Để thỏa mãn hơn mong muốn của khách hàng vê việc cung cấp chứng từ nhanh chóng chính xác cần tập trung một số giải pháp sau:
- Thực hiện đúng quy định về thời hạn giao chứng từ cho khách hàng theo ISO theo đó Hawb nháp phải được nhân viên chứng từ fax hoặc gởi bằng email cho khách hàng trong vòng 04 giờ làm việc kể từ khi nhận được chi tiết. Hawb hoàn chỉnh phải được gởi cho khách hàng trong vòng 01 giờ làm việc kể từ khi hiện trường báo số kg thực tế đã được cân đo tại kho hàng. 100% vận đơn phải được nhân viên đảm bảo ký xác nhận kiểm tra về sự phù hợp và giao cho khách hàng đúng thời hạn qui định.
- Có nhân viên chuyên chịu trách nhiệm lấy mawb từ các hãng hàng không tránh tình trạng chậm trễ, nhân viên hiện trường bận làm hàng không có thời gian để đi lấy mawb.
- Quy định nhân viên hiện trường có trách nhiệm fax và gởi tờ khai gốc cho khách hàng ngay sau khi làm hàng và đã thực xuất tờ khai nhằm khắc phục tình trạng khách hàng yêu cầu nhân viên chứng từ nhưng nhân viên hiện trường không cung cấp tờ khai kịp thời do đang ở bên ngoài hoặc đợi nhắc nhở nhiều lần mới cung cấp.
- Bộ phận bán hàng và chứng từ thực hiện cung cấp chứng từ thanh toán cho bộ phận kế toán ngay 01 ngày sau khi hàng bay để đảm bảo việc cung cấp hóa đơn cho khách hàng được nhanh chóng tránh tình trạng khách hàng yêu cầu nhưng bộ phận kế toán không hề hay biết về lô hàng.
* Theo phân tích ở mục 4.6.1, nhóm khách hàng công ty sản xuất có yêu cầu cao hơn về độ nhanh chóng chính xác của các chứng từ cung cấp, vì vậy cần ưu tiên làm hài lòng hơn nhóm khách hàng này.
* Theo phân tích ở mục 4.6.3, các giải pháp cần được ưu tiên hơn cho nhóm khách hàng đi hàng ở mức độ ít thường xuyên “mỗi tháng” và “lâu hơn nữa”.