2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất
2.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí
Công ty Đầu t xây dựng thực hiện thi công xây lắp công trình theo công thức thi công hỗn hợp , vừa thủ công , vừa kết hợp máy móc . Vì vậy để thuận tiện cho việc tập hợp chi phí xây lắp và để hạch toán đúng với chế độ kế toán ban hành , công ty nên sử dụng TK 623 - chi phí sử dụng máy thi công . Khi đó chi phí sản xuất của công ty gồm 4 khoản mục sau :
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công - Chi phí sản xuất chung
TK 623 đợc sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho xây lắp công trình .
Đối với công ty Đầu t xây dựng , TK 623 có thể mở 4 TK cấp 2: + TK 6231- Chi phí nhân công
+ TK 6232- Chi phí vật liệu
+ TK 6234- Chi phí khấu hao máy thi công + TK 6238- Chi phí bằng tiền khác
Chi phí nhân công gồm lơng chính , lơng phụ , phụ cấp phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công . Khoản này không bao gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân sử dụng máy
Chi phí vật liệu bao gồm nhiên liệu ,vật liệu xuất dùng cho máy thi công
Chi phí khấu hao máy thi công : Chi phí khấu hao máy móc sử dụng thi công xây lắp công trình .
Chi phí bằng tiền khác : gồm chi phí chi ra về tiền điện , nớc , tiền sửa chữa , bảo dỡng máy thi công .
Việc tập hợp chi phí sử dụng máy thi công trên TK 623 đợc thực hiện tơng tự nh với chi phí sản xuất chung .
Về kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp :
Hiện nay công ty cha chi tiết TK 621 cho từng công trình, hạng mục công trình . Vì vậy theo tôi công ty nên quan tâm đến vấn đề này . Bởi vì , khi mà chi phí NVL trực tiếp đợc phân bổ đến từng công trình sẽ đảm bảo đợc chính xác việ phân bổ về số l- ợng , chất lợng . Từ đó có biện pháp đối với bộ phận theo dõi NVL cũng nh bộ phận cung cấp NVL để đề ra các hình thức quản lý , sử dụng thích hợp .
Sổ chi tiết TK 621
Công trình : Khu vui chơi TTAD
Đơn vị : Đồng
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền
Số hiệu Ngày
tháng Nợ Có
...
Về việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ:
Do quỹ lơng thực tế thờng lớn hơn quỹ lơng cơ bản nên việc trích các khoản BHXH, BHYT trên tổng quỹ lơng thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất làm tăng chi phí sản xuất thực tế của công ty. Điều này không những cha đúng với chế độ hiện hành mà còn làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp , gây bất lợi cho công ty . Công ty có thể trích nh sau :
- BHXH đợc tính 20% trên tổng quỹ lơng cơ bản , trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất , 5% do công nhân nộp ( Tính vào lơng ) , Không tính với công nhân thuê ngoài . - BHYT trích 3% trên tổng quỹ lơng cơ bản , trong đó 2%tính vào chi phí sản xuất , 1% tính vào lơng .BHYT cũng không tính với công nhân thuê ngoài .
- KPCĐ tính 2% trên tổng quỹ lơng thực tế phải trả cho toàn bộ công nhân viên của công ty .
Về việc trích trớc tiền lơng nghỉ phép công nhân trực tiếp sản xuất .
Hiện nay công ty có số lợng công nhân nghỉ phép không đều giữa các tháng trong năm ( thờng tập chung vào các tháng lễ tết ...) . Trong thời gian này , tiến độ thi công công trình chậm , khối lợng hoàn thành ít hơn , song chi phí tiền lơng vẫn phát sinh . Nếu không trích trớc , kế toán hạch toán :
Nợ TK 622 Có TK 334
Điều này làm cho chi phí và giá thành trong quý tăng một cách không hợp lý . Vì vậy , công ty nên trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất .
Để có thể trích trớc tiền lơng nghỉ phép công nhân trực tiếp sản xuất hàng năm phải xác định đợc tỷ lệ trích trớc . Tỷ lệ này do phòng tổ chức và phòng kế hoạch xác
định và chuyển cho phòng tài vụ . Hàng tháng , căn cứ vào tỷ lệ trích trớc này và tiền l- ơng cơ bản phải trả cho công nhân tham gia sản xuất để tính mức trích hàng tháng . + Hàng tháng , kế toán tiến hành trích trtớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân theo kế hoạch nghỉ phép đã lập .
Nợ TK 622 Có TK 335 + Số tiền lơng thực tế nghỉ phép phải trả :
Nợ TK 335 Có TK 334
+ Cuối kỳ , nếu có chênh lệch giữa số trích trớc và tiền lơng nghỉ phép thực tế phải trả , kế toán tiến hành điều chỉnh :
Nếu số trích trớc nhỏ hơn chi phí thực tế thì trích tiếp vào chi phí nhân công trực tiếp :
Nợ TK 622 Có TK 335 Ngợc lại , kế toán ghi :
Nợ TK 335 Có TK 711
Về việc hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ :
Tại công ty đầu t xây dựng , để phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ , kế toán sử dụng tiêu thức giá trị dự toán công trình .
Để có thể đảm bẩo tính hợp lý trong việc phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ , Kế toán nên sử dụng tiêu thức : Dự toán chi phí sử dụng máy . Có nh vậy những công trình chủ yếu sử dụng máy móc thi công thì dù giá trị dự toán lớn hay nhỏ vẫn phải chịu chi phí khấu hao máy thi công nhiều hơn . Trớc hết , công ty cần lập dự toán chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình , giai doạn công việc .
Việc phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ có thể đợc tiến hành theo bảng sau :
Bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ STT Tên công trình Dự toán chi
phí sử dụng máy
Hệ số phân bổ Số tiền phân bổ
1
3 Công trình C ...
Cộng
Trong đó :
Tổng chi phí khấu hao TSCĐ Hệ số phân bổ =
Tổng chi phí dự toán về sử dụng máy
Số tiền phân bổ = Dự toán chi phí sử dụng máy x Hệ số phân bổ Về việc trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ :
Dể đảm bảo dúng chế độ ban hành về sửa chữa lớn TSCĐ , để không có sự biến động lớn về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong kỳ , công ty nên trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ . Trong kỳ hạch toán , công trình nào sử dụng máy thi công thì công trình đó là đối tợng để phân bổ chi phí trích trớc . Công ty có thể phân bổ chi phí trích trớc sửa chữa lớn sửa chữa lớn TSCĐ theo tiêu thức dự toán chi phí sử dụng máy thi công tơng tự nh việc phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ .
+ Khi trích trớc chi phí sửa chữa kế toán hạch toán : Nợ TK 627 ( chi tiết từng công trình )
Có TK 335
+ Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ , Kế toán ghi : Nợ TK 335
Có TK 241
Cuối kỳ , kế toán sử lý chênh lệch giữa khoản trích trớc và chi phí sửa chữa lớn phát sinh :
+ Nếu số trích trớc lớn hơn chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế , kế toán ghi : Nợ TK 335
Có TK 711
+ Ngợc lại , Nếu số trích trớc nhỏ hơn chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế , kế toán ghi :
Nợ TK 627,642 Có TK 335
Công ty nên mở thêm các tài khoản chi tiết chi phí sản xuất chung : 627 để việc theo dõi chi phí sản xuất chung phát sinh ở các xí nghiệp dễ dàng hơn . Tránh sự nhầm lẫn các khoản đợc trich từ quỹ phúc lợi mà lại đa vào chi phí sản xuất chung , nh thăm quan , lễ hội , nghỉ mát ...sẽ làm tăng chi phí và dẫn đến làm tăng giá thành công trình.
Các tài khoản cấp 2 chi phí sản xuất chung bao gồm : - TK 6272 : Chi phí NVL xuất dùng cho quản lý tại xí nghiệp . - TK 6273 : Chi phí CCDC xuất dùng cho quản lý tại xí nghiệp .
- TK 6274 : Chi phí khấu hao máy móc thiết bị dùng vào sản xuất trong kỳ . - TK 6277 : Chi phí dịch vụ mua ngoài .
- TK 6278 : Chi phí khác bằng tiền .
- Việc hạch toán chi phí sản xuất chung chi tiết theo TK cấp 2 nh sau :
+ Phản ánh các khoản tiền lơng , tiền công , phụ cấp phải trả và và các khoản trích theo lơng của nhân viên gián tiếp tại xí nghiệp :
Nợ TK 6271- tiền lơng và các khoản trích theo lơng của của NV gián tiếp tại xí nghiệp
Có tK 334,338 (chi tiết 3382, 3383, 3384)
+Tập hợp chi phí vật liệu , công cụ dụng cụ dùng cho quản lý tại các xí nghiệp: Nợ TK 6272, 6273 - chi phí VL, CCDC dùng cho quản lý xí nghiệp
Có TK 152,111,331
+ Trích khấu hao máy móc thiết bị dùng cho thi công : Nợ TK 6274 - Chi phí khấu hao máy móc thiết bị
Có TK 214 - Khấu hao TSCĐ
+ Chi phí khấu hao dịch vụ mua ngoài nh : Điện , nớc , điện thoại .... Nợ TK 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
Có TK 111,112,331...
+ Các khoản chi phí khác phát sinh không nằm trong các khoản đã nêu trên : Nợ TK 6278 - Chi phí khác bằng tiền
Có TK 111,112,331...
Việc phân tích chi phí sản xuất chung chi tiết nh trên sẽ tránh đợc sự nhầm lẫn , những khoản chi phí nào không thuộc chi phí sản xuất chung sẽ đợc tách ra .
+ Không nên tính chi phí sử dụng máy thi công vào TK 627 mà nên tách riêng TK 623 ra để dễ theo dõi , so sánh với dự toán và khi quyết toán không mất thời gian bóc tách khỏi chi phí sản xuất chung .
Nh vậy chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp vừa kết hợp theo yếu tố chi phí sản xuất , vừa theo khoản mục giá thành nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý chi phí sản xuất thi công thì công ty nên mở thêm TK 623 .
TK 623 gồm các TK cấp 2 sau:
- TK 6231 : Chi phí nhân công điều khiển máy . - TK 6232 : Chi phí vật sử dụng cho máy .
- TK 6233 : Chi phí công cụ dụng cụ sử dụng cho máy . - TK 6237 : Chi phí dịch vụ mua ngoài .
- TK 6238 : Chi phí khác bằng tiền .
Việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công theo chi tiết cũng tơng tự nh hạch toán TK 627 - Chi phí sản xuất chung .
VD : Xuất nhiên liệu sử dụng máy thi công
Nợ TK 6232 - Chi phí vật liệu sử dụng cho máy Có TK liên quan ( 152, 111)
Để tập hợp chi phí nhân công , công ty cần mở sổ chi tiết máy thi công . Sổ này đ ợc lập theo quý hoặc tháng theo dõi thẻ chi tiết theo từng công trình :
Sổ chi tiết máy thi công
Tên đơn vị : Quý ... năm ...
Tên máy thi công Đơn vị : Đồng Chứng từ Diễn giải Chi phí máy thi công Cộng Số
hiệu thángNgày 6231 6232 6238 ...
Các chi phí không tập hợp trực tiếp cho từng công trình nh chi phí nhân công điều khiển máy , chi phí KHTSCĐ , chi phí bằng tiền khác đợc tập hợp trên TK cấp 2 : 6231, 6234, 6238, .... Cuối quý phân bổ chi phí đó cho các đối tợng liên quan theo ca
hoặc giờ máy thực tế sử dụng mỗi công trình . Ca hoặc giờ máy thực tế đợc theo dõi nhật trình theo dõi hoạt động của máy .
Khi đó trên bảng tính giá thành sản phẩm trong kỳ có thêm cột chi phí sử dụng máy thi công , việc tập hợp chi phí sản xuất và tổng hợp dự toán xây lắp sẽ có sự thống nhất về khoản mục chi phí , đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu tình hình sử dụng chi phí sản xuất thực tế với dự toán .
Về kỳ tính giá thành :
Kỳ tính giá thành của công ty trùng với kỳ báo cáo . Đối với các công trình lớn , thời gian thi công kéo dài , mỗi quý chỉ hoàn thành một khối lợng xây lắp nhất định thì kỳ tính giá thành của công ty là hợp lý .
Tuy nhiên đối với những công trình nhỏ , thời gian khởi công và hoàn thành nằm ngay trong các tháng đầu quý , hoặc đối với các công trình lớn mà thời điểm hoàn thành thực sự không đúng vào cuối quý thì kế toán giá thành sản phẩm không nên đợi đến đúng kỳ tính giá thành ( cuối quý ) mới tính giá thành thực tế cho công trình . Để đảm bảo công tác kế toán đợc thực hiện một cách kịp thời , để đảm bảo lợi ích cho khách hàng và cho cả công ty, công ty nên quy định kỳ tính giá thành một cách linh hoạt . Khi công trình hoàn thành bất kể đến kỳ tính giá thành hay cha , kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sẽ tính ngay ra giá thành thực tế của công trình đó và lập bảng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình hoàn thành .
Về hình thức kế toán và việc ghi chép sổ sách kế toán :
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ để hạch toán . Hình thức này rất phù hợp với quy mô và loại hình sản xuất kinh doanh của công ty . Tuy nhiên công ty nên phổ biến một cách thức ghi chép chung chứng từ tài liệu trong các xí nghiệp trực thuộc , tránh trờng hợp mỗi xí nghiệp ghi chép một cách khác nhau gây khó khăn cho kế toán công ty trong việc tổng hợp và phân bổ chứng từ .
Sử dụng các biện pháp chữa sổ nh ghi bút toán đỏ , ghi bổ sung ... không sử dụng bút tẩy , bút xoá trong sổ sách ,giảm tối đa việc các xí nghiệp báo cáo sổ không đầy đủ làm cuối quý phải ghi bổ sung thêm nhiều số liệu gây rối sổ sách .
Về việc áp dụng maý vi tính trong việc hạch toán kế toán :
Hiện tại công ty mới áp dụng phần mềm kế toán nên việc hạch toán trên máy còn nhiều bỡ ngỡ đối với CBCNV , làm cho khối lợng công việc tiến hành chậm , vì vậy một số phần hành kế toán vẫn phải sử dụng bằng tay . Nếu công ty có những giải pháp
cho việc tự động hoá việc hạch toán và quản lý bằng máy vi tính . Chắc chắn rằng sẽ tiết kiệm đợc rất nhiều công sức cho cán bộ kế toán . Góp phần quản lý hiệu quả thông tin số liệu , đáp ứng nhanh chóng những thông tin cần thiết cho công tác quản lý, giúp cho việc ra quyết định kịp thời chính xác . theo em giải pháp tốt nhất là : Lập một phần mền riêng cho kế toán , thống nhất từ công ty tới các xí nghiệp , đồng thời công ty cử cán bộ kế toán đi học thêm về máy tính cho công việc kế toán , tăng khả năng sử dụng và khai thác hiệu quả công nghệ thông tin.
Về việc xử lý thông tin kế toán hiện nay chỉ đợc tiến hành ở phòng kế toán của công ty . Định kỳ , kế toán ở các đơn vị trực thuộc gửi số liệu lên công ty - Chính điều này gây rất nhiều khó khăn trong công tác hạch toán . Vì vậy theo em công ty nên nối mạng trong toàn công ty nhằm cập nhật số liệu một cách kịp thời , thống nhất .
Tóm lại việc quản lý tốt chi phí và giá thành sẽ đảm bảo cho công ty hoạt động có hiệu quả , mang lại lợi nhuận cao , cải thiện đợc điều kiện làm việc và đời sống của ngời lao