- Chi nhánh, Công ty Văn phòng đại diện
c. Tình hình quản lý hàng tồn kho của Công ty.
3.2.2. Tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh.
Điều hành và quản lý tốt quá trình sản xuất kinh doanh là một công tác quan trọng nhằm đạt đợc hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức tốt quá trình sản xuất kinh doanh tức là đảm bảo cho quá trình này đợc tiến hành thông suốt, đều đặn, nhịp nhàng giữa các khâu sản xuất, kinh doanh, dự trữ, tiêu thụ sản phẩm; Đảm bảo sự phối hợp ăn khớp, chặt chẽ giữa từng khâu cũng nh các bộ phận trong Công ty nhằm tạo ra các sản phẩm dịch vụ có chất lợng tốt nhất.
Muốn đạt đợc điều đó, công tác điều hành quản lý kinh doanh, hạn chế tối đa thời gian ngừng hoạt động của máy móc, đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hạn chế tối đa các sản phẩm sai quy cách, dự trữ hàng tồn kho hợp lý, tránh lãng phí các yếu tố sản xuất, làm chậm tốc độ luân chuyển vốn.
Để đạt đợc mục tiêu trên, Công ty cần phải quản lý tốt từng yếu tố sản xuất. Một trong các yếu tố có ý nghĩa quan trọng đó là: Việc quản lý tài sản lu động, vốn lu động.
Hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng VLĐ nói riêng phụ thuộc vào việc sử dụng tiết kiệm và tăng cờng tốc độ luân chuyển VLĐ. Do vậy Công ty cần phải tăng cờng biện pháp quản lý VLĐ (TSLĐ) bằng cách:
- Xác định đúng nhu cầu vốn cần thiết cho từng thời kỳ sản xuất kinh doanh từ đó đa ra kế hoạch tổ chức huy động VLĐ đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Đây là việc làm hết sức quan trọng bởi nếu không xác định chính xác nhu cầu VLĐ (TSLĐ) sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa vốn gây những tác động không tốt tới hiệu quả sử dụng VLĐ. Nếu xác định nhu cầu VLĐ quá thấp dẫn tới thiếu VLĐ, Công ty sẽ gặp nhiều khó khăn, khả năng thanh toán giảm, sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ, thiệt hại do ngừng sản xuất, không thực hiện đúng đợc các hợp đồng đã ký với khách hàng, uy tín Công ty sẽ bị giảm sút. Ngợc lại nếu xác định nhu cầu VLĐ quá cao sẽ dẫn đến tình trạng thừa VLĐ, gây lãng phí, ứ đọng vật t hàng hoá, giảm tốc độ luân chuyển vốn và phát sinh các chi phí không cần thiết làm tăng giá thành của sản phẩm, dịch vụ, ảnh hởng tới sức cạnh tranh của Công ty trên thị trờng. Vì vậy cần phải làm tốt công tác này để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thuận lợi mang lại hiệu quả
sử dụng VLĐ là tốt nhất. Tuy nhiên nhu cầu VLĐ lại là một đại lợng không cố định, chịu ảnh hởng của nhiều nhân tố nh: Quy mô sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ; sự biến động của giá cả vật t, hàng hoá mà Công ty sử dụng trong sản xuất; chính sách, chế độ về lao động và tiền lơng đối với ngời lao động; trình độ tổ chức, quản lý sử dụng VLĐ trong quá trình dự trữ sản xuất cũng nh sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy muốn xác định VLĐ đợc chính xác, nâng cao đợc hiệu quả sử dụng VLĐ Công ty cần tìm các biện pháp phù hợp tác động đến các nhân tố ảnh hởng trên theo hớng có lợi mang lại hiệu quả cao nhất.
- Tổ chức tốt quá trình thu mua, dự trữ nguyên vật liệu. Tìm các biện pháp hạ giá thu mua tới mức tối thiểu, hạn chế ứ đọng vật t hàng hoá tránh tình trạng vật t hàng hoá bị kém hoặc mất phẩm chất.
- Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, tiêu dùng vật t theo định mức, tránh lãng phí nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
- Đa ra các biện pháp thay đổi phơng thức thanh toán, khuyến khích khách hàng... Để các khoản phải thu không bị chậm hơn so với thời gian quy định, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu.
- Tổ chức hợp lý quá trình lao động, tăng cờng kỷ luật, nâng cao năng suất, chất lợng và hiệu quả lao động, tiết kiệm chi phí sản xuất bằng các hình thức khuyến khích tinh thần lao động tiết kiệm sáng tạo nh khen thởng.
- Để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh một trong các biện pháp quan trọng là Công ty cần phải đa dạng hoá các sản phẩm của mình, nh ngành in không chỉ dừng lại ở in lịch, in sách báo, in sổ vay vốn... phục vụ cho ngành ngân hàng mà nên mở rộng hơn nữa thị trờng, tìm kiếm các khách hàng ngoài ngành có nhu cầu in ấn, chế bản...mở rộng hoạt động kinh doanh quảng cáo tăng doanh thu. Bên cạnh đó Công ty còn cần tìm những nhà cung ứng nguyên vật liệu ổn định, tin cậy, giá cả hợp lý, mở rộng hơn nữa hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Xây dựng quan hệ bạn hàng đối với khách hàng, nhằm củng cố uy tín trên thơng trờng. Trong các giao dịch kinh tế tài chính đối với khách hàng phải tổ chức tốt quá trình thanh toán, tránh và giảm các khoản nợ đến hạn mà cha đòi đợc.