Viê ̣c tổ chức ha ̣ch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương là phu ̣ thuô ̣c vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiê ̣p cho ̣n.
Hiện nay theo chế đô ̣ kế toán hiện hành thì có 4 hình thức ghi sổ kế toán được quy đi ̣nh áp du ̣ng thống nhất đối với doanh nghiê ̣p là :
Nhật ký chung Nhật ký sổ cái Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ
Tuy nhiên trong luận văn này chúng ta chỉ tập chung vào hình thức Chứng từ - Ghi sổ.
Khái niệm: Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
kết hợp theo thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ với việc ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Đặc điểm:
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán là: chứng từ ghi sổ, Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Việc theo dõi theo trình tự thời gian và theo nghiệp vụ kinh tế giúp kế toán có thể kiểm tra thông tin kế toán cần thiết một cách dễ dàng.
Nhược điểm: Cũng chính từ việc theo dõi theo dõi trên cả hai tiêu thức
làm cho việc ghi chép có thể trùng lắp do đó dẫn tới việc lập báo cáo có thể chậm trễ, nhất là đối với các doanh nghiệp đang thực hiện kế toán một cách thủ công.
Điều kiện áp dụng:
Trong điều kiện áp dụng lao động thủ công thì hình thức chứng từ ghi sổ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ số lượng các nghiệp vụ không nhiều và đa dạng.
Trong điều kiện lao động kế toán máy thì hình thức Chứng từ ghi sổ phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Dưới đây là sơ đồ ghi sổ theo phương pháp Chừng từ - Ghi sổ:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Sổ đăng kí CTGS Chứng từ gôc về tiền lương Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ chi tiết Tk 334, 338
PHẦN II: THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
VÀ PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT HẠ TẦNG SƠN VŨ
2.1 Tổng quan về công ty Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Kỹ Thuật Hạ Tầng Sơn Vũ
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty đầu tư xây dựng và phát triển kỹ thuật hạ tầng Sơn Vũ. Trụ sở chính: Thị trấn Vinh Quang - Hoàng Su Phì - Hà Giang
Điện thoại: (019) 831 166
Fax: (019) 831 152
Chi nhánh: Hoà Bình
Chợ Chùa Hang – Yên Trị – Yên Thuỷ . Điện thoại: (018) 864 256
Văn phòng đại diện: Hà Nội
Tâng 2 Nhà 4F- Khu đô thị Trung Yên –Yên Hoà - Cầu Giấy- Hà Nội Điện thoại: (043) 5145236
Công ty Đầu tư xây dựng và Phát triển kỹ thuật hạ tầng Sơn Vũ (Công ty ĐTXD & PTKT Hạ tầng Sơn Vũ) là công ty TNHH có hai thành viên trở lên, có tài khoản riêng, có con dấu riêng, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định khác có liên quan của pháp luật. Được thành lập theo Quyết định số: 1379/QD-UB/KTTH ngày 08/9/1998 của UBND tỉnh Hà Giang cấp.Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 049978 cấp ngày 29/09/1998 lần 1. Thay đổi ngày 02/06/2006 do Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Hà Giang cấp.
Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp từ Hà Giang, Hà Nội, Hoà Bình cho tới Nghệ An. Kể từ khi thành lập cho tới nay công ty đã trúng thầu, thi công và bàn giao đúng tiến độ, chất lượng, giá thành hợp lý được người tiêu dùng đánh giá cao. Đặc biệt trong nhiều năm thi công tại địa bàn có địa hình
hiểm trở của Hà Giang công ty đã hoàn thành xuất sắc các công trình như mở mới nền đường, dải nhựa cho đường Vinh Quang- Sán Sả Hồ- Pờ Ly Ngài- Nàng Đôn; Đường Vinh Quang- Tụ Nhân- Chiếu Phố- Bản Máy với tổng chiều dài hơn 300 Km. Điều này đã giúp cho cán bộ công nhân viên của công ty tích luỹ được nhiều kinh nghiệm quý báu khi thi công trên những địa hình hiểm trở.
Khi mới thành lập công ty chỉ mới hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cầu đường giao thông và xây dựng công trình nhà ở dân dụng. Cùng với quá trình hoạt động và phát triển công ty cũng đã mở rộng ngành nghề kinh doanh. Cụ thể, công ty đã tham gia vào việc xây dựng công trình thủy lợi năm 1999, tham gia vào phát triển hạ tầng đô thị và kinh doanh từ năm 2000, xây dựng công trình điện, truyền tải, kinh doanh và cung ứng điện từ năm 2001. Cho tới năm 2003 thì công ty tham gia kinh doanh khai thác vật liệu xây dựng và cho thuê máy móc thiết bị công trình. Danh mục ngành nghề kinh doanh của công ty ổn định từ đó tới nay.
Trong một số năm gần đây tình hình kinh doanh ngày càng khó khăn hơn do cạnh tranh ngày càng khốc liệt và ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng của nền kinh tế thế giới nhưng công ty vẫn làm ăn có hiệu quả. Hàng năm với doanh số hơn 30 tỷ đảm bảo làm ăn có lãi và thực hiện đóng góp đầy đủ nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước.
2.1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
Kể từ khi thành lập từ năm 1998 cho tới nay trải qua hơn 10 năm phát triển công ty kinh doanh trong các lĩnh vực chủ yếu sau đây:
a) Xây dựng cầu đường giao thông từ năm 1998
b) Xây dựng nhà ở dân dụng từ năm 1998
c) Xây dựng công trình thuỷ lợi từ năm 1999
d) Xây dựng phát triển hạ tầng đô thị và kinh doanh nhà từ năm 2000
e) Xây dựng công trình điện từ năm 2001
g) Sản xuất, truyền tải, phân phối kinh doanh và cung ứng điện với loại hình phát điện ≤ 10MW và vận hành truyền tải lưới điện ≤ 110 KV từ năm 2001.
h) Sản xuất, truyền tải, phân phối KD và cung ứng điện với loại hình phát điện > 10MW và vận hành truyền tải lưới điện > 110KW từ năm 2003 i) kinh doanh khai thác vật liệu xây dựng 2003 f) Dịch vụ cho thuê máy móc thiết bị thi công công trình. 2003
2.1.3 Kết quả hoạt dộng một số năm gần đây và phương hướng phát triển
Mặc dù tình hình kinh tế trong nước cũng như thê giới năm vừa qua có nhiều bất lợi. Tuy nhiên công ty đặt ra mục tiêu phát triển ổn định và công ty phấn đấu tăng trưởng các chỉ tiêu doanh số là 20% nộp ngân sách nhà nước tăng 5%, phấn đấu tăng bình quân thu nhập đầu người 10%. Và trong những năm tiếp theo công ty cố gắng thực hiện:
-Thay đổi phương thức làm việc quản lý theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân, tập thể.
- Nâng cấp và đổi mới máy móc trang thiết bị hiện đại hơn
- Thu hút khách hàng bằng chất lượng công việc nhằm nhận được nhiều công trình có giá trị đem lại lợi nhuận kinh doanh ngày một cao hơn
- Tiếp tục đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cường sức cạnh tranh của công ty ở thị trường phía Bắc và cố gắng mở rộng địa bàn kinh doanh ra các tỉnh phía Nam.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Hiện nay công ty đang tổ chức bộ máy quản lý của mình theo mô hình chức năng. Bao gồm các bộ phận sau đây: Giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách điều hành và tài chính, sau đó là các phòng kỹ thuật, kế hoạch, hành chính và kế toán tài chính. Bên dưới nữa là các đội xây dựng. Các phòng được sắp xếp cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy và phân cấp quản lý của công ty
2.1.5 Thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty ĐTXD và PTKT hạ tầng Sơn Vũ
2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều này, Công ty Công ty ĐTXD & PTKT ha ̣ tầng Sơn Vũ đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Công ty ĐTXD & PTKT ha ̣ tầng Sơn Vũ là mô ̣t doanh nghiê ̣p ha ̣ch toán đô ̣c lâ ̣p nghĩa là công tác kế toán bao gồm đầy đủ ba giai đoa ̣n từ giai đoa ̣n ban đầu trên hê ̣ thống chứng từ để ha ̣ch toán trên tài khoản và sổ tài
Giám đốc Phòng kỹ thuật Đội sản xuất 1 Tổ chức Công đoàn & y tế Đội sản xuất 2 Đội sản xuất 3 Đội sản xuất 4 Giám đốc tài chính Giám đốc điều hành Phòng kế hoạch Phòng kế toán Phòng hành chính
khoản cuối cùng là ha ̣ch toán hê ̣ thống báo cáo tài chính. Công ty có khối lươ ̣ng công tác kế toán khá lớn, đa da ̣ng gồm nhiều thành phần kế toán khác nhau như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố đi ̣nh, kế toán tiêu thu ̣, kế toán thành phẩm….
Để phù hợp với hoa ̣t đô ̣ng sản xuất kinh doanh công ty tổ chức bô ̣ máy kế toán theo mô hình tâ ̣p trung. Chi ̣u trách nhiê ̣m toàn bô ̣ về công tác kế toán của công ty là phòng tài chính kế toán. Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm sự sai lệch của thông tin khi truyền qua các cấp trung gian.
Khác với các công ty khác, phòng tài chính kế toán của công ty Công ty ĐTXD và PTKT ha ̣ tầng Sơn Vũ có chức năng nhiê ̣m vu ̣ khá rô ̣ng. Phòng không chỉ chi ̣u trách nhiê ̣m ha ̣ch toán kế toán, quản lý tài chính cho công ty mà còn có nhiê ̣m vu ̣ thống kê doanh nghiê ̣p. Tức là phòng kế toán có trách nhiệm thống kê các số liệu đã thu thập được (từ bên ngoài cũng như các phòng ban trong công ty cung cấp). căn cứ vào những số liệu đó phòng kế toán lên các báo các và các báo cáo tài chính.... làm cơ sở phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Nhận diện các mặt tích cực và tiêu cực ảnh hưởng đến công ty từ đó có các biện pháp phát huy các yếu tố tích cực và kìm hãm các yếu tố tiêu cực góp phần thực hiện mục tiêu đã đề ra của toàn công ty.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty ĐTXD và PTKT hạ tầng Sơn Vũ.
Nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trong phòng như sau:
Kế toán trưởng: Kiêm trưởng phòng tài chính kế toán, có nhiê ̣m vu ̣ quản lý điều hành chung tất cả các nhân viên trong phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán.
Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và cấp trên về nhiệm vụ được giao, có nhiệm vụ báo cáo cấp trên kết quả công việc thực hiện.
Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến để hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán vật tư- TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán chi phí và tính giá thành Thủ quỹ
Nhân viên thống kê tại các đội thi công
Tổ chức việc hạch toán sản xuất kinh doanh của công ty và lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước.
Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước trong nội bộ công ty và các chi nhánh, phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ chính sách tài chính, kế toán do Nhà nước ban hành.
Quản lý, theo dõi các hợp đồng kinh tế.
Lập kế hoạch tài chính hàng năm và kế hoạch thu nộp hàng quý.
Ngoài ra kế toán trưởng còn có trách nhiê ̣m theo dõi công nợ người bán.
Kế toán tổng hợp: Kiêm phó phòng
Khi kế toán trưởng vắng mặt được thay thế kế toán trưởng quản lý điều hành chung tất cả các nhân viên kế toán trong phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán tài chính.
Có trách nhiê ̣m kiểm tra viê ̣c ha ̣ch toán, tổng hợp thông tin, số liê ̣u từ các nhân viên kế toán để vào sổ cái, cuối kỳ hình thành báo cáo.
Kế toán tiền lương: Phối hơ ̣p với văn phòng lâ ̣p bảng thanh toán tiền lương, tiến hành phân bổ lương và cáć khoản trích theo lương vào các tài khoản chi phí.
Kế toán vật tư và TSCĐ: Theo dõi vâ ̣t tư, công cu ̣ lao đô ̣ng, theo dõi tổng hơ ̣p chi tiết, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Kế toán thanh toán: Theo dõi thanh toán tiền mă ̣t, tiền gửi ngân hàng, tiền vay thanh toán với công nhân và các công nợ khác, phải theo dõi các khoản còn phải thu, các khoản nợ đến ha ̣n để báo cáo ki ̣p thời từ đó kế toán trưởng cùng ban lãnh đa ̣o lâ ̣p kế hoa ̣ch dự trù.
Kế toán chi phí và tính giá thành: Tâ ̣p hơ ̣p và phân bổ các chi phí một cách hợp lý. Từ đó tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kì
Thủ quỹ: Là người chi ̣u trách nhiê ̣m về quỹ tiền mă ̣t của xí nghiê ̣p. Hành ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lê ̣ để nhâ ̣p quỹ hoă ̣c xuất quỹ. Cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mă ̣t, nếu có sai sót phải sửa chữa ki ̣p thời khi có lê ̣nh của cấp trên, thủ quỹ và các bô ̣ phâ ̣n có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mă ̣t hiê ̣n có. Nếu có phát hiê ̣n thừa hoă ̣c thiếu tiền mă ̣t ta ̣i quỹ phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra biê ̣n pháp xử lí kịp thời.
2.1.5.2 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty ĐTXD và PTKT hạ tầng Sơn Vũ
Hiện nay công tác hạch toán kế toán và các chứng từ mẫu biểu mà công ty đang áp dụng tuân theo Quyết định số 15 của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Cụ thể như sau:
- Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 mỗi năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó, kỳ hạch toán tại Công ty được tính theo tháng.
- Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ).
- Phương pháp hạch toán ngoại tệ: Theo tỷ giá thực tế
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.