II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1. Nội dung quy trình:
1.7 Quy trình thông báo thư tín dụng (IL)
Quy trình thông báo thư tín dụng gồm 10 bước (bảng 7)
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận thư tín dụng do ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo gửi:
- Kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng nhận được: + Nếu thư tín dụng được gửi bằng SWIFT thì điện SWIFT đó phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khoá đúng.
+ Nếu thư tín dụng được gửi bằng TELEX thì điện TELEX phải có mã khoá (testkey) và mã khoá đó phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ.
+ Nếu thư tín dụng được gửi bằng thư thì chữ ký uỷ quyền trên thư tín dụng phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đó là chữ ký hợp lệ.
* Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của thư tín dụng đều phải liên hệ với bộ phận bảo mật để làm rõ (điện SWIFT MT700, 701, 710, 711, 720, 721,799 nhận được qua chương trình TF-SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khoá đúng).
- Đóng dấu „ĐÃ NHẬN‟ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS.
2/ TTV 1. Kiểm tra tính liên tục và đầy đủ của thư tín dụng nhận được. Nếu phát hiện thư tín dụng không liên tục, đầy đủ thì báo ngân hàng gửi để bổ sung/làm rõ.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
báo cho ngân hàng gửi để làm rõ nếu cần.
3. Kiểm tra xem thư tín dụng do ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo gửi là thư tín dụng đầy đủ, có giá trị thực hiện hay chỉ là thông báo sơ bộ, không có giá trị thực hiện.
4. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thông báo chính thức hoặc thông báo sơ bộ thư tín dụng đến. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
* Trường hợp thông báo chính thức:
- thông báo thư tín dụng đến: 1 bản gốc, 1 bản lưu ;
- giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu * Trường hợp thông báo sơ bộ:
- thông báo sơ bộ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Trường hợp thông báo chính thức thức:
- Fax giấy thông báo thư tín dụng tới khách hàng. - Chuyển tới bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ . - Giao khách hàng bản gốc giấy thông báo thư tín dụng, bản gốc thư tín dụng và giấy báo nợ bản dành cho khách hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận khi nhận thư tín dụng gốc).
- Lưu hồ sơ thông báo thư tín dụng gồm: + Giấy thông báo và 1 bản sao thư tín dụng.
+ Giấy báo nợ, điện tra soát và các giấy tờ khác (nếu có). 2. Trường hợp thông báo sơ bộ:
- Fax giấy thông báo sơ bộ thư tín dụng đến tới khách hàng (có thể fax/gửi thư tín dụng sơ bộ tới khách hàng nếu được
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
yêu cầu nhưng lưu ý khách hàng để tránh việc sử dụng nhầm lẫn). - Lưu hồ sơ thông báo sơ bộ thư tín dụng gồm:
+ 1 giấy thông báo sơ bộ thư tín dụng đến. + 1 bản gốc thư tín dụng sơ bộ.
- Theo dõi, nhắc nhở ngân hàng phát hành gửi thư tín dụng chính thức. Khi nhận được thư tín dụng đầy đủ từ ngân hàng phát hành/ngân hàng thông báo quay trở lại bước 2 để thông báo chính thức thư tín dụng đến (lưu ý dẫn chiếu đến thư tín dụng sơ bộ đã thông báo trước đây).
6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã thông báo.
7/ TTV 1. Khi khách hàng và ngân hàng phát hành thư tín dụng đồng ý huỷ, sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ thư tín dụng đã thông báo.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
* Việc huỷ thư tín dụng đã thông báo có thể được tiến hành tự động bởi chương trình TF-SIBS khi thư tín dụng hết số dư hoặc 3 tháng kể từ ngày hết hạn.
8/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ: thông báo đã huỷ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
10/ TTV 1. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ thư tín dụng.
2. Lưu hồ sơ thông báo thư tín dụng đã huỷ và các giấy tờ liên quan.