Chơng II: Thực trạng hoạt động tài trợ xuất nhập khẩu tại NHNT Hà Nội
2.1.2.2. Chức năng,nhiêm vụ của các phòng ban: 1) Phòng Tín dụng – Tổng hợp:
1). Phòng Tín dụng – Tổng hợp:
- Tham mu,giúp Ban Giám đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện chính sách,chủ trơng của Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam về tiền tệ,tín dụng Ngân Hàng, …
- Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phơng,giúp Ban giám đốc tham gia dựng chơng trình kế hoạch kinh tế –xã hội của thành phố và Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam.
- Giúp Ban giám đốc về công tác Pháp chế của chi nhánh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng.
- Thực hiện nghiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo Luật Ngân Hàng và Luật các tổ chức tín dụng,mở tài khoản cho vay,theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.
- Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ dới 100%,chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn,sau đó chuyển cho các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành th bảo lãnh trong hoặc ngoài nớc.
- Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt Nam.
- Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý,năm.
- Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
2). Phòng Kế toán và Tài chính.
a) – Bộ phận “ Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền”: Phòng Giao Dịch Số
1
Phòng Giao Dịch Số
Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT-END,bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý tiếp các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm :
-Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank,bù trừ và liên hàng Ngân hàng Nhà nớc.
- Hạch toán điện đến từ nớc ngoài theo MT 100,từ liên hàng nội bộ,từ bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng Nhà nớc và chuyển báo có cho Phòng Dịch vụ Ngân hàng để trả cho đơn vị hởng hoặc mời khach đến nhận tiền.
- Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi,đến trong nớc và nớc ngoài,séc đích danh.
- Tạo các bảng kê trả lơng tự động,thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động (AFT),các giao dịch đầu t tự động.
- Đối chiếu liên hàng nội bộ (Online & Ofline). - Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình.
b) – Bộ phận “ Quản lý tài khoản “ (Account Management)
Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài Bảng tổng kết tài sản ( các tài khoản nội bảng,ngoại bảng),bao gồm:
- Nhân và phân loại các báo cáo,phân loại chứng từ,bảng kê,liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản
- Chấm,đối chiếu lần lợt từng tài khoản mình phụ trách.
- Đóng và lu Nhật ký chứng từ.
- Tra soát,đối chiếu tài khoản.
- Kiểm tra,quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn,có kỳ hạn,trái phiếu,kỳ
phiếu đồng Việt Nam và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương,các tổ chức tín dụng khác và Kho bạc Nhà nớc.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê,cân đối ( tháng,năm) theo quy định. c)– Bộ phận “ Quản lý chi tiêu nội bộ”.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác nh: - Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý,giám sát công tác điều chuyển vốn giữa Chi nhánh và Trung Ương.
- Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính,tài sản cố định,công cụ lao động,tính toán,kiểm tra,số thuế phải nộp theo định kỳ.
- Quản lý thu nhập,chi phí của Chi nhánh.
- Tạo tài khoản nội bộ mới: VND,Ngân phiếu,Ngoại tệ. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3). Phòng Thanh toán xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất,nhập khẩu hàng hoá,dịch vụ của khach hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm chứng từ
- Phát hành th bảo lãnh đối vơi nớc ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng Tín dụng – Tổng hợp thẩm định chuyển đến.
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nớc ngoài của khách hàng. - Quản lý và kiểm tra mẫu dấu chữ ký của các Ngân hàng nớc ngoài. - Thực hiên một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
4). Phòng Hành chính – Nhân sự.
a) – Công tác Tổ chức cán bộ:
- Tham mu giúp việc cho ban giám đốc trong việc bố trí điều động,bổ nhiệm,miễn nhiệm,khen thởng,kỷ luật,tiếp nhận,tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của Chi nhánh theo sự quy định của Ngân Hàng Ngoại thơng Việt Nam.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ hằng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó.
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam,Ngân Hàng Nhà nớc thành phố và của Thành uỷ Hà Nội.
- Hằng năm nhận xét đánh giá phân loại cán bộ theo quy định của Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam.
- Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên trong cơ quan. - Lu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ quan. - Thờng trực công tác thi đua khen thởng của cơ quan.
b)- Công tác hành chính và quản trị:
- Tham mu cho Ban Giám đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính,quản trị,xây dựng cơ bản,mua sắm tài sản,vật liệu,thực hiện hợp đồng về điện n- ớc,điện thoại,sửa chữa,và xây dựng nhỏ cơ quan.
- Trực tiếp quản lý con dấu,thực hiện công tác hành chính,văn th,lu trữ,in ấn,telex,fax.
- Quản lý tài sản của chi nhánh,thực hiện công tác lễ tân. - Quản lý chi tiêu nội bộ của cơ quan.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
5). Phòng Ngân quỹ.
- Thu chi tiền đồng Việt Nam,Ngân phiếu thanh toán;
- Thu chi các loại ngoại tệ: Tiền mặt,Séc du lịch,giám định tiền thật,tiền giả.
- Chuyển tiền mặt và séc du lịch đi tiêu thụ nớc ngoài qua Ngân Hàng Ngoại Th- ơng Việt Nam.
- Quản lý kho tiền,quỹ nghiệp vụ,tài sản thế chấp,chứng từ có giá.
- Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt VND,ngoại tệ,Ngân phiếu và Séc.
- Thực hiện điều chuyển tiền mặt,đảm bảo định mức tồn quỹ VND,ngoại tệ,Ngân phiếu và Séc.
- Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc không đủ tiêu chuẩn lu thông. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
6). Phòng Tin học Ngân Hàng.
- Thực hiện nghiên cứu và phát triển công nghệ ngân hàng,cải tiến,bổ sung các ch- ơng trình phần mềm hiện có và lập các chơng trình phần mềm mới phục vụ cho hoạt động của chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thơng Hà Nội.
- Quản lý và bảo quản,bảo dỡng toàn bộ thiết bị tin học của chi nhánh,bảo mật các số liệu và thông tin theo quy chế của Ngành.
- Là đầu mối quan hệ với phòng tin học Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam,các Ngân hàng khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
7). Phòng Dịch vụ Ngân Hàng.
a)- Bộ phận “ Thông tin khách hàng” ( Customer Information): - Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới ( Hồ sơ CIF).
- Tiếp nhân,quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về : Chủ tài khoản,địa chỉ,kế toán trởng,mẫu dấu,mẫu chữ ký.
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng : Số d tài khoản,hoạt động ra vào tài khoản.
- Tập hợp và trả sao kê,sổ phụ,bảng kê,phiếu tính lãi,bán ấn chỉ cho khách hàng ( các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng).
- Giải đáp thắc mắc,hớng đẫn quy trình,nghiệp vụ cho khách hàng.Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng.
- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi ( VND và ngoại tệ) của mọi đối tợng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức: Tiền mặt,chuyển khoản,séc ( trừ phần tạo điện).
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm,kỳ phiếu,trái phiếu( VND và ngoại tệ).
- Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank.
- Xử lý nghiệp vụ mua,chuyển đổi ngoại tệ,séc du lịch bằng mọi hình thức( tiền mặt,ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo hộ chiếu.
- Chi trả kiều hối,chuyển tiền nhanh ( Money Gram). - Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu đổi.
- Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nớc,ngoài nớc và séc đích danh.
- Trực tiếp thu chi tiền mặt séc du lịch liên quan đến các nghiệp vụ trên theo hạn mức do Giám đốc giao.
- Phát hành th bảo lãnh( dự thầu hoặc đấu thầu) cho khách hàng trong nớc có mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng Tín dụng – tổng hợp thẩm định chuyển đến.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
8). Tổ kiểm tra và Kiểm toán nội bộ.
-Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra,kiêm toán nội bộ trình giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra,giám sát việc chấp hành các quy trình thực hiên nghiệp vụ,hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật về hgân hàng và quy định của Ngân hàng Nhà nớc,điều lệ tổ chức và hoạt động và các quy định nội bộ của Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam.
- Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt đọng kinh doanh và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong kinh doanh của chi nhánh.
- Giúp Giám đốc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ theo quy chế kiểm toán nội bộ đối với doanh nghiệp Nhà nớc do Bộ Tài chính ban hành.
- Kiến nghị,bổ sung,chỉnh sửa các văn bản quy định của Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam nếu phát hiện các sơ hở,bất hợp lý,dẫn đến không an toàn cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Phối hợp với các đoàn thanh tra,các cơ quan pháp luật,cơ quam kiểm toán trong việc thanh tra,kiểm tra,kiểm toán đối với các hoạt động của chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.