1.3.1- Chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng
Đối với hoạt động bán hàng, hạch toán ban đầu phản ánh sinh động lại các hoạt động kinh doanh, thông qua hoạt động bán hàng của doang nghiệp qua thông tin về số lợng, giá trị của hàng bán, hình thức thanh toán, hình thức bán hàng,… là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến hoạt động này, ngăn ngừa các hoạt động xâm phạm tài sản và vi phạm chính sách, chế độ, đồng thời cung cấp số liệu ban đầu để ghi sổ kế toán.
Mỗi loại chứng từ kế toán phán ánh hoạt động kinh tế riêng, do đó có yêu cầu ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý khác nhau nên trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ cũng khác nhau. Sau đây là một số hoá đơn chứng từ sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
- Hoá đơn GTGT là chứng từ của bên bán xác nhận số lợng, chất lợng, đơn gia và số tiền bán sản phẩm hàng hoá cho bên mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để ngời bán ghi nhận doanh thu và xác định thuế GTGT đầu ra,… Hoá đơn này đợc lập thành 3 liên: Liên 1 để lu sổ gốc; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán.
- Hoá đơn bán hàng là căn cứ để xác định doanh thu nhng trên hoá đơn bán hàng không phản ánh thuế GTGT và hoá đơn này cũng đợc lập thành 3 liên nh hoá đơn GTGT.
- Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lợng hàng hoá xuất kho. Phiếu này đợc lập thành 3 liên: Liên 1 lu gốc; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu chi là chứng từ ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh.
- Phiếu thu là chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt). Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: Liên 1 lu; Liên 2 giao cho ngời nộp tiền; Liên 3 làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ngoài các chứng từ trên thì tuỳ vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các chứng từ nh: Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ; Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng; Bảng thanh toán hàng đại lý; Các chứng từ chi phí; Hoá đơn vận chuyển;…
1.3.2- Vận dụng tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán là danh mục hệ thống hoá các tài khoản mà kế toán sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng. Từ các chứng từ ban đầu vận dụng tài khoản sẽ giúp phân loại các chứng từ để ghi vào tài khoản liên quan, tài khoản sẽ phản ánh một cách liên tục, thờng xuyên về tình hình và sự biến động của từng đối lợng liên quan đến nghiệp vụ bán nh: Doanh thu; phải thu của khách hàng; giá vốn;… Sau đây là kế cấu một số tài khoản mà kế toán bán hàng sử dụng:
* Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu đợc hoặc sẽ thu đợc từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu nh bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán cùng các tài khoản giảm từ doanh thu, nhằm xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp.
- Kế cấu tài khoản:
TK 511 - Các khoản giảm trừ doanh thu:
+ Chiết khấu thơng mại + Giảm giá hàng bán
+ Doanh thu bán hàng bị trả lại - Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của một số hàng hoá dịch vụ tiêu thụ trong kỳ
- Thuế GTGT phải nộp của kỳ hạch toán đối với hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ (cơ sở nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không còn số d và đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: + Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+ Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm + Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp trợ giá
* Tài khoản 521: Chiết khấu thơng mại
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do ngời mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết về mua bán hàng.
Kết cấu tài khoản:
- Chiết khấu thơng mại theo từng lần phát sinh trong kỳ:
- Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chiết khấu thơng mại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản này cuối kỳ không còn số d và đợc chi tiết nh sau: + Tài khoản 5211: Chiết khấu hàng hoá
+ Tài khoản 5212: Chiết khấu thành phẩm + Tài khoản 5213: Chiết khấu dịch vụ * Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại
Tài khoản này để sử dụng phản ánh doanh thu của một số hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ nh- ng bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế
Kết cấu tài khoản:
TK 531 Tập hợp doanh thu của số hàng bán
bị trả lại
- Cuối kỳ kết chuyển giá trị hàng bán trả lại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần
* Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán
Tài khoản sử dụng để phản ánh khoản ngời bán giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc do thời hạn ghi trên hợp đồng.
Kết cấu tài khoản:
TK 531 Các khoản giảm giá hàng bán phát
sinh trong kỳ
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán
* Tài khoản 157: Hàng gửi bán
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh giá trị hàng hoá gửi cho ngời mua, gửi cho các cơ sở đại lý cha đợc chấp nhận thanh toán.
TK 157 Trị giá thực tế của hàng hoá đã gửi bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi tăng trong kỳ
- Trị giá thực tế của hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ trong kỳ
- Trị giá thực tế của hàng hoá bị trả lại, hàng hoá bị thiếu tổn trong quá trình chuyển bán
SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá gửi bán cha đợc xác định tiêu thụ đến cuối kỳ
* Tài khoản 623: Giá vốn hàng bán
Tài khoản này đợc sử dụng phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã đợc xác định tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu tài khoản:
TK 632 - Phản ánh giá vốn của sản phẩm,
hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ - Giá trị tài sản tổn thất, thiếu hụt đã xử lý
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Phí thu mua phận bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ
- Trị giá vốn của số hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ nh- ng bị khách hàng trả lại
- Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh
* Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá dịch vụ và tình hình thanh toán các khoản phải thu của ngời mua. Ngoài ra tài khoản này còn đợc sử dụng để phản ánh số tiền nhận ứng trớc của khách hàng.
TK 131 SDĐK: Phản ảnh số tiền phải thu
của khách hàng về việc bán chịu hàng hoá dịch vụ đầu kỳ kinh doanh
SPS: - Số tiền phải thu của khách hàng về dịch vụ hàng hoá đã cung cấp
- Trị giá hàng hoá dịch vụ đã cung cấp trừ vào tiền ứng trớc.
SDCK: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng
SPS: - Phản ánh số tiền ngời mua đã thanh toán trong kỳ
- Phản ánh số tiền khách hàng đã ứng trớc
SDCK: Phản ánh số tiền khách hàng ứng trớc hoặc trả thừa tiền hàng
Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau: + Tài khoản 111: Tiền mặt
+ Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng + Tài khoản 138: Phải thu khác + Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
+ Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nớc + ….
1.3.3- Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng
* Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế:
Có thể khái quát trình tự kế toán bán hàng theo từng phơng thức bán qua các sơ đồ tài khoản nh sau:
Giảm trừ VAT
Doanh thu hàng bán bị trả lại
Chiết khấu thương mại
Giảm giá hàng bán Trị giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ Trị giá vốn hàng bán bị trả K/c DT hàng bán bị trả lại K/c chiết khấu thương mại K/c số giảm giá hàng bán K/c DT thuẩn để xác định KQ
Ghi nhận doanh thu
Chi phí khâu bán K/c trị giá vốn hàng bán Doanh thu hàng bán bị trả lại TK3332;3333 TK: 111, 112, 131 TK: 156, 157 TK: 333 TK: 632 TK: 531 TK: 521 TK: 532 TK: 156 nhập kho TK: 157 đang gủi TK: 511 TK: 333 TK:111,112 TK: 641 TK: 133
Kết chuyển doanh thu
Thu tiền bán hàng đại lý (chưa trừ hoa hồng) Hoa hồng đại lý được hưởng
Thanh toán tiền cho bên giao đại lý Giá trị hàng đại lý nhận từ bên giao đại lý Trị giá hàng nhận đại lý đã tiêu thụ TK511 TK156 TK157 TK632 TK133 TK111;112 TK333 TK6417 K/c Giá vốn Gửi hàng bán đại lý Khi xác định hàng đã bán và bên nhận đại lý thanh toán
Mua hàng gửi thẳng đại lý bán
Hoa hồng trả cho đại lý
Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị nhận đại lý
TK: 911 TK: 003 TK: 5113 TK333 TK: 331 TK: 111, 112, 131
Sơ đồ 3: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị giao đại lý
Trị giá thực tế hàng bán trả góp
K/c giá vốn Doanh thu theo giá
ban
Số tiền còn phải thu ở nguời mua Định kỳ thu được tiền của khác h mua Lãi trả góp phải thu
Lãi trả góp
Tiền lãi thu hàng kỳ K/c doanh thu TK: 156 TK: 632 TK: 515 TK: 911 TK: 333 TK: 338 (7) TK: 511 TK: 111,112 TK: 131
Ngoài các sơ đồ tài khoản trên còn các bút toán cuối kỳ nh sau: - Kết chuyển số giảm trừ doanh thu
Nợ TK 511 Số giảm trừ doanh thu
Có TK 521 Kết chuyển chiết khấu thơng mại Có TK 531 Kết chuyển trị giá bán hàng trả lại Có TK 532 Kết chuyển số giảm giá
- Kết chuyển doanh thu thuần
Nợ TK 511 Doanh thu thuần bán hàng Có TK 911
Nợ TK 911 Trị giá gốc hàng bán Có TK 632
- Thuế GTGT : Cuối kỳ khi xác định số thuế GTGT phải nộp của hàng bán trong kỳ kế toán tổng hợp toàn bộ số thuế đầu vào và số thuế đầu ra sau đó khấu trừ thuế.
+ Khi khấu trừ thuế :
. Nếu số thuế đầu vào lớn hơn số thuế đầu ra thì số thuế đợc khấu trừ bằng số thuế đầu ra
Nợ TK 33311 Số thuế đầu ra Có TK 133
. Nếu số thuế đầu vào nhỏ hơn số thuế đầu ra thì số thuế đợc khấu trừ bằng số thuế đầu vào
Nợ TK 33311 Số thuế đầu vào Có TK 133
+ Số thuế đầu ra còn lại là số thuế phải nộp và khi nộp ghi nh sau: Nợ TK 33311 Số thuế đã nộp
Có TK 111;112
* Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT. Thì hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng giống nh doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nhng doanh thu bán hàng đợc ghi theo giá thanh toán với khách hàng, sau đó cuối kỳ xác định số chênh lệch giữa bán với giá mua của hàng bán từ đó tính thuế GTGT phải nộp ở khâu bán.
1.3.5- Tổ chức sổ kế toán
Hiện nay theo chế độ kế toán của Nhà nớc có 4 phơng thức sổ kế toán sau: - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
- Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Để phản ánh nhiệm vụ bán hàng, kế toán tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán nh sau:
* Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung.
Đây là hình thức tách rời hạch toán theo thời gian và theo hệ thống, tách rời hạch toán tổng hợp và tách rời hạch toán chi tiết. Theo hình thức này, việc ghi chép tơng đồi đơn giản có thể vận dụng cho các doanh nghiệp lớn.
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu
+ Sổ nhận ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng nhng cha thu tiền
+ Sổ nhận ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền đợc mở
Chứng từ gốc:Hoá đơn GTGT; Phiếu NK,XK;…. Nhật ký chung Sổ (thẻ) KT chi tiết TK 131,156,331,… Bảng tổng chi tiết TK 131,156,331, … Sổ cái TK 131,156,331,.. Nhật ký chuyên dùng, NK thu tiền, nhập hàng, xuất hàng,… Bản cân đối TK
riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi theo từng loại tiền
+ Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp nó mở cho từng tài khoản kế toán
+ Sổ chi tiết về doanh thu bán hàng dùng để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, theo từng nhóm hàng.
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua dùng để theo dõi chi tiết tình hình không nợ và thanh toán công nợ phải thu ở ngời mua. Nó đợc mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu ở ngời mua. Nó đợc mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi khách hàng thanh toán hết nợ.
* Nếu áp dụng nhật ký chứng từ.
Hình thức này kết hợp với việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên một loại sổ và phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết trên một loại sổ. Đây là hình thức vận dụng phù hợp cho doanh nghiệp lớn, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán nhng không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán.
+ Sổ nhật ký chứng từ số 8 dùng để tập hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản 511, 531, 532, 521, 632, 131,…
Sổ này đợc ghi chép vào cuối tháng căn cứ vào các bảng kê số 1, 2, 8,. + Các bảng kê: Bảng kê số: 1, 2, 10, 11,…
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc:Hoá đơn GTGT; Phiếu NK,XK;…. Bảng phân bổ Sổ (thẻ) KT chi tiết TK 131,156,331,… Bảng tổng chi tiết TK Bảng kê số 1,2,5,6,8,10,
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
* Nếu áp dụng hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo