III. Quản lý dự ỏn
3. Quản trị chi phớ dự ỏn(project cost management)
4.3. Kế hoạch quản lý nhõn sự, phõn cụng chức năng và nhiệm vụ:
4.3.1. Ban điều hành quản lý dự ỏn : - Ban điều hành quản lý dự ỏn bao gồm 3 người :
+ Giỏm đốc dự ỏn (1 người): Chịu trỏch nhiệm phỏp lý về cỏc quyết định liờn quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn.
Phõn cụng cụng viờc cụ thể cho từng ban, từ đú ấn định thời gian bắt đầu và kết thỳc. Theo dừi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của cỏc ban.
+ Phú Giỏm đốc chuyờn mụn (1 người): Chịu trỏch nhiệm chung đối với toàn bộ hoạt động về lĩnh vực thiết kế. Giải quyết mọi vấn đề về thiết kế thi cụng, đảm bảo tiến độ, chất lượng thiết kế, đảm bảo hiệu quả cụng việc và bỏo cỏo trực tiếp cho Giỏm đốc dự ỏn.
+ Phú Giỏm đốc tài chớnh (1 người): Kiểm soỏt và phõn tớch kinh phớ theo tiến độ dự ỏn, tỡnh hỡnh mua sắm hàng húa dịch vụ, quản lý việc lập ngõn sỏch, dự phũng cho toàn bộ dự ỏn, hạch toỏn chi phớ và cỏc hoạt động hành chớnh của của ban tài chớnh.
Nhiệm vụ:
Ban điều hành dự ỏn là bộ phận quan trọng nhất trong cỏc bộ phận tham gia dự ỏn. Bộ phận này cú vai trũ chủ đạo trong tổng thể dự ỏn, điều hành và ra cỏc quyết định, phõn cụng cụng việc cho cỏc bộ phận khỏc.
Ban điều hành dự ỏn cú vai trũ gắn kết cỏc bộ phận khỏc của dự ỏn. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý cỏc thụng tin.
Yờu cầu:
Cú khả năng lónh đạo, quản lý.
Biết cỏch phõn bổ cụng việc tới từng bộ phận một cỏch hợp lý.
Cú tinh thần trỏch nhiệm và kiến thức về chuyờn mụn cao để xử lý thụng tin chớnh xỏc.
Là những người cú đủ phẩm chất, năng lực chuyờn mụn, kinh nghiệm cụng tỏc trong quản lý thực hiện dự ỏn, hiểu biết về chớnh sỏch và quy trỡnh, cú năng lực quản lý và điều phối cỏc hoạt động của dự ỏn. Về ngoại ngữ, ưu tiờn những người thụng thạo ngoại ngữ phự hợp đối với dự ỏn được giao quản lý thực hiện.
BẢNG PHÂN TÁCH CễNG VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN
STT WBS TấN CễNG VIỆC CHÚ THÍCH
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phớa chủ đầu tư. Cú văn bản.
2 1.1 Nghiờn cứu và gúp ý kiến cho chủ đầu tư. Phối hợp với cỏc trưởng ban.
4 2.0 Họp toàn bộ cỏc ban và lờn kế hoạch cụ thể.
Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư.
5 2.1 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đớch cho cỏc ban.
Lưu ý bỏm sỏt tư tưởng quản lý dự ỏn quy hoạch “Nhà trẻ” cho người già.
6 2.2
Phõn cụng cụng viờc cụ thể cho từng ban, từ đú ấn định thời gian bắt đầu và kết thỳc.
Trưởng cỏc ban sẽ chịu trỏch nhiệm phõn cụng cụng việc cho cỏc thành viờn trong ban mỡnh.
7 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu
Cú tham khảo ý kiến của cỏc ban.
8 3.1 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế
9 4.0 Lập nhúm thẩm định thiết kế. Nhúm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban.
10 4.1 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu.
11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thụng qua cỏc ban chức năng.
12 5.0 Theo dừi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của cỏc ban.
Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giỏm sỏt.
13 6.0 Kết thỳc dự ỏn.
14 7.0 Họp tổng kết và rỳt kinh nghiệm.
4.3.2.Ban thiết kế và quy hoạch:
Gồm 5 người bao gồm: 2 kiến trỳc sư, 2 kỹ sư xõy dựng, 1 người phụ trỏch điện, điều hũa, phũng chỏy, nước.
Nhiệm vụ:
Giữ vai trũ chủ đạo trong việc sắp xếp cỏc khu vực một cỏch hợp lý.
Là bộ phận cung cấp những bản vẽ thiết kế của từng khu trong dự ỏn.
Làm hồ sơ mời thầu, xột thầu, giỏm sỏt hoạt động của nhà thầu.
Tổ chức khảo sỏt thực địa và thu thập những thụng tin cần thiết.
Thực hiện cỏc yờu cầu và chỉnh sửa trong thực hiện quy hoạch.
Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cựng và trỡnh cho ban điều hành và chủ đầu tư.
Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ cụng trỡnh và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cựng.
Dự toỏn giỏ cụng trỡnh và cỏc chi phớ khỏc cú thể phỏt sinh để cõn đối với ban tài chớnh.
Yờu cầu:
Cú khả năng thiết kế, đọc bản vẽ.
Sử dụng thành thạo cỏc phần mềm đồ hoạ, 3D…
Cú khả năng ngoại ngữ.
BẢNG PHÂN TÁCH CễNG VIỆC CỦA BAN THIẾT KẾ
VÀ QUY HOẠCH TỔNG THỂ
STT WBS TấN CễNG VIỆC CHÚ THÍCH
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoỏ thụng tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bỏm sỏt ý tưởng và yờu
cầu từ phớa chủ đầu tư. 3 2.1 Xỏc định địa hỡnh, vị trớ thực hiện cỏc
cụng việc.
4 2.2 Lờn kế hoạch thiết kế tổng thể.
5 3.0 Phối hợp với cỏc ban liờn quan để điều chỉnh cho phự hợp.
6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Cú sự đúng gúp của cỏc khu vực liờn quan. 7 5.0 Trỡnh bản thiết kế lờn Ban điều hành dự
ỏn và chủ đầu tư. Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể cỏc hạng mục. 4.3.3. Ban tư vấn: Bao gồm 6 người
Nhiệm vụ: Tư vấn cho chủ đầu tư về cỏc vấn đề sau:
Kĩ thuật cụng nghệ.
Kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ cụng trỡnh thụng qua ban điều hành, dự trự quy mụ và dự trự cỏc khoản phải thu khỏc của cụng trỡnh dựa trờn cỏc tiờu chớ đó đưa ra.
Kiến trỳc, thẩm mỹ.
Phỏp luật: giải quyết và tư vấn cỏc vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt phỏp luật giữa cỏc bờn vơi nhau hoặc với cơ quan bờn ngoài.
Phối hợp với ban điều hành và ban thi cụng thiết kế để xem xột, đỏnh giỏ bản quy hoạch.
Yờu cầu: Am hiểu tường tận về cỏc lĩnh vực mỡnh phụ trỏch.
BẢNG PHÂN TÁCH CễNG VIỆC CỦA PHềNG TƯ VẤN
STT WBS Tờn cụng việc Chỳ thớch
1 1.0 Tiếp nhận yờu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoỏ thụng tin. 2 1.1 Phõn tớch yờu cầu.
3 1.2 Tỡm hiểu nhu cầu thực tế.
4 1.3 Tổng hợp, bỏo cỏo lại lờn ban điều hành.
Đảm bảo đầy đủ, chớnh xỏc.
5 2.0 Phối hợp với cỏc ban liờn quan để xem xột và đưa ra phương ỏn.
Sau khi nội bộ ban đó cú những ý kiến đề xuất.
4.3.4. Ban tài chớnh:
Bao gồm 5 người với nhiệm vụ và yờu cầu sau: Nhiệm vụ :
Quản lý điều hành chung về mặt tài chớnh, khai thỏc lập kế hoạch về vốn.
Nghiờn cứu thị trường giỏ cả để tớnh toỏn cỏc chi phớ cho phự hợp với số vốn dự tớnh.
Giải ngõn phự hợp với trỡnh tự thực hiện dự ỏn, đảm bảo theo đỳng tiến độ và chất lượng cụng trỡnh.
Thanh toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh cho ban điều hành và chủ đầu tư.
Bỏo cỏo cỏc thay đổi về tài chớnh xảy ra trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn và bỏo cỏo đề xuất liờn quan đến tài chớnh với ban điều hành dự ỏn
Yờu cầu:
Trung thực, cú trỡnh độ và kinh nghiệm trong quản lý tài chớnh.
Xử lý linh hoạt cỏc tỡnh huống xảy ra.
BẢNG PHÂN TÁCH CễNG VIỆC CỦA BAN TÀI CHÍNH
STT WBS Tờn cụng việc Chỳ thớch
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giỏm
đốc dự ỏn. Văn bản húa.
2 1.1 Phõn tớch thụng tin. Khỏch quan.
3 1.2 Tổng hợp thụng tin. Phải đảm bảo chớnh xỏc và đầy đủ. Bỏo cỏo phải văn bản húa. 4 1.3 Bỏo cỏo cho ban điều hành.
5 2.0 Lập kế hoạch chi phớ. Được sự thống nhất bằng văn bản của cỏc ban liờn quan. 6 2.1 Phõn bổ chi phớ cho từng giai
đoạn. Theo văn bản đó thống nhất.
7 3.0 Lập bỏo cỏo định kỳ. Vào cuối mỗi thỏng. 8 3.1 Lập bỏo cỏo thanh quyết toỏn. Vào cuối mỗi quý.
9 3.2 Thanh quyết toỏn số tiền cũn lại khi kết thỳc dự ỏn.
Bỏo cỏo trực tiếp cho ban điều hành và chủ đầu tư, gồm cỏc húa đơn chứng từ liờn quan.
4.3.5. Ban thụng tin:
Bao gồm 4 người Nhiệm vụ
Quản trị nguồn thụng tin đến và đi, đảm bảo tớnh chớnh xỏc, kịp thời và bớ mật cho những thụng tin nội bộ.
Đảm bảo nguồn thụng tin chớnh xỏc, độ tin cậy cao, cập nhật thường xuyờn thụng tin mới.
Đảm bảo thụng suốt về thụng tin giữa cỏc bộ phận.
Ghi chộp cỏc biờn bản họp của ban điều hành.
Phõn tớch thụng tin và dự tớnh rủi ro dựa vào số liệu thu thập được.
Lập bỏo cỏo thường xuyờn lờn ban điều hành Yờu cầu:
Cú khả năng cập nhật và xử lý thụng tin.
Ngoại giao và truyền tải thụng tin tốt.
BẢNG PHÂN TÁCH CễNG VIỆC CỦA BAN THễNG TIN
STT WBS Tờn cụng việc Chỳ thớch
1 1.0 Tiếp nhận cụng việc tới giỏm đốc dự ỏn.
Nội dung cụng việc được văn bản húa.
2 2.0 Xử lý, phõn tớch thụng tin đến . Tham khảo ý kiến của cỏc ban liờn quan.
3 3.0 Họp ban. Thụng qua văn bản hoặc
cỏc cụng cụ truyền thụng khỏc như email, web....
4 3.1 Truyền đạt thụng tin đến cho cỏc ban chức năng.
Bỏm sỏt ý tưởng và mục đớch.
5 3.2 Thu thập thụng tin phản hồi từ cỏc ban.
6 3.3 Phõn tớch và trao đổi thụng tin.
7 4.0 Lờn kế hoạch lấy thụng tin từ bờn ngoài.
Bao gồm cỏc dự ỏn xõy dựng thư viện khỏc.
8 4.1 Kiểm tra và chọn lọc thụng tin.
9 4.2 Bỏo cỏo kết quả cho ban giỏm đốc dự ỏn.
Kốm theo cả bảng phõn tớch.
10 5.0 Họp cỏc ban chức năng và truyền đạt lại thụng tin lần cuối.
Sau khi đó tổng hợp toàn bộ thụng tin cần thiết.
4.3.6. Ban kiểm tra và giỏm sỏt :
Theo dừi tiến độ thi cụng cỏc hạng mục.
Trỏnh xảy ra việc nhà thầu múc ngợac với nhau.
Giỏm sỏt quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn, kịp thời phỏt hiện cỏc sai sút.
Kiểm tra chất lượng từng bộ phận.
Tổng hợp và bỏo cỏo thường xuyờn lờn bộ phận điều hành. Yờu cầu:
Cú khả năng làm việc độc lập với cỏc bộ phận.
Hiểu biết sõu sắc về cỏc tiờu chuẩn thiết kế.
BẢNG PHÂN TÁCH CễNG VIỆC CỦA BAN KIỂM TRA GIÁM SÁT
STT WBS TấN CễNG VIỆC GHI CHÚ
1 1.0
Tiếp nhận nhiệm vụ từ Giỏm đốc và Phú Giỏm đốc chuyờn mụn
Văn bản hoỏ thụng tin.
2 2.0 Lờn kế hoạch kiểm tra giỏm sỏt .
Nắm rừ ý tưởng và mục đớch của dự ỏn.
3 2.1 Họp ban và phõn cụng nhiệm vụ cho từng nhõn viờn.
Cú căn cứ vào trỡnh độ chuyờn mụn và phẩm chất đạo đức. 4 2.2 Thu thập thụng tin. Đa phương, khỏch quan phối
hợp chặt chẽ với ban thụng tin. 5 2.3 Đưa ra kế hoạch giỏm sỏt cụ
thể.
Trỡnh cho cấp trờn trước khi tiến hành giỏm sỏt.
6
3.0 Tiến hành giỏm sỏt bỏo cỏo lờn ban điều hành.
Liờn tục bỏo cỏo cho cấp trờn và giỏm sỏt đặc biệt với bộ phận thi cụng của nhà thầu. Định kỳ vào cuối mỗi tuần. Bỏo cỏo trực tiếp cho ban điều hành dự ỏn bằng văn bản hoỏ.