Dữ liệu đầu vào: Cỏc hoỏ đơn nhập, xuất
Cỏc thụng tin yờu cầu.
Khai báo yêu cầu về thông tin đầu ra.
Mỏy tớnh xử lý thụng tin đưa số
liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu ra: Cỏc bỏo cỏo mà người sử
4.2.1.Phỏt biểu bài toỏn:
Trung Tõm phỏt triển cụng nghệ thụng tin kinh doanh nhiều mặt hàng khỏc nhau như: Cỏc thiết bị về mỏy tớnh, mỏy in, thiết bị điện tử…Cỏc mặt hàng này được nhập từ nhiều nhà cung cấp khỏc nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tõm sẽ lập đơn mua hàng dựa trờn bỏo giỏ của nhà cung cấp và số lượng hàng cũn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận được hoỏ đơn giao hàng của nhà cung cấp thỡ viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toỏn với nhà cung cấp thụng qua hoỏ đơn.
Bộ phận bỏn hàng khi nhận được đơn đặt hàng của khỏch sẽ kiểm tra xem trong kho cú cũn đủ hàng cung cấp cho khỏch hay khụng. Nếu hết hàng thỡ thụng bỏo cho khỏch, nếu đủ thỡ bộ phận bỏn hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khỏch đồng thời lập hoỏ đơn thanh toỏn để thu tiền của khỏch.
Hàng thỏng bộ phận kinh doanh phải theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất của Trung Tõm và lập sổ theo dừi nhập xuất cỏc mặt hàng trong thỏng, quý. Cuối mỗi quý, thỏng bộ phận bỏo cỏo dựa vào sổ theo dừi nhập xuất để lập bỏo cỏo về tỡnh hỡnh nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đú tớnh doanh thu gửi ban lónh đạo.
4.2.2.Mục đớch quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện cú tại Trung Tõm đồng thời quản lý quỏ trỡnh nhập, xuất vật tư và hoạt động kinh doanh của Trung Tõm.
4.2.3.Phõn tớch về chức năng.
Vỡ cỏc chức năng thường vẫn cũn phức tạp nờn phải diễn tả chỳng một cỏch chi tiết hơn, thụng qua cỏc chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, ta sẽ cú sự phõn cấp trong mụ tả. ở mức cuối cựng thỡ cỏc chức năng là khỏ đơn giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng như sự logic được sử dụng tựy lỳc, tuỳ nơi trong phõn tớch thiết kế hệ thống. Dưới đõy là một số mụ hỡnh và phương tiện diễn tả chức năng được vận dụng ở những mức độ khỏc nhau:
A.Biểu đồ phõn cấp chức năng:
Ta thấy mỗi nỳt trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa cỏc chức năng, diễn tả bởi cung nối liền cỏc nỳt là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trỳc hỡnh cõy như mụ hỡnh dưới đõy:
Hỡnh1:Biểu đồ phõn cấp chức năng.
.Đặc tả chức năng của hệ thống a.Chức năng nhập hàng
(1).
Chức năng lập đơn mua hàng.
- Cho phộp người sử dụng lập danh sỏch cỏc loại vật tư, thiết bị cần mua sau khi nhận được bỏo giỏ của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng cỏc vật tư, thiết bị cũn trong kho của Trung Tõm.
(2).
Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trờn thụng tin hoỏ đơn giao hàng của nhà cung cấp.
•Nỳt “Thờm”: Khi nỳt này được kớch hoạt chương trỡnh sẽ cho phộp cập nhật hay tạo thờm một phiếu nhập mới, gồm cỏc thụng tin như: Số phiếu, Ngày nhập, Mó nhà cung cấp, Mó vật tư, Đơn giỏ, Số lượng, Thành tiền.
•Nỳt “Khụng”: Nếu bạn khụng muốn thờm bản ghi vừa nhập thỡ nhấn nỳt khụng để xoỏ bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sỏch.
•Nỳt “Ghi”: Nhấn nỳt ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nỳt này thỡ bản ghi vừa thờm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phớa dưới.
•Nỳt “Đầu”: Cho phộp trở về bản ghi đầu tiờn của Form lập phiếu nhập.
•Nỳt “Sau”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
•Nỳt “Trước”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Nỳt “Cuối”: Cho phộp di chuyển đến ban ghi cuối cựng của bảng.
•Nỳt “Thoỏt”: Cho phộp bạn thoỏt khỏi Form đang làm việc.
(3).
Chức năng lập danh sỏch nhà cung cấp.
-Cho phộp người sử dụng cập nhật thụng tin về cỏc nhà cung cấp, lờn danh sỏch và lưu vào bảng Nhacungcap.
•Nỳt “Thờm”: Chương trỡnh cho phộp cập nhật thờm một nhà cung cấp mới.
•Nỳt “Khụng”: Nếu bạn khụng muốn thờm bản ghi vừa nhập thỡ nhấn nỳt khụng để xoỏ bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sỏch.
•Nỳt “Ghi”: Nhấn nỳt ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nỳt này thỡ bản ghi vừa thờm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phớa dưới.
•Nỳt “Tỡm kiếm”: Chức năng này cho phộp tỡm kiếm một nhà cung cấp. Khi nỳt này được kớch hoạt chương trỡnh sẽ hiện ra một Form cho phộp bạn chọn mó nhà cung cấp cần tỡm kiếm sau đú nhấn nỳt thi hành để bắt đầu tỡm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thụng tin của nhà cung cấp mà bạn cần.
•Nỳt “Xoỏ”: Nỳt này cho phộp bạn xoỏ một bản ghi hiện thời tại vị trớ con trỏ.
•Nỳt “ Đầu”: Cho phộp về bản ghi đầu tiờn của bảng.
•Nỳt “Sau”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nỳt “Trước “:Cho phộp về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nỳt “Cuối”:Cho phộp di chuyển đến bản ghi cuối cựng của bảng .
•Nỳt “Thoỏt”:Cho phộp bạn thoỏt khỏi Form đang làm việc.
(4).
Chức năng lập danh sỏch hàng
-Cho phộp người sử dụng nhập cỏc thụng tin về những mặt hàng được nhập vào kho của Trung tõm.
•Nỳt “Thờm”: Chương trỡnh cho phộp cập nhật thờm một mặt hàng mới.
•Nỳt “Khụng”: Nếu bạn khụng muốn thờm bản ghi vừa nhập thỡ nhấn nỳt khụng để xoỏ bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sỏch.
•Nỳt “Ghi”: Nhấn nỳt ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nỳt này thỡ bản ghi vừa thờm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phớa dưới.
•Nỳt “Tỡm kiếm”: Chức năng này cho phộp tỡm kiếm một mặt hàng. Khi nỳt này được kớch hoạt chương trỡnh sẽ hiện ra một Form cho phộp bạn chọn mó vật tư cần tỡm kiếm sau đú nhấn nỳt thi hành để bắt đầu tỡm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thụng tin của mặt hàng mà bạn cần.
•Nỳt”Xoỏ”: Nỳt này cho phộp bạn xoỏ một bản ghi hiện thời tại vị trớ con trỏ.
•Nỳt “ Đầu”: Cho phộp về bản ghi đầu tiờn của bảng.
•Nỳt “Sau”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nỳt “Trước “:Cho phộp về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nỳt “Cuối”:Cho phộp di chuyển đến bản ghi cuối cựng của bảng .
•Nỳt “Thoỏt”:Cho phộp bạn thoỏt khỏi Form đang làm việc.
b.Chức năng xuất hàng (1).
Chức năng nhận đơn đặt hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khỏch thỡ người sử dụng sẽ kiểm tra cỏc mặt hàng trong kho và lờn danh sỏch cỏc mặt hàng cú thể cung cấp cho khỏch.
(2). Chức năng lập hoỏ đơn bỏn
-Dựa vào đơn đặt hàng của khỏch thỡ người sử dụng sẽ lập hoỏ đơn bỏn giao cho khỏch.
•Nỳt “Thờm” : Khi kớch vào nỳt thờm chương trỡnh cho phộp cập nhật thờm một hoỏ đơn bỏn mới gồm cỏc thụng tin : Số hoỏ đơn, Ngày lập, Mó khỏch, Mó vật tư...
•Nỳt “Khụng”: Nếu bạn khụng muốn nhập hoỏ đơn vừa thờm thỡ nhấn nỳt khụng để xoỏ hoỏ đơn vừa tạo ra khỏi danh sỏch.
•Nỳt “Ghi”: Nhấn nỳt ghi nếu muốn lưu thụng tin hoỏ đơn vừa cập nhật, khi nhấn nỳt này thỡ hoỏ đơn vừa thờm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phớa dưới.
•Nỳt “In hoỏ đơn”: Khi được kớch hoạt nú sẽ cho phộp in ra hoỏ đơn bỏn vừa cập nhật.
•Nỳt “Xoỏ”: Nỳt này cho phộp bạn xoỏ một bản ghi hiện thời tại vị trớ con trỏ.
•Nỳt “Đầu”:Cho phộp về bản ghi đầu tiờn của bảng.
•Nỳt “Sau”:Cho phộp di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nỳt “Trước”: Cho phộp về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nỳt “Cuối”:Cho phộp di chuyển đến bản ghi cuối cựng của bảng .
•Nỳt “Thoỏt”:Cho phộp bạn thoỏt khỏi Form đang làm việc.
(3).
Chức năng viết phiếu xuất kho.
-Dựa vào thụng tin của hoỏ đơn bỏn hàng thi người sử dụng sẽ viết phiếu xuất kho đưa cho khỏch đến kho nhận hàng.
•Nỳt “Thờm”: Khi nỳt này được kớch hoạt chương trỡnh sẽ cho phộp cập nhật hay tạo thờm một phiếu xuất mới, gồm cỏc thụng tin như: Số phiếu, Ngày xuất, Mó khỏch, Ghi chỳ, Mó vật tư, Đơn giỏ, Số lượng, Thành tiền.
•Nỳt “Khụng”: Nếu bạn khụng muốn thờm bản ghi vừa nhập thỡ nhấn nỳt khụng để xoỏ bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sỏch.
•Nỳt “Ghi”: Nhấn nỳt ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nỳt này thỡ bản ghi vừa thờm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phớa dưới.
•Nỳt “Đầu”: Cho phộp trở về bản ghi đầu tiờn của Form lập phiếu xuất.
•Nỳt “Sau”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
•Nỳt “Trước”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nỳt “Cuối”: Cho phộp di chuyển đến ban ghi cuối cựng của bảng.
•Nỳt “Thoỏt”: Cho phộp bạn thoỏt khỏi Form đang làm việc.
(4). Chức năng lờn danh sỏch khỏch hàng.
-Dựa vào thụng tin hàng đó cú người sử dụng cú thể nhập cỏc thụng tin về khỏch hàng để tiện cho việc theo dừi sau này.
•Nỳt “Thờm” : Khi kớch vào nỳt thờm chương trỡnh cho phộp cập nhập thờm một khỏch hàng mới.
•Nỳt “Khụng”: Nếu bạn khụng muốn nhập khỏch hàng vừa thờm thỡ nhấn nỳt khụng để xoỏ khỏch hàng vừa tạo ra khỏi danh sỏch.
•Nỳt “Ghi”: Nhấn nỳt ghi nếu muốn lưu thụng tin khỏch hàng vừa cập nhập, khi nhấn nỳt này thỡ khỏch hàng vừa thờm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phớa dưới.
•Nỳt “Tỡm kiếm”: Chức năng này cho phộp tỡm kiếm một khỏch hàng, Khi nỳt này được kớch hoạt chương trỡnh sẽ hiện ra một Form cho phộp bạn chọn mó khỏch hàng cần tỡm kiếm sau đú nhấn nỳt thi hành để bắt đầu tỡm kiếm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Nỳt “Xoỏ”: Nỳt này cho phộp bạn xoỏ một bản ghi hiện thời tại vị trớ con trỏ.
•Nỳt “Đầu”: Cho phộp về bản ghi đầu tiờn của bảng.
•Nỳt “Sau”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nỳt “Trước”: Cho phộp về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nỳt “Cuối”: Cho phộp di chuyển đến bản ghi cuối cựng của bảng .
•Nỳt “Thoỏt”: Cho phộp bạn thoỏt khỏi Fỏm đang làm việc.
c.Chức năng theo dừi nhập, xuất, doanh thu. (1). Chức năng lập sổ theo dừi nhập.
-Cho phộp người sử dụng cú thể theo dừi được số lượng vật tư đó nhập từ cỏc nhà cung cấp theo ngày, theo quý..mà người sử dụng muốn xem nhờ thụng tin từ phiếu nhập.
(2). Chức năng lập sổ theo dừi xuất.
-Cho phộp người sử dụng cú thể theo dừi được số lượng vật tư đó xuất cho khỏch theo ngày, theo quý..mà người sử dụng muốn xem nhờ thụng tin từ phiếu xuất.
(3).Chức năng lập sổ theo dừi doanh thu.
-Cho phộp người sử dụng cú thể theo dừi được tỡnh hỡnh doanh thu của Trung Tõm theo quý, theo thỏng mà người sử dụng muốn biết nhờ vào cỏc hoỏ đơn đó thanh toỏn với nhà cung cấp và của khỏch hàng.
d.Chức năng lập bỏo cỏo.
(1). Chức năng lập bỏo cỏo hàng nhập, xuất.
-Dựa vào sổ theo dừi nhập, xuất mà người sử dụng cú thể lập được bỏo cỏo chi tiết về số lượng hàng đó nhập và đó xuất theo quý, theo thỏng gửi lónh đạo.
(2). Chức năng lập bỏo cỏc hàng tồn.
-Dựa vào số lượng hàng đó cú trong kho và sổ theo dừi nhập, xuất người sử dụng cú thể lập được bỏo cỏo chi tiết về số lượng hàng cũn tồn kho trong thỏng , trong quý gửi lónh đạo.
(3). Chức năng lập bỏo cỏc doanh thu.
-Dựa vào sổ theo dừi doanh thu người sử dung cú thể lập được bỏo cỏo về tỡnh hỡnh doanh thu của Trung Tõm trong thỏng, trong quý gửi lónh đạo.
*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:
-Biểu thị cho chức năng: Ký hiệu:
Chức năng được hiểu là khõu biến đổi thụng tin. -Biểu thị cho dũng dữ liệu:
Ký hiệu:
Thụng tin đầu vào Thụng tin đầu ra Dũng dữ liệu là nội dung thụng tin và đường luõn chuyển.
-Biểu thị cho kho dữ liệu:
Ký hiệu: Tờn kho dữ liệu
Kho dữ liệu thể hiện cỏc thụng tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. -Biểu thị cho tỏc nhõn ngoài:
Ký hiệu:
Xử lý TT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên chức năng
Tỏc nhõn ngoài là một người, một nhúm người hoặc một tổ chức nằm bờn ngoài hệ thống nhưng liờn quan mật thiết tới hệ thống nhằm xỏc định danh giới hệ thống.
B.Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đớch điễn tả một quỏ trỡnh xử lý và trao đổi thụng tin giữa cỏc chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3 mức :
-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khỏi quỏt của hệ thống, mụ tả sự trao đổi thụng tin của cỏc đối tỏc với hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):
Hỡnh 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin ở mức 0:
Hệ thống gửi yờu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoỏ đơn giao hàng và số lượng hàng mà hệ thống cần mua. Đồng thời khi hệ thống nhận được yờu cầu mua hàng của khỏch hàng thỡ hệ thống sẽ gửi lại cho khỏch hoỏ đơn giao hàng và số lượng hàng mà khỏch cần mua.
-Mức 1(Mức đỉnh):
Là mức mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin của những chức năng chớnh với nhau và với đối tỏc.
Hỡnh 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin ở mức 1:
Bộ phận nhập hàng gửi yờu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoỏ đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lưu hoỏ đơn mua vào kho hoỏ đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho phiếu nhập. Bộ phận nhập hàng sẽ lờn danh sỏch cỏc nhà cung cấp và lưu vào kho danh sỏch nhà cung cấp.
Khỏch hàng gửi yờu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khỏch hoỏ đơn giao hàng và lưu hoỏ đơn vào kho hoỏ đơn bỏn. Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khỏch và lưu phiếu vào kho phiếu xuất. Đồng thời bộ phận này sẽ lờn danh sỏch khỏch hàng và lưu vào kho danh sỏch khỏch hàng.
Bộ phận theo dừi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thụng tin từ cỏc kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoỏ đơn bỏn, hoỏ đơn mua để biết được số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và tớnh doanh thu đồng thời lưu lần lượt vào cỏc kho: Sổ theo dừi nhập, Sổ theo dừi xuất, Sổ theo dừi doanh thu.
Khi lónh đạo gửi yờu cầu bỏo cỏo xuống bộ phận lập bỏo cỏo thỡ bộ phận này sẽ tổng hợp thụng tin từ cỏc kho: Sổ theo dừi nhập, Sổ theo dừi xuất, Sổ theo dừi doanh thu để lập ra cỏc bỏo cỏo về lượng hàng nhập và xuất, bỏo cỏo về lượng hàng tồn kho và bỏo cỏo doanh thu gửi lờn lónh đạo. -Mức 2(Mức dưới đỉnh):
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin một cỏch chi tiết của cỏc chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.
*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng
Hỡnh 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng nhập hàng.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin chức năng 1 mức dưới đỉnh:
Dựa trờn bỏo giỏ của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yờu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đú nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoỏ đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này sẽ lưu hoỏ đơn vào kho hoỏ đơn mua đồng thời gửi danh sỏch hàng đó nhập tới bộ phận lập danh sỏch hàng. Bộ phận lập danh sỏch hàng sẽ lưu danh sỏch hàng vào kho danh sỏch hàng.
Sau khi nhận được những thụng tin về nhà cung cấp do phớa nhà cung cấp gửi thỡ bộ phận lập danh sỏch nhà cung cấp sẽ lờn danh sỏch cỏc nhà cung cấp và lưu vào kho danh sỏch nhà cung cấp.