II. Quy trình xậy dựng và tổ chức thực hiện KHKD
4-Tổ chức và đánh giá thực hiện
Việc tổ chức và đánh giá thực hiện là một phần không thể thiếu của quy trình KHH. Kế hoạch sau khi đợc lập thì nó phải thể hiện vai trò của mình trong thực tế vì vậy khâu tổ chức và đánh giá thực hiện đòi hỏi phải chuẩn xác có phơng pháp khoa học, đồng thời phải có sự phối hợp chặt chẽ của các bên liên quan.
Về công tác tổ chức thực hiện: Công tác kế hoạch hóa doanh nghiệp đòi hỏi sự tham gia không chỉ của các nhà kế hoạch mà còn là công việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng và sẽ tốt hơn nếu lôi kéo đợc sự tham gia của ngời lao đông vào việc thảo luận và soạn lập cũng nh tổ chức thực hiện kế hoạch. Để tổ chức thực hiện đợc tốt thì trong phần lập kế hoạch doanh nghiệp cần phải cụ thể hóa một số mục tiêu thành các trơng trình hoặc dự án và nên đề ra các mốc thời gian cụ thể cũng nh đIều kiện hoàn thành. Và trong khâu thực hiện công tác kế hoạch hóa doanh nghiệp đợc phân chia cụ thể cho những thành phần tham gia nh sau:
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp:
Ban giám đốc doanh nghiệp là những ngời chịu trách nhiệm toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong đó có công tác kế hoạch hóa. Lãnh đạo doanh nghiệp là những ngời thiết kế quá trình kế hoạch hóa, xác định chu kỳ cơ bản và trình tự thực hiện công tác kế hoạch hóa. Ban lãnh đạo là ngời có quyết định thay đổi hay là vẫn tiếp tục thực hiện KH nếu nh có sự thay đổi ngoài dự kiến khi thực hiện kế hoạch. Đồng thời ngời lãnh đạo phải làm cho kế hoạch dễ tiếp cận và dễ hiểu cho mọi thành viên của doanh nghiệp, lôi kéo mọi ngời lao động vào công việc này.
Các phòng ban chức năng:
Số lợng các phòng ban chức năng đợc tổ chức phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của doanh nghiệp nh: phòng sản xuất điều độ, phòng tổ chức nhân sự, phòng kinh doanh, phòng Marketing, phòng tài chính…. Trong khâu tổ chức thực hiện thì các phòng ban cũng có thể là ngời thực hiện hoặc là cầu nối giữa ngời
thực hiện và ban lãnh đạo của công ty. Do đó các phòng ban chức năng luôn phải có sự tập chung nhng đồng thời phải có sự linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch.
Phòng (hoặc ban, nhóm) kế hoạch của doanh nghiệp:
Đây là bộ phận chính thực hiện công tác soạn lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Nhiệm vụ, vai trò của phòng ban kế hoạch trong việc thực hiện kế hoạch là liên kết thông tin, tạo mối liên hệ có tính hệ thống giữa các bộ phận thực hiện. Đồng thời bộ phận này có chức năng quan trọng khác đó là quan sát, phân tích tình hình và đa ra các kiến nghị thay đổi khi cần thiết
Về công tác đánh giá thực hiện:
Công tác này có nhiệm vụ liên kết thông tin hai chiều trong việc tổ chức thực hiện và bản kế hoạch ban đầu. Do tính chất không thể dự báo đợc mọi sự thay đổi của thị trờng vì vậy bản kế hoạch chỉ có tính tơng đối trong việc áp dụng vào thực tiễn. Do đó trong khi áp dụng bản kế hoạch ta phải luôn theo dõi, đánh giá kế hoạch so với thực tiễn thực hiện để nếu có đột biến thì doanh nghiệp sẽ chủ động trong sử lý.
Công tác đánh giá thực hiện cũng đợc phân cấp từ ngời quản lý tới ngời thực hiện. Căn cứ và các mốc thời gian cũng nh điều kiện hoàn thành, các bộ phân sẽ đánh giá đợc mức độ và tiến độ hoàn thành của công việc hay mục tiêu đã đặt ra. Và đến cuối kỳ bộ phận kế hoạch sẽ tổng kết thực hiện bằng các chỉ tiêu định tính hoặc định lợng và đánh giá việc hoàn thành kế hoach cũng nh các nguyên nhân thay đổi. Từ đó rút ra các nhận xét cũng nh các kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch tới
Phần hai
Thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện KHSXKD tại Công ty Vận tải và Thuê tàu