II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả
2) Nội dung công tác hoàn thiện
2.1) Về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán
Phòng kế toán của Công ty gồm 5 ngời với trình độ nghiệp vụ vững vàng, nhiệt tình trong công việc thực sự là một lợi thế của công ty. Việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho ngời khác. Qua đó mỗi ngời sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc tạo sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc tránh trờng hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng.
2.2) Về hệ thống tài khoản
Để phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nớc về quản lý kinh tế- tài chính và để phù hợp với loại hình, đặc điểm kinh doanh của Công ty thì Công ty nên điều chỉnh hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang áp dụng theo hệ thống tài khoản của Quyết định 144.
2.3) Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Xuất phát từ đặc điểm hàng hoá của Công ty là các loại sản phẩm đồ dùng cho Mẹ & Bé phải nhập khẩu từ nớc ngoài do vậy chịu ảnh hởng rất lớn của sự thay đổi tỷ giá. Để tránh rủi ro không đáng có do việc mất giá, giảm giá của lợng hàng tồn kho gây ra kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thực chất việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là lu giữ một phần lãi kinh doanh của kỳ này để dự phòng trang trải thiệt hại về giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra ở các kỳ kinh doanh sau. Cách lập dự phòng nh sau:
Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán, Công ty sẽ tiến hành trích lập dự phòng.Việc trích lập phải đợc thực hiện cho từng thứ hàng hoá dựa trên cơ sở các bằng chứng xác thực chứng minh cho sự giảm giá của hàng hoá tại thời điểm đó. Để có các bằng chứng này, Công ty có thể dựa vào giá bán thực tế của từng loại hàng hoá đó trên thị trờng. Căn cứ để đánh giá giá thị trờng thực tế tại thời điểm lập dự phòng cho các loại hàng hoá của Công ty là dựa vào các Bảng báo giá của các loại sản phẩm cùng loại tại các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trên thị trờng. Từ đó tiến hành lập “ Sổ chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Sổ này sẽ là căn cứ để kế toán của công ty thực hiện bút toán trích lập dự phòng.
Sổ chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho
STT Tên
hàng hoá
Mã số Số lợng Theo sổ sách kế
toán Theo giá thị tr-ờng Số tiềndự phòng
ĐG TT ĐG TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cộng
ý nghĩa các cột trong sổ nh sau:
Cột (2): Là tên của các hàng hoá cần phải lập dự phòng Cột (3): Là các mã số tơng ứng của hàng hoá
Cột (4): Là số lợng hàng hoá tại thời điểm trích lập dự phòng. Số liệu này đợc lấy ở cột số tồn kho cuối kỳ trên sổ chi tiết nguyên vật liệu của công ty.
Cột (5): Là giá của một đơn vị hàng hoá, số liệu này đợc lấy trên sổ chi tiết hàng hoá.
Cột (6): Là giá trị hàng hoá tồn kho cuối năm; (6) = (4) x (5)
Cột (7): Là đơn giá công ty tự ớc tính trên cơ sở các bằng chứng thực tế. Cột (8): Là giá trị hàng hoá theo giá thị trờng; (8) = (4) x (7)
Cột (9): = Cột (6)- Cột (8); Giá trị tính đợc của cột này chính là mức dự phòng cần lập.
Sau khi đã tính toán đợc mức dự phòng cần lập cho từng thứ hàng hoá, kế toán công ty sẽ lập các bút toán trích lập dự phòng nh sau:
Nợ TK 632 Có TK 159
Trong niên độ kế toán sau, nếu trị giá hàng hoá tồn kho thực sự bị giảm giá thì Công ty sẽ bù đắp thông qua việc ghi giảm tài khoản 159 bằng bút toán sau: Nợ TK 159
Có TK 1561
Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán sau, Công ty cũng trên cơ sở đánh giá khả năng giảm giá của hàng hoá để tiến hành trích lập dự phòng:
Có hai khả năng có thể xảy ra:
Trị giá khoản dự phòng
Trờng hợp công ty xác định đợc mức cần trích lập lớn hơn mức đã trích lập cuối niên độ trớc ( thể hiện trên số d của tài khoản 159) thì kế toán phải thực hiện việc trích lập thêm nh sau:
Nợ TK 632 Có TK 159
Trờng hợp công ty xác định đợc mức cần trích lập nhỏ hơn mức đã trích lập thì kế toán của Công ty sẽ hoàn nhập khoản dự phòng thông qua việc ghi sổ nh sau:
Nợ TK 159 Có TK 632
Với cách trích lập đơn giản nh trên không những không gây khó khăn cho công tác kế toán của công ty mà trái lại nó sẽ giúp công ty giảm bớt rủi ro có thể xảy ra và nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán của Công ty đợc thực hiện triệt để hơn.
2.4) Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Trong hoạt động kinh doanh của công ty có những khoản phải thu mà ngời nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ nhng ở Công ty vẫn cha thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy để đề phòng việc thất thu khi khách hàng không có khả năng thanh toán hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi. Về nguyên tắc căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi nh khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,. . . nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, Công ty đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu đợc nợ.
Khi phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi kế toán Công ty phải mở thêm TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi”.
Khoản cần phải trích lập thêm
* Phơng pháp hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
2.5) Về phơng pháp tính trị giá vốn hàng bán
Hiện nay Công ty đang tính trị giá vốn của hàng hoá xuất kho theo phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền của hàng luân chuyển trong tháng. áp dụng theo phơng pháp này thì việc phản ánh trị giá vốn của hàng hoá xuất kho sẽ không đợc cập nhật liên tục cho mỗi lần xuất mà phải chờ đến cuối tháng kế toán mới phản ánh đợc. Do toàn bộ công việc kế toán của Công ty đợc thực hiện trên phần mềm kế toán Fast Accounting mà chơng trình phần mềm kế toán này cho phép tính trị giá vốn hàng hoá xuất kho theo 3 phơng pháp khác nhau:
Phơng pháp giá trung bình tháng Phơng pháp giá đích danh
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc
Vì vậy theo em Công ty nên áp dụng theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Theo phơng pháp này, từ sổ chi tiết hàng hoá kế toán có thể xác định đợc số lợng hàng tồn kho, giá trị của hàng hoá tồn kho, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình luân chuyển hàng hoá trong kỳ của Công ty và phơng pháp này cũng rất phù hợp với đặc điểm của sản phẩm hàng hoá mà công ty đang phân phối .
2.6) Về việc sử dụng các sổ Nhật ký chuyên dùng:
Thực trạng ở công ty là không sử dụng các sổ Nhật ký chuyên dùng để theo dõi riêng các nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh đặc biệt là sổ Nhật ký bán hàng vì hàng hoá ở Công ty đợc bán cho rất nhiều đối tợng khách hàng và thờng xuyên thanh toán tiền hàng bằng các phơng thức khác nhau có thể là trả ngay bằng tiền mặt, TGNH hoặc trả chậm. Do vậy cần phải theo dõi thờng xuyên, cụ thể quá trình bán hàng và cũng là phục vụ cho công tác quản lý. Công ty có thể tham khảo mẫu sổ sau: TK 6426 TK 139 TK 6426 TK 131, 138 TK111, 112 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi
lập BCTC Thu hồi khoản nợ phải thu khó đòi đã xoá sổ Xoá sổ khoản nợ phải thu khó đòi
Sổ nhật ký bán hàng
Tháng . . . năm . . .
Ngày
ghi sổ SốChứng từNgày Diễngiải TK 131Ghi Nợ TK ghiCó Số hiệuTK ghi Nợ khácSố tiền
1 2 3 4 5 6 7 8
Sổ này nên ghi hàng ngày khi có hoá đơn bán hàng phát sinh để theo dõi đối chiếu với sổ Cái TK 131 “ Phải thu khách hàng”, sổ “ Nhật ký chung”,. . .
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng nh đã nói ở trên khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc TGNH, . . . các nghiệp vụ bán hàng phát sinh hàng ngày ở Công ty có liên quan đến tiền mặt rất lớn. Do vậy Công ty cần theo dõi chi tiết riêng cho các loại nghiệp vụ này thông qua việc lập sổ “ Nhật ký thu tiền mặt”. Với đặc điểm của Công ty hiện nay thì các sổ này nên có kết cấu nh sau:
Nhật ký thu tiền mặt
Tháng. . . năm. . .
TK 1111
Ngày
ghi sổ Chứng từ Diễngiải GhiNợ TK 1111 Ghi Có các TK 511 3331 . . . TK khác Số Ngày Số hiệu tiềnSố 1 2 3 4 5 6 7 . . . 8 9
Tại Công ty, hàng hoá đợc xuất bán cho nhiều đối tợng khách hàng khác nhau. Vì vậy việc quản lý quá trình thu tiền bán hàng theo từng đối tợng khách hàng là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay Công ty đã tiến hành theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải thu.Tuy vậy những sổ này cha thực sự có tác dụng trực tiếp đối với công tác kế toán quản trị vì mới chỉ phản ánh đợc tình hình trả nợ thực tại của khách hàng với công ty mà cha nêu đợc kế hoạch trả nợ cụ thể của khách hàng để trên cơ sở đó công ty lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp, mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, góp phần ổn định tình hình tài chính của Công ty. Công ty có thể tham khảo mẫu sổ sau để lập kế hoạch thu nợ khách hàng
Bảng kế hoạch Nợ phải thu khách hàng
Năm: . . . S T T Tên khách hàng Mã khách hàng Tổng số Nợ phải thu
Số đã thu Số còn phải thu < 30 ngày Từ 30→ 60 ngày Từ 60 → 90 ngày > 90 ngày
1 Đại lý Xuân Thuỷ ĐLXT 20.000.000 - 20.000.000 - - -
2 Nhà phân phối Huế NPPH 236.886.910 75.000.000 100.000.000 40.225.910 - 21.661.000 3 Nhà phân phối Gia
lâm NPPGL 181.756.916 77.353.654 104.403.262 - - -
.. . . Cộng
Mục đích của việc lập bảng này là để phân loại và đánh giá công nợ nh: Nợ trong hạn, Nợ quá hạn, Nợ không có khả năng thu hồi, nợ khó đòi từ đó để tìm ra biện pháp thu hồi công nợ, đảm bảo nhu cầu về vốn lu động, tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của công ty, là cơ sở để lập dự phòng phải thu khó đòi.
Cơ sở để lập kế hoạch nợ phải thu khách hàng là các sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải thu, khả năng tài chính của khách hàng và khả năng tài chính hiện có của Công ty ngoài ra còn phải căn cứ vào từng hợp đồng kinh tế cụ thể. . Thông qua các số liệu này ban lãnh đạo Công ty có thể biết đợc tình hình và kế hoạch trả nợ của từng khách hàng để từ đó quyết định có nên bán chịu cho khách hàng đó nữa hay không, đảm bảo khả năng chủ động của Công ty trong việc thu hồi tiền hàng, đảm bảo khả năng tài chính của Công ty trong kinh doanh. Ngoài ra Công ty cần chú ý đến thời hạn mà khách hàng đợc hởng chiết khấu thanh toán để có kế hoạch thu tiền bán hàng sớm hơn nếu có điều kiện.
Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trờng nh hiện nay để đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế- tài chính ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng phải đợc thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới để giúp cho doanh nghiệp quản lý đợc tốt hơn mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có một vị trí đặc biệt quan trọng nhất là đối với các doanh nghiệp Thơng mại. Vì vậy việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Tại Công ty TNHH Nam Hai công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề mà Công ty quan tâm nhất. Trong thời gian thực tập tại Phòng Kế toán em đã đi sâu tìm hiểu về thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng qua đó thấy đợc những u điểm cũng nh những tồn tại trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty.
Do thời gian thực tập cha nhiều nên các vấn đề đa ra trong chuyên đề này cha có tính khái quát cao, việc giải quyết cha hẳn đã hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ trong công ty để chuyên đề của em đợc tốt hơn nữa.
1. Lý thuyết hạch toán kế toán
PTS Ngô Thế Chi – NXB Giáo dục 1994 2.Kế toán thơng mại dịch vụ
PGS PTS Lê Gia Lục – NXB Thống kê 1996
3.Hớng dẫn phơng pháp ghi sổ và luân chuyển chứng từ GS PTS Nguyễn Đình Nhiệm – NXB Thống kê 1999 4.Tài liệu kế toán của Công ty TNHH NAM HAI
Mục lục
Trang
Phần mở đầu...
Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp Thơng Mại...
I) Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
1) Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
2) Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
3) Sự cần thiết phải quản lý bán hàng và các yêu cầu quản lý...
II) Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
1) Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
2) Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
2.1) Các phơng thức bán hàng chủ yếu...
2.2) Nội dung kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại...
2.3)Kế toán xác định kết quả bán hàng...
2.4) Sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng...
Phần II: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH nam hai ...
I/Đặc điểm tình hình chung của Công ty ...
1) Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Nam Hai...
2) Nhiệm vụ hoạt động của Công ty...
3) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty...
II)Thực trạng công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nam Hai ...
2) Kế toán bán hà...
1.2) Đặc điểm hoạt động bán hàng ở Công ty...
1.3) Các phơng thức thanh toán tiền hàng...
1.4) Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty...
1.5) Kế toán giá vốn hàng xuất bán...
2) Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nam Hai...
2.2) Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty...