Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và phần mềm kế toán được Công ty sử dụng là phần mềm ACCESS. Trong phần mềm này có các chương trình sau:
+ Hệ thống kế toán. + Quản lý vật tư. + Quản lý tài sản.
+ Kế toán năm cũ. + Sửa chữa dữ liệu. + Sao lưu dữ liệu.
Mỗi chương trình đều có mật khẩu riêng vì vậy trước khi thực hiện chương trình ta phải vào mật khẩu trước.
Sơ đồ 2.2 : Cấu trúc chương trình kế toán máy tại Công ty May 19-5.
Hệ thống kế toán
Quản lý vật tư
Quản lý tài sản
Kế toán năm cũ
Sữa chữa dữ liệu
Sao lưu phục hồi Program Hệ thống quảntrị
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý ,hiện nay Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song .
Đơn vị hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên có các sổ kế toán : + Sổ quỹ .
+ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ . + Sổ cái .
+ Sổ thẻ kế toán chi tiết . + Bảng tổng hợp chi tiết . + Chứng từ ghi sổ .
+ Bảng cân đối phát sinh .
Sổ kế toán chi tiết : được mở cho tất cả tài khoản cấp 1 cần ghi chép chi tiết, nhằm cung cấp thông tin kế toán cụ thể phục vụ yêu cầu quản lý tài chính nội bộ Công ty. Cụ thể là các sổ:
+ Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : TK 111,112. + Sổ theo dõi tiền lương, BHXH,BHYT,KPCĐ : TK 334,338. + Sổ theo kế toán chi tiết các tài khoản hàng tồn kho : TK 152,155. + Sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hao mòn : TK 153,211,214. + Sổ kế toán theo dõi các khoản chi phí sản xuất: TK 154,621,622, 627. + Sổ kế toán theo dõi chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn : TK 142, 242.
Sơ đồ 2.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :
Kiểm tra đối chiếu số liệu : Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bản kê chứng từ
gốc
Chứng từ ghi sổ Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết
Sổ đăng kí CT-GS Sổ cái Bảng cân đối số PS các TK Bản tổng hợp số liệu chi tiết