Theo điều 22 của quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (ban hành kèm theo quyết định số72/QĐ-HĐQT-TD ngày 31/3/2002 của chủ tịch hội đồng quản trị ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam). Điều chỉnh kỳ hạn trả nợ gốc và ra hạn nợ với trường hợp khách hành không trả nợ
gốc đúng kỳ hạn hoặc không trả hết nợ gốc cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng và có văn bản đề nghị có văn bản đề nghị ngân hàng nơi cho vay xem xét đề nghị cho điều chỉnh kỳ hạn trả nợ hoặc ra hạn nợ, thời gian ra hạn nợ đối với vay ngắn hạn tối đa là 12 tháng, đối với vay trung hạn và dài hạn tối đa bằng một nửa thời gian cho vay đã thoả thuận theo hợp đồng tín dụng. Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu ra hạn nợ vượt thời gian tối đa kể trên do nguyên nhân khách quan thì giám đốc sở giao dịch, chi nhánh cấp một phần báo cáo tổng giám đốc để xem xét quyết định và báo cáo ngân hàng nông nghiệp Việt Nam.
Việc ra hạn nợ, chuyển nợ quá hạn ở ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn huyện Quế Võ như sau:
Gia hạn nợ: nhận được thông báo ra hạn nợ (hoặc giấy đề nghi ra hạn nợ) đã được giám đốc ngân hàng nông nghiệp cho vay phê duyệt, kế toán cho vay xử lý:
- Đóng dấu khắc sẵn (hoặc ghi chú dòng)"gia hạn lần- kì" ở phần trên cùng mặt trước hợp đồng tín dụng để thuận tiện trong việc theo dõi những hợp đồng tín dụng đã gia hạn nợ.
- Điều chỉnh thời hạn nợ, số tiền được ra hạn, ngày tháng năm cho ra hạn trên phụ lục hợp đồng tín dụng (số vay vốn) và dữ liệu lưu trữ trong máy tính theo đúng thông báo ra hạn nợ được phê duyệt.
Thông báo ra hạn nợ được duyệt phải chuyển cho kế toán cho vay trước ngày đến hạn trả nợ ghi trên hợp đồng tín dụng (số vay vốn) tối thiểu là một ngày.
Chuyển nợ quá hạn:
- Đến hạn trả nợ (ngày cuối cùng của các kỳ hạn trả nợ được phân kỳ trong hợp đồng tín dụng hoặc ngày trả nợ cuối cùng của hợp đồng tín dụng) khách hàng vay vốn không trả nợ, không được ra hạn nợ, ngày làm việc tiếp theo kế toán cho vay lập chứng từ hạch toán chuyển sang tài khoản nợ thích hợp, đồng thời thông báo chuyển nợ quá hạn gửi cho cán bộ tín dụng để thông báo cho khách hàng.
- Khi chuyển trạng thái nợ quá hạn, kế toán cho vay lập phiếu chuyển khoản để hạch toán vào tài khoản nợ quá hạn tương ứng với thời gian qúa hạn.
Nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày. Nợ khó đòi.
Riêng các khoản nợ quá hạn chưa đến 361 ngày, nếu hạch toán vào tài khoản nợ khó đòi phải có thông báo bằng văn bản của giám đốc. Đồng thời việc chuyển nợ quá hạn kế toán phải ghi chép các yếu tố và ghi rõ trạng thái chuyển nợ quá hạn vào phần theo dõi nợ trong hạn, nợ quá hạn ở phần phụ lục hợp đồng tín dụng.
Hạch toán, Nợ: tài khoản nợ quá hạn của khách hàng. Có: tài khoản tiền vay của khách hàng.
Trường hợp khách hàng sử dụng vốn sai mục đích hoặc được đề nghị trả nợ trước hạn theo quy định, lãi phải thu được tính theo số ngày thực tế mà khách hàng sử dụng vốn vay. Nhưng thực tế, kế toán cho vay tại NHNo và PTNT huyện Quế Võ thực hiện tương đối tốt, mặc dù số lượng khách hàng đến giao dịch đông, món vay nhiều, nhưng kế toán cho vay vẫn theo dõi ghi chép các khoản thu nợ, cho vay chuyển nợ quá hạn chính xác, đầy đủ và cung cấp thông tin cho cán bộ tín dụng kịp thời.