Thực trạng công tác kế toán nguyênvật liệu tại công ty TNHH TÂN Mỹ
2.6.2.2.1 Cách hạch toán 1 Hạch toán chi tiết
2.6.2.2.1.1 Hạch toán chi tiết
Sổ sách mà công ty sử dụng + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho + Thẻ kho
+ Bảng kê nhập + Bảng kê xuất
+Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn • Đối với vật liệu nhập kho
• Thủ tục nhập kho
Theo chế độ quy định khi nguyên vật liệu mua về đến kho công ty tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thủ kho kết hợp với phòng quản lý sản xuất kinh doanh tiến hành kiểm nhận số lợng hàng nếu nguyên vật liệu đúng qui cách, chủng loại và đạt yêu cầu về chất lợng cũng nh số l- ợng thì tiến hành biên bản kiểm nghiệm vật t.
Cán bộ phòng kinh doanh xem xét hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán nguyên vật liệu có đúng chủng loại và chất lợng hợp đồng không nếu nguyên vật liệu mua vào đầy đủ thì tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên.
+ 1 Liên phòng kinh doanh giữ làm chứng từ nhập + 1 Liên đa sang phòng kế toán làm chứng từ thanh toán
+ 1 Liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu
Nh vậy thủ tục nhập kho gồm các chứng từ + Hoá đơn giá trị gia tăng
+Biên bản kiểm nghiệm + Phiếu nhập kho
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên gia thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT) cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ trừ các khoản giảm trừ ( nếu có ).Đối với vật t mua ngoài mà chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì chi phí này đợc cộng vào giá mua nguyên vật liệu và trị giá thực tê vật liệu đúng bằng giá ghi trên hoá đơn.
*Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu xuất kho của công ty sử dụng phơng pháp hệ số giá Trị giá hạch toán đầu kỳ + Trị giá hạch toán nhập trong kỳ Hệ số giá =
Trị giá hạch toán đầu kỳ + Trị giá hạch toán nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá của hàng xuất trong kỳ
Trị giá thực tế của = Trị giá hạch toán * Hệ số giá (H) hàng xuất trong kỳ của hàng xuất trong kỳ • Thủ tục xuất kho
• Khi các phân xởng sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Phòng kinh doanh dựa vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng đợc chia thành 3 liên
• + 1 Liên lu tại phòng kinh doanh tổng hợp • + 1 Liên giao lại cho ngời nhận vật t
• +1 Liên chuyển sang phòng kế toán .
Phòng kế toán nhận đợc thì kiểm tra lại mục đích nội dung số lợng nguyên vật liệu xuất dùng. Kiểm tra tồn kho từng thứ nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Nếu đúng và đủ thì kế toán vật t trình phiếu xuất kho lên kế toán trởng xác nhận sau đó chuyển xuống kho.
ở kho thủ kho sẽ xuất nguyên vật liệu cho nhân viên phân xởng ký tên vào phiếu xuất kho.
Thẻ kho Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu nhập Phiếu xuấtPhiếu xuất
Bảng kê nhập Bảng kê
nhập Sổ đối chiếu luân Sổ đối chiếu luân chuyểnchuyển Bảng kê Bảng kê xuấtxuất
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
( ) Ghi hàng ngày ( ) Ghi cuối tháng ( ) Đối chiếu cuối tháng
ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất - tồn kho của vật t theo chỉ tiêu số lợng khi nhận đợc chứng từ thì thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý của chứng từ rồi ghi chép phản ánh số thực nhập, thực xuất cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột trên thẻ kho định kỳ gửi lên phòng kế toán.
ở phòng kế toán sử dụng “ sổ đối chiếu luân chuyển ” để ghi chép cho từng thứ vật t sổ này đợc mở cho cả năm
Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập – xuất kế toán tiến hành kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ.Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật t chứng từ nhập, chứng từ xuất riêng hoặc có thể lập bảng kê nhập, xuất
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ ( hoặc bảng kê ) để ghi vào “ sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu
Công ty áp dụng phơng pháp này vì công ty có chủng loại vật t ít không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
• Phơng pháp tổng hợp nguyên vật liệu
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty diễn ra thờng xuyên liên tục nên yêu cầu phải có thông tin chính xác và cập nhật kịp thời với khả năng trình
độ kế toán vững vàng. Công ty đã áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. Với phơng pháp này có thể theo dõi phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu một cách thờng xuyên và tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định chính xác tình hình tồn kho của nguyên vật liệu.
• A)Tài khoản sử dụng trong kế toán của công ty
• Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu công ty đã sử dụng tài khoản 152 nguyên vật liệu , nội dung và kết cấu của tài khoản này nh sau
• Nội dung: Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu ” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu.
* Kết cấu
• Bên nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liẹu nhập kho số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại và trị giá của nguyên vật liệu khi phát hiện thừa khi kiểm kê.
• Bên có: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ số tiền giảm giá chiết khấu thơng mại hàng mua, số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại, trị giá nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê.
• Số d nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ * Tài khoản 152 mà công ty sử dụng đợc mở chi tiết ra thành
+TK 1521 – Nguyên vật liệu chính +TK 1522- Nguyên vật liệu phụ +TK 1523 – Nhiên liệu
+ TK 1524 – Phụ tùng thay thế
Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm tài khoản 151 “ Hàng đang đi đờng” phản ánh trị giá vốn thực tế vật t mà doanh nghiệp đã mua nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.
Kết cấu
Bên nợ:Trị giá vật t đang đi đờng
Bên có: Trị giá vật t đang đi đờng tháng trớc tháng này đã về nhập kho hay đa vào sử dụng ngay.
B) Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu nhập kho do mua ngoài
+Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho vật liệu gồm giá mua hàng và chi phí vận chuyển , giá trị thuế giá trị gia tăng.
+Trả tiền ngay cho ngời bán bằng tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , vay ngắn hạn
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,TK 112,TK 311,TK 141
+Trờng hợp hàng mua không có hoá đơn không đợc khấu trừ Nợ TK 152 Giá ghi trong hoá đơn
Có TK 111,TK 112
+Trờng hợp cha trả tiền ngay có thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ Nợ TK 152- Giá mua cha thuế
Nợ TK 133 Thuế giá trị gia tăng Có TK 331 Phải trả ngời bán *Hàng đang đi đờng
Công ty đã trả tiền mua nguyên vật liệu nhng cuối tháng hàng cha về kế toán sử dụng tài khoản 151
Nợ TK 151 Hàng đang đi đờng Nợ TK 133 Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,TK 112
Sang tháng khi hàng về đến doanh nghiệp tiến hành nhập kho kế toán nghi - Cha trả tiền
Nợ TK 331 Cha trả tiền cho ngời bán Có TK 151 Hàng đang đi đờng - Đã trả tiền
Nợ TK 111,TK 112 Có TK 152
Và để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán công ty đã dùng sổ chi tiết TK 331 Phải trả ngời bán.
TK 152 TK 111,112,311,141,331 TK 154 TK 151 Nhập do mua ngoài TK 133 Nhập kho hàng đang đi đờng kỳ trớc
Xuất tự chế thuê ngoài gia công chế biến Thuế GTGT
Sổ chi tiết này đợc mở dùng để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập kho.Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với ngời cung cấp của công ty khi phát sinh nghiệp vụ vật liệu trong tháng kế toán ghi sổ chi tiết 331 Theo bút toán
Nợ TK 152- Giá thành ghi trong hoá đơn Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng Có TK 331 Phải trả ngời bán *Kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Công ty TNHH Tân Mỹ có qui sản xuất nhỏ và vừa chi phí sản xuất không lớn lắm chính vì vậy mà khi xuấtkho công ty đa luôn vào tài khoản 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dơ dang”và đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2
+TK 1541 +TK 1542 +TK 1544 +TK 1546
Khi xuất vật liệu công ty định khoản nh sau Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152 Nguyên vật liệu
Ví dụ minh hoạ:Trong tháng 05 năm 2004 công ty có mua của công ty TNHH Thơng Mại Toàn Thắng Chụp 760 số lợng 6 cái vơí đơn giá 128600đ/ cái số vật liệu này công ty mua chịu. Khi đó công ty nhận đợc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của công ty TNHH Thơng Mại Toàn Thắng.Dới đây là mẫu hoá đơn thuế của công ty
Biểu 01:Hoá đơn giá trị gia tăng của công ty
Công Ty TNHH Toàn Thắng Mẫu số 01
Phát hành theo TCT Hoá đơn GTGT
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 02 tháng05 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Thơng Mại Toàn Thắng Địa chỉ: 54 A Đờng Hoàng Hoa Thám,HN
Điện thoại:…………..
Họ tên ngời mua hàng :Nguyễn Tiến Anh Đơn vị : Công Ty TNHH Tân Mỹ
Địa chỉ: 48B,Vũ Trọng Phụng,HN
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Chụp 760 Cái 6 128600 771600
Cộng tiền hàng: 771600
Thuế suất GTGT 5% 38580
Tổng tiền thanh toán 810180
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơnvị (Ký, ghi rõ họ tên) Ký, ghi rõ họ tên) Ký, ghi rõ họ tên)
Phòng kinh doanh tổng hợp sau khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng về việc mua vật liệu trên, thì tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm. Khi biên bản kiểm nghiệm có kết luận về việc mua vật liệu trên đủ điều kiện nhập kho, phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này đợc lập thành 3 liên.Từ phiếu nhập kho,xuất kho kế toán làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.Thẻ kho đợc ghi hàng ngày.Và cũng từ phiếu nhập, xuất kế toán tiến hành vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất sau đó từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán vào sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn.
Sau khi tiến hành nhập kho kế toán định khoản nh sau Nợ TK 152 771600
Nợ TK 133 38580 Có TK 331 810180
Ngày 10/05 Năm 2004 Phân xởng có nhu cầu sử dụng 4 chup 760 mà công ty mua của Công Ty TNHH Thơng Mại Toàn Thắng.Theo trình tự của thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, cần có chứng từ xuất kho, Công ty đã dùng phiếu xuất kho theo mẫu của bộ tài chính ban hành.
Khi xuất kho thì giá của vật t xuất kho đợc tính theo phơng pháp hệ số giá Số liệu và tình hình nhập vật liệu từ ngày 01đến ngày 08 Nh sau.Với giá hạch toán của vật liệu là 135000 đ/Cái.
Ngày Tình hình N -X số lợng Đơn giá Số tiền
01/05 Tồn 0 02/05 Nhập 6 128600 771600 03/05 Nhập 40 128600 5144000 08/05 Nhập 160 128600 20576000 09/05 Xuất 40 0 10/05 Xuất 4 0 15/05 Nhập 80 128600 10288000 16/05 Xuất 200 0 20/05 Nhập 100 128600 12860000 25/05 Xuất 100 0 26/05 Nhập 56 128600 7201600 27/05 Xuất 56 0 Tổng 56841200 Xác định hệ số giá: 56841200 Hệ số giá = =1,05 400*135000
Trị giá vật liệu Chụp 760 xuất kho = 400*135000*1,05 = 56243200 Nợ TK 154 56243200
Có TK 152 562432
Hệ thống chứng từ ghi sổ của công ty :
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái .
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký chung phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối với số phát sinh.
Sau khi vào các sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn, bảng phân bổ, chứng từ, kế toán tiến hành vào Sổ Cái TK 152 công ty đã mở tài khoản tổng hợp này cho cả năm. Sổ này đợc ghi một lần vào ngày cuối tháng, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên nhật ký chung.