III. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN Lí 1 Lý do phỏt triển hệ thống thụng tin quản lý
2. Cỏc bước phỏt triển hệ thống thụng tin quản lý
Phương phỏp phỏt triển hệ thống thụng tin gồm cú 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dóy cỏc cụng đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kốm theo việc ra quyết
định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phỏt triển hệ thống. Quyết định này được trợ giỳp dựa vào nội dung bỏo cỏo mà phõn tớch viờn hoặc nhúm phõn tớch viờn trỡnh bầy cho cỏc nhà sử dụng. Phỏt triển hệ thống là một quỏ trỡnh lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn cú thể, và đụi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tỡm cỏch khắc phục những sai sút. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quỏ trỡnh, đú là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soỏt những nhiệm vụ đó hoàn thành, đỏnh giỏ dự ỏn và lập tài liệu về hệ thống và về dự ỏn. Dưới đõy là mụ tả sơ lược cỏc giai đoạn của việc phỏt triển hệ thống thụng tin.
Giai đoạn 1 : Đỏnh giỏ yờu cầu
Đỏnh giỏ yờu cầu cú mục đớch cung cấp cho lónh đạo tổ chức hoặc hội đồng giỏm đốc những dữ liệu đớch thực để ra quyết định về thời cơ, tớnh khả thi và hiệu qủa của một dự ỏn phỏt triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanhvà khụng đũi hỏi chi phớ lớn.
Nú bao gồm cỏc cụng đoạn sau: 1.1 Lập kế hoạch đỏnh giỏ yờu cầu. 1.2 Làm rừ yờu cầu .
1.3 Đỏnh giỏ khả năng thực thi.
1.4 Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo đỏnh giỏ yờu cầu.
Giai đoạn 2 : Phõn tớch chi tiết
Phõn tớch chi tiết được tiến hành sau khi cú sự đỏnh giỏ thuận lợi về yờu cầu. Những mục đớch chớnh của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định những nguyờn nhõn đớch thực của những vấn đề đú, xỏc định những đũi hỏi và những ràng buộc ỏp đặt với hệ thống và xỏc định mục tiờu mà hệ thống thụng tin mới phải đạt được. Trờn cơ sở nội dung bỏo cỏo phõn tớch chi tiết sẽ quyết định sẽ tiếp tục tiến hành hay thụi phỏt triển một hệ thống mới.
Để làm những việc đú giai đoạn phõn tớch chi tiết bao gồm cỏc cụng đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phõn tớch chi tiết.
2.2 Nghiờn cứu mụi trường của hệ thống đang tồn tại. 2.3 Nghiờn cứu hệ thống thực tại.
2.4 Đưa ra chuẩn đoỏn và xỏc định yếu tố giải phỏp. 2.5 Đỏnh giỏ lại tớnh khả thi.
2.6 Thay đổi đề xuất của dự ỏn.
2.7 Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xỏc định tất cả cỏc thành phần lụgic của một hệ thống thụng tin, cho phộp loại bỏ được cỏc vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiờu đó được thiết lập ở giai đoạn trước. Mụ hỡnh lụgic của hệ thống mới sẽ bao hàm thụng tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (cỏc tệp, cỏc quan hệ giữa cỏc tệp), cỏc xử lý và hợp thức hoỏ sẽ phải thực hiện (cỏc xử lý) và cỏc dữ liệu sẽ được nhập vào (cỏc Inputs). Mụ hỡnh lụgic sẽ phải được người sử dụng xem xột và chuẩn y.
Thiết kế lụgic bao gồm những cụng đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2 Thiết kế xử lý.
3.3 Thiết kế cỏc luồng dữ liệu vào. 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lụgic. 3.5 Hợp thức hoỏ mụ hỡnh lụgic.
Giai đoạn 4 : Đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp
Mụ hỡnh lụgic của hệ thống mới mụ tả cỏi mà hệ thống này sẽ làm. Khi mụ hỡnh này được xỏc định và chuẩn y bởi người sử dụng, thỡ phõn tớch viờn hoặc nhúm phõn tớch viờn phải nghiờn cứu về cỏc phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đú là việc xõy dựng cỏc phương ỏn khỏc nhau để cụ thể hoỏ mụ hỡnh lụgic. Mỗi một phương ỏn là một phỏc hoạ của mụ hỡnh vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mụ tả chi tiết. Tất nhiờn là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trờn những mụ hỡnh vật lý ngoài được xõy dựng chi tiết nhưng chi phớ cho việc tạo ra chỳng là rất lớn.
Để giỳp những người sử dụng lựa chọn giải phỏp vật lý thoả món tốt hơn cỏc mục tiờu đó đặt ra trước đõy, nhúm phõn tớch viờn phải đỏnh giỏ cỏc chi phớ và lợi ớch (hữu hỡnh và vụ hỡnh) cả mỗi phương ỏn và phải cú những khuyến nghị cụ thể. Một bỏo cỏo sẽ được trỡnh bày lờn những người sử dụng và một buổi trỡnh bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương ỏn tỏ ra đỏp ứng tốt nhất cỏc yờu cầu của họ mà vẫn tụn trọng cỏc ràng buộc của tổ chức.
Dưới đõy là cỏc cụng đoạn của giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn giải phỏp: 4.1 Xỏc định cỏc ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
4.3 Đỏnh giỏ cỏc phương ỏn của giải phỏp.
4.4 Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo của giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn giải phỏp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương ỏn giải phỏp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần cú: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp đú là tài liệu dành cho người sử dụng và nú mụ tả phần thủ cụng và cả những giao diện với những phần tin học hoỏ.
Những cụng đoạn chớnh của thiết kế vật lý ngoài là: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
5.2 Thiết kế chi tiết cỏc giao diện (vào/ ra).
5.3 Thiết kế cỏch thức tương tỏc với phần tin học hoỏ. 5.4 Thiết kế cỏc thủ tục thủ cụng.
5.5 Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoỏ của hệ thống thụng tin, cú nghĩa là phần mềm. Những người chịu trỏch nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp cỏc tài liệu như cỏc bản hướng dẫn sử dụng và thao tỏc cũng như cỏc tài liệu mụ tả về hệ thống.
Cỏc hoạt động chớnh của việc thực hiện triển khai kỹ thuật hệ thống là như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
6.2 Thiết kế vật lý trong. 6.3 Lập trỡnh.
6.4 Thử nghiệm hệ thống. 6.5 Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thỏc
Cài đặt hệ thống là phần cụng việc trong đú việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ớt nhất, cần phải lập kế hoạch một cỏch cẩn thận.
Giai đoạn này bao gồm cỏc cụng đoạn: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt.
7.2 Chuyển đổi.
7.3 Khai thỏc và bảo trỡ. 7.4 Đỏnh giỏ.
Trong giai đoạn này phõn tích viờn phải tiờ́n hành mụ hình hóa hợ̀ thụ́ng thụng tin đờ̉ thṍy được những chức năng, ưu điờ̉m của hợ̀ thụ́ng thụng tin mới so với hợ̀ thụ́ng thụng tin cũ. Các cụng cụ dùng đờ̉ mụ hình hóa hợ̀ thụ́ng thụng tin:
•Sơ đụ̀ chức năng kinh doanh BFD:
Sơ đụ̀ chức năng kinh doanh mụ tả mụ́i quan hợ̀ phõn cṍp chức năng các thực thờ̉ từ cao xuụ́ng thṍp. Trong đó mụ̣t thực thờ̉ có thờ̉ có nhiờ̀u thực thờ̉ con và thực thờ̉ dưới là con của thực thờ̉ đứng trờn.
Mục đớch của phõn tớch chức năng là xỏc định một cỏch chớnh xỏc và cụ thể cỏc chức năng chớnh của hệ thống thụng tin. Trong giai đoạn phõn tớch chức năng, người ta phải xỏc định một cỏch rừ ràng những gỡ mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tõm tới phương phỏp thực hiện cỏc chức năng ấy. Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thụng tin chỉ ra cho chỳng ta biết hệ thống cần phải làm gỡ chứ khụng chỉ ra là phải làm như thế nào.
Quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD:
Tuần tự: Ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chỳng;
Lựa chọn: Khi cú sự lựa chọn giữa những gỡ xảy ra thỡ phải chỉ ra cỏch lựa chọn và đỏnh dấu “0” ở phớa trờn, gúc phải của khối chức năng đú.
Phộp lặp: Nếu một quỏ trỡnh được thực hiện nhiều hơn một lần thỡ đỏnh dấu “*” ở phớa trờn, gúc phải của khối chức năng.
Tờn gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cỏch đầy đủ, rừ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phõn biệt giữa tờn gọi của cỏc chức năng với nhau.
Sơ đồ chức năng cần được xỏc lập một cỏch sỏng sủa, đơn giản, chớnh xỏc và đầy đủ. Cỏc chức năng trờn cựng một cấp thỡ cú độ phức tạp như nhau.
•Sơ đụ̀ luụ̀ng dữ liợ̀u DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu để mụ tả cũng chớnh hệ thống thụng tin như sơ đồ luồng thụng tin nhưng trờn gúc độ trừu tượng. Trờn sơ đồ chỉ bao gồm Cỏc luồng dữ liệu, cỏc xử lý, cỏc lưu trữ dữ liệu, nguồn và đớch nhưng khụng hề quan tõm tới nơi, thời
điểm và đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mụ tả đơn thuần hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ.
Mụ hỡnh DFD cung cấp cho người sử dụng một cỏi nhỡn tổng quỏt về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thụng tin trong hệ thống ấy. Nú xỏc định cỏc thụng tin chuyển vận từ một quỏ trỡnh hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quỏ trỡnh họăc chức năng khỏc. Điều quan trọng nhất là nú chỉ ra phải cú sẵn những thụng tin nào trước khi thực hiện một hàm hay quỏ quỏ trỡnh.
Cỏc ký phỏp dựng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Ngụn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký phỏp cơ bản: thực thể, tiến trỡnh, kho dữ liệu và dũng dữ liệu.
Phõn ró sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiờn cứu thụng thường là rất phức tạp khụng thể xếp gọn trong một trang sơ đồ được, cho nờn ta cần dựng tới cỏc kỹ thuật phõn ró (Explosion) theo thứ bậc để phõn chia sơ đồ ra theo một số mức. Sơ đồ ở mức cao nhất( cũn gọi là sơ đồ mức 0), bao gồm cỏc quỏ trỡnh chớnh bờn trong hệ thống. Nội dung của mỗi quỏ trỡnh này cú thể biểu diễn trong một trang, trong đú xỏc định cỏc quỏ trỡnh con và cỏc dữ liệu cần được mụ hỡnh. Mỗi quỏ trỡnh con đến lượt nú lại được biểu diễn trong một trang khỏc về cỏc quỏ trỡnh con của riờng nú và việc phõn ró như vậy cú thể tiếp tục qua đủ số mức cần thiết theo cấu trỳc hỡnh cõy.
Tờn người / bộ phận phỏt / nhận tin Tờn dũng dữ liệu Tiến trỡnh xử lý
Tệp dữ liệu, kho dữ liệu
Nguồn hoặc đớch
Dũng dữ liệu
Tiến trỡnh xử lý
Như vậy, trong phương phỏp phõn ró DFD, ta thu được nhiều mức khỏc nhau. Từ mức tổng quỏt nhất đến cỏc mức ngày càng chi tiết hơn. Điều này cũng tương tự như bản vẽ thiết kế một toà nhà của một kiến trỳc sư. Mức tổng quỏt đầu tiờn là phối cảnh hỡnh ảnh của ngụi nhà tương lai. Sau đú được phõn mức thành bản vẽ thiết kế từng tầng. Bước phõn mức sau đú là trong mỗi tầng được phõn mức thành cỏc bản vẽ chi tiết hơn như thiết kế sàn, thiết kế dầm chịu lực.
Trong quỏ trỡnh phõn mức, chỳng ta cần phải cho mỗi trang của sơ đồ DFD một tiờu đề riờng. Trong trường hợp sơ đồ mức 0, tiờu đề sẽ là tờn của toàn bộ hệ thống, và tiờu đề cho từng mức thấp hơn sẽ mang tờn của quỏ trỡnh đang triển khai. Trong cỏch tiếp cận này, mỗi quỏ trỡnh ở sơ đồ mức đỉnh đều được gắn với một số, và sẽ được mang tiếp theo với cỏc chỉ số chỉ mức phụ thuộc, xem như một cỏch đặt tờn theo số cho từng quỏ trỡnh con của nú.
Một số quy ước và quy tắc liờn quan tới DFD
Mỗi luồng dữ liệu phải cú một tờn trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trờn 2 vật mang khỏc nhau nhưng luụn luụn đi cựng nhau thỡ cú thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
Xử lý luụn phải được đỏnh mó số.
Vẽ lại cỏc kho dữ liệu để cỏc luồng dữ liệu khụng cắt nhau. Tờn cho xử lý phải là một động từ.
Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khỏc luồng ra từ một xử lý.
Thụng thường một xử lý mà lụ gớc xử lý của nú được trỡnh bày bằng ngụn ngữ cú cấu trỳc chỉ chiếm một trang giấy thỡ khụng phõn ró tiếp.
Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trờn một trang DFD. Tất cả cỏc xử lý trờn một DFD phải thuộc cựng một mức phõn ró.
Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đú. Luồng ra tới đớch của một DFD con phải là luồng ra tới đớch của một DFD mức lớn hơn nào đú. Đõy cũn gọi là nguyờn tắc cõn đối của DFD.
Xử lý khụng phõn ró tiếp thờm thỡ được gọi là xử lý nguyờn thuỷ. Mỗi xử lý nguyờn thuỷ phải cú một phớch xử lý logic trong từ điển hệ thống.
• Sơ đụ̀ luụ̀ng thụng tin IFD:
Sơ đụ̀ luụ̀ng thụng tin dùng đờ̉ mụ tả hợ̀ thụ́ng thụng tin theo cách thức đụ̣ng. Tức là mụ tả sự di chuyờ̉n của dữ liợ̀u, viợ̀c xử lý, viợ̀c lưu trữ trong thờ́ giới vọ̃t lý bằng sơ đụ̀.
Cỏc ký phỏp của sơ đồ luồng thụng tin như sau: - Xử lý
Thủ cụng Giao tỏc người – mỏy Tin học hoỏ hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ cụng Tin học hoỏ
- Dũng thụng tin - Điều khiển
Lưu ý:
- Dũng thụng tin vào ra với kho dữ liệu khụng cần phải cú mũi tờn chỉ hướng.
- Cú thể dựng thờm một số ký tự khỏc như màn hỡnh, đĩa từ.