3.2.1. Dữ liệu thông tin vào:
Dữ liệu thông tin vào cho hệ thống quản việc bán thuốc cho cửa hàng tân dược được lấy từ hoá đơn bán hàng, những thông tin về thuốc, khách hàng, NCC, loại thuốc… và những thủ tục cần thiết cho việc giao dịch của cửa hàng.
Ví dụ : Cửa hàng phải có đơn đặt hàng đối với nhà sản xuất hoặc hợp đồng mua bán được kí giữa nhà sản xuất với cửa hàng, khách hàng mua hàng của cửa hàng phải có hoá đơn thanh toán.
Các thông tin lưu trữ để đối chiếu được lấy từ hoá đơn đặt mua thuốc từ nhà sản xuất … và các đơn đặt hàng của cửa hàng.
*Cụ thể thông tin vào việc quản lý thuốc như sau: +Mã số thuốc +Tên thuốc +Mã NCC và khách hàng +Mã loại thuốc +Số lượng +Hàm lượng
+Nước sản xuất +Hạn sử dụng +Công dụng
*Thông tin đầu vào cho việc quản lý NCC: + Mã NCC
+Tên NCC +Địa chỉ +Điện thoại +Công nợ
*Thông tin đầu vào cho việc quản lý các hoá đơn nhập: +Mã hoá đơn +Mã số thuốc +Mã NCC +Số lượng nhập +Giá nhập +Đơn vị tính +Ngày nhập +Người giao +Người nhận +Thành tiền +Đã thanh toàn +Còn lại
*Thông tin đầu vào cho việc quản lý các hoá đơn xuất: +Mã hoá đơn +Mã số thuốc +Mã khách hàng +Số lượng +Đơn vị tính +Giá xuất +Ngày xuất +Người giao +Người nhận +Thành tiền +Đã thanh toàn
+Còn lại
*Thông tin đầu vào cho việc quản lý khách hàng: +Mã KH
+Tên KH +Địa chỉ +Điện thoại +Công nợ
*Thông tin đầu vào cho việc quản lý loại thuốc: +Mã loại thuốc
+Tên loại thuốc +Mã dạng thuốc
*Thông tin đầu vào cho việc quản lý dạng thuốc: +Mã dạng thuốc
+Tên dạng thuốc
3.2.2.Dữ liệu thông tin ra
Hệ thống các luồng dữ liệu ra bao gồm:
+ Các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán, các biểu báo cáo thống kê tổng hợp về số lượng thuốc hiện có trong cửa hàng cũng như số lượng thuốc bán được trong thời gian mà người quản lý muốn tổng hợp thống kê.
+ Các biểu báo cáo tổng hợp thống kê theo số lượng và chủng loại thuốc hiện có trong cửa hàng.
+ Tổng hợp thống kê số lượng hàng hỏng hàng hết hạn sử dụng trong cửa hàng.Lên danh sách khách nợ, lập những đơn hàng mới.Báo cáo quá trình hoạt động của cửa hàng.
+ In ra các hoá đơn bán hàng, các phiếu thu. + Đưa ra kết quả của việc tra cứu và tìm kiếm.
Thiết kế file dữ liệu, phần này nêu rõ cụ thể hoá các file để lưu giữ đầy đủ các thông tin về cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý của cửa hàng bán thuốc.Bảng dữ liệu , phạm vi của các trường được lưu giữ cụ thể hoá như sau:
a, Bảng “Thuốc”.
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1. Masothuoc Text 10 Mã số thuốc(khoá chính) 2. Tenthuoc Text 20 Tên thuốc
3. Maloaithuoc Text 10 Mã loại thuốc(khoá ngoại) 4. MaNCC Text 10 Mã NCC(khoá ngoại) 5. Soluong Integer Số lượng
6. Nuocsanxuat Number Nước sản xuất 7. Hansudung Date 10 Hạn sử dụng 8. Congdung Text 20 Công dụng 9. Hamluong Text 20 Hàm lượng
B,Bảng NCC.
ST T
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 MaNCC Text 10 Mã NCC(khoá chính) 2 TenNCC Text 25 Tên NCC
3 Diachi Text 25 Địa chỉ 4 Dienthoai Text 10 Điện thoại 5 Congno Number Công nợ
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1. MaKH Text 10 Mã KH(khoá chính) 2. TenKH Text 25 Tên KH
3. Diachi Text 25 Địa chỉ 4. Dienthoai Text 10 Điện thoại 5 Congno Number Công nợ
d.Bảng “Hoá đơn xuất”.
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1. Mahoadon Text 10 Mã hoá đơn(khoá chính) 2. MaKH Text 10 Mã KH(khoá ngoại) 3. Ngayxuat Text 10 Ngày xuất
4. Giaxuat Text 25 Giá xuất 5 Soluong Integer Số lượng
6 Masothuoc Text 10 Mã số thuốc(khoá ngoại) 7 Donvitinh Text 10 Đơn vị tính
8 Thànhtien Number Thanh tiền 9 Dathanhtoan Number Dathanhtoan 10 Nvgiao text 15 Nhân viên giao 11 Nnhan text 15 Nhân viên nhận 12 Conlai Number Còn lại
E.Bảng “Hoá đơn nhập”.
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1. Mahoadon Text 10 Mã hoá đơn(khoá chính) 2. MaNCC Text 10 Mã NCC(khoá ngoại) 3. Ngaynhap Text 10 Ngày nhập
4 Gianhap Text 25 Giá nhập 5. Soluong Integer Số lượng
6. Masothuoc Text 10 Mã số lượng(khoá ngoại) 7. Donvitinh 10 Đơn vị tính
8 Thànhtien Number Thanh tiền 9 Dathanhtoan Number Dathanhtoan 10 Nvgiao text 15 Nhân viên giao 11 Nnhan text 15 Nhân viên nhận
G.Bảng “Loại thuốc”.
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1. Maloaithuoc Text 10 Mã loại thuốc(khoá chính) 2. Tendangthuoc Text 20 Tên dạng thuốc
3. Madangthuoc Text 10 Mã dạng thuốc(khoá ngoại)
H.Bảng “Dạng thuốc”.
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1. Madangthuoc Text 10 Mã loại thuốc(khoá chính) 2. Tendangthuoc Text 25 Tên dạng thuốc
Trong đó các thuốc tính được gạch chân là các thuốc tinh khoá chính các thuộc và các thuộc tính gạch chân nét đứt là thuộc tính kháo ngoại