Đứng trước sự phát triển đất nước về cơ sở hạ tầng, các công ty xây dựng được thành lập ngày càng tăng và phát triển. Công trình xây dựng thì có hạn, vì vậy đấu thầu xây lắp ngày nay không còn là thủ tục thuần túy mà đã trở thành một vấn đề quan trọng mang tính cạnh tranh trong các DN xây dựng. Bất kỳ một công ty xây dựng nào giải quyết được thành công vấn đề đấu thầu là giải quyết được vấn đề có việc làm, có lợi nhuận và sẽ phát triển.
Dù công ty xây lắp vật tư kỹ thuật đã có nhiều có gắng trong công tác đấu thầu song vẫn còn một số hạn chế. Do đó, để nâng cao khả năng thắng thầu công ty cần có một só giải pháp sau:
1. Giải pháp 1: Tham gia hiệp hội các nhà thầu
Trên thực tế hiện nay ở Việt Nam vấn đề đấu thầu còn mang tính hình thức. Vì vậy, một mình độc lập đơn phương hoạt động trên thị trường để dành lấy công
trình là một việc vô cùng khó khăn. Bởi vì một công trình xây dựng thường thông báo là đấu thầu rộng rãi. Như vậy số lượng đơn vị muốn tham gia đấu thầu là rất nhiều, để thắng thầu đòi hỏi công ty phải có một năng lực đặc biệt mạnh nhằm đưa ra mức giá thầu thấp nhất. Mặt khác, các nhà thầu sẽ kèn cựa nhau làm cho giá dự thầu giảm xuống dẫn đến lợi nhuận sẽ rất thấp.
Khi tham gia hiệp hội các nhà thầu thì ta hiểu với nhau rằng ở đây sẽ có sự thương lượng, góp phần giảm được khả năng cạnh tranh của đối phương trong giới hạn một số công trình, giá dự thầu có thể sẽ được nâng lên hàng loạt.
Việc tham gia hiệp hội các nhà thầu nhằm tạo ra sự thống nhất về giá dự thầu (về phía người bán hàng) để luôn đảm bảo mức lợi nhuận an toàn cho đơn vị thắng thầu. Tránh được cơ bản tình trạng các đơn vị dự thầu họ giảm giá dự thầu xuống mức thấp nhất gây nên tình trạng giá sản xuất xuống mức quá thấp. Điều này có lợi cho chủ đầu tư nhưng hạn chế sự phát triển của các nhà thầu
Việc tham gia hiệp hội các nhà thầu, tuy nhiên không phải sự thống nhất các nhà thầu mà nó chỉ phục vụ cho việc thống nhất giới hạn giá có thể chấp nhận được phía các nhà thầu nhưng nó vẫn có sự cạnh tranh bình thường giữa các đơn vị tham gia đấu thầu. Vì vậy mối quan hệ giữa các đơn vị không phải là mối quan hệ mở và chỉ được thông qua những người có trách nhiệm, chỉ trao đổi trong giới hạn nhằm bảo vệ thông tin khác sẽ đưa ra trong Hồ sơ dự thầu.
2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác tính giá dự thầu
Yếu tố xác định giá dự thầu là yếu tố quan trọng nhất mà tất cả các công ty xây dựng nói chung và công ty xây lắp vật tư kỹ thuật nói riêng đặc biệt chú ý, đó là sự cạnh tranh gay gắt về giá. Một mặt của yếu tố đó là:
- Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong xây dựng chậm phát triển và khó giữ được bí mật.
- Tính dễ dàng tham gia vào thị trường xây dựng
- Số lượng các doanh nghiệp lớn và hầu hết có quy mô nhỏ.
Nhưng mặt khác còn do những thay đổi trong quy định của Nhà nước. Nếu như trước đây các Hồ sơ dự thầu được đánh giá theo từng tiêu chuẩn (kỹ thuật, kinh nghiệm, chất lượng nhà thầu, tài chính giá cả thi công) sau đó tổng hợp đánh giá toàn diện. Bên mời thầu sử dụng giá xét thầu, giá sàn do chủ đầu tư dự kiến trước để xét thầu thì nay theo quy chế mới ( Nghị định 88). Bên mời thầu không được sử dụng
giá xét thầu, giá sàn mà sử dụng giá gói thầu theo kế hoạch đấu thầu được duyệt. Sau bước đánh giá kỹ thuật nhà thầu trúng thầu là nhà thầu có đánh giá thấp nhất. Điều đó có nghĩa là không có mức giá cụ thể (dù chỉ là dự toán) để công ty xác định mức giá dự thầu của mình như trước. Và yếu tố giá ngày càng quan trọng trong xét thầu. Do đó để thắng thầu không có cách nào khác cong ty phải có một chiến lược giá cụ thể để tranh thầu phải đủ lớn để đủ trang trải chi phí và bảo đảm lợi nhuận mục tiêu nhưng phải đủ nhỏ để khả năng trúng thầu cao nhất.
Để đạt được điều này trước tiên công ty phải điều chỉnh lại cách tính giá dự toán xây lắp công trình. Cho đến nay việc chọn giá dự thầu của công ty vẫn sử dụng đơn giá địa phương. Trong nhiều trường hợp giá địa phương không phản ánh đúng sự biến đổi giá liên tục trên thị trường làm cho giá dự thầu của công ty hoặc quá cao hoặc quá thấp dẫn đến thua lỗ nếu trúng thầu.
Nhìn chung, do giới hạn về cách tính giá là việc tính giá được thực hiện trên cơ sở định mức, đơn giá của Nhà nước, đơn giá vật liệu của địa phương thực chất cũng là do Nhà nước ban hành dẫn đến kết quả tính giá cũng bị hạn chế, do các quy định của Nhà nước thường ban hành rất chậm và khác xa so với sự biến động về giá cả, chủng loại vật tư, công nghệ xây dựng trên thị trường. Sự hạn ché này gây ảnh hưởng rất lớn đến thu nhập (trong trường hợp công ty thắng thầu) do chênh lệch vè giá. Để đảm bảo an toàn, đơn vị tham gia đấu thầu phải xuất phát từ khả năng thực tế về việc cung cấp vật tư, nhân công, thiết bị, các dịch vụ sẵn có khác tại địa điểm nơi xây dựng công trình so sánh với yêu cầu và đặc điểm thiết kế của chủ đầu tư.
Thông tin về khả năng thực tế này phải là thông tin chắc chắn và được cập nhật hàng ngày. Các thông tin này giúp nhà thầu biết được chính xác phạm vi cho phép về giá nhằm điều chỉnh giá tham dự thầu hợp lý tuỳ theo từng loại công trình cũng như tùy theo mức độ cạnh tranh đối với từng gói thầu, từng dự án.
Trong một só trường hợp đặc biệt, địa phương nơi xây dựng không có một hay một vài vật liệu thỏa mãn yêu cầu thiết kế. Thông tin vè nguồn và giá cung cấp ngày càng quan trọng hơn đối với các nhà thầu. Chi phí vật liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: số lượng nhà cung cấp tính phổ biến của vật liệu, khoảng cách và sự thuận lợi của giao thông, chất lượng vật liệu, độ tin cậy của người bán hàng, nhân công...
Để khắc phục được tình trạng giá dự thầu quá thấp hoặc quá cao, công ty đưa ra các dự thầu riêng của mình trên cơ sở điều chỉnh cách xác định đơn giá tổng hợp bằng cách cập nhật thường xuyên giá những nguyên vật liệu để kịp thời nắm bắt những nguồn thông tin về giá. Muốn vậy một công trình dự thầu công ty cần phải:
- Nghiên cứu kỹ đặc điểm công trình, đặc điểm điều kiện khí hậu, địa hình khu vực.
- Nghiên cứu kỹ thị trường xây dựng, mạng lưới cung ứng nguyên vật liệu tại công trình, địa phương, khu vực lân cận, mạng lưới giao thông vận tải.
- Nghiên cứu kỹ nguồn lao động địa phương.
Ngoài ra việc giảm giá dự thầu của công ty còn chủ yếu dựa trên những yếu tố bên trong như: khả năng tiết kiệm chi phí chung, chi phí máy thi công, chi phí cốt pha...mà bỏ qua các yếu tố bên ngoài như: những thuận lợi về giá cả vật liệu hay địa hình công trình thuận lợi cho thi công...Do vậy, nhiều khi đã có giảm giá nhưng giá dự thầu của công ty vẫn cao.Để khắc phục điều này cùng với việc nghiên cứu công trình dự thầu nhóm kỹ thuật cần chú ý những chi phí có thể gia tăng hay chi phí có thể giảm thực sự và có thể tăn gói thầu hay giảm bao nhiêu mà vẫn đảm bảo công ty không bị thua lỗ và có lãi.
Trong chiến lược giá, công ty nên phân loại thị trường theo yếu tố địa lý thành thị trường xây dựng thành thị, thị trường xây dựng nông thôn để có thể đưa ra mức giá hợp lý cho từng khu vực hay phân loại thị trường theo từng loại xây dựng thành thị trường xây dựng dân dụng, thị trường xây dựng công nghiệp. Bởi mỗi loại thị trường có yêu cầu về công nghệ, kỹ thuật khác nhau mà cấu thành giá cả xây dựng cũng rất khác nhau.
Tuy nhiên chiến lược giá của công ty không nhất thieets bao giờ cũng là chiến lược giá thấp. Trường hợp những công trình yêu cầu chất lượng cao, đòi hỏi nhà thầu phải có kinh nghiệm...tùy vào đối thủ cạnh tranh mà công ty có thể áp dụng chiến lược giá cao chất lượng cao.
3.Giải pháp 3: Xác định chiến lược đấu thầu tổng hợp
Đấu thầu ngày nay không chỉ đơn thuần là cạnh tranh về giá. Yếu tố cạnh tranh ngày nay càng gay gắt trên thị trường đòi hỏi công ty phải có một chiến
lược tổng hợp thì mới có khả năng thắng thầu cao nhất. Do đó bên cạnh yếu tố giá công ty cần chú ý.
- Chiến lược công nghệ và tổ chức xây dựng. Đây là chiến lược quan trọng có độ tin cậy cao việc nghiên cứu áp dụng công nghệ tiên tiến và phù hợp luôn luôn là hoạt động có tính chiến lược của đơn vị. Thực chất của chiến lược này là lập hồ sơ dự thầu, công ty phải dốc toàn lực vào việc thiết kế tổ chức xây dựng hợp lý dựa trên các công nghệ xây dựng hiệu quả. Nếu công ty đưa ra được công nghệ độc đáo duy nhất mà chủ đầu tư đang cần cho việc xây dựng công trình của mình thì ưu thế cạnh tranh thầu của công ty sẽ tăng lên gấp bội lần.
- Chiến lược liên kết: việc liên doanh liên kết bao giờ cũng tạo ra một nhà thầu mạnh hơn so với nhà thầu riêng rẽ. Đương nhiên một nhà thầu chỉ có thể mạnh ở một hay một vài mặt (so với yêu cầu tranh thầu) như về thiết bị hay tính chuyên môn hay về tài chính hoặc công nghệ...
Sự liên doanh liên kết nhằm phối hợp bù trừ các ưu nhược điểm của từng nhà thầu. Tạo nên một nhà thầu với nhiều ưu điểm đồng thời đảm bảo tính hợp lệ tranh thầu của Nhà nước và tạo ra các nhà thầu đủ mạnh đảm bảo chất lượng công trình. đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư. Đặc biệt là đối với các dự án lớn và có nguồn vốn nước ngoài. Ngoài ra sự liên doanh, liên kết còn tạo ra mối quan hệ lâu dài giữa các đơn vị. Điều này hỗ trợ các đơn vị có điều kiện duy trì công việc kinh doanh ổn định hơn.Theo chiến lược này công ty có thể liên doanh để tranh thầu và thực hiện công trình. Trong trường hợp có thế yếu, công ty có thể tranh thủ khả năng làm thầu phụ cho một doanh nghiệp xây dựng khác có khả năng thắng thầu hơn cả .
- Chiến lược thay đổi thiết kế công trình
Trường hợp ngoại lệ cho phép và công ty có khả năng thiết kế tốt, sau khi nhận được hồ sơ của bên mời thầu công ty có thể đè xuất phương án thay đổi thiết kế hợp lý hơn và đem lại lợi ích lớn hơn cho chủ đầu tư. Để thực hiện điều này đòi hỏi nhà thầu phải có vốn kinh nghiệm lớn, đủ khả năng thuyết phục chủ đầu tư cũng như các cấp có thẩm quyền phê duyệt, thẩm định...Thiết kế thay đổi phải hơn hẳn về cấu trúc và kết cấu đáp ứng tốt hơn mục đích xây dựng của chủ đầu tư đồng thời không làm ảnh hưởng đến dự toán vốn đầu tư dự tính ban đầu.
Trong trường hợp này, chủ đàu tư có thể dành cho công ty thực hiện công trình với sự kiểm tra nhất định của cơ quan thiết kế và tư vấn có uy tín.
Giải pháp 4: Đẩy mạnh công tác tiếp thị
Khi thị trường xây dựng không còn mở ra dễ dàng cho các doanh nghiệp thì hoạt động marketing đóng vai trò quan trọng. Trong thời gian qua công tác tiếp thị, đặc biệt là chính sách khuyếch trương, giao tiếp của công ty còn hạn chế. Do vậy để đáp ứng tình hình phát triển của thị trường đòi hỏi phát triển của công ty. Công ty cần:
- Hoàn thiện quy chế tiếp thị nội bộ trên cơ sở xác định mức thưởng, trích nộp cũng như hình thức thưởng, trích nộp cho phù hợp nhằm khuyến khích hơn nữa sự tham gia của mọi cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Đẩy mạnh công tác tiếp thị, khuyếch trương giao tiếp ở các tỉnh thành trên cả nước. Huy động những cán bộ đã từng hoạt động trong địa bàn chủ chốt mà công ty chú ý tham gia đề xuất ý kiến cho kế hoạch phát triển mở rộng thị trường của công ty.
- Duy trì quan hệ khách hàng truyền thống dù nhu cầu xây dựng là không liên tục với một khách hàng cụ thể.
Nói chung hoạt động marketing cơ bản của công ty là: - Duy trì và mở rộng khách hàng.
- Việc duy trì và tìm nguồn giúp cho doanh nghiệp có đủ thông tin trên thị trường xây dựng nhằm lựa chọn dự án phù hợp và nhanh chóng tiếp cận hay ra quyết định trong việc tranh thầu cũng như việc loại bỏ các thông tin sai lệch hoặc quyết định không tranh thầu sớm đảm bảo cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giảm các hao phí khác.
- Giới thiệu khếch trương hoạt động của công ty.
- Việc quảng cáo mang tính độc lập tương đối với quá trình đấu thầu song nó rất quan trọng đối với tất cả các đơn vị kinh doanh không chỉ riêng lĩnh vực xây dựng. Qua công tác quảng cáo, giới thiệu đơn vị sẽ tạo ra được những cái nhìn chung cho khách hàng về quy mô, đặc điểm, thế mạnh của mình giúp cho khách hàng hiểu rõ và qua đó hỗ trợ tốt khi tham thầu.
- Quy chế nội bộ (chính sách của công ty)Quy chế thưởng nội bộ nhằm khuyến khích và khai thác mọi khả năng tiềm tàng không chỉ bên trong đơn vị. Việc
sử dụng lợi ích kinh tế này giúp cho việc thu thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả hơn trong toàn bộ quá trình từ khi hình thành đên khi đấu thầu dự án, kích thích tính tích cực và tạo ra hiệu quả chung.
Giải pháp 5: Chú trọng phân tích rủi ro dự án xây dựng
Quản lý dự án truyền thống bao gồm các mặt quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý chi phí (giá thành)...đã góp phần không nhỏ vào sự thành công của các dự án đầu tư đã được thực hiện trên đất nước ta. Tuy nhiên trong quá trình quản lý dự án thường xuyên xuất hiện các yếu tố ngẫu nhiên tiêu cực không lường trước được, ảnh hưởng tới tiến độ thi công và kết quả thực hiện của dự án xây dựng mà chúng ta thường gọ đó là rủi ro. Vì vậy công ty cần nghiên cứu, đánh giá, phân loại và tìm phương hướng quản lý các rủi ro này. Bởi thực tế cho thấy nếu không chú trọng đến vấn đề có thể làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả dự án đầu tư xây dựng, thông thường kéo dài thời gian thực hiện dự án tới 20-30%, cá biệt có những dự án kéo dài tới 200-300% thời gian làm việc hoặc bị thất bại hoàn toàn về mặt tài chính do các rủi ro không lường trước được.
Vì vậy giai đoạn của công trình xây dựng công ty cần phải làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro. Trên cơ sở đó xác định các rủi ro và giải quyết các rủi ro đó. Nhà thầu phải lựa chọn phương pháp chính thức để giải quyết rủi ro có thể xảy ra. Có thể lựa chọn các phương thức để giải quyết rủi ro như sau:
- Xác định các phương pháp phòng ngừa, tránh rủi ro hoặc giảm nhẹ ảnh hưởng của nó.
- Đưa ra kế hoạch dự phòng đối phó với rủi ro khi nó xảy ra. - Cân nhắc để chuyển giao các rủi ro cho công ty bảo hiểm.