Quy trình bảo lãnh của chi nhánh cần được hoàn thiện theo hướng bảo đảm quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh được nhanh gọn đúng đắn an toàn cho ngân hàng và thuận tiện cho khách hàng. Để đạt tới điều này cần lưu ý một số điểm sau:
* Công việc đầu tiên không thể bỏ qua trong quy tình là tìm kiếm và tư vấn hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng các yêu cầu bảo lãnh. Điều này thể hiện tính chủ động của ngân hàng khác với trước đây nghiệp vụ bảo lãnh bắt đầu khi khách hàng đến xin bảo lãnh. Hơn nữa việc tư vấn giúp khách hàng đáp ứng yêu cầu giảm bớt thời gian và công sức đi lại.Khâu này còn nằm trong chính sách Maketing về tìm kiếm và chon lựa khách hàng mới cho bảo lãnh.
* Chi nhánh cần chú ý đúng mức tới khâu thẩm định nhất là thẩm định năng lực tài chính. Việc này là cần thiết do:
- Thực hiện tốt khâu thẩm định là biện pháp phòng ngừa rủi ro nâng cao uy tín ngân hàng và cho chính sách khách hàng vì nếu tình hình tài chính và năng lực thực hiện hợp đồng tốt, doanh nghiệp có thể không phải ký quỹ 100%.
- Thông qua thẩm định dự án, các cán bộ tín dụng có thể tư vấn thêm cho khách hàng về các vấn đề tài chính để nâng cao chất lượng công trình nhằm hạn chế rủi ro.
- Thẩm định dự án giúp cho ngân hàng nắm được tính khả thi của dự án để dự tính được tình hình thực hiện do vậy biết được độ rủi ro của dự án.
- Công tác thẩm định cho thấy trách nhiệm của ngân hàng với cả bên được bảo lãnh và bên yêu cầu bảo lãnh do vậy nâng cao uy tín ngân hàng.
Nhưng thời gian và chi phí cho thẩm định là không nhỏ. Do vậy ngân hàng có thể kết hợp thông tin về doanh nghiệp qua các hoạt động khác như tín dụng, thanh toán...Hơn nữa, thẩm định là một thế mạnh của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển cần phải phát huy.
* Trong khâu xét duyệt bảo lãnh cần thực hiện quy trình gọn nhẹ hơn để đảm bảo thuận tiện cho khách hàng. Vấn đề ở chỗ trước khi phát hành thư bảo lãnh ngân hàng phải đảm bảo khách hàng có đủ tiền trong tài khoản để ký quỹ
mà qua khâu kế toán kiểm tra thì khách hàng phải đợi lâu. Nên chăng các cán bộ tín dụng đảm nhiệm cả nhiệm vụ kiểm tra này. Trong khi kiểm tra, thẩm định các cán bộ tín dụng nắm thông tin về khách hàng qua phòng kế toán để trình Giám đốc ký thư, sau đó mới qua khâu kế toán đối chiếu hạch toán. Để thực hiện được điều này cần có sự trợ giúp của hệ thống mạng thông tin nội bộ giữa các phòng trong ngân hàng. Áp dụng mạng này vào bảo lãnh giúp cán bộ tín dụng có thể cập nhật thường xuyên tình hình của khách hàng trước khi phát hành thư bảo lãnh .
* Khi phát hành thư bảo lãnh, ngân hàng chỉ phát hành một bản chính duy nhất. Trong thư phải ghi rõ thời gian có hiệu lực vì nếu không nghĩa vụ bảo lãnh của ngân hàng sẽ kéo dài vô tận. Giá trị thời hạn bảo lãnh phải ghi thống nhất trong thư bảo lãnh, hợp đồng bảo lãnh và đơn xin bảo lãnh của đơn vị. Vì thư bảo lãnh ghi không đúng mẫu sẽ có thể thiếu những điều khoản nghĩa vụ của ngân hàng hoặc những điều khoản ngân hàng không thể kiểm soát được.
* Chi nhánh cần làm tốt việc theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của hợp đồng liên quan đến bảo lãnh của doanh nghiệp được bảo lãnh. Các hợp đồng, nhất là hợp đồng thi công hoặc vay vốn dài hạn, việc đôn đốc này sẽ làm giảm rủi ro tiềm ẩn. Các cán bộ ngân hàng phải tới các nơi công trình thi công để giám sát đôn đốc thực hiện tiến độ hợp đồng. Nhưng giải pháp này khó thực hiện với các công trình ở rất xa địa bàn của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội. Ví dụ như các dự án thi công tại Phả Lại hay Quảng Ninh. Khi đó, trong hợp đồng ký kết ngân hàng có thể uỷ quyền giám sát thi công cho chi nhánh Ngân hàng Đầu tư trên địa bàn công trình đang thi công nhờ nắm và thông báo thông tin cho ngân hàng.
Với các món bảo lãnh bảo đảm bằng hợp đồng thi công chỉ định chuyển tiền về tài khoản của doanh nghiệp tại chi nhánh , chi nhánh cần theo dõi sát
sao tránh trường hợp doanh nghiệp chuyển tiền sang tài khoản ở ngân hàng khác gây thiệt hại và rủi ro cho ngân hàng.
Với các món bảo đảm bằng tài sản thế chấp, ngân hàng thường xuyên theo dõi bảo quản tài sản này.Đặc biệt ngân hàng phải tính tới khấu hao của tài sản thế chấp với các món bảo lãnh dài hạn. Nếu không sau một thời gian nếu rủi ro xáy ra ngân hàng phát mại tài sản này sẽ không thu được giá trị như ban đầu ước tính.
* Để đạt được phương châm “nhanh chóng, an toàn, hiệu quả” thì chi nhánh phải có một quy trình bảo lãnh gọn nhẹ, thuận tiện, nhanh chóng giảm tối thiểu các thủ tục hành chính.
* Chi nhánh cần cải tiến đẩy nhanh quá trình thẩm định, hiện nay khoảng 30 ngày, cần nghiên cưú rút xuống dưới 15 ngày nhưng vẫn bảo đảm an toàn và không để mất đi cơ hội kinh doanh.
* Chi nhánh cần xây dựng quy trình bảo lãnh đạt tiêu chuẩn ISO