Quy trình chung:
Khi cung cấp dịch vụ môi giới, CTCK phải triển khai các hoạt động sau:
3.1.3.1 Mở, quản lí và đóng tài khoản
● Mở tài khoản
Để thực hiện giao dịch mua bán chứng khoán cho khách hàng, CTCK phải làm thủ tục mở tài khoản giao dịch cho từng khách hàng trên cơ sở giấy đề nghị mở tài khoản của khách hàng (theo mẫu quy định).
Nội dung chính của giai đoạn này là kí hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán với khách hàng, thông báo mở tài khoản cho khách hàng, khai báo tài khoản vào phần mềm, sổ theo dõi, báo cáo và mở tài khoản lưu kí chứng khoán cho khách hàng.
Yêu cầu: để thực hiện tốt nghiệp vụ mở tài khoản, nhân viên môi giới phải nắm vững các quy định của nhà nước về thực thi pháp luật nói chung, TTCK nói riêng. Phải
Tìm kiếm khách hàng mục tiêu
Chăm sóc khách hàng Tư vấn hướng dẫn đầu tư chứng khoán
Báo cáo kết quả thực hiện
hiểu rõ các quy định về giao dịch của các SGD và TTGDCK để giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Hiểu rõ được nhu cầu đầu tư của khách hàng, qua đó nếu thấy khách hàng cần tư vấn sẽ giới thiệu tới chuyên viên tư vấn đầu tư. Phải luôn thể hiện một phong cách phục vụ tốt nhất và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng nhất là những khách hàng mới gia nhập thị trường.
Quy trình hướng dẫn mở tài khoản cho khách hàng
Bước 1: Gặp gỡ khách hàng mở tài khoản
- Nhân viên môi giới gặp gỡ khách hàng có nhu cầu mở tài khoản,
- Hướng dẫn khách hàng điền vào Giấy yêu cầu mở tài khoản, giới thiệu các điều khoản về hợp đồng giao dịch, sao chụp giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, giấy đăng kí kinh doanh đối với khách hàng là tổ chức, kiểm tra tính chính xác và hợp lệ.
- Kiểm tra số hợp đồng, số tài khoản (không trùng với sốđã cấp và đúng quy định).
Bước 2: Kí hợp đồng mở tài khoản
Trong bước này, nhân viên môi giới có trách nhiệm:
- Tập hợp hồsơ khách hàng và gửi cho khách hàng bộ hồsơ gồm: Giấy yêu cầu mở tài khoản, hợp đồng giao dịch chứng khoán, giấy đăng kí giao dịch qua điện thoại, internet (nếu cần), hướng dẫn giao dịch qua điện thoại, internet (nếu cần), hướng dẫn giao dịch trực tiếp.
- Hướng dẫn khách hàng đọc cẩn thận và điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào bộ hồsơ và chuyển lại cho nhân viên môi giới.
- Nhận lại bộ hồsơ và yêu cầu khách hàng xuất trình các giấy tờ: Khách hàng trong nước:
Gặp gỡhướng dẫn khách hàng mở tài khoản
Kí hợp đồng mở tài khoản
Lưu kí tiền và chứng khoán
Theo dõi tài khoản và lập báo cáo
+ Đối với khách hàng cá nhân: xuất trình CMND
+ Đối với khách hàng là tổ chức: xuất trình giấy phép thành lập, giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy bổ nhiệm giám đốc (chủ tài khoản), giấy ủy quyền, giấy bổ nhiệm kế toán trưởng (trong trường hợp giám đốc cần chữ kí của cả chủ tài khoản và kếtoán trưởng).
Khách hàng là các nhân hoặc tổ chức nước ngoài:
Nhân viên môi giới hướng dẫn khách hàng làm một bộ hồ sơ xin cấp mã số giao dịch để gửi lên trung tâm lưu kí chứng khoán.
+ Hồ sơ dành cho nhà đầu tư cá nhân: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho cá nhân (1 bản), tờkhai sơ lược bản thân có xác nhận của cơ quan hữu quan.
+ Hồsơ dành cho tổ chức đầu tư: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho tổ chức (1 bản), tờ khai sơ lược về tổ chức có xác nhận của cơ quan hữu quan, tờkhai sơ lược về bản thân người được ủy quyền, bản sao giấy phép thành lập công ty có xác nhận sao y bản chính của cơ quan hữu quan, biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý ủy quyền cho người đại diện tổ chức để giao dịch chứng khoán có xác nhận của cơ quan hữu quan.
Khi nộp hồ sơ xin cấp mã kinh doanh chứng khoán, khách hàng gửi các tờ khai tiếng Anh, hoặc tiếng quốc gia đó và bản dịch do công chứng nhà nước xác nhận.
Nếu các chứng từtrên được xác nhận bởi lãnh sứ quán của quốc gia đó tại Việt Nam thì toàn bộ chứng từ sẽ nộp tại Sở ngoại vụ để xác nhận, sau đó chuyển hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nếu chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó thì chuyển ngay hồsơ cho công chứng nhà nước dịch.
Nhân viên môi giới cần tìm hiểu chi tiết từng công việc cụ thểđể hỗ trợ cho khách hàng hoàn tất thủ tục xin cấp mã kinh doanh chứng khoán và đại diện khách hàng nộp. Đồng thời hướng dẫn khách hàng mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng có chức năng lưu kí, cấp thẻ giao dịch cho khách hàng và lưu giữ hồsơ của khách hàng trên hệ thống máy tính nội bộ.
Hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán không được chứa đựng những thỏa thuận nhằm trốn tránh nghĩa vụ pháp lí của CTCK, thỏa thuận hạn chế phần bồi thường của CTCK mà không có lí do chính đáng, hoặc chuyển rủi ro từ CTCK sang khách hàng, thỏa thuận buộc khách hàng thực hiện nghĩa vụ bồi thường một cách không công bằng, các thỏa thuận gây bất lợi không công bằng cho khách hàng.
CTCK có nghĩa vụ giải thích nội dung hợp đồng mở tài khoản giao dịch và các thủ tục có liên quan khi thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng, tìm hiểu khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro và kì vọng lợi nhuận thu được của khách hàng. Theo
chế độ hiện hành ở VN, CTCK có nhiệm vụ cập nhật thông tin về khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro, kì vọng lợi nhuận của khách hàng, thân nhân của khách hàng tối thiểu 6 tháng/ lần.
Trước nhu cầu đa dạng của nhà đầu tư, các CTCK cũng có thể cung cấp các dịch vụ đa dạng dưới các hình thức tài khoản giao dịch khác nhau. Tài khoản giao dịch bao gồm 1 số loại chính như: tài khoản thông thường, tài khoản tư vấn, tài khoản ủy thác, tài khoản tiền mặt, tài khoản kí quỹ…
Nếu khách hàng chỉ yêu cầu công ty chứng khoán đơn thuần cung cấp dịch vụ môi giới trong giao dịch mua, bán chứng khoán thì mở tài khoản thông thường.
Đối với những nhà đầu tư chưa có đủ những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết trong việc phân tích đầu tư chứng khoán và tự mình đưa ra các quyêt định thì nên mở tài khoản
tư vấn.
Nếu nhà đầu tư muốn ủy thác toàn quyền cho một chuyên gia đầu tư của công ty chứng khoán (người quản lý tài khoản) trong việc mua , bán chứng khoán cho mình mà không cần phải thông báo, hoặc được sự chấp thuận trước của chủ tài khoản thì mở tài khoản ủy thác. Việc mua, bán chứng khoán của người quản lý tài khoản được thực hiện trong phạm vi những điều kiện quy định trong hợp đồng.
Tài khoản tiền mặt dùng trong các giao dịch thông thường, loại tài khoản này quy định việc thanh toán phải được thực hiện vào trước hay đúng thời điểm thanh toán. Nói cách khác, nhà đầu tư phải có đủ tiền, chứng khoán để thanh toán các giao dịch mua bán chứng khoán.
Tài khoản kí quỹ được sử dụng trong các giao dịch kí quỹ (còn gọi giao dịch trả chậm, giao dịch bảo chứng). Giao dịch kí quỹ (Margin trading) là việc mua hoặc bán chứng khoán trong đó người đầu tư chỉ có 1 phần tiền hoặc chứng khoán, phần còn lại do CTCK cho vay. Giao dịch kí quỹ có 2 loại: mua kí quỹ (margin purchase) và bán khống (short sell).
Bước 3: Lưu kí tiền và chứng khoán cho khách hàng
CTCK phải lưu giữ tiền và chứng khoán cho khách hàng vào tài khoản tiền và tài khoản chứng khoán của khách hàng. CTCK phải quản lí tiền gửi giao dịch chứng khoán của khách hàng tách biệt tiền của công ty và công ty không được trực tiếp nhận tiền giao dịch chứng khoán của khách hàng. Khách hàng của CTCK phải mở tài khoản tiền gửi tại NHTM do CTCK lựa chọn. CTCK phải báo cáo UBCKNN danh sách các NHTM cung cấp dịch vụ thanh toán cho mình trong thời gian quy định (ở Việt nam hiện nay là 3 ngày) sau
khi kí hợp đồng sử dụng dịch vụ thanh toán với NHTM.
Bước 4: Theo dõi tài khoản và lập báo cáo
Nhân viên môi giới có trách nhiệm theo dõi sự biến động của số dư trên tài khoản của khách hàng theo tháng, hạn mức tiền và chứng khoán được phép giao dịch. Báo cáo về sốdư tài khoản của khách hàng và hạn mức tiền chứng khoán được phép giao dịch khi cần thiết hoặc theo yêu cầu. Thực hiện các quyền có liên quan trên số chứng khoán của khách hàng.
● Quản lí tài khoản
Nhân viên kế toán giao dịch có trách nhiệm theo dõi trạng thái tài khoản của khách hàng. Thực hiện các quyền liên quan trên sốdư chứng khoán của khách hàng (nhận cổ tức, tham gia đại hội cổ đông khi có yêu cầu của khách hàng…). Lập báo cáo về trạng thái tài khoản của khách hàng khi cần thiết và theo yêu cầu. Cung cấp thông tin về tài khoản của khách hàng khi có yêu cầu.
Quy trình thu chi tiền do kế toán thực hiện:
Quy trình nộp tiền
Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên lập giấy nộp tiền (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy nộp tiền và kí nhận.
Bước 3: kế toán viên kiểm tra các thông tin trên giấy nộp tiền của khách hàng để đảm bảo các thông tin đã được điền đầy đủ, chính xác và thực hiện việc kiểm đếm tiền.
Bước 4: khi số tiền kiểm đếm đã khớp với số tiền cần nộp theo yêu cầu của khách hàng, kiểm toán viên thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và ghi có vào tài khoản của khách hàng.
Bước 5: kếtoán trưởng kí xác nhận vào giấy nộp tiền (2 liên) và đóng dấu.
Giấy nộp tiền sẽđược trao lại cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên.
Quy trình rút tiền
Khách hàng đến rút tiền phải xuất trình CMND/ hộ chiếu
Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên kiểm tra số dư trên tài khoản tiền của khách hàng, nếu sốdư ≥ số tiền mà khách hàng yêu cầu thì lập giấy lĩnh tiền mặt (2 liên).
Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy lĩnh tiền và kí xác nhận.
Bước 3: kế toán viên kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trên giấy lĩnh tiền, nhập dự liệu vào phần mềm kế toán và ghi nợ vào tài khoản của khách hàng.
Bước 4: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy lĩnh tiền, đóng dấu và giao tiền cho khách hàng.
Giấy lĩnh tiền trao cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Khách hàng khi nhận tiền phải kiểm đếm ngay trước mặt kế toán viên và sau khi ra khỏi công ty, công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất kì sự cố nào của khách hàng.
Quy trình chuyển tiền
Bước 1: căn cứ vào ủy nhiệm chi hợp lệ(ghi đầy đủvà đúng theo mẫu, có đủ 2 liên), kế toán kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, chữ kí đã đăng kí, tên tài khoản, số tiền bằng số và bằng chữ, nhập số liệu vào máy để hạch toán, kí tên và trả lại cho khách hàng 1 liên.
Bước 2: chuyển ủy nhiệm chi đã hạch toán sang bộ phận kiểm soát, kiểm soát trên máy và kí kiểm soát.
Quy trình thu chi tiền mặt do thủ quỹ thực hiện
Quy trình thu tiền mặt
Bước 1: thủ quỹ nhận giấy nộp tiền, phiếu thu và bản kê các loại tiền của khách hàng do kế toán chuyển đến bằng đường dây nội bộ, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đối chiếu số tiền bằng số, bằng chữ ghi trên chứng từ thu phải khớp đúng với số tiền ghi trên bảng kê.
Bước 2: căn cứ vào chứng từ, bảng kê nộp tiền đã có chữ kí của khách hàng và kế toán để nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc, gồm đủ các loại tiền theo bó chẵn, tờ lẻ.
Bước 3: đếm tiền mặt theo tờ (đối với tiền giấy) và theo từng đơn vị (đối với tiền kim loại). Đếm loại nào theo loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê, theo phương thức đếm bó chẵn trước rồi đếm tờ lẻ sau.
Khi cắt dây từng bó tiền ra đếm tờ, phải giữ nguyên niêm phong bó tiền đó của khách hàng (nếu có) đểlàm căn cứ khi phát hiện thừa, thiếu. Nếu thừa, khách hàng nhận lại số tiền thừa và kí xác nhận số trả tiền thừa. Nếu thiếu, khách hàng phải bù tiền vào cho đủ, nếu không có thì báo với khách hàng và kếtoán để lập lại phiếu nộp tiền.
Bước 4: kiểm tra lại toàn bộ số tiền đã khớp với bản kê, thao từng loại và tổng số tiền đã nhận đủ.
Bước 5: toàn bộ số tiền đã đếm kiểm được đóng bó và bảo quản trong két sắt của công ty.
Bước 6: ghi sổ quỹtheo đúng số tiền đã nhận.
Bước 7: kí tên và đóng dầu “đã thu tiền” lên chứng từ và bảng kê.
Bước 8: giao liên 2 chứng từcho khách hàng và lưu lại bảng kê, phân loại tiền theo chếđộ quy định, liên 1 chuyển bộ phận kế toán.
Quy trình chi tiền mặt
Bước 1: nhận và kiểm soát chứng từ của người nhận tiền do kế toán chuyển sang, bao gồm các yếu tố sau:
- Số chứng từ, ngày tháng năm, họ tên, số CMND, hộ chiếu, - Số tiền bằng số, bằng chữ khớp đúng,
- Có đầy đủ chữ kí của cán bộ có trách nhiệm cho lĩnh tiền.
Bước 2: lập bảng kê phân loại tiền chi trả(căn cứ vào các loại tiền hiện có tại quỹ) tự kiểm soát tổng số tiền chi ra trên chứng từ phải khớp đúng với số tiền của các loại tiền trên bảng kê.
Bước 3: chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập.
Bước 4: kiểm đếm tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ. Bước 5: ghi sổ quỹ số tiền đã chi và kí tên vào chứng từ, bảng kê.
Bước 6: mời khách hàng đã nhận tiền theo đúng người ghi trên chứng từ và CMND, yêu cầu khách hàng kí vào chứng từ và bảng kê trước khi phát tiền.
Bước 7: phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền.
Bước 8: đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, trả lại khách hàng liên 2 (nếu có) chuyển liên 1 cho bộ phận kếtoán lưu vào bảng kê theo quy định.
● Đóng tài khoản
Bước 1: xác nhận yêu cầu đóng tài khoản của khách hàng
Nhân viên môi giới cung cấp Giấy yêu cầu đóng tài khoản cho khách hàng có yêu cầu, hướng dẫn khách hàng điền các thông tin vào giấy đóng tài khoản, kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn khách hàng tới bộ phận kế toán và ngân quỹ để làm thủ tục chi trả tiền,
Xác nhận yêu cầu
Kiểm tra, xét duyệt
chứng khoán cho khách hàng.
Bước 2: kiểm tra xét duyệt
Sau khi đưa hồ sơ cho khách hàng kiểm tra, trưởng hoặc phó phòng môi giới kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồsơ và kí duyệt.
Bước 3: Khai báo và lưu trữ
Nhân viên môi giới nhận lại hồsơ, ghi hồsơ và khai báo vào phần mềm, vào sổ theo dõi khách hàng, xóa tài khoản của khách hàng. Hồsơ khách hàng vẫn phải được lưu trữ tại phòng môi giới trong thời gian 1 năm và sau đó chuyển vào kho lưu trữ của công ty.