II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN
1. Nhóm giải pháp về tổ chức
1.1. Mở rộng sự phân cấp, phân quyền trong tổ chức
Phân cấp và phân quyền là vấn đề quan trọng trong quản lý. Phân cấp, phân quyền hợp lý sẽ làm cho bộ máy cơ cấu hoạt động hiệu quả hơn. Trong bộ máy cơ cấu của Công ty Điện lực I sự phân cấp đã tương đối rõ ràng được quy định gắn liền theo từng vị trí, chức danh. Nhưng trong thực tế tại Công ty sự phân cấp, đặc biệt là sự phân quyền vẫn chưa được mở rộng.
Như ta đã biết bộ máy cơ cấu của cơ quan Công ty Điện lực I khá lớn, phạm vi quản lý của Công ty tương đối rộng, do vậy trách nhiệm cũng như quyền hạn cuả các cán bộ quản lý là lớn. Riêng Giám đốc Công ty phải chịu trách nhiệm quản lý rất nhiều phòng, ban và ta cũng thấy rằng có rất nhiều công việc đổ dồn chờ Giám đốc giải quyết. Vì thế, đôi khi làm cho ngưòi Giám đốc bị nhiễu thông tin hoặc cảm thấy áp lực công việc lớn ảnh hưởng tới tâm lý lãnh đạo và mất tập trung vào những vấn đề lớn có tính chiến lược. Những công việc gì mà cấp dưới có thể làm tốt thì cần phải biết uỷ quyền và phân quyền cho cấp dưới tức là phải biết mở rộng uỷ quyền, phân quyền. Khi đó những người cấp dưới được uỷ quyền phải hoàn thành công viêc và báo cáo lại với Giám đốc. Giám đốc lúc này chỉ giữ vai trò điều hành, giám sát việc thực hiện của cấp dưới, nhờ đó có thêm thời gian và trí lực tập trung cho những việc quan trọng hơn.
Mặt khác, số lượng các phòng ban quản lý đã được phân giao rõ ràng cho từng phó Giám đốc phụ trách. Cụ thể, phó Giám đốc kinh doanh phụ
trách các phòng cổ phần hoá, phòng kinh doanh, phòng vật tư…, phó Giám đốc kĩ thuật phụ trách quản lý các phòng: phòng kĩ thuật, phòng kinh doanh CNTT, phòng thanh tra an toàn,…, phó xây dựng cơ bản phụ trách quản lý các phòng: kế hoạch đầu tư, phòng đấu thầu,…tuy nhiên điều cần khắc phục ở đây đó là trong những lĩnh vực các phó Giám đốc được toàn quyền quyết định đôi khi rất dễ mang tính chủ quan dẫn đến quyết đinh không đạt được hiệu quả như mong muốn. Để khắc phục tình trạng trên thì mở rộng phân quyền là một trong những giải pháp hữu hiệu. Bằng việc mở rộng phân quyền cho các trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên cấp dưới tính sáng tạo trong công việc của các nhân viên sẽ được nâng cao từ đó có nhưng đề xuất, kiến nghị đúng đắn góp phần hoàn thiện các quyết định quản lý.
Trước mắt do sự thay đổi lớn từ môi trường kinh doanh, cơ cấu bộ máy của Công ty Điện lực I cần được thu gọn nên việc mở rộng phân cấp, phân quyền phải tuỳ thuộc theo quy mô, khối lượng công việc mà từng bộ phận, phân hệ phải giải quyết để có sự bố trí số lượng nhân sự sao cho phù hợp nhất tránh tình trạng phân cấp, phân quyền bừa bãi thổi phồng quy mô cơ cấu tổ chức.
1.2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận.
Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là một trong những nhược điểm lớn của mô hình trực tuyến - chức năng so với mô hình trực tuyến. chính việc phân cấp tổ chức theo chức năng đã dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau về chức năng suy giảm. Điều này làm cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hoá tổ chức bị dời rạc.
Để khắc phục nhược điểm trên trong bộ máy cơ cấu cơ quan Công ty Điện lực I ta có những giải pháp sau:
Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trí thuận tiện để mọi nhân viên đều dễ dàng nhìn thấy thường xuyên. Nhờ đó nắm vững được mối liên hệ chức năng giữa các phòng, ban để biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết.
Thứ hai, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp bao gồm các phó Giám đốc hoặc các trưởng phòng ở các lĩnh vực có liên quan cùng tham gia thảo luận và giải quyết những vấn đề chung.
Thứ ba, xây dựng những “sứ giả” thường là những nhà tham mưu hoặc những người có quan hệ tốt trong tổ chức tìm hiểu công việc các phòng ban, bộ phận qua đó thông tin trong tổ chức được tuyên truyền và trở lên thông suốt sẽ làm tăng hiệu quả phối hợp.
Thứ tư, công bố rộng rãi những chiến lược, chính sách, kế hoạch lớn cho tất cả các thành phần, bộ phận có liên quan.