Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần công ty cử cán bộ vật t đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật t để tiến hành kiểm tra về chất lợng vật liệu, số lợng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật t gồm:
Phòng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật t của công ty sẽ lập “ biên bản kiểm nghiệm vật t” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trờng hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.
+ Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
+ Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật t giữ và lu lại. + Một liên do ngời mua gửi cùng với hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001494 ngày 10/ 12/ 2004, Công ty mua vật t của công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội.
Biểu số 02: Hoá đơn GTGT
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
ET/ 99-B N0 001494
Đơn vị bán hàng : Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội- CH 17.
Địa chỉ : 658- Trơng ĐịnhSố TK: 710A00521
Điện thoại : 04.8437546 MS:
0 1 0 0 1 0 2 0 6 9 1
Họ tên ngời mua hàng: Đỗ Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây.
Địa chỉ: Thị xã Sơn Tây Số TK:
Hình thức thanh toán (Trả chậm) MS:
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 x x x x
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép tròn trơn
CT3TN φ 28
Kg 1003,2 4.000 4.012.800
2 Thép tấm Kg 806 4.200 3.385.200
Cộng tiền hàng 7.398.000
Thuế GTGT: 10% tiến thuế GTGT 739.800
Tổng cộng tiền thanh toán 8.137.800
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu một trăm ba mơi bảy nghìn tám trăm đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi vật liệu về nhập kho công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cân đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Thủ tục kiểm nghiệm nh sau:
Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05VT
Ngày 10 tháng 12 năm 2004
Đơn vị bán: Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội. Hoá đơn số: 001494.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật t. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. Ông: Đỗ Cờng Thành- phòng kỹ thuật- KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật t.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tên nhãn hiệu quy
cách vật t Đơn vị
Số lợng
Theo hoá đơn Theo thực tế
1 Thép tròn trơn
CT3TN φ 28
Kg 1003,2 1003,2
2 Thép tấm Kg 806 806
Cộng 1809,2 1809,2
Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật t Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 04: Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 12 năm 2004 Mẫu số 01VT. QĐ số 1141- TC/QĐ/ CĐKT Ngày 1/1/ 1995 của BTC Số: 12 Họ và tên ngời giao hàng: Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội.
Theo hoá đơn số: 001494, ngày 10 tháng 12 năm 2004 Nhập tại kho: Vật t
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm
chất vật t
Mã
số Đơnvị Theo CT Theonhập Đơngiá 1 Thép tròn trơn
CT3TN φ 28 Kg 1003,2 1003,2 4.000 4.012.800
2 Thép tấm Kg 806 806 4.200 3.385.200
Cộng 7.398.000
(Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm chín mơi tám nghìn đồng)
Ví dụ 02: Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 018051, công ty mua vật t của hợp tác xã vật t thắng lợi.
Biểu số 05: Hoá đơn (GTGT)
Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL
Lên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 16 tháng 12 năm 2004 GQ 99B
N0 018051
Đơn vị bán hàng : HTX vật t Thắng Lợi
Địa chỉ : Phố Cò –Thái Nguyên
- Thái nguyên Số TK: T10A08030
Điện thoại : 0280.862 296 MS:
4 6 0 0 2 0 1 0 6 5
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Anh Minh Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây.
Địa chỉ: Thị xã Sơn Tây Số TK
Hình thức thanh toán (Trả chậm) MS
0 5 0 0 2 3 8 4 7 3 1
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Gang đúc Cao
Bằng Kg 8000 2140 17.120.000
2 Thép 9XCφ30 Kg 500 6.900 3.450.000
Cộng tiền hàng 20.570.000
Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 2.057.000
Tổng cộng tiền thanh toán 22.627.000
(Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi hai triệu sáu trăm hai mơi bảy nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Đóng dấu, ký, ghi rõ họ tên)
Công ty tiến hành lập hội đồng kiểm nghiệm vật t nh sau:
Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05VT
Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Số: 15.
Đơn vị bán: HTX vật t Thắng Lợi Hoá đơn số: 018051
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cán bộ vật t. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho.
3. Ông: Đỗ Cờng Thành- phòng kỹ thuật- KCS. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật t.
Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật t theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể nh sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơn vị Theo hoá đơnSố lợngTheo thực tế
1 Gang đúc Cao Bằng Kg 8.000 8.000
2 Thép 9XCφ30 Kg 500 500
Cộng 8.500 8.500
Biên bản lập xong vào hồi 11h cùng ngày.
Thủ kho Cán bộ vật t Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho
Biểu số 07: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây phiếu nhập kho Mẫu số 01VT
Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Số: 15
Họ và tên ngời giao hàng: HTX vật t Thắng Lợi. Theo hoá đơn số: 018051 ngày 16 tháng 12 năm 2004 Nhập tại kho: Vật t
STT Tên nhãn hiệu quy cách
phẩm chất vật t Mã số
Đơn vị
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Theo CT Theo nhập
1 Gang đúc Cao Bằng Kg 8.000 8.000 2.140 17.120.000
2 Thép 9XCφ30 Kg 500 500 6.900 3.450.000
Cộng 20.570.000
(Số tiền bằng chữ: Hai mơi triệu năm trăm bảy mơi nghìn đồng chẵn.) 2.3.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Vật liệu chủ yếu đợc xuất kho cho các phân xởng chế tạo sản phẩm để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật t, thủ tục xuất kho của công ty đợc thực hiện nh sau:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc duyệt và định mức vật t cho từng sản phẩm. Khi có nhu cầu về vật t, quản đốc phân xởng lập phiếu xin lĩnh vật t thông qua phòng kế hoạch kỹ thuật và đợc phó giám đốc phụ trách sản xuất duyệt sau đó mang xuống thủ kho lĩnh vật t.
Phiếu lĩnh vật t đợc lập thành 2 liên: 1 liên gốc, 1 liên thủ kho giữ làm
căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho. Từ 10 ữ 15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh
vật t cho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối tháng đối chiếu lợng nhập, xuất, tồn kho vật liệu giữa thủ kho và kế toán vật t.
Ví dụ: Trong tháng 12 công ty thực hiện lĩnh vật t cho sản xuất có phiếu lĩnh vật t nh sau.
Biểu số 08: Phiếu lĩnh vật t
Phiếu lĩnh vật t Số 16
Ngày 16 tháng 12 năm 2004
Tên đơn vị lĩnh vật t : Phân xởng I.
Lý do lĩnh : Chế tạo sản phẩm.
Lĩnh tại kho : Vật t
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơnvị XinSố lợng Đơngiá Thànhtiền
lĩnh Thựclĩnh
1 Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Kg 304 304
2 Gang đúc Cao Bằng Kg 10.990 10.990
Cộng
(Viết bằng chữ:...)
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngời nhận Phụ trách đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 09: Phiếu xuất kho
Đơn vị: C.ty CP Sơn Tây Phiếu xuất kho
Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Mẫu số 02VT
QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 16
Họ và tên ngời nhận hàng: Đỗ Văn Hùng Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất tại PX I Xuất tại kho: Vật t
TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã
số ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Thép tròn trơn CT3TNφ28 Kg 304 304 4008,3 1.218.523
2 Gang đúc Cao Bằng Kg 10.990 10.990 2.140 23.518.600
Cộng 11.294 11.294 24.737.123
Viết bằng chữ: Hai mơi t triệu bảy trăm ba bảy nghìn một trăm hai ba đồng.
Xuất, ngày 16/12/2004
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trớc hết phải bằng phơng pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần Sơn Tây, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phơng pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phơng pháp này ở công ty đợc tiến hành nh sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình
hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý đợc thuận lợi.
Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lợng. Mẫu thẻ kho nh sau:
Biểu số 10: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Thẻ kho Mẫu số 06VT.
Tên kho: Vật t (ban hành theo QĐ số
1141- TC/ CĐKT ngày 1/11/ 1995 của BTC)
Ngày lập thẻ: 01/ 12/ 2004 Tờ số: 03
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Thép tròn trơn CT3TN φ 28
Đơn vị tính: kg Mã số:
Ngày tháng
Chứng từ
Diễn giải Số lợng Ghichú
Số phiếu Ngày
tháng Nhập Xuất Tồn
N X
Tồn cuối tháng 11 200
10/12 12 Nhập kho vật t 1003,2 1203,2
16 16/12 Xuất cho phân xởng I 304 899,2
Cộng phát sinh 1003,2 304
Tồn kho cuối tháng 12 899,2
Kế toán trởng Ngời lập thẻ
+ ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem
chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật t theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu đợc tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã đợc phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật t đợc xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số l- ợng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật t đợc mở cho từng loại vật liệu.
Biểu số 11: Sổ chi tiết vật t
TK: 152 ( 1521) Tên vật t: Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Tại kho vật t Ngày tháng Chứng
từ Diễn giải Đơn
giá Nhập Xuất Tồn N X Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Tồn đầu tháng 12 200 810.000 10/12 12 Nhập trong tháng 4.000 1.003,2 4.012.800 16/12 16 Xuất cho PXI 4.008,3 304 1.218.52 3 Cộng phát sinh 1.003,2 4.012.800 304 1.218.52 3 Tồn cuối tháng 899,2 3.604.277 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật t
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật t
Tài khoản: 152 ( 1521)
Tên vật t: Gang đúc Cao Bằng Tại kho: Vật t
Ngày tháng
Chứng
từ Diễn giải Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
N X Số l-ợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền
Tồn đầu tháng 12 3500 7.490.000 16/12 15 Nhập trong tháng 2.140 8.000 17.120.000 18 Xuất cho tổ đúc 10.990 23.518.600 Cộng phát sinh 8.000 17.120.000 10.990 23.518.600 Tồn cuối tháng 510 1.091.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật t. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật t, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 13).
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn đợc lập cho tất cả các loại vật t, mỗi loại vật t đợc ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật t, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật t để đa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ.
Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lợng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sơn Tây cũng đợc thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t
Tháng 12 năm 2004
TT Tên vật t Đơnvị SLTồn đầu kỳThành tiền SLNhập trong kỳThành tiền SLXuất trong kỳThành tiền Số lợng Thành tiềnTồn cuốikỳ
1 Thép tròn CT3TN Kg 200 810.000 1003.2 4.012.800 304 1218523 899,2 3.604.277 2 Thép tấm Kg 806 3.385.200 500 2.100.000 306,0 1.205.200 3 Gang đúc cao Bằng Kg 3.500 7.490.000 8000,0 17.120.000 10.990 23.518.600 510,0 1.091.400 4 Thép 9XCφ30 Kg 1.500 4.560.000 500,0 3.450.000 800 3.769.600 900,0 4.240.400 5 Fêrôsilic Kg 300 3.300.000 100 1.100.000 200,0 2.200.000 6 CO2 Kg 75,0 277.500 25 92.500 50,0 185.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 20.250.000 108.245.500 111.798.626 16.696.874
đó kế toán tổng hợp vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu đợc và rất có ảnh hởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.