V. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo.
1. Quy trình lập:
Cuối mỗi quý, kế toán các phần hành sẽ khoá sổ tài khoản, tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh, tính ra số d cuối kỳ của tài khoản rồi lập các báo cáo kế toán các phần hành rồi gửi cho kế toán tổng hợp. Vào cuối quý, trên cơ sở các báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi về, cùng với các báo cáo của các kế toán phần hành, kế toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo tài chính chung cho toán công ty. Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý là chậm nhất 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý, còn đối với báo cáo tài chính năm thời hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Để hoàn thành kịp thời và chính xác các công việc kế toán cuối kỳ, đòi hỏi các kế toán của công ty phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
Một là, cả kế toán phần hành và kế toán các đơn vị trực thuộc phải hoàn tất việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ sách ( cả sổ tổng hợp và chi tiết) tiến hành đối chiếu với các sổ sách có liên quan nhằm đảm bảo tính khớp đúng của số liệu kế toán.
Hai là, dựa vào kết quả kiểm kê định kỳ các loại tài sản, vật t, tiền vốn, công nợ vào cuối quý, cuối năm để điều chỉnh sao cho số liệu phản ánh trên sổ sách phù hợp với số liệu thực tế. Muốn vậy, cuối quý hoặc cuuôí năm công ty sẽ tiến hành kiểm kê tất cả các loại tài sản, vật t, tiền vốn, công nợ phải thu, phải trả nhằm tránh mất mát, thất thoát, tài sản, bảo đảm số liệu kế toán đ… ợc chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định của Ban giám đốc kế toán sẽ phản ánh vào sổ kế toán các tài khoản chênh lệch đánh giá lại tài sản, các khoản tài sản thiếu, thừa, mất mát, h hỏng…
Sau khi báo cáo tài chính của công ty đã đợc Ban giám đốc thông qua, công ty phải gửi các báo cáo đó cho các cơ quan tài chính, cơ quan thuế. Ngoài
29
các báo cáo bắt buộc trên công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác nh: Báo cáo tăng, giảm và hao mòn TSCĐ, báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh .
2. Kết cấu
2.1. Báo cáo kết quả kinh doanh.
Báo cáo này đợc lập theo quý và gồm 3 phần.
Phần I: Lãi, lỗ.
Trong phần I cách ghi nh sau:
Cột “ kỳ trớc” căn cứ vào cột “kỳ này” của báo cáo kết quả kinh doanh kỳ trớc.
Cột “kỳ này” từng chỉ tiêu đợc lập:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Số liệu phản ánh vào chỉ tiêu này đợc căn cứ vào tổng phát sinh Có của TK511 và TK512 đợc lấy từ sổ cái của các tài khoản này và Nhật ký chứng từ 8.
- Các khoản giảm trừ:
+ Chiết khấu thơng mại: số liệu lấy từ tổng phát sinh bên Có ở sổ cái TK521 và Nhật ký chứng từ 8.
+ Giảm giá hàng bán: số liệu lấy từ tổng phát sinh bên Có ở sổ cái TK532 và Nhật ký chứng từ 8.
+ Hàng bán bị trả lại: số liệu lấy từ tổng phát sinh bên Có ở sổ cái TK531 và Nhật ký chứng từ 8.
+ Thuế tiêu thụ dặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp: Công ty không thuộc diện chịu các loại thuế này.
- Doanh thu thuần (1): Đợc tính bằng cách lấy tổng doanh thu trừ (-) đi các khoản giảm trừ.
- Giá vốn hàng bán (2): Số liệu đợc căn cứ tổng phát sinh bên Có TK632. - Lơi nhuận gộp (3): Chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán.
30
- Doanh thu hoạt động tài chính (4): Số liệu đợc lấy từ tổng phát sinh bên Nợ TK 515
- Chi phí tài chính (5): Số liệu đợc căn cứ tổng phát sinh bên Nợ TK635 - Chi phí bán hàng (6): Số liệu dựa vào số phát sinh bên Có TK641.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (7): Đợc lấy từ tổng phát sinh bên Có TK642.
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (8) : (8) = (3)– (4) – (5) – (6) – (7)
- Thu nhập khác (9): Số liệu dựa vào số phát sinh bên Nợ TK711. - Chi phí khác (10): Số liệu dựa vào số phát sinh bên Có TK811. - Thu nhập khác (11): Chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác. - Tổng lợi nhuận trớc thuế (12): (12) = (8) + (12).
- Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp: Đợc tính trên thu nhập chịu thuế. Số liệu căn cứ vào phần phát sinh Có TK3334 đối ứng Nợ TK421.
- Lợi nhuận sau thuế: Là phần còn lại của lợi nhuận sau khi đã trừ đi thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nớc
Cột “số còn phải nộp đầu kỳ” căn cứ vào cột “ Số còn phải nộp cuối kỳ” trên báo cáo kỳ trớc để ghi.
Cột “Số phát sinh trong kỳ”: Số liệu dựa vào số phát sinh Có trong kỳ của TK333.
Cột “ luỹ kế từ đầu năm”:
- “Số phải nộp”: Căn cứ vào cột này trên báo cáo kỳ trớc cộng (+) với số phải nộp phát sinh trong kỳ.
- “ Số đã nộp”: Căn cứ vào cột này trên báo cáo kỳ trớc cộng (+) số đã nộp trong kỳ.
31
Cột “số còn phải nộp cuối kỳ”: Đợc tính bằng cách lấy cột “số còn phải nộp đầu kỳ” + “số phải nộp trong kỳ” – “Số đã nộp trong kỳ”.
Phần III: Thuế GTGT đợc khấu trừ, đợc hoàn lại, đợc miễn giảm.
Cột “ Luỹ kế từ đầu năm”: Căn cứ vào số liệu của cột này trên báo cáo kỳ trớc + số liệu ở cột “ kỳ này” trên báo cáo kỳ này.
Mục I : Thuế GTGT đợc khấu trừ.
+ Thuế GTGT còn đợc khấu trừ, còn đợc hoàn lại đầu kỳ: Số liệu dựa vào d Nợ đầu kỳ TK133 của báo cáo này năm trớc.
+ Thuế GTGT đợc khấu trừ phát sinh: Số liệu căn cứ vào số phát sinh Nợ của TK133 trong kỳ báo cáo.
+ Số thuế GTGT đã khấu trừ: Số liệu căn cứ vào số phát sinh Có của TK133 trong kỳ báo cáo.
+ Số thuế GTGT còn đợc khấu trừ, còn đợc hoàn lại cuối kỳ: Đợc tính bằng cách lấy thuế GTGT còn đợc khấu trừ đầu kỳ + Thuế GTGT đợc khấu trừ phát sinh - Số thuế GTGT đã khấu trừ.
Mục IV: Thuế GTGT hàng bán nội địa.
+ Thuế GTGT hàng bán nội địa còn phải nộp đầu kỳ: Căn cứ vào số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ trên báo cáo này kỳ trớc.
+ Thuế GTGT đầu ra phát sinh: Căn cứ vào số phát sinh Có TK133.
+ Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ: Căn cứ vào số phát sinh Nợ TK133 và bảng kê thuế của hàng hoá, dịch vụ mua vào phục vụ sản xuất kinh doanh.
+ Thuế GTGT đã nộp vào ngân sách Nhà Nớc: Căn cứ vào số phát sinh Nợ TK133 và bảng kê tiền thuế và thanh toán với Nhà Nớc.
+ Thuế GTGT hàng bán nội địa còn phải nộp cuối kỳ: Đợc tính bằng cách lấy: Thuế GTGT hàng bán nội địa còn phải nộp đầu kỳ + Thuế GTGT đầu ra phát sinh - Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ - Thuế GTGT đã nộp vào ngân sách Nhà Nớc.
32
2.2 Bảng cân đối kế toán.
Khi lập bảng cân đối kế toán, kế toán tổng sẽ lấy số liệu ở các nguồn sau: - Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trớc để chuyển vào cột “Số đầu năm” của bảng cân đối kế toán năm nay.
- Sổ cái các tài khoản để vào số liệu của cột “số cuối kỳ”.
- Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính cân đối và tính khớp đúng của số liệu.
Để lập đợc bảng cân đối kế toán thì kế toán các phần hành phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán tổng họp và sổ kế toán chi tiết, tiến hành khoá sổ kế toán và tính ra số d cuối kỳ của các tài khoản. Kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ sách có liên quan để đảm bảo tính khớp đúng. Sau đó lập các báo cáo phần hành gửi cho kế toán tổng hợp. Mỗi một chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán liên quan đến tài khoản nào thì căn cứ vào số d của tài khoản đó để phản ánh. Số d bên Nợ của tài khoản sẽ đợc ghi vào bên Tài Sản trừ một số trờng hợp của các TK214, 129, 229 là những tài khoản có số d bên có nhng vẫn đợc ghi vào phần tài sản dới hình thức ghi ghi số âm. Và số d bên Có của tài khoản sẽ đợc ghi vào bên Nguồn Vốn trừ một số trờng hợp ngoại lệ là những tài khoản có số d Nợ nhng vẫn đợc ghi vào bên nguồn vốn, đó là các tài khoản: 412, 413, 421.
Phụ lục: Một số báo cáo tài chính minh hoạ với số liệu Quý III của năm tài chính 2002
Phụ lục I:
Báo cáo kết quả kinh doanh
Từ ngày 01/01/2002 -> ngày 30/9/2002.
33
Phần I : Lãi lỗ.
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Mã
số
Kỳ này Kỳ trớc Luỹ kế từ đầu năm