Công ty Hải Hà với mạng lới tiêu thụ rông khắp cả nớc, quan hệ thờng xuyên với rất nhiều khách hàng lớn. Doanh thu trả chậm chiếm tỉ trọng lớn trong tổng doanh thu. Vì vậy, kế toán tiêu thụ cần ghi chép kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, nắm đợc tình hình tài chính của từng khách hàng để có biện pháp đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn quá lớn, đồng thời vẫn giữ đợc quan hệ tốt với khách hàng. Tại Công ty, kế toán tiêu thụ thực hiện song song cả ghi chép, theo dõi bằng tay và hạch toán trên máy tính.
Để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng, kế toán tiêu thụ mở "Sổ theo dõi công nợ" (biểu số 16). Đây là một sổ gồm nhiều cuốn sổ liền và mỗi cuốn phản ánh công nợ của một hay một số khách hàng. Sổ đợc ghi chép bằng tay mỗi khi có nghiệp vụ mua chịu hoặc thanh toán tiền phát sinh. Cơ sở để ghi vào sổ theo dõi công nợ là các hoá đơn (GTGT), các phiếu thu, giấy báo Có của Ngân
hàng…
Sổ theo dõi công nợ Công ty bánh kẹo Hải Hà
Số hiệu 0212 - Công ty thơng mại Quý An
Địa chỉ: Phủ lý - Hà Nam Đơn vị: đồng
NT CT Diễn giải PS Nợ PS Có
5/1/03 536 Mua hàng 20.235 20/1/03 201 Thanh toán 50.000.000 … … … … … 31/1/03 D cuối tháng 1/2002 80.560.750 2/2/03 1520 Mua hàng 26.950.682 5/2/03 142 Thanh toán 22.000.000 … … … … … 28/2/2003 D cuối tháng 2/2003 120.562.500
Biểu số 16: Sổ theo dõi công nợ
Cách ghi sổ:
+ Cột ngày tháng: ngày tháng ghi sổ.
+ Cột chứng từ: Số hiệu hoá đơn (nếu khách hàng mua chịu), phiếu thu, giấy báo có (nếu khách hàng thanh toán).
+ Cột diễn giải: nội dung nghiệp vụ, số d cuối tháng. + Cột phát sinh nợ: số tiền phát sinh khi mua chịu. + Cột phát sinh có: số tiền khách hàng thanh toán.
Sổ theo dõi công nợ giúp kế toán tiêu thụ theo dõi một cách liên tục quá trình thanh toán và mua chịu của khách hàng. Cung cấp số d cho phòng kinh doanh để có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ và quyết định có bán hàng cho khách nữa không.
Sổ theo dõi công nợ đợc ghi chép bằng tay. Bên cạnh đó, trên máy tính, kế toán tiêu thụ còn lập "Sổ chi tiết công nợ" (biểu số 17) và "Bảng theo dõi số d của khách hàng" (biểu số 18) để theo dõi trên máy tính.
Sổ chi tiết công nợ có kết cấu gần giống với Sổ theo dõi công nợ nhng có thêm cột "TK đối ứng": ghi những tài khoản đối ứng với 131.
Sổ chi tiết công nợ Công ty bánh kẹo Hải Hà
Từ ngày 01/02/2003 đến ngày 28/02/2003
TK 131 - Phải thu của khách hàng
D Nợ đầu tháng 80.560.750 PS Nợ 62.511.682 PS Có 22.512.470 D nợ cuối tháng 120.559.962 Chứng từ NT SH 2/02 1520 Doanh thu 511 24.500.620 2/02 1520 Thuế GTGT đầu ra 33311 2.450.062 5/02 142 Thanh toán 111 22.000.000 16/02 1750 Doanh thu 511 32.328.000 16/02 1750 Thuế GTGT đầu ra 33311 3.232.800 27/02 1560 Thởng sản phẩm mới 641 512.470
Biểu số 17: Sổ chi tiết công nợ
Khác với sổ theo dõi công nợ đợc lu qua nhiều năm và không tính tổng số phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ, sổ chi tiết thờng đợc in ra vào cuối tháng và ngoài các thông tin về số d đầu kỳ, số d cuối kỳ còn có tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có trong kỳ. Đây chính là căn cứ để lập nên "Bảng theo dõi số d của khách hàng" vào cuối kỳ.
Bảng theo dõi số d của khách hàng Công ty bánh kẹo Hải Hà
Tháng 2/2003 TK 131 - Phải thu khách hàng Đối tợng Sdđk sps sdck Mã tên nợ Có nợ có nợ có … … … … … … … … 0052 Đỗ Trung Kiên 5.652.800 2.560.500 4.500.500 3.712.800 0057 Nguyễn Thị Xuân 2.000.000 14.560.500 10.450.500 1.100.000 0126 Cửa hàng số 5 NB 7.137.550 24.538.600 37.700.000 4.023.850
0212 Công ty thơng mại Quý An
… … … .. … … … … Cộng 13.452.560.000 45.850.600 10.156.451.200 9.856.950.000 13.716.211.200 35.850.000
Biểu số 18: Bảng theo dõi số d của khách hàng
Số liệu tổng cộng của cột phát sinh có trên bảng theo dõi số d khách hàng là cơ sở để ghi vào Nhật ký-chứng từ số 8, phần ghi có TK 131.
Nh vậy, tại Công ty kế toán tiêu thụ đã thực hiện hạch toán chi tiết công nợ cả bằng tay và bằng máy. Tuy chúng có nội dung giống nhau nhng mục đích sử dụng lại khác nhau. Sổ theo dõi công nợ dùng để đối chiếu về số phát sinh giữa sổ của Công ty với sổ công nợ của khách hàng đến thanh toán tiền hàng. Còn sổ chi tiết công nợ là căn cứ để máy kết chuyển số liệu vào Bảng theo dõi số d khách hàng cuối kỳ. Cuối kỳ, kế toán in ra Sổ chi tiết công nợ và đối chiếu với Sổ theo dõi công nợ. Nếu trùng khớp thì mới in ra Bảng theo dõi số d của khách hàng. Xét về mặt kinh tế thì phơng pháp này không hiệu quả.