1.1 Tình hình các web site của các tổ chức ở Việt Nam
Ở Việt Nam, theo đà phát triển của kinh tế, số lượng các doanh nghiệp và các tổ
chức xuất hiện này càng nhiều. Các tổ chức này đều có nhu cầu cung cấp thông tin cho khách hàng của mình. Do đó, việc tạo ra các web site cho các tổ chức này là tối cần thiết.
Tuy nhiên, nội dung các web site của Việt Nam đa số còn sơ sài và không đáp
ứng được nhu cầu của khách hàng. Một trong các lý do chính của tình trạng này là sự
thiếu cập nhật thông tin lên các web site. Nhưng nguyên nhân sâu xa về mặt kỹ thuật là thiếu các phần mềm dùng để cập nhật và quản lý nội dung các web site.
1.2 Nhu cầu cập nhật và quản lý nội dung
1.2.1 Nhu cầu của các doanh nghiệp
Để cập nhật thông tin cho các trang web trong doanh nghiệp, người ta cần phải thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, các thông tin này sẽ được chuyển cho nhóm phụ trách về web site của doanh nghiệp đó để cập nhật lên web site của họ.
Phát triển CMS module cho hệ thống Intranet cuả Công ty TMA
Hình 4: Quy trình cập nhật thông tin trong doanh nghiệp
Với một hệ CMS, doanh nghiệp không cần phải có nhóm phụ trách web bởi vì mọi thao tác cập nhật thông tin đều được làm một cách tựđộng. Ngoài ra, thời gian cập nhật nội dung cũng được giảm thiểu một cách đáng kể.
Hình vẽ sau sẽ minh họa cho quy trình cập nhật thông tin trong doanh nghiệp khi sử dụng một hệ CMS.
Phát triển CMS module cho hệ thống Intranet cuả Công ty TMA
1.2.2 Nhu cầu của các tờ báo điện tử
Trong các toà soạn báo điện tử, để cập nhật thông tin thường xuyên, các phóng viên và các nhà báo phải tập hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, các thông tin này phải chờ sự kiểm duyệt. Các thông tin sau khi được kiểm duyệt sẽ
chuyển cho đội ngũ làm web của toà soạn để cập nhật lên web site của báo điện tử.
Hình 6: Quy trình cập nhật thông tin trong một tờ báo địên tử
Nếu sử dụng một hệ CMS trong toà soạn của mình, toàn soạn báo có thể giảm đi một số bước trong quy trình cập nhật thông tin của họ. Do đó, họ có thể giảm thiểu thời gian và công sức làm công việc này. Bởi vì khi đã sử dụng hệ CMS thì họ không cần phải có đội ngũ làm web cho toàn soạn và các biên tập viên có thể duyệt các thông tin này bằng cách sử dụng hệ CMS.
Ngoài ra, hệ CMS còn có thể giúp các phóng viên và các nhà báo trong việc thu thập thông tin.
Phát triển CMS module cho hệ thống Intranet cuả Công ty TMA
Hình vẽ sau sẽ minh hoạ quy trình cập nhật thông tin trong một toà soạn báo có sử dụng hệ CMS
Hình 7: Quy trình cập nhật thông tin trong toà soạn báo điện tử có sử dụng hệ CMS
1.2.3 Nhu cầu trong các hệ thống thông tin của các công ty
Trong các hệ thống thông tin của các công ty, người ta phân thành các phòng ban và các dự án. Các phòng ban và các dự án này có nhiệm vụ phải cung cấp thông tin cho nhóm làm web của công ty. Sau đó, thông tin này mới được cập nhật lên hệ thống Intranet.
Phát triển CMS module cho hệ thống Intranet cuả Công ty TMA
Quy trình cập nhật thông tin này được minh hoạ bằng hình vẽ dưới đây.
Hình 8: Quy trình cập nhật thông tin trong một hệ thống thông tin
Trong quy trình này, các phòng ban và các dự án sở hữu thông tin riêng của họ. Tuy nhiên, họ không có quyền đưa các thông tin này lên hệ thống intranet của công ty. Việc cập nhật thông tin bị phụ thuộc vào nhóm làm web. Do đó, khi nhóm làm web nhận được thông tin từ các phòng ban và các dự án, họ cần phải kiểm tra lại tính chính xác của thông tin đó trước khi cập nhật thông tin lên hệ thống intranet.
Do các phòng ban và các dự án quá bận rộn với công việc của họ, họ thường không cung cấp thông tin thường xuyên cho nhóm làm web để cập nhật thông tin về
phòng ban hay dự án của mình. Khi những thông tin trên intranet của công ty quá lỗi thời vì không được cập nhật thường xuyên thì nhóm làm web mới nhắc nhở các phòng ban và các dự án cung cấp thông tin cho mình để cập nhật. Và điều này thật sự làm chán nản cả nhóm làm web lẫn các phòng ban và các thành viên của dự án.
Ngược lại, khi sử dụng một hệ CMS trong hệ thống thông tin của công ty, các phòng ban và các dự án có thể cập nhật các thông tin của họ một cách nhanh chóng mà không cần phải phụ thuộc vào nhóm làm web. Hơn nữa, chính các phòng ban và các dự
Phát triển CMS module cho hệ thống Intranet cuả Công ty TMA
tin thiếu cập nhật về phòng ban hay dự án của mình. Do đó, các phòng ban và các dự
án sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với việc cập nhật thông tin thường xuyên này.
Hình 9: Quy trình cập nhật thông tin trong một hệ thống thông tin có CMS
Ngoài ra, hệ thống thông tin của công ty có thể sử dụng hệ CMS này như một công cụ để quản lý nội dung. Và công cụ này được sẽ được sử dụng bởi nhiều ứng dụng khác nhau trên intranet.