IV. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ
3. Hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp
3.1. Hình thức nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu. 3.
3.2.Hình thức nhật ký- sổ cái
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Nhật ký mua hàng
Chứng từ nhập, xuất
Nhật ký chung Sổ chi tiết vật t TK
152. 163
Bảng tổng hợp chi tiết vật t Sổ cái TK 152, 153
Bảng cân dối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chứng từ nhập, xuất Bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất Nhật ký – Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết vật tư TK 152, 153
Bảnh tổng hợp chi tiết vật tư
3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
3. 4. Hình thức nhật ký- chứng từ
Chứng từ nhập, xuất
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết vật tư TK 152, 153
Sổ cái TK 152, 153
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư
Xuất Nhập Nhật ký – chứng từ số 5, 6 Chứng từ nhập, xuất Bảng phân bổ TK 152, 153 Sổ chi tiết số 2 – TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 Sổ cái TK 152, 153 Nhật ký – chứng từ số 7 Bảng kê số 3 – TK 152, 253
Báo cáo tài chính NK – CT liên
V - Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vậtliệu và công cụ dụng cụ. liệu và công cụ dụng cụ.
Kiểm kê vật t và công cụ dụng cụ là biện pháp kiểm tra thực trạng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc giúp doanh nghiệp nắm đợc thực trạng nguyên vật liệu cả về số lợng, chất lợng, ngăn ngừa hiện tợng tham ô lãng phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, có biện pháp xử lý kịp thời đẩm bảo tốt công tác quản lý vật t và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.
Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu TK721 TK338 TK152,153 TK138 TK111,334 Thừa NVL xử lý Thừa khi kiểm kê Thiếu khi kiểm kê Xử lý kết quả kiểm kê (ngoài định mức) TK611 TK642 Theo phơng pháp KKTX Hao hụt trong định mức
Sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê công cụ dụng cụ.
TK111, 112, 331 TK611 TK627, 641,642 Giá thực tế mua
vào nhập kho
Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ một lần vào chi phí
TK133 TK1421
Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ 2 hoặc nhiều lần TK151, 153
D XXX Kết chuyển giá thực tế CCDC tồn đầu kỳ, giá thực tế CCDC đang đi đờng
Kết chuyển giá thực tế CCDC tồn cuối kỳ và giá thực tế đang đi đờng tồn cuối kỳ
VI - Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
1)Đối tợng và điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế)của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính
Giá trị thực hiện Giá gốc của Dự phòng giảm giá
thuần tuý của hàng = hàng tồn kho - hàng tồn kho tồn kho
Dự phòng giảm giá đợc lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật t hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật t hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng từ hợp lý, chứng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho.
2)Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Mức dự phòng cần lập Số lợng tồn Mức giảm giá năm tới cho hàng tồn = kho i cuối niên độ * của hàng tồn kho i
kho i
3)Tài khoản và phơng pháp hạch toán.
Kế toán sử dụng TK159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá.
Bên có: trích lập dự phòng giảm giá.
D có : dự phòng giảm giá hàng vật t hiện còn.
Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho nh sau
Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc Nợ TK 159
Có TK 721
Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642(6426) Có TK 159
Cuối liên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng nh trên
-Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK721 TK139,159 TK6426
Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính
VII - Các hình thức sổ kế toán
Công tác kế toán là một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, thờng nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện, do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu nội dung, phơng pháp hạch toán, tạo
thành một hệ thống sổ sách kế toán. các loại sổ sách kế toán này đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán đợc xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có thể thực hiện công tác kế toán. Nh vậy hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán về chức năng ghi chép về kết cấu, nội dung phản ánh theo trình tự nhất định trên cơ sở chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, qui mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau.
Đặc trng cơ bản để phân biệt các hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau là ở só lợng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng ở nguyên tắc kết cấu. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau đây
1)Hình thức Nhật ký –Sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ-Có trên cùng một vài trung sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái
Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái.
Giải thích:
Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật ký sổ cái
Báo cáo kế toán
Sổ thẻ, hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Mẫu: nhật ký-sổ cái Năm…... CT Diễn giải phátSố sinh TK 111 TK112 TK... SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số d đầu năm Số phát sinh tháng 15050 25,0 15 Cộng số phát sinh tháng Số d cuối tháng 50 200 9,2 15 2) Hình thức chứng từ ghi sổ.
Hình thức này thích hợp với mọi loại đợn vị thuận tiện cho việc áp dụng máy tính tuy nhiên, tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lắp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điêù kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm
-Sổ cái : là sổ phân loại ghi theo hệ thống )dùng để hạch toán tổng hợp , mỗi tài khoản đợc phản ánh trên một vài trang sổ cái có thể kết hợp phản ánh chi tiết theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng, sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi CTGS sau ghi sổ đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng số hiệu của CTGS đợc đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm )đến cuối tháng (hoặc cuối năm) ngày tháng trên CTGS tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”
-Bảng cân đối tài khoản. Dùng đẻ phản ánh tình hình đầu kỳ phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng nh cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.
-Quan hệ cân đối
Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên nợ(hoặc bên có )của tất cả các “Sổ đăng ký CTGS”= tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối kế toán)
-Các sổ và thẻ hạch toán chi dùng để phản ánh các đối tợng cần hạch toán chi tiết(vật liệu, dụng cụ tài sản cố định chi phí sản xuất tiêu thụ)
* Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Giải thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Mẫu:Chứng từ ghi sổ số: 63 ngày 25/10
Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có Nợ Có Chi trả lơng 334 111 10 10 Mẫu: Sổ ĐKCTGS CTGS Số tiền Số hiệu Ngày tháng 63 64 25/10 25/10 34 10 Chứng từ gốc bảng tổng hợp CTG Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Sổ thẻ, hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Sổ đăng ký GTGS
Mẫu :Sổ cái –Tài khoản tiền mặt:số hiệu 111 CTGS
Diễn giải Số hiệuTK đối ứng
Số tiền Tiểu khoản
SH NT N C 1112 1112 1113 N C N C N C 45 58 57 26 29 30 D đầu tháng Đơn vị trả tiền Thu tiền bán SP Chi trả lơng 131 511 334 3 15 5 10 Cộng số phát sinh 20 10 Số d cuối tháng 13 3)Hình thức nhật kí-chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn số lợng nghiệp vụ nhiều và điện kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán.Tuy nhiên đồi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có
-Sổ nhật ký-chứng từ :Nhật ký chứng từ đợc mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo
Yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp-cân đối. Nhật ký-chứng từ đợc mở theo sổ phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với bên nợ. Các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.
-Sổ cái :Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ.Sổ cái đợc ghi theo số phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký-chứng từ có liên quan.
-Bảng phân bổ :Sử dụng với những tài khoản chi phí phát sinh thờng xuyên, có liên quan đến nhiều đối tợng cần phải phân bổ(tiền lơng, vật liệu khấu hao ) các chứng từ gốc trớc hết tập trung vào bảng phân bổ cuối tháng đợc vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và NK-CT liên quan.
-Sổ chi tiết :dùng để theo dõi các đối tợng hạch toán cần hạch toán chi tiết. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký- chứng từ.
4)Hình thức nhật ký chung.
Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (tổng nhật ký )sau đó căn cứ vào nhật ký chung ,lấy số liệu để ghi vào sổ cái mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan.Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ cuối tháng(hoặc định kỳ )cộng tác nhật ký phụ, lấy số tiền ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái, sổ nhật ký chung thờng có mẫu sau:
Mẫu: Nhật ký chung
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghisổ cái Số hiệutài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... Cộng
Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu, kiểu một bên và kiểu hai bên và mở cho cả hai bên nợ-có của tài khoản.Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ, riêng với những tài khoản có số lợng nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ-cuối tháng , cộng sổ cái phụ để đa vào sổ cái.
Mẫu :Sổ cái Năm :...
Tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112 Ngàyvào
sổ
Chứng từ
Diễn giải NKC TKđối
ứng Số phát sinh Số hiệu NT Trang Dòng Nợ Có 153 156 01/8 06/8 Số d đầu kỳ Thu tiền bán hàng Trả tiền mặt ... 511 331 100 160 Cộng sang trang số d cuối kỳ ... ... ... ...
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung.
Giải thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ (5,7 ngày)
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Sổ thẻ, hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký
chuyên dùng
Phần II
Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty
chế tạo bơm Hải dơng I. Khái quát chung về công ty chế tạo bơm Hải Dơng
1) Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Thành phố hải dơng là trung tâm của tỉnh Hải Dơng nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía bắc của đất nớc, là đầu mối giao thông chính với quốc lộ, tỉnh lộ thuận lợi cho việc giao lu phát triển kinh tế xã hội. Công ty chế tạo bơm Hải Dơng thành lập ngày 01 tháng 8 năm 1960 là đơn vị trực thuộc Tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp- Bộ công nghiệp.
-Địa chỉ: 37 Đại lộ Hồ Chí Minh Thành phố Hải Dơng.
-Điện thoại 0320.853594 Fax:0320858606 -Email: hpmc@hn.vnn.vn.
Công ty nằm trên địa bàn trung tâm thành phố, nơi tập trung các cơ sở quan trọng về kinh tế, văn hoá , xã họi của thành phố Hải Dơng. Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí đã có trên 40 năm, trong đó 30 năm đợc nhà nớc bao cấp. Khi chuyển sang sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trờng công ty gặp rất nhiều khó khăn lớn. Lúc đầu tởng chừng nh không trụ vững đợc, công nghệ sản xuất sản phẩm đã lạc hậu, lại phải cạnh tranh với các sản phẩm có công nghệ sản xuất cách ta hàng trăm năm nh Mỹ, Nhật, Pháp, Đức
máy bơm Trung Quốc chất lợng không cao nhng lại bán với giá rẻ. Đứng trớc tình hình đó dẫn đến thị trờng công ty phải co lại, sản phẩm làm ra không bán đợc. Địa điểm nơi đây lúc đầu là nhà máy rợu của Pháp xây dựng từ năm 1924. Kháng chiến toàn quốc bùng nổ Pháp đã sử dụng địa điểm này làm trại lính, dịch vụ cho chiến tranh và nhốt tù, với viễn cảnh đó đã đủ nói lên công ty không có một trật tự công nghiệp, thêm vào đó nhà cửa dột nát vì quá thời hạn sử dụng, đờng sã xuống cấp, ma thì lầy, nắng thì bụi.
Tiền thân từ hai tập đoàn sản xuất Tiền Giang và Hậu Giang chuyển lên thành doang nghiệp quốc doanh. Công nghiệp thì lạc hậu, gây ô nhiễm môi trờng trầm trọng. Để thay đổi đợc tình hình đó, đa công ty phát triển và tồn tại thì công ty phải dùng đến số vốn lớn, tài chính công ty lúc đó lại mất cân đối nghiêm trọng, thiếu vốn sản xuất, nợ ngân hàng nợ khách hàng, đây là vấn đề hết sức khó khăn đặt ra đối với ban lãnh đạo công ty và cán bộ nhân viên trong công ty.Sau một thời