Các CBTD sẽ tiếp xúc với DN đầu tiên qua bộ hồ sơ vay vốn. Việc thẩm định tư cách pháp lý và năng lực hoạt động của các DN rất quan trọng, tạo tiền đề cho việc quyết định DN này có thỏa mãn điều kiện cần để tiếp nhận khoản vay từ Ngân hàng hay không.
Một vấn đề mà các CBTD của PGD cũng hay gặp phải, đó là tình trạng không hợp lệ của các tài liệu, giấy tờ trong bộ hồ sơ vay vốn. Không loại trừ khả năng DN vì muốn có được khoản vay từ Ngân hàng mà cố tình làm giả, làm sai lệch chứng từ, tài liệu nhằm lách luật, tạo lòng tin từ Ngân hàng, hoặc do thiếu hiểu biết mà không thu thập được những tài liệu hợp lệ và đầy đủ.
Chẳng hạn như trường hợp của công ty B, bộ hồ sơ xin vay để mua sắm phương tiện vận chuyển là ô tô bao gồm Hợp đồng mua bán xe ô tô, tuy nhiên Hợp đồng này theo đánh giá của các CBTD là không hợp pháp vì giá trị số tiền ghi trong hợp đồng được tính bằng đơn vị USD là sai quy chế vì các Hợp đồng kinh tế ở Việt Nam không được dùng đơn vị ngoại tệ cho trị giá hợp đồng. Tuy nhiên, công ty B đã có quan hệ lâu năm với PGD, đồng thời sau khi phát hiện ra sự sai phạm của bản hợp đồng, PGD đã đề nghị công ty sửa lại theo đúng quy định của pháp luật và vẫn tiếp tục cho vay vốn.
Thứ hai là việc kiểm tra mục đích vay vốn. Mục đích chủ yếu của các DN đến vay tại PGD Phương Mai nhằm tăng thêm vốn, thanh toán tiền hàng hoặc trả nợ đến hạn. Tuy nhiên không phải DN nào cũng tuân thủ theo mục đích ban đầu của mình. Do đó các CBTD phải có cách kiểm soát chặt chẽ mục đích vay vốn của DN bằng cách theo dõi sát sao hoạt động của DN, đồng thời đối chiếu với các Luật hiện hành, đảm bảo DN kinh doanh hợp pháp theo quy định của Nhà nước. Đồng thời,
để đảm bảo độ chính xác của các hồ sơ vay vốn, các CBTD của PGD phải đi thực tế tại nơi sản xuất kinh doanh của KH để tìm hiểu thêm thông tin về tình trạng nhà xưởng, máy móc thiết bị và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Ở hai ví dụ trên, PGD đã cử CBTD đi khảo sát tại cả hai doanh nghiệp. Với trường hợp của Công ty A, ngoài việc đi thực tế ở trụ sở chính, các CBTD còn đi khảo sát ở các cửa hàng phân phối của A trong địa bàn Hà Nội như cửa hàng phân phối độc quyền sản phẩm thời trang A tại siêu thị Tràng Tiền Plaza và Vincom để xem xét tình hình kinh doanh tại hai cửa hàng này. Kết quả cho thấy công ty đang trong giai đoạn làm ăn hiệu quả, sản phẩm bán chạy.
Trường hợp của Công ty B cũng tương tự. Khi khảo sát tại trụ sở của Công ty, CBTD cũng nhận thấy sự khó khăn trong việc đi lại, công tác của các cán bộ công nhân viên khi không đủ phương tiện vận chuyển. Do đó, việc xin vay để mua sắm thêm phương tiện vận chuyển phục vụ cho công việc chung của Công ty là hoàn toàn hợp lý và chính đáng.