Phần mềm ứng dụng (LKB/VST)
+ Đây là một phần mềm được KBNN TW xây dựng từ khá lâu ( 1996 ), hiện nay đã được sửa đổi nhiều lần và có tính ổn định cao.
+ LKB/VST là ứng dụng viết trên nền hệ quản trị CSDL Foxpro/DOS, chạy hoàn toàn độc lập trên máy đơn.
+ Các chức năng của chương trình gồm: Phần quản trị chương trình; Lập bảng kê LKB; Tính và kiểm tra ký hiệu mật; Đối chiếu với Trung tâm thanh toán; Truyền nhận bảng kê LKB.
+ LKB/VST cho phép phân quyền sử dụng với 3 chức danh: Kế toán trưởng; Thanh toán viên và điện toán viên.
Giải pháp truyền thông
Sử dụng thông qua mạng thoại công cộng, Modem ở 1 máy đơn chạy LKB/VST sẽ thực hiện quay số tới số điện thoại được gắn với modem ở máy đơn khác, Modem này sẽ phải ở trạng thái đọi nhận. Khi kết nối thành công mới có thể thực hiện trao đổi gói tin chứa bảng kê.
Modul “Truyền - Nhận Bảng kê LKB” sẽ kích hoạt một phần mềm truyền thông là SCOM3 để giúp cho Modem quay số thực hiện được cuộc gọi đi và Modem ở đầu kia nhận cuộc gọi đến. Phần mềm SCOM3 ở 2 đầu của 2 Modem có giao thức trao đổi riêng nên khi xác nhận tín hiệu gửi đến là tín hiệu cần kết nối sẽ lập tức kết nối 2 máy tính với nhau.
SCOM3 là một phần mềm chạy trên DOS nên tốc độ xử lý rất chậm, tốc độ truyền nhận tín hiệu tối đa mà SCOM có thể cung cấp là 9600 bps, nên thời gian chuyển 1 gói tin thường kéo dài, tốn kém chi phí truyền thông.
Qui trình thực hiện
- Được thể hiện qua sơ đồ luân chuyển như sau:
+ Chứng từ và thông tin trong nghiệp vụ thanh toán LKB đi ngoại tỉnh - Diễn ra tại KB.A ( Sơ đồ 2 )
+ Chứng từ và thông tin trong nghiệp vụ thanh toán LKB đến ngoại tỉnh - Diễn ra tại KB.B ( Sơ đồ 3 ) Trang sau:
Chế độ bảo mật
+ Đối với Tệp tin chuyển trên mạng: Sau khi bảng kê được lập, và tính ký hiệu mật, phần mềm thanh toán LKB/VST sẽ mã hoá tập tin và gửi đi trên mạng thoại công cộng, Gói tin này chỉ được giải mã bằng chính chương trình LKB/VST và cso hiệu lực khi được kiểm tra ký hiệu mật bằng một chương trình kiểm soát lập sẵn do Kế toán trưởng thực hiện. Do vậy khả năng bảo mật cũng tương đối chặt chẽ cho qui trình thanh toán.
Thanh toán viên
- Lập bảng kê LKB (Kiêm giấy báo LKB )
- In bảng kê LKB, kèmchứng từ gốc chuyển Kế toán trưởng
Nhân viên kế toán
- Kiểm soát thủ tục thanh toán trên Ctừ k/hàng
- Lập chứng từ thanh toán
Khách hàng tại KB.A
Kế toán trưởng
- Kiểm soát Ctừ với Bkê đã lập. - Tính và ghi KHMật lên BKê - Ký đóng dầu lên Bkê in ra.
Điện toán viên
- Truyền Bkê (File) đến TT khu vực.
- Nhận và đối chiếu ( Nếu có )
+ Đối với Ký hiệu mật LKB: Trên cơ sở các qui định về ký hiệu mật trong thanh toán LKB bằng tay, với các bộ công thức tính và kiểm tra. Khi ứng dụng tin học, các thao tác này được thực hiện nhờ vào 1 phần mềm. Thông qua phần mềm này, các Kế toán trưởng được chương trình tạo cho 1 đĩa bảo mật kế toán, các qui trình tính và kiểm tra trên đĩa chỉ thực hiện khi đĩa được hoạt động với mật mã ( Password ) qui định riêng cho từng Kế toán trưởng được gõ vào máy tính. Các mật mã này được trực tiếp Giám đốc KBNN TW qui định cho các Tỉnh và Giám đốc KBNN tỉnh qui định cho các huyện.
Phương pháp hạch toán
- Liên kho bạc đi: Giấy báo có LKB
Nợ: TK khách hàng, TT bù trừ ... Có : TK LKB đi - 640
Nếu khách hàng không có tài khoản tại KB.A, khi khách hàng nộp tiền vào Kho bạc, căn cứ vào giấy nộp tiền hạch toán:
Nợ: 501 ( Tiền mặt )
Có : 662.90 ( Các khoản phải trả khác )
Thanh toán viên
- Kiểm tra ký hiệu mật BKê
đến
- Kiểm soát nội dung bảng kê
Điện toán viên
- Nhận BK từ KB.A gủi tới qua TT khu vục.
- Chuyển File bảng kê tới Kế
toán trưởng
Kho bạc A
Kế toán trưởng
- In bảng kê LKB đến đã k.tra ký hiệu mật
Nhân viên kế toán
- Kiểm soát thủ tục thanh toán trên bảng kê in ra - Thanh toán cho khách hàng
Đồng thời hạch toán Nợ : 662.90 Có : 640 Giấy báo nợ LKB: Nợ : 640 Có: 661 ( Các khoản phải thu ), TK khách hàng... - Liên kho bạc đến: Giấy báo có LKB Nợ: Liên kho bạc đến - 642.01 Có : TK, khách hàng, TT bù trừ ... Giấy báo nợ LKB Nợ: TK, khách hàng ... Có : 642.02 + Hạch toán đối chiếu LKB: Đối chiếu giấy báo có:
Nợ: 644 ( Liên kho bạc đến năm nay đã đối chiếu ) Có : 642.01 ( LKB đến giấy báo có )
Đối chiếu giấy báo nợ:
Nợ: 642.02 ( LKB đến giấy báo nợ ) Có: 644