IV- Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty xây dựng số 34:
4. Kế toán vay ngắn hạn:
- Để thoả mãn nhu cầu về vốn sản xuất kinh doanh, Công ty phải tiến hành vay vốn ở ngân hàng hoặc vay ở các đối tợng, tổ chức kinh tế khác. Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền mà số tiền trên tài khoản của -Công ty không đủ để chi trả thì Công ty phải đi vay. Công ty có thể vay của ngân hàng Công Thơng Thanh Xuân hoặc đi vay của các tổ chức cá nhân.
- Kế toán tiền vay ngắn hạn phải theo dõi chi tiết riêng số tiền đã vay, số tiền đã trả cả gốc và lãi, số tiền vay còn phải trả theo từng đối tợng cho vay, từng khế ớc vay.
- Khi vay vốn của ngân hàng căn cứ vào nhu cầu của Công ty phòng Kế toán viết đơn xin vay vốn. Đơn xin vay phải ghi rõ các thông tin cần thiết, mục đích sử dụng vốn vay, thời hạn vay... đồng thời phải có khế ớc nhận nợ vay. Hồ sơ hoàn chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của những ngời đại diện và chịu trách nhiệm.
- Nếu chuyển tiền vay bằng uỷ nhiệm chi vào tài khoản tiền gửi của Công ty thì ngân hàng sẽ chuyển cho Công ty giấy báo có.
- Nếu tiền vay đợc đa vào nhập quỹ tiền mặt kế toán viết phiếu thu và ghi sổ theo định khoản: Nợ TK111
Có TK 311
- Khi hết hạn vay vốn ghi trong khế ớc ( thờng là 9 tháng) Công ty phải đến ngân hàng thanh toán cả vốn và lãi vay.
- Nếu trả nợ vay cho ngân hàng bằng tiền mặt hoặc TGNH thì ghi bút toán: Nợ TK 311
Có TK 111,112
Nếu Công ty cha đủ khả năng trả nợ vay thì phải làm đơn xin gia hạn gửi đến ngân hàng. Nếu trả trong hạn lãi vay đợc ghi số trong định khoản:
Có TK 111,112
Nếu quá hạn : Nợ TK412 Có TK 111,112.
Trình tự lu chuyển của chứng từ vay ngân hàng
Kế toán thanh toán Lập giấy nhận nợ
Kế toán trởng Xác nhận
Giám đốc Ký duyệt
Kế toán thanh toán Lập giấy lĩnh
tiền mặt
Thủ quỹ Nhận tiền
- Căn cứ vào giấy đề nghị vay tạm ứng của công trình kế toán thanh toán sẽ lập giấy nhận nợ ghi rõ tên đơn vị, hạn mức tín dụng, số tiền nhận nợ ( bằng tiền mặt, chuyển khoản), mục đích sử dụng tiền vay, lãi suất tín dụng trong hạn và quá hạn.
- Kế toán trởng sẽ kiểm tra, xem xét hợp đồng giao khoán giữa Công ty với đội và ký duyệt vào giấy nhận nợ.
- Thủ trởng đơn vị căn cứ vào các chứng từ chứng minh nội dung khoản nợ sẽ ký xác nhận ngời nhận nợ là Công ty xây dựng số 34.
- Sau đó kế toán thanh toán lập giấy lĩnh tiền mặt : ghi rõ họ tên ngòi lĩnh tiền( thờng là thủ quỹ ), số tiền cận nhận ( nhỏ hơn hoặc bằng số tiền nhận nợ.
- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào giấy nhận nợ và giấy lĩnh tiền mặt mang đến ngân hàng để rút tiền. Sau đó thủ quỹ mang tiền về kế toán thanh toán lập phiếu thu để thủ quỹ nộp tiền vào quỹ.
- Kết thúc của nghiệp vụ này, kế toán thanh toán tiến hành bảo quản và lu giữ giấy nhận nợ cùng giấy đề nghị vay tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt, phiếu thu đóng thành quyển và theo dõi theo tháng. Định kỳ hàng tháng kế toán thanh toán lập một bảng kê tiền vay ngân hàng kèm theo giấy nhận nợ. Sau khi kiểm tra kế toán trởng sẽ ký duyệt vào bảng kê này.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Giấy nhận nợ Số 68102 ( Theo HĐTD số 01/HĐTD ngày 07/11/2002) 1.Tên doanh nghiệp: Công ty xây dựng số 34 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc
2.Họ tên ngời nhận nợ: Ngô Xuân Bắc
Số CMND: 011549116 do CA Hà Nội cấp ngày 11/10/1986 Là đại diện cho: Công ty xây dựng số 34
1. Tổng số tiền cho vay: 36.230.949.308 đồng Hạn mức tín dụng: 6 tháng 3 3.1.Doanh số vay từ đầu dự án:
3.2. D nợ đến trớc ngày nhận nợ: 7.967.178.831
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm sáu bảy triệu một trăm bảy tám nghìn tám trăm ba mơi mốt đồng chẵn.
3.3.Số tiền nhận nợ lần này: 36.230.949.308 Bằng chữ:
3.4. Thời hạn cho vay: 6 tháng Theo THTD kể từ ngày 07/11/2002 đến hết ngày 07/05/2002
Lãi suất quá hạn: Đến 1 tháng:0,788 tháng Trên 1 tháng: 0,975 tháng Hà Nội ngày 07/11/2002 Kế toán trởng Ngời nhận nợ
Họ tên Họ tên
Doanh nghiệp vay vốn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty XD số 34 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảng kê rút vốn vay
Tên doanh nghiệp : Công ty xây dựng số 34 Theo hợp đồng tín dụng ngày 07/11/2002
Đề nghị chi nhánh ngân hàng: Công Thơng Thanh Xuân Số tiền vay: 36.230.949.308
Để thanh toán theo nội dung dới đây:
STT Tên công trình Giá trị HĐ
1 Công trình nhà mổ HSCCBVT Quang 368.001.000
2 Công trình làng Quốc tế Thăng Long 118.800.8075
3 Kinh doanh vật t xi măng 2.400.000.000
4 Công trình sông công Thái Nguyên 214.910.000
5 Công trình Thanh Lam Lạng Sơn 60.030.233
6 Các công trình trên địa bàn Thái Nguyên 13.000.000.000
7 Các công trình trên địa bàn Hà Nội 10.000.000.000
8 Các công trình khác 9.000.000.000
Tổng cộng 36.230.949.308
Hà Nội ngày 07/11/2002 Kế toán trởng Giám đốc Công ty
Chấp nhận của ngân hàng
Doanh nghiệp đợc rút tiền vay là: 36.230.949.308 Bằng chữ:
Hà Nội ngày 07/11/2002 Cán bộ tín dụng Trởng phòng tín dụng (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền
Phiếu thu, chi
Giấy báo nợ, báo có, UNT, UNC
Giấy đề nghị thanh toán
Nhật ký chung
Báo cáo quỹ Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết Sổ cái TK1111, TK TGNH TK1121
Bảng cân đối Bảng tổng hợp tài khoản chi tiết
Báo cáo kế toán
Ghi cuối tháng
Phần C: Nhận xét và các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
Kể từ ngày thành lập Công ty xây dựng số 34 đang ngày một phát triển lớn mạnh. Qua những thành tích đã đạt đợc, những công trình, hạng mục công trình cao Công ty đã khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng. Công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội giao phó và tạo đợc nhiều uy tín lớn trong khách hàng. Và để ngày càng mở rộng hơn nữa phạm vi hoạt động của mình Công ty cần phát huy những u điểm và khắc phục những nhợc điểm còn tồn tại trong Công ty.
- Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tợng đối gọn nhẹ, số lợng cán bộ ( 6 ngời ) tuy không nhiều nhng đã thực hiện đợc số lợng công việc tơng đối lớn. Đó là do Kế toán trởng đã có sự phân công công tác cho các nhân viên kế toán phù hợp và hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung- phân tán là thích hợp đảm bảo sự thống nhất, kiểm tra điều chỉnh lẫn nhau giữa các nhân viên kế toán tránh tình trạng sai phạm. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung là phù hợp vì hình thức này tơng đối đơn giản, quy trình hạch toán không phức tạp, dễ cơ giới hoá công tác kế toán phù hợp với địa bàn hoạt động của Công ty.
- Việc tổ chức hạch toán kế toán ở Công ty cũng khá tốt, nhất là các phần hành về kế toán tài sản cố định và kế toán vốn bằng tiền.
+ Trong kế toán vốn bằng tiền do tiền đợc tạm ứng cho các công trình chủ yếu lấy từ nguồn vay ngắn hạn ngân hàng, trong khi lợng tiền vay này hàng tháng chịu lãi suất rất cao( 0.7%/ tháng). Do vậy, chỉ khi nào các đội, xí nghiệp có nhu cầu vay Công ty mới lập giấy nhận nợ đến ngân hàng để vay và tiền sau khi mang về lập tức đợc chuyển đến các đội bởi ngày nào còn tồn quỹ thì Công ty còn phải trả lãi ngày đó. Từ đó dẫn đến lợng tiền mặt tồn quỹ rất ít nên Công ty không có kiểm kê quỹ hàng ngày mà chỉ so sánh đối với số d giữa kế toán với thủ quỹ. Và
tiền mặt trong Công ty chủ yếu sử dụng để thanh toán nội bộ, còn tiền gửi ngân hàng đợc sử dụng thanh toán với bên ngoài.
+ Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kế toán vật t sử dụng TK152 mà không sử dụng TK 156 mặc du nguyên vật liệu ở đây mang tính chất hàng hoá nhiều hơn.Việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty vì thế cha chính xác do thực chất nguyên vật liệu là dùng cho sản xuất nhng ở Công ty ngoài dùng cho sản xuất còn sử dụng để buôn bán với bên ngoài. Mặt khác kế toán không sử dụng TK 159 vì không phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lý do là nguyên vật liệu chỉ nhập kho khi có yêu cầu của khách hàng và sau đó đợc chuyển ngay cho khách hàng.
+ Việc hạch toán tài sản cố định ở Công ty hầu nh không có sự sai phạm bởi vì sự tăng, giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định của Công ty đều đợc thông báo lên Tổng Công ty do đó luôn có sự kiểm tra, điều chỉnh giữa Công ty và Tổng Công ty.
+ Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: Nghiệp vụ phân bổ lơng không chính xác giữa các kỳ do việc chứng từ các đội gửi lên chậm. Bên cạnh đó Công ty không tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép. Lơng nghỉ phép phát sinh vào kỳ nào thì hạch toán vào kỳ đó.
+ Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình xây lắp: Khác với chế độ kế toán hiện hành khi mua nguyên vật liệu hay chi trả lơng kế toán đội không trừ vào khoản tạm ứng mà vẫn để số d bên nợ TK 1413. Do hình thức khoán gọn các công trình nên việc tập hợp chi phí cho công trình nhiều khi chỉ đúng theo hoá đơn mà trên thực tế có thể không đúng bởi vì kế toán Công ty không quan tâm đến số lợng ghi trên chứng từ đó. Viêvj tính giá thành công trình không đợc phân ra từng khoản mục để theo dõi mà đợc tập hợp chung trên TK 632. Mặt khác do địa điểm thi công xa nên việc luân chuyển chứng từ ban đầu còn chậm, gây sự thiếu chính xác, kịp thời trong quá trình hạch toán chi phí trong kỳ.
+ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Công ty không sử dụng TK136, 336 mà sử dụng TK 1413, 3386 để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ Công ty
vì ở các đội, xí nghiệp xây lắp không tổ chức bộ máy kế toán độc lập. Việc sử dụng TK 1413, 3386 buộc các đội phải chịu trách nhiệm về công trình mình phụ trách.
- Các báo cáo tài chính của Công ty mặc dù đã lập theo đúng chế độ kế toán nhng các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán cha phản ánh đúng thực trạng của Công ty:
+ Trong quá trình thi công Công ty chỉ tiến hành bù trừ khi thu đợc tiền từ phía chủ đầu t nên ở thời điểm lập bảng cân đối kế toán vẫn còn số d nợ TK 1413 và số d có TK3386 dẫn đến tài sản và nguồn vốn tăng lên một cách “ ảo”.
+ Trên bảng cân đối kế toán không có khoản mục dự phòng phải thu khó đòi ( TK 139) do khoản này trừ vào lợi nhuận của Công ty trong khi lợi nhuận của Công ty thấp.
+ Khoản mục chi phí chờ kết chuyển ( TK 1422) cũng là một khoản chiếm tỷ trọng tơng đối lớn trên bảng can đối kế toán bởi hàng năm chi phí quản lý là rất lớn. Trong khi lợi nhuận của Công ty không thể bù đắp vì vậy Công ty phải chuyển một phần sang năm tiếp để kết chuyển dần dẫn đến tài sản và nguồn vốn tăng lên một cách giả tạo.
Nhìn chung việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty xây dựng số 34 tơng đối hoàn thiện, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành nhng cũng cần phải ngày một hoàn thiện hơn nữa để có thể quản lý nguồn tài chính của Công ty ngày một tốt hơn. Và chúng ta có thể đa ra một số giải pháp nh sau:
- Nh chúng ta đã biết thông tin kế toán cần phải đợc cung cấp một cách kịp thời để có thể phản ánh đúng thực tế phát sinh. Do vậy phòng Kế toán nên có quy định về thời hạn nộp chứng từ thanh toán để tránh trờng hợp nghiệp vụ phát sinh kỳ này đợc hạch toán vào kỳ sau và công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng làm cho việc hạch toán chậm không đảm bảo yêu cầu quản lý của Công ty. Công ty cũng nên quy định từ 7 đến 10 ngày kế toán đội phải gửi chứng từ về phòng Kế toán để nạp số liệu vào máy và để nắm bắt đợc tình hình hạch toán của Công ty.
- Kế toán nên tập hợp chi phí nhân công trực tiếp trên một bảng kê riêng bởi vì tiền lơng nhân công trực tiếp tham gia xây lắp và nhân viên quản lý đội đợc tập hợp chung trên một bảng kê gây nhiều bất lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất chung.
- Công ty cũng nên tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép cho công nhân vì đây cũng là điểm bất hợp lý trong hạch toán chi phí nhân công trực tiếp của Công ty. Nếu trong tháng nào đó số công nhân nghỉ phép tăng lên, phần lơng nghỉ phép này do không đợc trích trớc mà đa thẳng vào chi phí nhân công trực tiếp của tháng đó làm cho giá thành của tháng đó tăng lên, không phản ánh chính xác chi phí thực tế phát sinh.
- Cần có xu hớng hoàn thiện các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính nh TK 1413, 3386...bằng cách thay thế các TK 136 ,336...
- Mục tiêu lớn nhất của Công ty là lợi nhuận và để tăng lợi nhuận thì con đ- ờng cơ bản, tốt nhất là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà chất lợng sản phẩm vẫn đảm bảo. Bộ phận kế toán cần phải tính đúng, đủ chi phí vào giá thành, từ đó mới có biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất.
Kết luận
Qua những nghiên cứu, tìm hiểu về u nhợc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kế toán nói riêng chúng ta có thể thấy rằng công tác tổ chức hạch toán kế toán liên quan đến mọi hoạt động, mọi phòng ban của doanh nghiệp. Nhìn vào công tác tổ chức kế toán tại một doanh nghiệp có thể đánh giá đợc công tác tổ chức quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong những năm qua, Công ty xây dựng số 34 mặc dù đã đạt đợc những thành tích trong công tác thi công xây dựng nhng vẫn cần phát huy hơn nữa các biện pháp kế hoạch nhất định để hoàn thiện công tác kế toán, để nó trở thành công cụ quản lý đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao vai trò quản lý nội bộ, đạt kết quả cao hơn trong những năm tiếp theo.
Qua đợt kiến tập này đã giúp em có đợc cái nhìn tổng quan và sát thực không chỉ về bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp mà còn giúp em hiểu thêm cả về cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế trong một doanh nghiệp.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, cô Phạm Thị Thuỷ, các cô chú trong phòng Tài chính kế toán của Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Mục lục
Lời mở đầu...1
Phần A: Khái quát chung về công ty xây dựng số 34...3
I- Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xây dựng số 34...3
II- Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp của Công ty xây dựng số 34...8