Hình thức nhập khẩu thiết bị toàn bộ chủ yếu tại Công ty là nhập khẩu uỷ thác, chính vì vậy chúng ta đi vào xem xét, nghiên cứu, phân tích hoạt động nhập khẩu uỷ thác tại Công ty.
Trước hết, để tiến hành hoạt động nhập khẩu uỷ thác các khách hàng trong nước (chủ đầu tư) phải gửi đến cho Công ty một đơn đặt hàng, trong đó nêu rõ tên hàng, quy cách, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng dự kiến, phương thức thanh toán, các yêu cầu bảo hành, vận hành, chạy thử và các yêu cầu khác. Trong trường hợp nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước, nguồn vốn ODA... thì cần có thêm các văn bản:
- Giấy phép hoặc quyết định đầu tư - Văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu
- Hồ sơ dự thầu, biên bản mở thầu, biên bản đánh giá chọn thầu
Đối với hình thức chọn thầu khác (chào hành cạnh tranh) thì phải có chào hàng cạnh tranh ít nhất 3 bản, bảng phân tích chọn chào hành và quyết định chọn nhà thầu.
- Luận chứng kinh tế, kỹ thuật (báo cáo khả thi) cùng văn bản phê duyệt. - Giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư (nếu dự án thuộc diện ưu đãi)
Sau khi đã có trong tay đơn hàng và các văn bản, tài liệu cần thiết có liên quan, Công ty sẽ tiến hành các nghiệp vụ cụ thể sau:
Do đặc trưng của nhập khẩu thiết bị toàn bộ đòi hỏi lượng vốn lớn và thời gian thực hiện thường dài nên hình thức nhập khẩu chủ yếu của công ty là nhập khẩu uỷ thác. Công ty đứng ra nhập khẩu thay cho các doanh nghiệp có nhu cầu nhưng không có khả năng hoặc không được quyền nhập khẩu trực tiếp và thu phí uỷ thác. Sau khi nhận được đơn đặt hàng và tài liệu kỹ thuật, công ty sẽ tiến hành các bước cụ thể sau:
1. Nghiên cứu thị trường
Trên cơ sở những yêu cầu mà nhà đầu tư đặt ra, công ty tiến hành nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Việc nghiên cứu thị trường trong nước để biết được mức giá của mặt hàng cùng loại và những thông tin về mã số thuế, thuế suất và phụ thu của mặt hàng đó. Nghiên cứu thị trường nước ngoài để tìm hiểu tình hình sản xuất, giá cả, uy tín, chất lượng của nhà cung cấp thiết bị toàn bộ cũng như điều kiện địa lý, tập quán thương mại, quan hệ thương mại của nước đó với Việt Nam. Đây là một khâu quan trọng giúp công ty có được danh sách những công ty thích hợp nhất, từ đó đưa ra quyết định quan trọng trong việc lựa chọn đối tác giao dịch.
2. Gọi chào hàng
Sau khi nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước, công ty phát thư gọi chào hàng về việc cung cấp thiết bị toàn bộ cho các hãng đã tìm hiểu từ bước trên, trong đó nêu rõ các thông số kỹ thuật của thiết bị, tiêu chuẩn về sản phẩm do thiết bị làm ra, công nghệ, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán....
Kể từ khi nhận được chào hàng từ phía đối tác nước ngoài, công ty cùng với chủ đầu tư nghiên cứu, xem xét, lựa chọn đối tác tốt nhất đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của chủ đầu tư, đồng thời có thuận lợi cho phía Việt Nam nhất về kỹ thuật, công nghệ, giá cả, điều kiện thanh toán, giao hàng, bảo hành...
4. Lập phương án kinh doanh
Trên cơ sở kết quả thu thập được, các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu tiến hành lập phương án kinh doanh, trong đó bao gồm các nội dung như phân tích tình hình hàng hoá, thị trường và khách hàng, đánh giá những khó khăn cũng như thuận lợi và lên kế hoạch sử dụng vốn, tính toán các chi phí, đề ra các mục tiêu hành động cụ thể...
Sau khi phương án kinh doanh được lập xong và trình lên Tổng giám đốc phê duyệt, công ty tiến hành đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng.
5. Đàm phán và ký kết hợp đồng
- Lập dự thảo hợp đồng: Với những đối tác có quan hệ lần đầu, cả Technoimport và đối tác đều lập dự thảo hợp đồng rồi gửi cho nhau xem xét. Còn với những đối tác đã có quan hệ làm ăn lâu năm, việc làm này thường do công ty đảm nhiệm. Việc lập dự thảo hợp đồng càng chi tiết, đầy đủ và chính xác càng thuận lợi cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng sau này.
- Đàm phán hợp đồng: Việc đàm phán ký kết hợp đồng tại Technoimport có thể được tiến hành qua thư, fax hay gặp gỡ trực tiếp. Nhưng cho dù bằng hình thức nào đi nữa thì nội dung đàm phán cũng liên quan đến các vấn đề cơ bản như: giá cả, vận chuyển, thanh toán, bảo hành....
- Ký hợp đồng ngoại thương: Sau khi việc đàm phán được hoàn tất, Technoimport và phía đối tác nước ngoài tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng được ký kết phải quy định cụ thể các điều khoản: Tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, giao hàng, thanh toán... Bên cạnh đó, hợp đồng còn quy định cụ thể từng phần công việc, trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình chuyển giao.
Hợp đồng uỷ thác được ký kết giữa chủ đầu tư và Technoimport, trong đó quy định cụ thể các điều khoản liên quan đến hàng hoá và nghĩa vụ trách nhiệm của mỗi bên. Ngoài ra, trong hợp đồng còn nêu rõ mức phí uỷ thác thông thường khoảng 1% nhưng không được thấp hơn 150USD.
7. Thực hiện hợp đồng
Sau khi việc ký hợp đồng ngoại thương và hợp đồng uỷ thác được hoàn tất, công ty tiến hành ký quỹ mở L/C bằng tiền đặt cọc của chủ đầu tư, thường là 10% trị giá hợp