Công ty có thể áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ hoặc nhật ký chung để giảm bớt khối lượng công việc cho người làm kế toán khi tất cả các công việc được thực hiện trên máy vi tính. Tuy nhiên để tránh việc ghi chép trùng lắp thì Công ty nên chọn hình thức Nhật ký chung để ghi sổ vì theo hình thức này toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Hình thức này rất phù hợp với kế toán máy, do vậy Công ty nên sử dụng một phần mềm kế toán để giảm bớt khối lượng công việc.
Hình thức này vẫn đảm bảo tính chặt chẽ của thông tin. Cụ thể:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Đồng thời các ngiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Nếu đơn vị sử dụng Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ tổng hợp số liệu từ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợp.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm công số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu đúng, số liệu được ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC.