2.2.6.1 Kế toán chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng tại Công ty là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm:
- Chi tiền lơng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên giao hàng. - Chi công cụ, dụng cụ, đồ dùng, bao bì phục vụ quá trình bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác bán hàng.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí thuê bến bãi, chi hoa hồng môi giới...
- Chi phí khác bằng tiền: Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm... Để hạch toán các khoản chi phí bán hàng tại Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản 641 đợc mở cho 5 tài khoản cấp 2:
- TK 6411 - Chi phí bán hàng : Nhân viên - TK 6412 - Chi phí vật liệu bán hàng
- TK 6414 - Chi phí bán hàng : Khấu hao TSCĐ - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 - Chi phí khác bằng tiền
Việc hạch toán các khoản chi phí vào các khoản trên đợc thực hiện nh sau:
- Đối với các khoản chi phí nhân viên bán hàng:
Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lơng do kế toán tiền lơng cung cấp, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toán (Biểu 2.15) để phản ánh tiền lơng và các khoản trích theo lơng của bộ phận bán hàng theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 334 Có TK 3382 Có TK 3383 Có TK 3384
Sau khi lu phiếu kế toán phản ánh nghiệp vụ trên, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản liên quan.
- Đối với khoản chi phí vật liệu bán hàng: Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì từ kho cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vật t tiến hành nhập liệu cho chứng từ phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản sau:
Nợ TK 6412
Có TK 152 (153)
Cuối tháng, căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toán để phản ánh khoản trích khấu hao TSCĐ dùng vào bán hàng theo định khoản sau:
Nợ TK 6414
Có TK 2141
- Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí thuê bến bãi, chi hoa hồng môi giới, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm ... nếu thanh toán tiền ngay, kế toán lập phiếu chi và căn cứ vào phiếu chi tiến hành nhập thuế cho phiếu chi tiền mặt theo định khoản sau:
Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331
Có TK 1111
Nếu thanh toán chậm, căn cứ vào hoá đơn của ngời bán, kế toán nhập liệu cho phiếu kế toán theo định khoản sau:
Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331
Có TK 331
Biểu 2.14 : Sổ cái tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Nội dung phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong tháng có liên quan đến quá trình bán hàng. Vào cuối tháng, sau khi thực hiện bút toán kết chuyển chi phí bán hàng (Biểu 2.16) kế toán thực hiện lệnh để chơng trình tự động cho phép kết chuyển in ra sổ cái tài khoản 641- chi phí bán hàng.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Từ ngày 01/08/2004 đến 31/08/2004
Số d có đầu kỳ: 0
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
03/08 PC1111 Công ty TNHH TM&DV M.Việt Hà -TCHC Mua mực máy Photo 1111 272727
... ... ... ... ... ...
31/08 PKT Khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN 2121 9597293
31/08 PKT CP Tiền lơng QLDN 334 98573589 31/08 PKT CP Tiền lơng QLDN 3382 1971472 31/08 PKT CP Tiền lơng QLDN 3383 5429400 31/08 PKT CP Tiền lơng QLDN 3384 625200 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6421->911 911 106599661 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6422->911 911 6381517 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6423->911 911 5139366 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6424->911 911 9597294 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6425->911 911 8592196 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6427->911 911 18767307 31/08 PKT Kết chuyển chi phí bán hàng 6428->911 911 58558700 Tông phát sinh nợ: 213636040 Tổng phát sinh có: 213636040 D có cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Với phần mềm đã cài đặt, khi có lệnh chơng trình sẽ cho phép kết xuất in ra Sổ cái tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.