Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng xuất khẩu thờng đợc thành lập dới hình thức văn bản. ở n- ớc ta, hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất khẩu. Đây là hình thức tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Ngoài ra nó còn tạo thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
- Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất ả mọi điều khoản cần thiết tr- ớc khi ký kết.
- Mọi điều kiện cần rõ ràng tránh tình trạng mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
- Mọi điều khoản của hợp đồng phải đúng với luật lệ của hai quốc gia và thông lệ quốc tế.
- Ngôn ngữ của hợp đồng là ngôn ngữ hai bên cùng chọn và thông Một hợp đồng xuất khẩu thờng gồm những phần sau:
- Số hợp đồng
- Ngày và nơi ký hợp đồng
- Tên và đại chỉ của các bên ký kết - Các điều khoản của hợp đồng nh:
+ Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, bao bì, ký mã hiệu + Giá cả, đơn giá, tổng giá
+ Thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận + Điều kiện thanh toán
- Điều kiện khiếu nại, trọng tài + Điều kiện bất khả kháng + Chữ ký của hai bên
Với những hợp đồng phức tạp nhiều mạt hàng thì có thêm các phục lục là những bộ phận không thể tách rời cuả hợp đồng.
4.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Đây là một là một công việc tơng đối phức tạp nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và luật quốc tế, đồng thời bảo đảm quyền lợi quốc gia và uy tín của doanh nghiệp.
Để bảo đảm yêu cầu trên doanh nghiệp thờng phải tiến hành các bớc chủ yếu sau:
Sơ đồ xuất khẩu hàng hoá