* Sự cần thiết quản trị tiền mặt đối với công ty
Công ty TNHH Nước Khoáng – Bia Hà Tây có dây chuyền công nghệ sản xuất nước khoáng và bia công nghệ cao, sản phẩm đa dạng, nhưng không phải lúc nào quá trình sản xuất cũng diễn ra liên tục, vậy để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì các nhà quản lý phải quản trị tiền mặt thật tốt cũng như việc lưu giữ tiền mặt là một việc làm thiết yếu nhằm đáp ứng các mục đích sau:
- Làm thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh hay hoạt động kinh doanh như: tiền mua nguyên vật liệu chính như gạo, malt, hoa bia, cao, đường, vỏ chai nhựa ; nhiên liệu dùng để vận hành máy, vận chuyển hàng, công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất. Bên cạnh đó tiền sử dụng thanh toán các chi phí cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động bình thường như: trả lương cho công nhân; hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với Nhà Nước và nộp về LĐLĐ
- Ngoài ra, tiền dùng vào mục đích dự phòng khi xẩy ra tình huống bất lợi cho hoạt động của Công ty.
- Tiền không dùng vào mục đích đầu cơ do dự báo giá nhiên liệu cũng như tình hình biến động giá các mặt hàng trên thị trường nhìn chung chưa chính xác và công việc dự báo biến động thị trường còn rất hạn chế. Đây chính là điểm yếu mà các Nhà quản trị của công ty cần khắc phục vì chính đầu cơ này mang lại lợi nhuận hoạt động tài chính hay bất thường trong tương lai mà các khoản thu nhập này hiện nay không phát sinh chỉ phát sinh chi phí trả lãi vay, kết quả lợi nhuận tài chính thường mang giá trị âm.
Tốc độ thu hồi tiền mặt phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm và cách thức bán hàng của công ty do vậy em đánh giá sơ lược về tình hình tiêu thụ này: Nhờ biết phát huy tốt thế mạnh chất lượng sản phẩm kết hợp hoạt động tiếp thị tốt sản phẩm nước khoáng – bia công đoàn Hà Tây cũng được người tiêu dùng chấp nhận và bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao
Trong những năm qua công ty chủ yếu sản xuất đáp ứng đơn đặt hàng từ các cơ quan, hội nghị, và gia đình. Sau khi nhận lệnh đặt hàng công ty sẽ đảm nhận luôn khâu giao tận nơi tiêu thụ, tại thời gian hàng xuất kho được bốc xếp lên xe cũng là thời điểm kế toán viên xuất hóa đơn bán hàng và lái xe hàng là người có trách nhiệm gửi chúng đến các khách hàng. Kết quả là khách hàng nhận được hàng và hóa đơn cùng một thời điểm. Chính việc kết hợp hai công đoạn này đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đến khi hoá đơn bán hàng đến với khách hàng góp phần tăng tốc độ thu hồi tiền mặt. Để có thể rút ngắn được thời gian chuyển hóa đơn đến khách hàng công ty đã không ngừng tìm ra các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động bán hàng như công ty đã thay đổi chính sách cơ cấu mặt hàng cho phù hợp thị hiếu người tiêu dùng, tiếp tục tăng cường các hoạt động Marketing giúp người tiêu dùng dần dần làm quen với sản phẩm nước khoáng và bia của công ty. Tại những năm công ty mới đi vào hoạt động thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng rất lâu vì sau khi sản phẩm xuất kho phải trải qua giai đoạn chào hàng , giới thiệu hàng qua các cửa hàng kinh doanh.
Số sản phẩm chưa được người tiêu dùng chấp nhận thì phải dự trữ lại trong, hậu quả doanh nghiệp phải chịu thêm khoản chi phí lưu kho. Số sản phẩm này tác động đến khách hàng thông qua nhân viên bán hàng, họ phải trực tiếp giới thiệu về các tiện lợi và tốt cho sức khoẻ của nước khoáng đến với khách hàng, khi khách hàng chấp nhận thì nhân viên bán hàng gọi điện báo cho kế toán để kế toán xuất hóa đơn và gửi sản phẩm cho khách hàng sớm.
Nhân tố giúp cho việc luân chuyển tiền nhanh hơn là do công ty thành lập những văn phòng đại diện tại các Tỉnh thành chủ yếu nhằm phát triển việc bán hàng và thực hiện tốt việc thu tiền. Các nhân viên tại đây có trách nhiệm đi thu tiền theo lịch bán hàng và mỗi ngày gửi tiền hàng cho nhân viên thu tiền chuyển về công ty và nộp trực tiếp cho thủ quỹ.
Bước tiến triển diễn ra rất nhanh vào những năm gần đây thời gian luân chuyển tiền đều được giảm bớt do Công ty áp dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống Ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là doanh nghiệp có thể fax báo cáo về Công ty và chuyển tiền vào tài khoản Công ty mở tại ngân hàng hay rút tiền tại Ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cấp thiết của công ty khi được Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Việc chuyển tiền bằng hệ thống Ngân hàng giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn để phát triển kinh doanh và Công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này.
Tóm lại, thời gian luân chuyển tiền đã đươc rút ngắn nhưng hiện nay việc thanh toán qua hệ thống tài khoản Ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa tồn đọng tại các văn phòng đại diện của công ty. Do vậy các Nhà quản lý nên cân nhắc đến ích lợi của nó và nên làm quen với việc thanh toán qua ngân hàng trong những năm tới.
Nhìn chung, trong những năm qua công ty đã quản lý tốt tiền mặt thông qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho Công ty nhưng còn những điểm hạn chế cần đưa ra các biện pháp khắc phục để quản lý tốt hơn. Bên cạnh tăng tốc độ thu hồi tiền mặt doanh nghiệp cần có những chính sách tối ưu để giảm lượng tiền chi ra
* Dự toán ngân sách tiền mặt: Tại nơi sản xuất có bộ phận kế toán lập dự toán ngân sách tiền mặt cho từng ngày, tháng, năm sắp tới và sau đó được chuyển về bộ phận kế toán của Công ty kiểm tra lại các dự toán tháng, năm. Việc này giúp tăng thêm tính chính xác cho dự toán. Dự toán này giúp Nhà quản trị thấy được sự biến
động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu chi đã xảy ra trong kỳ kế toán, xử lý các chi phí đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của Công ty trong việc ảnh hưởng đến số lượng và yếu tố thời gian của luồng tiền nhằm giúp cho Nhà quản lý thích nghi với các điều kiện và cơ hội luôn thay đổi.
Khi lập dự toán tiền mặt chính là nhằm mục đích dự báo các khoản thu chi tiền mặt cho kỳ kế toán trong tương lai, xem xét công ty thực sự có căng thẳng về tiền, có ảnh hưởng xấu cơ cấu tài chính. Từ đó giúp cho nhà quản lý thích hợp cho việc lập được kế hoạch đi vay hoặc giữ một lượng tiền, tránh tình trạng khan hiếm tiền mặt hoặc dư thừa tiền mặt. Mặt khác, khi lập dự toán tiền mặt sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt tốt hơn tính chất thời vụ các hoạt động của công ty, giúp hiểu rõ hơn mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài và đối tác chính của doanh nghiệp qua sự nghiên cứu này cho phép đánh giá được khả năng phản ứng của doanh nghiệp trong trường hợp khách hàng thanh toán chậm hay trước, một yêu cầu rút ngắn thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Nhờ thực hiện dự toán thường lệ nên mặc dù lượng tiền dự trữ tại quỹ rất ít nhưng vẫn đảm bảo uy tín trong thanh toán.
* Tình hình quản lý vốn bằng tiền.
Bảng 7: Tình hình quản lý vốn bằng tiền
Chỉ tiêu 2005 2006 2007
Số tiền TL(%) Số tiền TL(%) Số tiền TL(%)
Vốn bằng tiền 101.3 100 109.4 100 142.2 100 1. Tiền mặt 59.83 59.06 51.63 47.19 91.74 64.5 2. Tiền gửi ngân hàng 41.48 40.94 57.78 52.81 50.5 35.5
Vốn bằng tiền năm 2006 là 109.4 tăng hơn so với năm 2005 là 8.1 triệu đồng trong đó tiền gửi ngân hàng tăng từ năm 2005 là 41.48 triệu đồng đến năm 2006 là 57.78 triệu đồng. Năm 2007 vốn băng tiền của công ty tăng nhiều hơn năm 2006 là 32.84 triệu đồng, nhưng năm 2007 tiền gửi ngân hàng của công ty giảm 7.3 triệu đồng, và tiền mặt của công ty lại tăng cao 40.1 triệu.
Bảng 8: Tình hình các khoản phải thu Đơn vị : triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Chênh lệch 2006/2005 Chênh lệch 2007/2006 Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% Số tiền TL% Phải thu khách hàng 1027.8 91.2 1015.35 93.9 1357.3 89.6 -12.44 -1.21 341.9 0.34 Trả trước người bán 56.91 5.05 32.89 3.04 71.2 4.7 -24.02 -42.2 38.3 1.16 Thuế VAT được khấu trừ 25.92 2.3 11.68 1.08 51.5 3.4 -14.23 -54.9 39.8 3.41 Phải thu nội bộ 0.34 0.03 0.22 0.02 0.3 0.02 -0.12 -36 0.1 0.38 Các khoản phải thu khác 15.89 1.41 21.64 2 34.5 2.28 5.75 36.17 12.9 0.60 Tổng cộng 1126.8 100 1081.77 100 1514.8 100 -45.07 -4 433.0 0.40
Khoản phải thu là tiền chưa thu và bị đơn vị khác chiếm dụng. Nhiệm vụ của nhà quản trị là làm sao giảm các khoản phải thu.
Năm 2005 các khoản phải thu của công ty 1126.84 triệu đồng, chiếm 51.56% tổng giá trị vốn lưu động. Các khoản phải thu trong năm 2006 là 1,081.77 triệu đồng chiếm 42.02% tổng giá trị vốn lưu động đã giảm 4.00 %, tương ứng 45.07 triệu đồng. Công nợ phải thu giảm chủ yếu là do ảnh hưởng của khoản trả trước người bán,và khoản thuế VAT được khấu trừ
Nợ phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu nợ phải thu. Năm 2006, khoản nợ này là 1015.35 triệu đồng, giảm so với năm 2005 là -2.44 triệu đồng với tỷ lệ tăng là -1.21%, chiếm 93,86% tổng các khoản phải thu.
Trong năm 2006 riêng chỉ có các khoản phải thu khác tăng cao hơn năm 2005 là 5.75 triêụ đồng ứng với tỷ lệ 36.17%
Trong năm 2007 tất cả các khoản phải thu lại tăng. Nhưng tất cả các chỉ tiêu chỉ tăng khoản từ 0-2%, có chỉ tiêu thuế VAT được khấu trừ tăng 3.41% là tăng cao nhất trong các chỉ tiêu năm 2007.
Các khoản phải thu của công ty luôn biến động, chiếm tỷ trọng cao trong vốn lưu động chứng tỏ công ty bị chiếm dụng một lượng vốn khá lớn, vốn ứ động làm chậm vòng quay vốn, đành rằng trong kinh doanh khó tránh khỏi vốn bị chiếm dụng.
Bảng 9: Chỉ tiêu các khoản phải thu
Các chỉ tiêu Đvt 2005 2006 2007 Chênh lệch 2006/2005 Chênh lệch 2007/2006 Số tiền TL% Số tiền TL% Khoản phải thu trđ 1126.84 1081.77 1514.8 -45.07 -4.00 433 40.03 Khoản phải thu/VLĐ % 51.56 42.02 45.676 -9.53 3.656 Nợ quá hạn trđ 31.55 30.29 51.503 -1.26 -4.00 21.21 70.034 Nợ quá hạn/phải thu % 2.8 2.8 3.4 0 0.00 0.6
Qua bảng ta thấy nợ quá hạn tăng không đáng kể năm 2005 là 31.55 triệu đồng sang năm 2006 là 30.29 triệu đồng, Ngược lại khoản phải thu biến động theo hai chiều: từ 1126.84 triệu đồng năm 2005 chiếm 51.56% tài sản lưu động sang năm 2006 lại giảm xuống còn 1081.77 triệu đồng tương đương 42.02% vốn lưu động. Năm 2007 nợ quá hạn lại tăng lên so với năm 2006 là 21.21 triệu đồng. Thời hạn bán chịu hiện nay của Công ty cho các đại lý là 17 ngày nhưng nợ quá hạn lại cao chứng tỏ rất nhiều đại lý để nợ quá hạn, không trả tiền đúng thời hạn quy định. Nên công ty cần tăng thời hạn tín dụng cho khách hàng