NGÂN HÀNG.
1. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý.
1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Ngân hàng HABUBANK.
Bộ máy quản lý của Ngân hàng được xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng.
Bộ máy quản lý của Ngân hàng gồm: *Ban lãnh đạo:
Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát. Ban điều hành. *Phòng chức năng:
1.Văn phòng. 2.Phòng nhân sự. 3.Phòng kế toán.
4.Phòng nguồn vốn (NV) ngoại hối. 5.Phòng quỹ giao dịch.
6.Phòng kiểm tra xét duyệt. 7.Phòng thanh toán quốc tế. 8.Phòng công nghệ thông tin. 9.Phòng tín dụng.
10.Chi nhánh Bắc Ninh. 11.Chi nhánh Hàm Long.
12.Chi nhánh Hoàng Quốc Việt. 13.Chi nhánh Hồ Chí Minh. 14.Chi nhánh Quảng Ninh. 15.Chi nhánh Thanh Quan. 16.Chi nhánh Xuân Thuỷ. 17.Chi nhánh Vạn Phúc.
18.Phòng giao dịch Bách Khoa. 19.Phòng giao dịch Thể Giao. 20.Công ty chứng khoán.
B ộ ph ận ti n họ c
BAN KIỂM SOÁT SUPPERVISORY BOAD ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG SHAREHOLDERS HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BOAD OF MANAGEMENT BAN ĐIỀU HÀNH BOAD OF MANAGEMENT Văn phòng Phòng tài chính kế toán Phòng nhân sự Phòng quỹ giao dịch Phòng NV ngoại hối Phòng thanh toán quốc tế
Phòng kiểm tra xét duyệt Phòng tín dụng
CN Xuân Thuỷ CN Hàm Long CN Huyện Thanh Quan
CN Hoàng Quốc Việt CN Vạn Phúc CN Hồ Chí Minh CN Quảng Ninh CN Bắc Ninh PGD Bách Khoa PGD Thể Giao Công ty chứng khoán
Trong đó:
*Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm các thành viên tham gia góp vốn.
Chức năng, nhiệm vụ:
Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán. Quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên trong Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát.
Xem xét, xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Ngân hàng cũng như các cổ đông tại Ngân hàng.
Quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Ngân hàng. Quyết định tổ chức lại và giải thể.
Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
Định hướng phát triển cho Ngân hàng trong từng giai đoạn. * Hội đồng Quản trị gồm:
Chức năng, nhiệm vụ:
Quyết định chiến lược phát triển tại Ngân hàng.
Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
Quyết định phương án đầu tư.
Quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ UỶ VIÊN HỘI ĐỒNGQUẢN TRỊ PHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ UỶ VIÊN HỘI ĐỒNGQUẢN TRỊ
Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị công nghệ thông qua hoạt động mua, bán, vay, cho vay.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác.
Quyết định mức lương và lợi ích của các cán bộ.
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ, thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc mua cổ phần góp vốn vào doanh nghiệp khác.
Trình báo cáo Quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. *Ban kiểm soát.
Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động tại Ngân hàng.
Báo cáo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác của Ngân hàng.
Kiến nghị biện pháp, bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh tại Ngân hàng.
KIỂM SOÁT VIÊN TRƯỞNG
* Ban Điều hành:
Trong đó:
* Tổng giám đốc:
Trực tiếp phụ trách quan hệ quốc tế và mảng kinh doanh ngoại hối. Quyết định tất cả vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày tại Ngân hàng.
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ tại Ngân hàng.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý tại Ngân hàng.
*Phó Tổng giám đốc 1: Phụ trách kinh doanh tín dụng và các Phòng giao dịch.
*Phó Tổng giám đốc 2: Phụ trách tài chính kế toán và các dịch vụ Ngân hàng.
Phó Tổng giám đốc 3: Rủi ro hoạt động và cung ứng dịch vụ.
Ban điều hành chịu trách nhiệm đảm bảo các báo cáo tài chính cho từng năm tài chính phản ánh trung thực và hợp lý tình hình hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ của Ngân hàng trong năm. Trong quá trình chuẩn bị các báo cáo tài chính, Ban điều hành cần phải:
Lựa chọn các chính sách kế toán thích hợp và áp dụng các chính sách này một cách nhất quán.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Thực hiện các đánh giá và ước tính một cách hợp lý, thận trọng.
Nêu rõ các chuẩn mực kế toán áp dụng cho Ngân hàng có được tuân thủ hay không và tất cả những sai lệch trọng yếu so với những chuẩn mực này đã được trình bày và giải thích.
Lập các báo cáo tài chính trên cơ sở nguyên tắc hoạt động liên tục trừ trường hợp không thể cho rằng Ngân hàng sẽ tiếp tục hoạt động.
Ban điều hành chịu trách nhiệm đảm bảo việc các sổ sách kế toán thích hợp được lưu giữ để phản ánh tình hình tài chính của Ngân hàng, với mức độ chính xác, hợp lý, tại bất cứ thời điểm nào và đảm bảo rằng các sổ sách kế toán tuân thủ với hệ thống kế toán đã được đăng ký. Ban điều hành cũng chịu trách nhiệm về việc quản lý các tài sản của Ngân hàng và do đó phải thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát triển các hành vi gian lận và những vi phạm khác.
2.6.4 .Công tác đào tạo và nâng cao trình độ quản lý.
Hội đồng Quản trị và Ban Điều Hành luôn coi trọng đội ngũ cán bộ nhân viên và coi họ là tài sản quý giá nhất mà HABUBANK luôn quan tâm hàng đầu thể hiện qua việc đầu tư thích đáng vào việc đào tạo, quản lý chặt chẽ, đối xử công bằng, dân chủ và có những chính sách đãi ngộ phù hợp. Thêm vào đó, cán bộ nhân viên HABUBANK luôn được khuyến khích đánh giá, phê bình mang tính xây dựng cho bộ máy lãnh đạo nhằm tạo ra một bộ máy lãnh đạo mạnh mẽ, liêm chính, khuyến khích tinh thần làm việc tập thể. Quá trình này được coi như một quá trình trao đổi giá trị, theo đó HABUBANK yêu cầu đội ngũ quản lý và nhân viên đưa ra những đánh giá hoạt động và hỗ trợ lẫn nhau để đổi lấy cơ hội hoàn thiện bản thân cũng như đóng góp, xây dựng phát triển Ngân hàng mà họ là thành viên. Đạo đức nghề nghiệp quyết định trực tiếp đến sự phát triển, uy tín và hình ảnh của một doanh nghiệp. Chính vì thế, HABUBANK luôn đề cao giá trị đạo đức nghề nghiệp. Mỗi cán bộ nhân viên HABUBANK, từ cán bộ cao cấp đến nhân viên nghiệp vụ đều cam kết tuân thủ đạo đức nghề nghiệp theo những chuẩn mực quốc tế cao nhất.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
(Số liệu từ phòng Kế toán tại Ngân hàng Habubank ngày 17/04/2006).
1.2.1. Phòng nhân sự.
Bảng 4: Cơ cấu lao động phòng nhân sự.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Phó phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 2 Đại học
3 Tổng 3
* Chức năng, nhiệm vụ:
Lên các bảng thống kê thường xuyên số lượng lao động tại các phòng ban chức năng.
Lập danh sách những phòng ban chức năng thiếu hoặc thừa lao động để báo cáo lên cấp trên nhằm điều chỉnh lượng nhân lực cho hợp lý.
Lập các kế hoạch về lựa chọn, tuyển dụng lao động cho các phòng ban chức năng tại Ngân hàng.
Quản lý, lựa chọn, tuyển dụng toàn bộ lượng lao động ở tất cả các phòng ban chức năng, các chi nhánh và phòng giao dịch.
1.2.2. Phòng tài chính kế toán.
Bảng 5: Cơ cấu lao động phòng tài chính kế toán
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Kế toán trưởng 1 Đại học
2 Phó phòng 2 Đại học
3 Kế toán tiền gửi 2 Đại học
4 Kế toán tiền vay 2 Đại học
5 Kế toán tiết kiệm 2 Đại học
6 Kế toán nguồn vốn 2 Đại học
7 Kế toán NV công tác tài chính
phái sinh
2 Đại học
8 Các nghiệp vụ thanh toán 2 Đại học
9 Kế toán giao dịch 2 Đại học
10 Kế toán góp vốn cổ phần, đầu
tư chứng khoán
2 Đại học
11 Kế toán thu chi nội bộ 2 Đại học
12 Kế toán tổng hợp 2 Đại học
13 Tổng 23
* Kế toán trưởng:
Là người chỉ đạo và thực hiện công tác kế toán. Xem xét toàn bộ quá trình kế toán của Ngân hàng. Thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ theo pháp luật.
Kế toán viên: mỗi kế toán có trách nhiệm nhất định. Kế toán tiền gửi:
Mở tài khoản, đóng tài khoản, thông báo số dư. Hạch toán báo có cho khách hàng.
Hạch toán báo nợ cho khách hàng. Thanh toán séc chuyển khoản. Phát hành, thanh toán séc bảo chi. Mua bán ngoại tệ.
Kế toán nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Kế toán nghiệp vụ bảo lãnh.
Các nghiệp vụ khác của kế toán tiền gửi. Kế toán tiền vay:
Kế toán cho vay. kế toán thu lãi. Kế toán thu nợ.
Kế toán chuyển nợ quá hạn.
Kế toán các khoản nợ cho vay chờ xử lý. Công việc cuối tháng.
Kế toán tiết kiệm:
Thu tiền gửi tiết kiệm. Chi tiền tiết kiệm. Công việc cuối ngày. Công việc cuối tháng. Kế toán nguồn vốn:
Kế toán tiền gửi, tiền vay của các tổ chức tín dụng khác tại HBB. Kế toán tiền gửi, cho vay của HBB tại các tổ chức tín dụng khác. Kế toán nghiệp vụ công cụ tài chính phái sinh:
Nghiệp vụ giao dịch kỳ hạn (Forward). Nghiệp vụ giao dịch hoán đổi (Swap).
Nghiệp vụ giao dịch quyền hạn lựa chọn (Option). Các nghiệp vụ thanh toán:
Thanh toán khác hệ thống trong nước = VNĐ.
Thanh toán qua tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng trong nước. Thanh toán qua tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng nước ngoài. Kế toán góp vốn cổ phần, đầu tư chứng khoán:
Kế toán góp vốn mua cổ phần, liên doanh liên kết. Kế toán đầu tư chứng khoán.
Kế toán thu chi nội bộ:
Kế toán các khoản chi phí quản lý. Kế toán các khoản chi tiêu nội bộ khác. Kế toán các khoản thu, chi vào vốn, các quỹ. Kế toán về tài sản, công cụ, vật liệu.
Kế toán thu chi nội bộ: Công việc hàng ngày. Công việc cuối tháng. Công việc cuối năm.
Phòng kế toán tại trụ sở chính này, có trách nhiệm tổng kết toàn bộ tình hình hoạt động tài chính, kế toán ở tại trụ sở chính và tất cả các chi nhánh, các phòng giao dịch.
Lập báo cáo tài chính để báo cáo lên Ban điều hành.
1.2.3. Phòng nguồn vốn ngoại hối.
Bảng 6: Cơ cấu lao động phòng nguồn vốn ngoại hối.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
Chuyên môn
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Phó phòng 1 Đại học
3 Nhân viên 4 Đại học
4 Tổng 6
*Chức năng, nhiệm vụ:
Cập nhật thường xuyên hệ thống thông tin về tình hình ngoại hối.
Cập nhật các thông tin về tỷ giá hối đoái, sự thay đổi tỷ giá hối đoái của các loại tiền tệ.
Đưa ra tỷ giá hối đoái hợp lý đối với Ngân hàng.
1.2.4. Phòng quỹ giao dịch.
Bảng 7: Cơ cấu lao động phòng quỹ giao dịch.
STT Chức danh Số lượng chuyên mônTrình độ
1 Thủ quỹ 1 Đại học
2 Nhân viên thu chi 7 Trung cấp
3 Nhân viên thu chi 5 Cao đẳng
4 Tổng 13
* Chức năng, nhiệm vụ:
Mở tài khoản, đóng tài khoản, thông báo số dư. Hạch toán báo có cho khách hàng.
Hạch toán báo nợ cho khách hàng. Thanh toán sex chuyển khoản. Phát hành, thanh toán séc bảo chi. Mua bán ngoại tệ.
1.2.5. Phòng kiểm soát nội bộ.
Bảng 8: Cơ cấu lao động phòng kiểm soát nội bộ.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Kiểm soát trưởng 1 Thạc sỹ
2 Kiểm soát viên 3 Đại học
3 Tổng 4
* Chức năng, nhiệm vụ:
Kiểm soát trưởng: Là người kiểm tra toàn bộ các sổ sách kế toán của ngân hàng, tình hình hoạt động, kinh doanh, lượng tiền…..thông qua các báo
cáo trực tiếp của kiểm soát viên. Chịu trách nhiệm và giao nhiệm vụ, giám sát, đánh giá trực tiếp năng lực của kế toán viên.
Kiểm soát viên: Thực hiện kiểm tra giám sát sổ sách, chứng từ, kết quả hoạt động của các bộ phận khác một cách trực tiếp. Trình báo kết quả lên kiểm soát trưởng về kết qủa, tìm ra những thiếu hụt hoặc sai sót trong quá trình lên sổ sách.
Kiểm tra xét duyệt các báo cáo do phòng Kế toán lập. Cùng với phòng kế toán, phòng kiểm tra xét duyệt kiểm tra toàn bộ hệ thống số liệu sổ sách kế toán tại các chi nhánh và phòng giao dịch.
1.2.6.Phòng thanh toán quốc tế.
Bảng 9: Cơ cấu lao động phòng thanh toán quốc tế.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Phó phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 6 Đại học
3 Tổng 7
* Chức năng, nhiệm vụ:
Thực hiện các giao dịch quốc tế trên hệ thống chứng từ. Thanh toán qua tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng trong nước. Thanh toán qua tài khoản ngoại tệ tại các Ngân hàng nước ngoài. Giao dịch với các khách hàng ngoại quốc.
Thực hiện các giao dịch lưu chuyển từ trong nước ra nước ngoài và ngược lại.
Mua bán ngoại tệ.
1.2.7. Phòng tin học.
Bảng 10: Cơ cấu lao động của phòng tin học.
chuyên môn
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Chuyên viên tin học 7 Kỹ sư
3 Nhân viên phòng tin 3 Cao đẳng
4 Tổng 10
* Chức năng, nhiệm vụ:
Hệ thống tin học trong mỗi ngân hàng sẽ có vai trò rất lớn trong bộ máy hoạt động. Lập các chương trình phần mềm kế toán cho Ngân hàng. Các hệ thống phần mềm tính toán. Thiết lập các bảng biểu, thiết kế hệ thống biểu tượng về marketing, các logo….Trình bày các mẫu, bảng biểu mầu sắc theo quy định riêng biệt của ngân hàng.
1.2.8.Phòng tín dụng.
Bảng 11: Cơ cấu lao động của phòng tín dụng.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Phó phòng 1 Đại học
3 Nhân viên 19 Đại học
4 Tổng 21
* Chức năng, nhiệm vụ:
Thực hiện các giao dịch với khách hàng. Cho khách hàng vay đầu tư, tiêu dùng,… Cầm cố.
Bảo lãnh. Thế chấp.
1.2.9. Phòng giao dịch Bách Khoa.
Bảng 12: Cơ cấu lao động của phòng giao dịch Bách Khoa.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Kế toán trưởng 1 Đại học
3 Phát triển kinh doanh 1 Đại học
4 Thanh toán quốc tế 1 Đại học
5 Nguồn 1 Đại học
6 Kế toán 1 Đại học
7 Quỹ 2 Trung cấp
8 Bảo vệ 1 Phổ thông
9 Tổng 9
1.2.10. Phòng kiểm tra xét duyệt.
Bảng 13: Cơ cấu phòng kiểm tra xét duyệt.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Kiểm soát trưởng 1 Đại học
2 Kiểm soát viên 3 Đại học
3 Tổng 4
*Chức năng, nhiệm vụ:
Kiểm tra xét duyệt toàn bộ quá trình hoạt động của Ngân hàng. Phê duyệt để đưa ra các báo cáo cho Ban điều hành và Hội đồng quản trị.
1.2.11.Chi nhánh Bắc Ninh.
Bảng 14: Cơ cấu lao động chi nhánh Bắc Ninh.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
chuyên môn
1 Giám đốc 1 Thạc sỹ
3 Phát triển kinh doanh 6 Cao đẳng
4 Kế toán 4 Đại học
5 Quỹ 2 Trung cấp
6 Văn phòng 2 Phổ thông