1. mục tiêu hệ thống phân phối.
Là một doanh nghiệp có chức năng thơng mại là chính. Sản phẩm của Công ty xăng dầu B12 không chỉ đơn thuần là Sản phẩm vật chất mà cả Sản phẩm dịch vụ khách hàng đi kèm theo nó mà chức năng của phân phối sẽ làm tốt điều này.
Với thế mạnh và khả năng sẵn có, hệ thống phân phối trở thành công cụ cạnh tranh dài hạn có hiệu quả với những mục tiêu nh: làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, là sợi dây liên hệ giữa khách hàng và công ty, góp phần hỗ trợ định hớng kinh doanh theo nhu cầu khách hàng của công ty …
Thực hiện thành công chiến lợc “bao phủ thị trờng” thông qua các mục tiêu trớc mắt: lấp những thị trờng còn trống cả theo khu vực địa lý và nhu cầu khách hàng, cung ứng các Sản phẩm đa dạng hơn nữa để tăng bề rộng và độ dày của việc bao phủ trên lĩnh vực Sản phẩm. Trong quá trình đẩy mạnh “bao phủ thị trờng” công ty cần tính đến tính hiệu quả của hoạt động phân phối trong các kênh.
Mục tiêu năm 2003 về tiêu thụ hàng hoá của các kênh nh sau: (Theo số liệu báo cáo của phòng kinh doanh (đơn vị tỷ VNĐ) ) Sản phẩm Kênh Tổng Xăng dầu chính Gas và phụ Kiện Dầu mỡ nhờn Kênh(1) xuất nội bộ 9043,7 9034,772 3,553 5,479 Kênh (2) Bán lẻ 725,287 679,250 13,215 32,882 Kênh(3) đlý bán buôn 899,904 867,527 1,932 30,445
Kênh(4)bán TTvà qua đlý 1112,336 1083,089 21,242 8,005 Kênh(5) tái xuất 611,350 611,350 - - Tổng 12392,628 12275,938 39,939 76,751
2. Quan điểm hoàn thiện
2.1 các giải pháp về kênh phân phối phải lấy ngành hàng, chiến lợc kinh
doanh của công ty làm căn cứ cơ bản.
Đặcđiểm ngành hàng là một trong những căn cứ cơ bản để thiết lập kênh phân phối. Dới đây là các đặc điểm quan trọng của ngành hàng đòi hỏi các công ty kinh doanh phải tính tới khi xây dựng và quản lý kênh phân phối:
Ngời tiêu dùng đặc biệt quan tâm tới sự an toàn của sản phẩm nên các kênh phân phối, cách thức phân phối phải tạo đợc lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm.
Trong tổ chức kênh phân phối của các doanh nghiệp phải chú ý tới tính hoàn hảo, tính đồng bộ của dịch vụ và đảm bảo tính văn minh thơng nghiệp.
Đặc điểm sử dụng sản phẩm xăng, dầu,dầu mỡ nhờn gas và phụ kiện là tính liên tục, điều này đặc biệt quan trọng đối với khách hàng công nghiệp.Đây là điều kiện đáp ứng đợc khách hàng đánh giá cao.
Ngành hàng xăng, dầu , dầu mỡ nhờn, gas và phụ kiện là ngành hàng kinh tế kỹ thuật do đó nhu cầu đối với kỹ thuật là rất lớn. Việc tổ chức kênh phân phối dịch vụ bên cạnh việc bán hàng vàkênh phân phối vật chất là hết sức quan trong.
Kênh phân phối đợc thiết kế và quản lý phải căn cứ vào các mục tiêu và chiến lợc của công ty, định về mặt tổ chức, bao gồm tổ chức nhân sự, kinh doanh và hoàn thiện hệ thống tài chính kế toán.
Trong những năm tới công ty cần chủ trơng tiết kiệm chi phí trên một lợng sản phẩm bán ra hớng tới mục tiêu tăng lợi nhuận trong những năm tới. Về mặt tổ chức kinh doanh, công ty phát triển hệ thống các kho trung gian tại các khu vực thị trờng lớn nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển, phục vụ kịp thời
nhu cầu thị trờng và tạo thế mạnh của công ty trên các khu vực tiềm năng này.
2.2. Thiết kế, quản lý kênh phân phối phải xuất phát từ kết quả phân đoạn thị trờng và khả năng của công ty.
Kinh doanh theo quan điểm marketing, theo quan điểm này định hớng khách hàng dẫn dắt toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , xuất phát từ đặc điểm tiêu dùng, khách hàng của công ty đợc chia thành hai nhóm cơ bản: khách hàng công nghiệp và khách hàng dân dụng. Với mỗi nhóm khách hàng công ty phải đa ra những cách thức thoả mãn phù hợp trong đó lựa chọn điều phối hàng trong kênh phân phối là một trong những công cụ giúp đắc lực.
2.3 Kênh phân phối phải góp phần tạo ra sự cạnh tranh đối với các công ty cùng ngành hàng trong việc đáp ứng thị trờng mục tiêu.
Việc phân phối hàng hoá tới khách hàng một cách tốt hơn các đối thủ cạnh tranh là một nhân tố quyết định tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Để làm đợc điều này, trớc tiên công ty cần khai thác đợc những lợi thế nh uy tín đã tạo lập của ngành hàng, mạng lỡi phân phối rộng khắp trên 3 tỉnh Quảng Ninh, Hải Dơng, Hng Yên. khả năng về tài chính, quan hệ chặt chẽ với cơ quan từ Trung ơng đến địa phơng, hệ thống cầu cảng kho tiếp nhận, kho chứa tại các vị trí chiến lợc…
2.4. Kênh phân phối phải đợc thiết kế nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp trên cơ sở tận dụng thế mạnh và khắc phục các điểm yếu của toàn hệ thống.
Để cung cấp tới khách hàng theo cách tốt hơn các công ty cùng ngành hàng, các doanh nghiệp phải giải quyết tốt các xung đột giã các bộ phận trong hệ thống phân phối ngay từ khi thiết kế và vận hàng hệ thống.
2.5. Kênh phân phối phải có khả năng tự thích ứng với sự thay đổi của môi trờng một cách linh hoạt.
Sự linh hoạt của kênh phân phối đợc thể hiện là khả năng thích ứng với sự thay đổi của thị trờng cũng nh sự linh hoạt trong thực thi các chính sách
của doanh nghiệp và ứng phó với các chính sách của đối thủ cạnh tranh. Sự thay đổi của thị trờng bao gồm nhu cầu của khách hàng, sự thay đổi về chính sách và cách thức phân phối hàng hoá tới khách hàng, các quy định của Nhà nớc đối với việc tổ chức phân phối hàng hoá, thay đổi về nguồn cung ứng.
Trong thiết kế kênh phân phối, công ty phải chú ý tới các sự thay đổi quan trọng của môi trờng kinh doanh trong thời gian gần đây.
2.6. Việc thiết kế hệ thống phân phối phải gắn với việc xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng của công ty.
Cơ sở hạ tầng phải mạnh có khả năng đảm bảo nguồn về mặt số lợng và thời gian. Khả năng đảm bảo về mặt số lợng đối với ngành hàng xăng dầu, dầu mỡ nhờn, gas vủa công ty. Bao gồm: sức chứa, khả năng tiếp nhânh, và khả năng chuyên chở. Khả năng đáp ứng về mặt thời gian thể hiện ở vị trí bố trí các cơ sở hạ hậu cần. Để có thể có đợc hệ thống cơ sở hậu cần mạnh, công tác quy hoạch phải đi đầu và phải xuất phát từ nhu cầu thị trờng, chiên lợc kinh doanh của công ty. Trong công tác quy hoạch cần tránh các chi phí đầu t không cần thiết xem xét cẩn thận các yếu tố về hệ thống phân phối hiện tại phơng hớng chuyển đổi hệ thống phân phối trong điều kiện mới, khả năng cắt giảm theo hớng giành lợi thế trớc đối thủ cạnh tranh tại các khu vực thị trờng trong việc tổ chức cung cấp và phân phối hàng hoá tới khách hàng.
2.7. Đảm bảo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các kênh và trong kênh phân phối một cách hợp lý nhằm đẩy mạnh sản lợng bán ra.
Sự cần thiết của cạnh tranh thể hiện ở tình trạnh hiện nay đã và sẽ tiếp tục có thêm nhiều cơ sở cùng kinh doanh ngành hàng này. tuy nhiên, sự cạnh tranh này phải nằm trong sự kiểm soạt của công ty .
II. Những biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện kênh phân phối ở công ty xăng dầu B12
1. Xây dựng chiến lợc và chính sách nhất quán với việc cung cấp sản phẩmtới thị trờng mục tiêu. tới thị trờng mục tiêu.
Hiện nay, công ty xăng dầu B12 cần có chiến lợc cũng nh chính sách nhất quán làm cơ sở cho phát triển hệ thống phân phối. Chiến lợc và chính sách
nàyphải đợc xây dựng trên phân tích kỹ lỡng thị trờng của công ty trong từng giai đoạn, trong đó đặc biệt chú ý tới nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, cách thức phân phối của các đối thủ cạnh tranh tận dụng lợi thế hiện có của công ty cũng nh hệ thống trực thuộc của công ty. Các chiến lợc và chính sách này không mang tính cứng nhắc mà phải đợc điều chỉnh cùng với sự thay đổi của môi trờng kinh doanh. Sự phù hợp từng loại hàng, từng đối tợng cũng đợc nhấn mạnh trong quá trình hoạch định chiến lợc và chính sách kinh doanh theo hớng khách hàng công nghiệp thơng mại nên đi theo kênh ngắn, khách hàng dân dụng có thể áp dụng nhiêù loại kênh trong đó tính linh hoạt cần đợc nhấn mạnh.
Các chiến lợc và chính sách của công ty đối với kênh phân phối phải bao quát các nội dung:
Các khu vực thị trờng phải tập trung phát triển, bao gồm cả về mặt ngắn hạn và dài hạn.
Định hớng đầu t xây dựng cơ sở hậu cần tại khu vực đã xác định là tiềm năng, là khu vực chiến lợc gồm các thành phố, các khu công nghiệp.
Loại kênh chủ yếu, các tiên chuẩn lựa chọn các đơn vị vào mỗi kênh Mối liên kết chủ yếu giữa các kênh, bộ phận của kênh, phân định thị trờng hoạt động, tiêu thức cạnh tranh chủ yếu và những cam kết cơ bản.
Hệ thống thông tin quản lý trong nội bộ mỗi kênh và trong toàn bộ hệ thống. Kế hoạch, chơng trình đào tạo cho các bộ phận thuộc hệ thống kênh phân phối.
Các giải pháp mang tính phòng ngừa trớc sự tấn công có thể của các đối thủ định kênh phân phối của công ty nên theo các bứơc sau: giao nhiệm vụ này cho nhóm phụ trách về phân phối. Nhóm này phải tập trung phân tích môi trờng kinh doanh và quan tâm tới các yếu tố thuộc nội bộ doanh nghiệp, xác địn đợc điểm mạnh , điểm yếu cũng nh các cơ hội và thách thức đối với hệ thống phân phối vủa doanh nghiệp.
Từ việc phân tích trên, nhóm này phải hình thành chiến lợc, chính sách và các phơng án tổ chức hệ thống phân phối trình ban lãnh đạo công ty.
Nhóm có trách nhiện phối hợp với các đơn vị phía dới để thực hiện các phơng án và các chính sách về kênh phân phối đã đợc phê duyệt. Trong quá trình này, nhóm cũng phải thu thập thông tin phản hồi từ thị trờng.
Đánh giá hiệu quả của các phơng án tổ chức bán hàng của toàn hệ thống, sản lợng, sự hợp tác giữa các kênh cũng nh các bộ phận thuộc kênh. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để thực hiện sự điềuchỉnh cần thiết.
Ngoài các hiệu quả đã đợc trình bày, việc hình thành các chiến lợc và chính sách kinh doanh nhất quán sẽ là căn cứ quan trọng mang tính định hớng cho công ty trong quá trình tổ chức phân phối hàng hoá ra thị trờng.
2. Hoàn thiện bộ máy quản lý hệ thống phân phối
Kinh doanh trên thị trờng chủ yếu 3 tỉnh quảng ninh, hải dơng, hng yên đòi hỏi công ty phải có bộ máy quản lý thống nhất hệ thông phân phối. Chỉ có nh vậy công ty mới có khả năng kiểm tra giám sát và điều chỉnh kịp thời sao cho phù hợp với những thay đổi từ môi trờng kinh doanh.
Hệ thống phân phối của công ty, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc do phong kinh doanh đảm nhiệm. Tại công ty, tại phòng kinh doanh thực hiện khá nhiều chức năng ngoài nhiệm vụ kinh doanh, điều này dẫn tới hiệu quả quản lý cha cao, không phát huy hết những u điểm, thế mạnh của hệ thống kênh phân phối của công ty. Các vấn đề tồn đọng trong hệ thống phân phối nh mâu thuẫn giữa các kênh, giữa nội bộ kênh trong quá trình phân phối Sản phẩm ra thị trờng, việc phản ứng chậm của hệ thống trớc những đối thủ cạnh tranh, một số thị trờng thu hẹp và cha có hiệu quả, mức độ liên kết giữa các kênh trong hệ thống phân phối cha đợc theo dõi một cách tập trung và có hệ thống.
Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý hệ thống phân phối là một điều cấp thiết. Có thể thiết lập một bộ phận, hoặc giao kiêm nhiệm cho một bộ phận khác theo dõi sự hoạt động của các kênh phân phối. Phụ trách bộ phận này có thể do trởng phòng kinh doanh tại các chi nhanh, xí nghiệp hay công ty đảm nhiệm hoặc phó giám đốc phu trách mảng kinh doanh hay hay công ty đảm nhiệm hoặc phó giám đốc phu trách mảng kinh doanh hay
marketing. Đây là mô hình tổ chức rất hiệu quả của các công ty lớn nh coca hay pepsi…trong việc theo dõi giám sát bán hàng khu vực quản lý phân phối.
Đối với việc kiểm tra giám sát và điều chỉnh hệ thống kênh phân phối bộ phận này còn có chức năng và nhiệm vụ sau:
Giám sát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh hệ thống kênh phân phối cho phù hợp với môi trờng kinh doanh.
Kiểm tra giám sát công tác mở rộng và phát triển kênh phân phối.
Xây dựng hệ thống kênh thông tin thông suốt trong hệ thống kênh phân phối để có thể thu thập thông tin từ trị trờng, cách thức tổ chức kênh phân phối và các chính sách của đối thủ cạnh tranh.
Đánh giá hiệu quả của từng kênh phân phối để xác định đợc kênh phân phối trọng tâm cho từng nhóm khách hàng.
Xây dựng chính sách khuyến khích các bộ phận thuộc kênh phân phối tạo ra môi trờng cạnh tranh với các tiêu thức khách quan bình đẳng.
Kiểm tra giám sát và vận hành các kế hoạch phân phối hiện vật.
Phối hợp với phong kinh doanh đẩy mạnh công tác mở rộng thị trờng vào các khu vực có tiềm năng.
3. hoàn thiện việc quản lý kênh phân phối 3.1 lựa chọn thành viên kênh. 3.1 lựa chọn thành viên kênh.
Hiện nay để thực hiện thành công chiến lợc “bao phủ thị trờng” công ty phải tìm cách duy trì thị trờng truyền thống, đẩy mạnh số lợng sản phẩm bán ra bằng nhiều cách thức khác nhau thông qua các công cụ của marketing-mix, đặc biệt là tham số phân phối.
Trong hệ thống phân phối, các trung gian phân phối có vai trò quan trọng nhất tạo nên sức mạnh của cả chuỗi mắt xích đa các dòng chảy trong kênh hoạt động nhịp nhàng hiệu quả. vì vậy việc lựa chọn thành viên kênh là yếu tố tiên quyết bảo đảm cho kênh hoạt động tốt.
Nhìn chung việc thiết lập thêm các tổng đại lý hay các đại lý phải căn cứ vào các chỉ tiêu cơ bản sau:
- Thu nhập bình quân đầu ngời.
- Mức đô thị hoá.
Lựa chọn thành viên kênh phải đảm bảo vừa đủ để đáp ứng nhu cầu thị trờng, tạo liên kết chống cạnh tranh và lấp đầy khoảng trống thị trờng. Nếu thành lập quá nhiều dễ gây chồng chéo, làm cho các tổng đại lý không phát huy hết khả năng của mình đồng thời khi lựa chọn đại lý cũng phải xem xét năng lực của đại lý đó.
3.2 khuyến kích các thành viên trong kênh phân phối.
Các thành viên của kênh phân phối cần đợc kích thích thờng xuyên để làm việc với mức tốt nhất. Việc khuyến khích không chỉ đơn thuần là kích thích bằng vật chất mà công ty nên tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện các công đoạn sau:
Thứ nhất, tìm ra các nhu cầu và trở ngại của các thành viên kênh có thể là tổng đại lý, đại lý, lực lợng bán hàng hữu cơ, khách hàng. Việc tiến hành nghiên cứu có thể do phía công ty, những công ty nghiên cứu marketing hoặc từ phía trung gian phân phối. Nếu chọn cách cuối cùng cần thiết lập hội đồng phân phối bao gồm những đại diện quản lý cấp cao từ phía công ty và tổng đại lý,đại lý.
Thứ hai, tiến hành giúp đỡ các thành viên hệ thông phân phối mà thực chất đây là một hình thức xúc tiến thơng mại. Có rất nhiều các hình thức cụ thể có thể thực hiện đợc từ phía công ty đến tổng đại lý và đại lý nh: hỗ trợ chi phí trng bày trong cửa hiệu, cử ngời diễn thuyết giới thiệu sản phẩm, giúp nghiên cứu địa điểm, tặng vật kỷ niệm, đào tạo nhân viên bán hàng cũng nh kỹ thuật, trả một phần lơng cho nhân viên bán hàng, đề cập tên cửa hiệu trong