1. Các chức năng chính của hệ thống.
a) Quản lý khách hàng – nhà cung cấp
- Lưu trữ thông tin các nhà cung cấp các mặt hàng ở Siêu thị. - Phương thức nhập, ngày hẹn công nợ của mỗi nhà cung cấp.
b) Quản lý cửa hàng, kho hàng và khu vực hàng hóa
- Đăng ký thông tin cửa hàng, các kho hàng và khu vực hàng hóa trực thuộc. - Mỗi cửa hàng có 01 hoặc nhiều kho hàng và khu vực hàng.
c) Quản lý phương thức nhập xuất
- Khai báo cụ thể các thông tin liên quan của mỗi phương thức khác nhau. - Có 02 loại phương thức chính: nhập và xuất.
- Các phương thức được sử dụng trong quá trình tạo mới hàng hóa, nhập xuất hàng hóa...
- Mỗi phương thức có nhiều thuộc tính và đặc điểm khác nhau.
d) Quản lý hàng hóa
- Chức năng này bao gồm cả quàn lý ngành hàng, nhóm hàng, phân nhóm hàng và hàng hóa.
- Một ngành hàng có 01 hoặc nhiều nhóm hàng, một nhóm hàng có 01 hoặc nhiều phân nhóm hàng, một phân nhóm hàng có 01 hoặc nhiều mặt hàng.
- Các mặt hàng được quản lý theo mã vạch, mã vạch có 02 loại: loại có sẵn trên hàng hóa và loại được tạo ra trong quá trình sử dụng. Loại mã tự tạo này được tạo ra bằng phần mềm Label Matrix 7 PowerPro. Tất cả các mã hàng đều theo chuẩn EAN – 13.
- Hàng hóa có đơn vị tính khác nhau, thuế nhập và bán khác nhau. - Mỗi hàng hóa có mã hàng là duy nhất.
e) Quản lý xuất nhập kho
- Hàng hóa được các nhà cung cấp vận chuyển đến, được nhân viên kiểm tra và ký nhận, sau đó đưa cho tổ nhập liệu tiến hành nhập kho và làm giá.
- Tổ nhập liệu sẽ tiến hành nhập hàng hóa mới theo nhà cung cấp, thuế nhập tương ứng. Một phiếu nhập chỉ thuộc 01 nhà cung cấp và 01 mức thuế nhập. Phiếu nhập kho sẽ được lưu vào CSDL và được in ra để thanh toán công nợ.
- Đến ngày hẹn đặt trước với nhà cung cấp để thanh toán công nợ và trả hàng lỗi (thường là vào sáng thứ tư hàng tuần), tổ nhập liệu kiểm kê hàng hư hỏng, bị lỗi để xuất trả hàng cho nhà cung cấp.
- Đôi lúc hàng hóa được xuất luân chuyển giữa hai kho hàng của hai chi nhánh. Tổng kho được đặt tại Siêu thị Sách Bình Đường 1.
f) Quản lý tồn kho
- Hàng tháng hàng hóa sẽ được chạy tồn kho vào đầu tháng và cuối tháng. - Các thông tin tồn kho này giúp ích cho việc kiểm kê hàng tồn trong kho và ngoài các quầy hàng, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý xuất nhập kho và các báo cáo khác.
- Thông tin tồn kho sẽ được lưu trữ trong một CSDL khác. Các phiếu nhập xuất khi đã chạy tồn kho thì không thể chỉnh sửa được, chúng chỉ có thể được chỉnh sửa khi được mở khóa bởi ngưởi Quản lý.
g) Quản lý khách hàng thân thiết
- Khi khách hàng bất ký mua hàng với hóa đơn trị giá từ 50.000 đồng trở lên sẽ được đăng ký làm thẻ Khách hàng thân thiết miễn phí. Sau này, khi mua hàng, khách hàng đó sẽ được tích lũy điểm mua hàng và nhận thưởng hoặc phiếu giảm giá của siêu thị.
- Thông tin được lưu trữ và cập nhật khi cần thiết.
h) Quản lý công nợ
- Giải quyết công nợ khách hàng, nhà cung cấp, thông tin được lưu trữ và quản lý cụ thể ở chức năng này.
- Hỗ trợ việc thu chi các hóa đơn.
i) Quản lý đơn đặt hàng
- Quản lý đơn đặt hàng theo từng nhà cung cấp.
- Hỗ trợ cái nhìn tổng thể các hàng hóa có trong kho, hàng nào hết, hàng nào còn...
j) Quản lý phòng ban và nhân viên
- Quản lý phân quyền hệ thống, chức năng sử dụng của mỗi thành viên.
2. Đối với người quản trị hệ thống
- Đây là nhóm User có quyền hạn cao nhất trong hệ thống quản lý, có hầu hết các quyền hạn của mình, có thể sử dụng tất cả quyền mà hệ thống cung cấp. - Nhóm quản trị có thể cấp quyền, ủy quyền, phân quyền vào tạo mới, cập nhật
người dùng User.
- Đặc quyền trong toàn bộ hệ thống.
3. Đối với người sử dụng User
- Chiếm phần lớn số lượng người dùng.
- Quyền hạn bị hạn chế bởi người quản trị hệ thống.
- Sử dụng hệ thống theo các quyền, nhiệm vụ và vai trò được giao.