Trong phần này, bài viết lấy hai khách hàng để minh hoạ cho các phơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán đang đợc sử dụng. Công việc chủ yếu đợc thực hiện trong giai đoạn này là tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ và tổ chức công tác kế toán của đơn vị đợc kiểm toán. Dựa vào các thông tin này, kiểm toán viên của A&C CO tiến hành phân tích sơ bộ, xác định khoản mục cần kiểm tra và dự kiến nội dung, thời gian, mức độ của các thủ tục kiểm toán.
Để thu thập đợc các bằng chứng trong giai đoạn này kiểm toán viên A&C CO thờng vận dụng các phơng pháp: phỏng vấn, quan sát và phân tích.
Phơng pháp phỏng vấn
Với phơng pháp phỏng vấn trởng nhóm kiểm toán thờng là ngời đại diện phỏng vấn Ban Giám đốc. Đây là cuộc trò chuyện trao đổi vừa nhằm mục đích thu thập bằng chứng, vừa mang tính chất làm quen ban đầu giữa kiểm toán viên A&C CO với Ban Giám đốc. Trong buổi phỏng vấn, kiểm toán viên luôn tạo không khí thân mật, đặt ra câu hỏi “mở”, câu hỏi “đóng” để làm rõ và xác nhận thông tin.
Sau khi đặt câu hỏi, kiểm toán viên chủ động lắng nghe câu trả lời, ghi chép vào giấy làm việc những thông tin thu đợc để tổng hợp và phân tích. Nếu phát hiện sự không nhất quán trong việc trả lời câu hỏi của Ban Giám đốc hoặc các nhân viên khác, kiểm toán viên sẽ đặt ra câu hỏi bổ sung cho vấn đề cần tìm hiểu. Kiểm toán viên luôn thận trọng trong việc đặt câu hỏi để tránh đa ra những câu hỏi không rõ ràng, không có trọng tâm gây ảnh hởng đến việc thu thập bằng chứng kiểm toán. Trong buổi phỏng vấn, kiểm toán viên đề nghị Ban Giám đốc cung cấp các tài liệu liên quan đến quá trình thành lập và hoạt động của Công ty, thông tin thu thập đợc sẽ đợc lu vào hồ sơ kiểm toán.
Thông tin thu thập đợc từ Công tyabc
a. Đặc điểm của Công ty ABC
Công ty ABC là DNNN đợc cổ phần hoá theo hình thức chuyển nhợng toàn bộ giá trị thuộc vốn Nhà nớc hiện có tại Công ty ABC và số cổ phần Nhà nớc hiện có của Công ty ABC trong Công ty LM cho Công ty ABC theo Quyết định số 1900/QĐ/UB ngày 28 tháng 10 năm 1999 của UBND Thành phố Hải Phòng. Công ty ABC hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 155591 ngày 03 tháng 11 năm 1999 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hải Phòng cấp.
Chức năng hoạt động: Sản xuất Giấy đế dập nhũ xuất khẩu, giấy tiêu dùng nội địa, đũa tre, đũa gỗ, ván ép, đồ trang trí nội thất, bao bì nhựa, giấy carton, vải da, hòm hộp, các loại khung cửa nhôm, kính trắng, kính màu .V.v.. Sản phẩm chính của Công ty là giấy đế xuất khẩu 100%, sản phẩm xuất khẩu chỉ tập trung vào một số đối tợng là thơng nhân của Đài Loan.
Trong giai đoạn này, Công ty ABC đang thực hiện phát hành cổ phiếu ra công chúng nhằm huy động thêm nguồn vốn đầu t để xây dựng thêm nhà máy.
b. Thị trờng hoạt động
Hoạt động trong nớc và xuất khẩu. c. Các chỉ tiêu chủ yếu đã đạt đợc
Năm Doanh thu thuần(đ) Lợi nhuận thuần(đ) Tỷ suất LN thuần/DT thuần(%)
2002 72.424.714.774 7.713.045.794 10,6
2003 86.928.805.307 7.887.508.644 9,1
d. Tổ chức hoạt động
* Hội đồng Quản trị và ban điều hành, quản lý
- Hội đồng quản trị gồm: 1 Chủ tịch, 1 Phó Chủ tịch, 3 Uỷ viên.
- Ban Giám đốc gồm: 1 Tổng giám đốc, 2 Phó tổng giám đốc. Tổng giám đốc trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán và duyệt các chứng từ kế toán sau khi có kiểm soát của kế toán trởng.
- 01 Kế toán trởng. * Cơ cấu tổ chức
- Các phòng ban chức năng: Ban kiểm soát, phòng kế toán, phòng kế hoạch vật t, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức lao động tiền l- ơng, phòng kinh doanh thị trờng chứng khoán, các phân xởng.
- Số cán bộ công nhân viên: Bình quân 850 ngời.
- Các đơn vị thành viên: Văn phòng đại diện tại Thành phố KHOHSIUNG- Đài Loan; Chi nhánh Công ty tại Hà Nội, Quảng Ninh, Lào Cai, Yên Bái. * Trụ sở chính
40 Đờng K- Hải Phòng.
Điện thoại: 031.642.154 ; Fax 031.642.155 * Ngân hàng giao dịch
Bảng 2.2. Bảng kê các ngân hàng giao dịch
Tên ngân hàng Số hiệu tài khoản
Ngoại tệ(USD) Đồng Việt Nam(VND)
Ngân hàng Công Thơng Hải Phòng 850A.00308 710A.00308 Ngân hàng Ngoại Thơng Hải Phòng 003.1.37.003241.7 003.1.00.003242.5
Nhóm kiểm toán tiến hành phỏng vấn kế toán trởng Công ty ABC để tìm hiểu tổ chức bộ máy và công tác kế toán. Những thông tin thu thập đợc ghi chép vào hồ sơ làm việc và minh hoạ qua Bảng 2.3 nh sau:
Bảng 2.3. Bằng chứng kiểm toán thu thập qua phỏng vấn kế toán trởng
Khách hàng: Công ty ABC Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Ngời thực hiện: Hiền
Phỏng vấn kế toán trởng Ngày thực hiện : 20/01/2004
a. Tổ chức công tác kế toán và nhân sự của phòng kế toán 1. Kế toán trởng : Phạm Văn Phú
2. Bà Mai Thu Hiền : Doanh thu, lơng, bảo hiểm xã hội, tiền mặt. 3. Bà Lê Thị Hạnh : Công nợ phải trả, tiền gửi ngân hàng.
4. Bà Kiều Thanh Nga : Kế toán tổng hợp, công nợ phải thu. 5. Bà Nguyễn Thị Mời : Thủ quỹ.
b. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Không có.
c. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. d. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ.
e. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác
- Báo cáo tài chính đợc lập trên cơ sở giá gốc.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để lập Báo cáo tài chính là đồng việt nam(VND). - Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm đợc chuyển đổi sang
đồng Việt Nam theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại số d ngoại tệ cuối kỳ đợc xử lý theo hớng dẫn tại Thông T số 44TC/TCDN ngày 08/7/1997 và Thông T số 38/2001/TT-BTC ngày 05/6/2001.
f. Trong năm Công ty không có các khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, công nợ phải thu khó đòi .V.v..
- Khấu hao tài sản cố định đợc tính theo phơng pháp đờng thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ớc tính, phù hợp với hớng dẫn theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ trởng Bộ Tài chính.
- Tỷ lệ khấu hao cho các nhóm tài sản nh sau:
Nhóm tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao
Nhà cửa, vật kiến trúc 2-10% Máy móc thiết bị động lực 7-13% Phơng tiện vận tải truyền dẫn 7% Máy móc thiết bị văn phòng 10%
h. Hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá: Hàng tồn kho đợc ghi nhận theo giá gốc. - Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho: Theo giá bình quân gia quyền tháng. - Công ty đã tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 30/12 hàng
năm.
i. Doanh thu đợc ghi nhận khi hàng đã xuất bán, dịch vụ đã cung cấp, có biên bản thanh lý hợp đồng hoặc giấy nhận nợ của khách hàng và phát hành hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
k. Chính sách tiền lơng: Tiền lơng của nhân viên quản lý theo hợp đồng, tiền l- ơng của công nhân trực tiếp theo đơn giá tiền lơng cụ thể của từng công đoạn. l. Chính sách hoa hồng, chiết khấu, giảm giá: Có chính sách chiết khấu, giảm
Kiểm toán viên cũng sử dụng Bảng câu hỏi(Bảng 2.4) trong quá trình phỏng vấn kế toán trởng để thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bảng 2.4. Bằng chứng kiểm toán thu thập qua phỏng vấn kế toán trởng
Nội dung Trả lời
Các bộ phận kế toán của Công ty có đợc phân công phân nhiệm một cách rõ ràng không?
√
Kế toán các phần hành có làm đúng chức năng đợc giao không? √
Các văn bản của Bộ tài chính liên quan đến công tác kế toán có đợc cập nhật thờng xuyên và phổ biến cho kế toán các phần hành không?
√
Trình độ, năng lực của kế toán viên có phù hợp với phần hành đợc giao không?
√
Nếu có khó khăn thì kế toán trởng tìm cách khắc phục nh thế nào?
Các chức danh kế toán có làm việc trong những ngày nghỉ không? 0
Công ty có áp dụng phần mềm kế toán không? 0
Công ty có thực hiện phần hành kế toán nào trên máy vi tính không? √
Ghi chú : √ : Thể hiện câu trả lời có 0: Thể hiện câu trả lời không
Thông tin thu thập từ Công ty XYZ
Các kiểm toán viên A&C CO thu thập bằng chứng kiểm toán qua phơng pháp phỏng vấn kết hợp với việc sử dụng các thông tin năm trớc do các kiểm toán viên Công ty AASC để lại. Những thông tin này đợc các kiểm toán viên A&C CO tóm tắt nh sau:
a. Tổng quát
Công ty XYZ là DNNN đợc thành lập theo quyết định số 73/CNNg/TC ngày 13/12/1993 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp nặng(nay là Bộ Công nghiệp) với chức năng: Sản xuất kinh doanh phân đạm URÊ, NPK, NH3 lỏng, bột nhẹ, bột nở, BaCO3, than hoạt tính, điện, hàng cơ khí,..
Công ty đợc khởi công xây dựng từ năm 1961. Đến năm 1975 Công ty chính thức đi vào hoạt động. Năm 1996 Công ty là thành viên của Tổng Công ty Hoá
chất Việt nam và đợc bổ xung thêm các nghành nghề sản xuất kinh doanh khác nh: Khí CO2, O2, đất đèn, bia rợu, nớc khoáng, vật liệu xây dựng,..
Tổng số CBCNV bình quân: 3.461 ngời, trong đó Nhân viên quản lý là 278 ngời.
b. Thị trờng hoạt động
Công ty có phạm vi hoạt động trong cả nớc.
c. Cơ cấu tổ chức năm 2003 không có gì thay đổi so với năm trớc gồm: 01 Giám đốc, 01 Giám đốc sản xuất, 01 Giám đốc kỹ thuật, 01 Kế toán trởng.
d. Ngân hàng giao dịch
- Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Giang. - Ngân hàng Công Thơng Bắc Giang. - Ngân hàng NN & PTNT Bắc Giang. - Ngân hàng Ngoại Thơng Việt nam.
e. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ.
Phơng pháp quan sát
Khi vận dụng phơng pháp quan sát để thu thập thông tin, kiểm toán viên ghi chép những gì quan sát đợc thông qua việc tham quan văn phòng làm việc, khu quản lý, khu sản xuất. Đồng thời nhận xét và đánh giá vào giấy làm việc(Bảng 2.5) nh sau:
Bảng 2.5. Bằng chứng kiểm toán thu thập qua phơng pháp quan sát
Khách hàng: Công ty ABC Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Ngời thực hiện: Hà
Thông tin thu thập qua quan sát Ngày thực hiện : 21/01/2004
- Ban Giám đốc Công ty có thái độ làm việc nghiêm túc, nắm bắt đợc hoạt động của Công ty một cách chi tiết.
- Các nhân viên trong phòng kế toán giúp đỡ nhiệt tình nhóm kiểm toán để hoàn thành tốt công việc kiểm toán. Kế toán trởng nắm bắt đợc công việc của từng kế toán phần hành và năng lực của từng nhân viên kế toán để từ đó bố trí công việc kế toán thích hợp.
- Các bộ phận thực hiện đúng với chức năng, nhiệm vụ đợc giao.
- Các kho chứa hàng hoá, vật t đợc bảo quản trong điều kiện thích hợp. .V.v..
Đối với Công ty XYZ, sau khi quan sát thực tế, kiểm toán viên A&C CO cũng có những nhận xét tơng tự trên giấy tờ làm việc.
Phơng pháp phân tích
Trong phơng pháp phân tích, kiểm toán viên chỉ giới hạn trong việc so sánh dữ liệu năm nay trên Báo cáo tài chính với dữ liệu năm trớc theo số liệu đã kiểm toán. Kết quả của phân tích này là bằng chứng(Bảng 2.6 và 2.7) về tình hình chung của hoạt động sản xuất kinh doanh và xu hớng biến động tài chính.
Bảng 2.6. Phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2003 của Công ty ABC
Chỉ tiêu Năm trớc Năm nay Tăng, giảm %
Tổng doanh thu 72.673.922.579 87.038.380.037 14.364.460.157 19,77
Trong đó: DT hàng xuất khẩu 71.116.334.946 74.589.621.930
Các khoản giảm trừ 249.207.806 109.577.430 -139.630.376 -56,03
Giảm giá hàng bán 248.686.031 109.577.430
Hàng bán bị trả lại 521.775 -
Thuế tiêu thụ đặc biệt - - -
Doanh thu thuần 72.424.714.774 86.928.805.307
Giá vốn hàng bán 63.732.769.268 76.054.767.447 12.321.998.628 19,33 Lợi nhuận gộp 8.691.945.505 10.874.037.410
Doanh thu hoạt động tài chính 999.890.258 1.516.209.422 516.319.165 51,64 Chi phí tài chính 164.970.942 892.457.978 727.487.036 440,98
Trong đó: chi phí lãi vay 33.173.168 237.735.628
Chi phí bán hàng 455.586.876 999.863.553 544.276.677 119,47
Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.687.336.038 3.146.294.561 458.958.524 17,08 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 6.383.941.907 7.351.630.740 967.688.834 15,16
Thu nhập khác 1.562.262.705 656.303.568 Chi phí khác 233.158.818 120.425.665
Lợi nhuận khác 1.329.103.887 535.877.904 -793.225.984 -59,68 Tổng lợi nhuận trớc thuế 7.713.045.794 7.887.508.644 174.462.850 2,26
Bảng 2.7. Phân tích Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2003 của Công ty ABC đơn vị: đồng
Tài sản lu động và đầu t ngắn
hạn 19.648.988.423 54,96 44.636.048.044 70,36 24.987.059.621 22087,40 Tiền 107.896.126 0.30 8.065.019.597 12,71 7.957.123.472 15197,26
Tiền mặt tại quỹ 56.277.671 0,16 1.415.519.228 2,23 1.359.241.557 2415,24 Tiền gửi ngân hàng 51.618.455 0,14 6.649.500.370 10,48 12782,02
Đầu t tài chính ngắn hạn - - - - - - Các khoản phải thu 8.791.028.972 24,59 28.497.523.522 44,92 19.706.494.550 6837,02
Phải thu của khách hàng 5.366.800.866 15,01 10.776.579.266 16,99 5.409.778.400 100,50 Trả trớc cho ngời bán 128.269.850 0,36 8.524.106.654 13,44 8.395.836.803 6545,45 Thuế GTGT đợc khấu trừ 1.155.437.405 3,23 1.519.815.769 2,40 364.378.364 31,54 Phải thu nội bộ 3.497.274 0,01 - 0,00 -3.497.274 -100,00
Vốn KD ở các ĐV trực thuộc 3.497.274 0,01 - 0,00 -3.497.274 -100,00 Phải thu khác 2.137.023.577 5,98 7.677.021.833 12,10 5.539.998.256 259,24
Hàng tồn kho 10.123.594.548 28,32 6.664.195.019 10,50 -3.459.399.530 -25,54 Nguyên vật liệu tồn kho 6.584.307.982 18,42 3.769.385.145 5,94 -2.814.922.837 -42,75
Công cụ, dụng cụ 70.625.574 0,20 85.342.017 0,13 14.716.443 20,84 Chi phí SXKD dở dang 1.248.507.338 3,49 1.723.256.327 2,72 474.748.989 38,03 Thành phẩm tồn kho 1.575.611.784 4,41 111.030.812 0,18 -1.464.580.972 -92,95 Hàng hoá tồn kho - - - - - - Hàng gửi bán 644.541.871 1,80 975.180.718 1,54 330.638.847 51,30 Dự phòng giảm giá HTK - - - - - - Tài sản lu động khác 626.468.777 1,75 1.409.309.882 2,22 782.841.129 78,66 Tạm ứng 468.653.777 1,31 837.275.306 1,32 368.621.529 78,66 Chi phí chờ kết chuyển 157.815.000 0,44 157.815.000 0,25 - - Các khoản thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn - - 414.219.600 0,65 414.219.600 -
tài sản cố định và đầu t dài hạn 16.100.763.951 45,04 18.804.041.102 29,64 2.703.277.151 3899,08
Tài sản cố định 14.175.666.276 39,65 8.060.802.006 12,71 -5.435.434.914 -22,98
Tài sản cố định hữu hình 14.175.666.276 39,65 8.060.802.006 12,71 -5.435.434.914 -22,98 Nguyên giá 17.545.566.561 49,08 11.766.432.884 18,55 -5.779.133.677 -32,94 Hao mòn luỹ kế -3.369.900.285 -9,43 -3.705.630.879 -5,84 -335.730.594 9,96
Các khoản đầu t dài hạn 1.817.566.763 5,08 6.718.597.400 10,59 4.901.030.636 279,28
Đầu t chứng khoán dài hạn 11.250.000 0,03 12.150.000 0,02 900.000 8,00 Góp vốn liên doanh 1.806.316.763 5,05 670.644.740 10,57 4.900.130.636 271,28
Chi phí XDCB dở dang 107.530.911 0,03 4.024.641.696 6,34 3.917.110.785 3642,78 Các khoản ký quỹ, ký cợc dài hạn - - - - - - Chi phí trả trớc dài hạn - - - - - -
Nợ phải trả 13.702.104.708 38,33 12.405.706.289 19,55 -1.296.398.419 -9,46 Nợ ngắn hạn 13.505.194.014 37,90 11.785.598.112 18,58 -1.764.595.903 -13,02
Phải trả ngời bán 10.676.545.644 29,86 8.532.741.026 13,45 -2.143.804.618 -20,08 Thuế và các khoản phải nộp 379.923.292 1,06 -911.785.718 -1,44 -1.291.709.010 -339,99 Phải trả CNV 257.646.600 0,72 298.925.654 0,47 41.279.054 16,02 Phải trả phải nộp khác 2.236.078.479 6,25 3.865.717.149 6,09 1.629.638.679 72,88 Nợ dài hạn - - - - - - Nợ khác 151.910.694 0,42 620.108.177 0,98 468.197.483 308,21 Chi phí phải trả 151.910.694 0,42 620.108.177 0,98 468.197.483 308,21