Để chủ động hơn trong việc sử dụng vốn kinh doanh cũng nh đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh thì kế toán của doanh nghiệp phải trích trớc khoản dự phòng cho khoản nợ có thể đòi chậm hoặc có thể không thu hồi đợc vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Đồng thời doanh nghiệp ra hạn nợ cho khách hàng, nếu đã quá hạn mà doanh nghiệp cho thêm thời gian để trả nợ thì khách hàng phải trả thêm một khoản lãi suất bằng lãi suất vay ngân hàng. Để thực hiên điều đó doanh nghiệp phải sử dụng thêm TK 139 “ dự phòng phải thu khó đòi “ . Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải có dự kiến nợ phải thu khó đòi trích trớc vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ thanh toán.
Đối tợng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải thu có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ,bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này sử lý nh một khoản tổn thất.
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, các khế ớc vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
- Nợ phải thu cha đến hạn thanh toán nhng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, đang bị cơ quan pháp luật truy tố đang thi hành án hoặc đã chết.
Phơng pháp lập dự phòng: đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng nh sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dới 1 năm. - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dới 2 năm. - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn từ 2 năm đến dới 3 năm.
Đối với nợ phải thu cha đến hạn nhng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể thì doanh nghiệp tự kiểm mức tổn thất không thu hồi đợc để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng đóvào bảng kê chi tiết để àm căn cứ hạch toán vào CPQLDN.
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ỏ kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn sẽ đợc hạch toán vào chhi phí. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642 “ CPQLDN “
Có TK 139 “ dự phòng phải thu khó đòi “
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 139 “ dự phòng phải thu khó đòi “ Có TK 642 “ CPQLDN “
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc, đợc phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chế độ kế toán hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp hạch toán vào CPQLDN. Kế toán ghi:
Nợ TK 139 “ dự phòng phải thu khó đòi “ ( nếu đã lập dự phòng ) Nợ TK 642 “ CPQLDN “ ( nếu cha lập dự phòng )
Có TK 131 “ phải thu của khách hàng “ Có TK 138 “ phải thu khác “
đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004 “ nợ khó đòi đã sử lý “
- Đối với khoản nợ phải thu khó đòi đã đợc sử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi đợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của các khoản nợ đã thu hồi đợc kế toán hạch toán:
Nợ TK 111,112 “ tiền mặt, TGNH “ Có TK 711 “ thu nhập khác “
Đồng thời ghi đơn Có TK 004 “ nợ khó đòi đã sử lý “