1 Một số đặc điểm kinh tế, kĩ thuật có ảnh hởng đến quản lý chất lợng ở
1.3.2 Những phòng ban ảnh hởng trực tiếp đến quản trị chất lợng của Công
Nhằm quản lý tốt hơn chất lợng hàng hoá dịch vụ mình cung cấp VINAPCO đã và đang tiến hành triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO9001:2000. Trong cuốn sổ tay chất lợng của Công ty đã quy dịnh rõ nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban trong việc thực hiện quản lý chất lợng của Công ty. Điều đó đợc thể hiện trong sơ đồ dới đây:
Hình 3: Mối quan hệ tổ chức quản lý chất lợng giữa các phòng ban, xí nghiệp
Nguồn: Sơ đồ đợc lấy từ Ban ISO của công ty
Cũng trong sổ tay chất lợng của Công ty đã quy định những nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các cấp điều hành chỉ đạo, các phòng ban liên quan đến công tác quản trị chất lợng. Trong đó có ghi:
Giám đốc Công ty.
- Lập chính sách, mục tiêu chất lợng.
- Cung cấp nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống chất lợng. - Đề xuất và giám sát hệ thống quản lý chất lợng.
- Điều hành các cuộc xem xét của Lãnh đạo về hệ thống chất lợng và quản lý chất lợng - Phó giám đốc nội chính. GĐ Công ty XN Thương mại đầu khí hàng không Miền Bắc PGD.kỹ thuật PGĐnộichính Phòng thống kê PGĐ Nội chính Vp đảng đoàn thể P KD- XNK P TC-CB TC-KTP KH-ĐTP KT-CNP
VP Đại diện TP Hồ Chí Minh
XN dịch vụ VT−VT-KT Xăng Dầu HàngKhông XN dịch vụ xăng dầu sân bay Miền
Bắc
XN dịch vụ xăng dầu sân bay MiềnTrung XN xăng dầu hàng không MiềnNam XN Thương mại đầu khí hàng không Miền Nam
Ngoài việc giúp đỡ công việc trực tiếp cho giám đốc Công ty phó giám đốc nội chính còn thực hiện nhiệm vụ theo chức năng của mình.
Phó giám đốc kỹ thuật.
Có nhiệm vụ chỉ đạo công tác chất lợng, quản lý chất lợng nhiên liệu bay, bảo đảm kỹ thuật, phơng tiện tra nạp nhiên liệu công nghệ kho bể chứa phục vụ tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nhiên liệu,công bố kế hoạch đầu t và thực hiên các nhiệm vụ theo chức năng của mình.
Giám đốc xí nghiệp
- Lập mục tiêu, chính sách chất lợng của xí nghiệp.
- Cung cấp nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống quản lý chất lợng. - Đề xuất và giám sát hệ thống quản lý chất lợng của doanh nghiệp
- Duy trì tình trạng kỹ thuật của các phơng tiên tra nạp, dụng cụ hoá nghiệm, kiểm tra chất lợng nhiên liệu, thiết bị công nghệ kho phục vụ tiếp nhận bảo quản cáp phát nhiên liệu tại kho sân bay.
- Lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất cuả xí nghiệp.
- Xác định chuẩn mực tay nghề các loại công nhân kỹ thuật phục vụ sản xuất. - Phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cho các phòng, đội sản xuất của xí nghiệp cũng nh quản lý số lợng, chất lợng nhiên liệu tại các kho của xí nghiệp.
Ngoài việc thực hiên chức năng, nhiệm vụ chính của mình khi quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001 các phòng - ban trong khối của Công ty còn có nhiệm vụ cụ thể sau:
- Phòng kế hoạch đầu t:
Lập kế hoạch nguồn lực để thực hiên hệ thống quản lý chất lợng của Công ty.
- Phòng tài chính kế toán.
Hỗ trợ cho các hoạt động quản lý chất lợng và khi cần thiết cung cấp các dữ liệu cần cho việc tính toán cho các chi phí chất lợng.
- Phòng kỹ thuật công nghệ.
+ Tiến hành kiểm tra và thử nghiệm theo kế hoạch chất lợng và các yêu cầucàn quy định trong các quy chế tơng ứng.
+ Xử lý và giám sát các xí nghiệp trong viễc xử lý sản phẩm hỏng. + Đề xuất và theo dõi, khắc phục và phòng ngừa.
+ Lập kế hoạch và điều phối các cuộc đánh giá chất lợng nội bộ. + Đề xuất và quản lý việc điều phối các chơng trình cải tiến chất lợng.
+ Kiểm soát và duy trì chế độ hiệu chuẩn các thiết bị kiểm tra đo lờng và thử nghiệm của các xí nghiệp.
+Biên soạn và phổ biến các tài liệu chất lợng.
+Tham gia đánh giá chất lợng của các nhà cung ứng...
Nh vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh đã cho thấy sự quan tâm rất lớn của công ty đến vấn đề quản trị chất lợng. Việc phân công các chức năng, nhiệm vụ cụ thể giữa các phòng ban, đặc biệt là những phòng ban liên quan trực tiếp đến quản trị chất lợng sẽ giúp việc quản lý nói chung và việc quản lý chất lợng nói riêng đợc thực hiện rõ ràng triệt để, mọi bộ phận đều biết rõ đợc việc mình phải làm và có ý thức thực hiện tốt hơn. Giữa các bộ phận có sự phân tầng và ranh giới trách nhiệm. Vấn đề quản trị chất lợng đã đợc hầu hết các phòng ban trong công ty tham gia thực hiện. Tuy nhiên, cơ cấu chức năng trực tuyến mà công ty đang áp dụng vẫn cha phát huy hết tác dụng giúp việc quản trị chất lợng đợc thực hiện chặt chẽ hơn. Để tránh sự chồng chéo và tăng cờng việc kiểm tra giám sát, công ty nên thực hiện quản lý theo chức năng chéo.
1.4.Đặc điểm về lao động.
Nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý chất lợng. ý thức đợc điều này, Công ty xăng dầu Hàng không luôn coi trọng vấn đề nhân sự, coi nhân sự là một yếu tố hàng đầu trong việc tạo ra thắng lợi kinh doanh của mình không những phát triển cả về số lợng lao động mà còn từng bớc nâng cao chất lợng lao động.
Năm 1993 khi mới thành lập Công ty có 597 ngời lao động đến nay số lao động đã tăng khoảng 1200 với cơ cấu lao động không đồng đều 80% là lao động nam.
Lực lợng lao động này đợc chia ra làm 2 phần: Lực lợng lao động cũ chuyển từ ngành hậu cần Quân đội sang. Lực lợng này chiếm tỉ lệ khá lớn (khoảng35%) Trình độ không đồng đều, chủ yếu là sơ cấp và cha đào tạo. Độ tuổi trung bình khá cao, từng trải qua thời kỳ công ty trực thuộc Bộ Quốc Phòng, hoạt động trong nền kinh tế tập trung bao cấp. Đây là một điều gây nhiều hạn chế đối với công ty. Do trình độ không đồng đều, việc tiếp thu những kiến thức khoa học kĩ thụât tiên tiến, đặc biệt lànhững nhận thức mới về vấn đề quản lý chất lợng cũng nh những kiến thức về cơ chế thị trờng gặp nhiều khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, công ty phải chú trọng hơn nữa vấn đề đào tạo và đào tạo lại.
Bên cạnh đó là lực lợng lao động trẻ đợc tuyển dụng từ các trờng đại học, trung học nghiệp vụ trong cả nớc, có kiến thức chuyên môn, trình độ lý luận, và đang mong muốn cống hiến sức lực vào sự phát triển chung của Công ty. Trong những năm qua VINAPCO luôn phát triển mạnh cả về số lợng và chất lợng lao động. Tuy nhiên sự phát triển nghiêng hẳn về số lợng lao động trực tiếp còn lao động quản lý thì tơng đối ổn định.
Bảng cơ cấu lao động theo trình độ, độ tuổi dới đây sẽ cho thấy tình hình nhân sự của Công ty.
Biểu.1: Bảng cơ cấu lao động theo giới tính
STT Đơn vị Tổnglao động Lao động nữ Lao động nam
1 Cơ quan Công ty 105 25 80
2 XNXDHK Miền Bắc 205 24 181 3 XNXDHK M. Trung 189 22 167 4 XNXDHK M. Nam 265 46 219 5 XNDV-VT 219 35 184 6 XNTMDKHK M.Bắc 129 33 96 7 XNTMDKHK M.Nam 89 24 65 Nguồn: Phòng Tổ chức Cán bộ.
Điều đáng nói ở đây là lao động nam chiếm trên 80% chủ yếu là do đặc thù và tính chất của công việc: xăng dầu độc hại, ô nhiễm môi trờng, lái xe chở dầu, thợ
bơm, thuỷ thủ... còn lao động nữ thì chủ yếu làm việc trong những phòng ban hoặc tại các cửa hàng kinh doanh bán lẻ xăng dầu.
Biểu.2: Cơ cấu lao động theo tuổi đời
Đơn vị Dới 28 29-40 41-50 51-55 Trên55
Cơ quan Công ty 53 18 26 7 1
XNXDHK Miền Bắc 99 85 19 2 XNXDHK Miền Trung 91 79 17 2 XNXDHK Miền Nam 99 128 29 9 XNDV-VT 78 111 29 1 XNTMDKHK M.Bắc 85 23 18 XNTMDKHK M.Nam 46 20 9 Tổng 545 487 147 22 1 Nguồn: Phòng Tổ chức - Cán bộ
Biểu.3: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo.
Đơn vị T.S PTS TH.S ĐH CĐ TRC SC CNKT Cha đào
tạo
Cơ quan Công ty 1 1 42 24 25 8 4 0
XNXDHK Miền Bắc 1 23 51 21 56 50 3 XNXDHK Miền Trung 8 13 15 52 96 5 XNXDHK Miền Nam 1 23 28 36 95 98 4 XNDV-VT 15 23 37 48 90 6 XNTMDKHK M.Bắc 14 8 12 45 54 2 XNTMDKHK M.Nam 22 7 17 20 22 1 Tổng 0 2 2 127 148 163 324 414 21 Nguồn: Phòng Tổ chức - Cán bộ
1.5.Đặc điểm về sản phẩm và thị trờng.
1.5.1.Đặc điểm về sản phẩm.
Về cơ bản mặt hàng kinh doanh của Công ty đợc chia làm hai mảng:
Mảng xăng dầu hàng không: Đây là mặt hàng chủ yếu quan trọng nhất chiếm tỷ trọng lớn phục vụ chủ yếu cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, mảng xăng dầu hàng không bao gồm các loại Jet A-1, các loại xăng dầu mỡ đặc chủng hàng không... Phục vụ trực tiếp cho ngành hàng không.
Mảng xăng dầu mặt đất phục vụ chủ yếu cho nhu cầu tiêu dùng và sản xuất bao gồm: các loại xăng dầu phục vụ cho các loại phơng tiện giao thông đờng bộ (mogas83, mogas92, diesel, mỡ...) và cho các loại phơng tiện giao thông đờng thuỷ: FO, DO, các loại dầu mỡ khác.
Biểu.4: Cơ cấu chủng loại sản phẩm của Công ty Xăng dầu Hàng không
Đơn vị 1000 tấn
Loại nhiên liệu Sản lợng Tỷ lệ %
Jet A-1 trong sân bay 170 32,7
Jet A-1 ngoài sân bay 20 3,84
Dầu DO ( Diesel oil) 275 52,86
Dầu FO 15 2,88
Xăng ( Mogas 83/ 92) 40 7,72
Tổng 520 100
Nguồn: Phòng KD-XNK(năm 2000)
Vì sản phẩm của Công ty là Xăng dầu và các sản phẩm dầu mỡ nên chúng có những đặc điểm đặc biệt, ảnh hởng rất lớn đến quá trình kinh doanh của Công ty. Nói chung, sản phẩm của Công ty có những đặc điểm sau:
- Xăng dầu là sản phẩm ở thể lỏng: Vì vậy phải có thiết bị bồn chứa đặc biệt, việc bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, giao nhận phải tuân theo quy luật vân động của chất lỏng.
- Xăng dầu là chất dễ bay hơi: Là sản phẩm đợc chng cất từ phần nhẹ của dầu mỏ nên nó rất dễ bay hơi. Điều đó thờng gây ra hao hụt lớn. Đặc biệt đối với gas lỏng- Sự hoá hơi ngay ở nhiệt độ thờng. Vì vậy phải có thiết bị nén chứa trong những bình chứa đặc biệt bằng những công nghệ đặc biệt.
- Xăng dầu, mỡ, nhiên liệu là những chất dễ cháy nổ. Vì vậy việc bảo quản, vận động hàng hoá phải tuân theo quy trình đặc biệt, các thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa, hệ thống điện và các vật va đập phải đợc đóng kín. Vì thế đầu t cho những thiết bị này rất lớn.
- Xăng dầu có yêu cầu chất lợng cao trong khi tính ổn định thấp. Trong quá trình tồn chứa, dới tác động của môi trờng thờng bị nhựa hoá, cặn bẩn làm giảm chất lợng xăng dầu. Vì vậy phải có những biện pháp ngăn ngừa và công nghệ thích hợp.
- Xăng dầu, nhiên liệu là mặt hàng có yêu cầu kỹ thuật cao. Vì nó ảnh hởng rất lớn đến hiệu suất làm việc của máy bay, máy móc, sự an toàn mỗi chuyến bay cũng nh tuổi thọ của các thiết bị.
- Đây là chất có nguy cơ gây ô nhiễm môi trờng lớn.
Do tính chất lý hóa, xăng dầu không hoà tan trong nớc mà lan nhanh trên mặt nớc, khó phân huỷ lại dễ khuyếch tán vào không khí khi xâm nhập vào môi trờng sẽ phá huỷ môi trờng sống mãnh liệt. Sau khi cháy hoặc đã qua sử dụng, những chất do nó sản sinh ra đều có tác hại đến sự sống trong một thời gian dài.
Xăng dầu - Mặt hàng chiến lợc của Nhà nớc: Kinh doanh xăng dầu là một ngành kinh tế có khả năng thu lớn cho ngân sách Quốc Gia. Và đây cũng là một sản phẩm không thể thiếu đợc để duy trì sự hoạt động của một nền kinh tế. Vì thế Nhà Nớc thờng có nhiều biện pháp quản lý đối với ngành.