nghiệp
Đối với doanh nghiệp thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những loại chi phí không thể thiếu và thờng chiếm một tỷ trọng không nhỏ đặc biệt là trong các doanh nghiệp thơng mại.
Vậy phải làm gì để theo dõi và phản ánh một cách chính xác hai loại chi phí này thì mỗi doanh nghiệp lại sử dụng những loại sổ khác nhau.
Theo cách hạch toán mà công ty làm thì chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ đợc kế toán các chi nhánh và văn phòng kết chuyển một lần vào tháng cuối cùng của quý với số liệu đợc tổng cộng của cả 3 tháng
Việc theo dõi đợc thực hiện trên các tài khoản chi tiết trong đó Chi phí bán hàng bao gồm:
-Chi phí nhân viên -Chi phí vật liệu, bao bì. -Chi phí dụng cụ đồ dùng -Chi phí khấu hao TSCĐ -Chi phí dịch vụ mua ngoài. -Chi phí bằng tiền khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: -Chi phí nhân viên quản lý.
-Chi phí vật liệu quản lý -Chi phí đồ dùng văn phòng. -Chi phí khấu hao TSCĐ. -Thuế, phí lệ phí
-Chi phí dịch vụ mua ngoài. -Chi phí bằng tiền khác.
Chứng từ NK- CT số
NK- CT Số 8 TK 641,642
Tháng 12/2002 Văn phòng công ty(1000đ)
Ghi nợ tk 641,642 ghi có tk ≠ Ghi có tk 641,642 ghi nợ tk ≠
TK 3382 3383 3384 334 … cộng TK 911 cộng 6411 1.361 3.170 439 64.000 68.970 6411 119.193 119.193 6412 … … 6412 6413 … … 6413 … … … … 6421 1.000 3.868 549 37.800 43.717 6421 81.759 81.759 6422 … … 6422 6423 … … 6423 … … … … cộng 2.861 7.038 988 101.800 147.977,061 427.419,495 427.419,495 (Biểu 3.36) IV/ Hạch toán xác định kết quả kinh doanh
Báo cáo kết quả kinh doanh là khâu cuối cùng qua công tác kế toán nó phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Đây là một tài liệu kế toán vô cùng quan trọng và có giá trị đối với các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tợng quan tâm (cục thuế, nhà đầu t, bạn hàng, đối thủ cạnh tranh ) trong kiểm… tra việc thực hiện kế hoạch và phân tích các thông tin kế toán để ra quyết định
Chính điều này đòi hỏi sổ sách làm căc cứ lên báo các phải đợc kế toán phản ánh chính xác, kịp thời, toàn diện và khách quan.
IV.1. Thời điểm hạch toán
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình và yêu cầu của công tác quản lý mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn thời điểm xác định kết quả kinh doanh phù hợp. Tại Công ty Nông Thuỷ Sản I thì thời điểm đợc lựa chọn để hạch toán xác định kết quả
IV.2. Chứng từ sử dụng
Để lên đợc báo cáo kết quả kinh doanh công ty phải phản ánh đầy đủ tất cả các chứng từ phát sinh trong quý lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để lên báo cáo.
IV.3. Sổ kế toán
Tại công ty hach toán kết quả tiêu thụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán có NK- CT Số 8 TK 911, sổ cái TK 911
IV.4. Trình tự hạch toán
Hàng tháng ở chi nhánh và văn phòng công ty đều có nhiệm vụ lên báo cáo quyết toán tháng để cho phòng kế toán Công ty lên NK-TH để lên sổ cái, công việc kết chuyển đợc thực hiện một lần vào cuối quý.
Sơ đồ 3: Hạch toán xác định kết quả kinh doanh
Kết quả TT = doanh thu thuần - (giá vốn hàng bán + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp)
Doanh thu thuần = Tổng DT bán hàng – Các khoản giảm trừ. Các khoản giảm trừ bao gồm:
- Giảm giá hàng bán 641(6411, 6412 6418)…
642 (6421,6422 6428)…
632 911 5111, 5121,.
K/c giá vốn hàng bán(ckỳ) K/c doanh thu thuần (ckỳ)
K/c CP bán hàng (ckỳ)
K/c CP quản lý DN
421 Lỗ về tiêu thụ
- Hàng bán bị trả lại
- Thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu …
NK- CT số 8 TK 911 Quý 12/2002
Toàn công ty
Đơn vị Cộng có Ghi có TK 911 ghi nợ TK khác
5111 5113 5121 … 1. XNVtải 5.402.379.334 5.296.434.343 105.944.991 2. Nam Hà 1.512.413.093 1.219.272.453 4.409.070 288.731.570 3. XN. Hnội 3.381.369.422 2.025.604.472 80.341.307 1.275.123.643 4. V.Phòng 79.545.639.576 75.442.135.644 495.054.174 3.608.449.758 5. XNHP 4.552.950.776 4.444.060.839 108.070.937 819.000 6. TB 855.357.653 823.066.746 32.290.907 7. T.Hoá 706.866.242 702.775.342 4.090.900 8. Vinh 559.103.097 313.508.603 245.594.494 9. Q.Ninh 8.450.000 8.450.000 10. TPHCM 8.924.487.950 8.924.487.950 11. L.Sơn 4.068.192.726 4.064.192.726 4.000.000 12. L. Cai 1.629.760.018 1.398.168.443 6.120.000 2.225.471.575 13. CHXD 1.588.494.657 1.588.494.657 Cộng 112.735.464.544 106..250.652..21 8 1.085.916.780 5.398.895.546 (Biểu 3.37) Từ các nhật ký chứng từ có liên quan kế toán làm căn cứ để lên sổ cái TK 911 nhằm xác định kết quả cho hoạt động kinh doanh
Sổ cái TK 911 Quý IV Ghi có các TK ứng với nợ TK này ….. T10 T11 T12 632 6411 111.807.320.756 342.104.580
6414 6417 6418 6421 6422 6423 6424 6425 6427 6428 421 26.458.959 151.678.756 49.312.882 81.759.000 8.245.847 8.953.181 13.895.640 12.958.400 44.282.615 4.155.973 159.659.924 1. Cộng P/s nợ 112.735.464.544 2. Tổng P/s có 112.735.464.544 3. D cuối kỳ Nợ Có (Biểu 3.38) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Quý IV/2002 Toàn công ty Chỉ tiêu Mã số Số tiền 1 2 3 Tổng doanh thu 01 112.745.561.194 Các khoản giảm trừ 02 10.096.650 + Giảm giá hàng bán 03 1.500.000 + Hàng bán bị trả lại 04 8.596.650
1. Doanh thu thuần (01-02) 10 112.735.464.544
2. Giá vốn hàng bán 11 111.807.320.756
3. Lợi nhuận gộp 20 928.143.788
4. Chi phí bán hàng 21 594.233.208
5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 174.250.656
6. Lợi nhuận thuần 30 159.659.924
Phần II
Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu
thụ tại Công ty Nông thổ sản I
I/ Nhận xét chung về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Nông thổ sản I và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Nông thổ sản I
I.1 Những u điểm
* Về công tác quản lý
Trong cơ chế thị trờng, hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn đứng trớc những cạnh tranh gay gắt chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế, xu hớng hội nhập và quốc tế hoá là thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp trong đó có Công ty Nông Thổ Sản I. Công ty phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Do vậy, tiêu thụ hàng hoá luôn đợc Ban lãnh đạo Công ty quan tâm và tìm mọi biện pháp để đẩy mạnh.
Sau thời gian xây dựng và hoạt động, mặc dù đã gặp không ít những thử thách, khó khăn song bằng sự nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi. Công ty đã không ngừng phát triển, khẳng định vị thế của mình trên thị trờng trong nớc cũng nh một số nớc trên thế giới. Hệ thống quản lý nói chung, bộ phận kế toán nói riêng trong đó đặc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá không ngừng đợc hoàn thiện để phục vụ tốt hơn cho sản xuất kinh doanh. Bộ máy công ty đợc tổ chức gọn nhẹ, hợp lý thực hiện chuyên môn hoá và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ công nhân viên giàu nghị lực, trách nhiệm hứa hẹn một sự phát triển cao hơn nữa trong tơng lai.
Là một đơn vị có quy mô lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên điạ bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc của đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn
khác, có sự phân cấp, quản lý tơng đối toàn diện cho các đơn vị phụ thuộc nên hình thức tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác kế toán của công ty nói riêng vừa tập trung vừa phân tán là hợp lý. Bộ máy tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, các phòng kế toán của các bộ phận đợc hoạt động phân tán tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ quản lý có hiệu quả cho các đơn vị, giúp Giám đốc nắm đợc các thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời để từ đó đa ra các quyết định đúng đắn.
Bên cạnh đó bộ máy kế toán của công ty gồm những cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu cùng với sự phân công công việc hợp lý là một trong những nhân tố giúp cho việc xử lý thông tin kế toán đợc thông suốt, kịp thời, nhanh chóng phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay. Các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tài chính kế toán tạo điều kiện cho công việc đợc nhịp nhàng, ăn khớp.
* Về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả.
Công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ đã đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng nh đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý rõ ràng và dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã cố gắng hạn chế việc ghi chép trùng lặp tăng khả năng đối chiếu nên đã đảm bảo đợc tính thống nhất của các số liệu kế toán.
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty bảo đảm cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của Công ty, đặc biệt là cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận bán hàng.
- Về hệ thống tài khoản sử dụng.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nớc ban hành, căn cứ vào quy mô và đặc điểm kinh doanh cụ thể của mình công ty Nông Thổ Sản I đã lựa chọn những tài khoản thích hợp và chi tiết thêm một số tài khoản để vận dụng vào công tác hạch toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán nhằm cung cấp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện cho Ban Giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ kế toán:
Các sổ kế toán dùng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là rõ ràng, phản ánh đợc các số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. Công ty có sự chỉ đạo thống nhất từ phòng kế toán đến các đơn vị cơ sở trực thuộc theo đó thì các chi nhánh và văn phòng công ty có trách nhiệm lập quyết toán hàng tháng và gửi cho phòng kế toán tổng hợp số liệu vào sổ cái để lên báo cáo kết quả kinh doanh hàng quý. Vì vậy, việc hạch toán kế toán và lập báo cáo đợc thực hiện có nề nếp, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và kết quả tại các đơn vị cơ sở.
Phần hạch toán chi tiết hàng hoá, Công ty sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song là hợp lý. Bởi vì hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, cung cấp thông tin thờng xuyên, kịp thời, đặc biệt dễ dàng vận dụng máy tính vào việc hạch hạch toán chi tiết. Tuy vậy, với số lợng mặt hàng kinh doanh đa dạng nh hiện nay việc lập các sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá là rất vất vả cho kế toán hàng tồn kho.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hạch lu chuyển hàng hoá. Phơng pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thờng
xuyên sự biến động của hàng hoá bên cạnh đó việc hạch toán và tổ chức sổ chi tiết theo từng tài khoản cụ thể nh sổ cho TK511 bao gồm sổ TK 5111, 5112, 5113, sổ cho TK 512 bao gồm TK 5121, 5122, 5123, sổ cho TK 156 gồm 1561, 1562 đã phản ánh rất rõ ràng chi phí, kết quả hoạt động của từng lĩnh vực và thể hiện trình độ cao của nhân viên kế toán đồng thời thuận tiện cho theo dõi và quản lý.
Phần kế toán tổng hợp công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao, đảm bảo tính chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động.
- Phơng thức thanh toán
Công ty áp dụng phơng thức bán hàng rất linh hoạt với nhiều hình thức thanh toán đợc chấp nhận nên đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá, thu hút đợc một lợng lớn khách hàng đến với công ty.
- Tổ chức tiêu thụ hàng hoá.
Với phơng thức tiêu thụ hàng hoá qua kho, chuyển thẳng, giao đại lý, bán tại quầy với thủ tục đơn giản, nhanh chóng đáp ứng tốt nhu cầu chuyển hàng cùng với đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, có kinh nghiệm trong lĩnh vực thơng mại và Marketing nên quá trình tiêu thụ luôn diễn ra một cách thuận tiện.
Nhìn chung công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ cho Ban Giám Đốc, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc đúng quy định. Thờng xuyên có sự đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tiêu thụ và kế toán các phần hành khác đảm bảo cho việc hạch toán đợc tiến hành chính xác, thuận tiện.
Tuy nhiên, đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Công ty, bên cạnh những u điểm vẫn còn tồn tại những hạn chế mà Công ty
I.2. Những tồn tại cần khắc phục
* Về quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ ban đầu là hoá đơn GTGT, từ khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đến khi quay về phòng kế toán còn chậm, làm cho kế toán không phản ánh đợc kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của Công ty.
Cụ thể nh việc lập hoá đơn GTGT cho hàng bán tại quầy cho thấy nghiệp vụ kinh tế cha đợc phản ánh cập nhật vì hàng hoá tiêu thụ xong rồi đợc nhân viên bán hàng lập bảng kê, sau đó gửi lên phòng kế toán cho kế toán bán hàng và lúc này kế toán bán hàng mới căn cứ vào bảng kê để lập hoá đơn GTGT trong khi đó việc gửi bảng kê của nhân viên bán hàng chỉ đợc thực hiện vào cuối tháng từ đó ảnh hởng đến việc kê khai thuế GTGT.
* Về vận dụng chứng từ.
Tại công ty khi xuất hàng giao cho các đơn vị đại lý thì hoá đơn đợc sử dụng là “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” kèm theo lệnh điều động nội bộ. Điều này chứng tỏ mặc nhiên chúng ta đã coi các đơn vị đại lý nh đơn vị thuộc công ty mình nhng trên thực tế đó chỉ là những đơn vị trung gian bán để đợc hởng hoa hồng. Vì vậy để việc vận dụng chứng từ một cách chính xác Công ty nên sử dụng “phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý” kèm theo lệnh điều động nội bộ. Phiếu này đã đợc ban hành và công ty có thể đến mua tại các cơ quan thuế. Bên cạnh đó việc văn phòng công ty lấy luôn mã số thuế của công ty làm mã số đại diên cho công việc kinh doanh của văn phòng là cha phù hợp do đó văn phòng nên đăng ký riêng cho mình một mã để tiện lợi hơn.
* Phơng pháp tính giá hàng xuất kho.
Công ty áp dụng phơng pháp tính giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) do vậy đến cuối kỳ, sau khi tính đợc giá thực tế bình quân và căn cứ vào số lợng hàng xuất trong kỳ, kế toán mới tính đợc giá trị hàng xuất bán trong kỳ. Điều này có nghĩa là công tác kế toán cuối tháng rất nhiều nên một phần làm cho thời gian lập báo cáo chậm lại, mặt khác sẽ ảnh hởng đến chất lợng của báo cáo (tính cập nhật ) bên cạnh đó nếu doanh nghiệp muốn có thông tin về giá vốn ở trong kỳ…