng nghệ thuật và thủ công nghiệp, sản phẩm từ gỗ, thiết bị y tế, ô tô máy công nghiệp, các loại giày và dép làm từ các nguyên liệu khác nhau...
Phòng XNK VIII : Chuyên doanh sản phẩm gốm sứ, hàng sơn mài, các loại túi, nguyên liệu sản xuất mỳ sợi, thảm đay và thảm len, thiết bị giáo dục, thiết bị thí nghiệm và các loại trái cây khô...