- Trả trớc cho ng
2.2.2.4.1. Quản lý hình thái biểu hiện của vốn lu động
Trong chơng I ta đã nghiên cứu tơng đối kỹ lỡng về các mơ hình khoa học cho quản lý hình thái tài sản của vốn lu động (quản lý dự trữ, quản lý tiền mặt và quản lý các khoản phải thu).
Về quản lý dự trữ, tồn kho
Dự trữ của Cơng ty bao gồm chủ yếu là nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động xây lắp: sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, thuốc nổ...và cơng trình xây dựng dở dang. Trong hoạt động của Cơng ty khơng tồn tại thành phẩm tồn kho và hàng gửi bán, sản phẩm đợc sản xuất ra đến đâu đợc tiêu thụ ngay đến đĩ, nơi sản xuất cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm. Dự trữ của Cơng ty đ- ợc quản lý trực tiếp tại các kho của từng xí nghiệp. Nh đã trình bày trong phần đặc điểm chung của Cơng ty, các xí nghiệp của Cơng ty đợc tổ chức tại những nơi cĩ cơng trình xây dựng lớn cĩ thời gian kéo dài. Các xí nghiệp cĩ bộ máy quản lý tơng đối độc lập tuy rằng hạch tốn phụ thuộc song mỗi xí nghiệp đều lập báo cáo tài chính riêng. Tại mỗi xí nghiệp cũng nh ở trụ sở chính của Cơng ty đều phân cơng rõ ràng một nhân viên phụ trách quản lý kho (xuất nhập nguyên, nhiên vật liệu, cơng cụ dụng cụ). Cơng ty khơng áp dụng các mơ hình quản lý dự trữ mà phần lý thuyết đã trình bày mà việc quản lý dự trữ của Cơng ty, giống nhiều doanh nghiệp Việt Nam, xuất phát từ nhu cầu phát sinh của kế hoạch sản xuất. Thơng qua kế hoạch sản xuất quý, các xí nghiệp phân bổ lợng
dự trữ cho từng tháng theo tính tốn khối lợng xây lắp hàng tháng theo từng đặc thù riêng của xí nghiệp. Do đặc điểm các cơng trình xây dựng của xí nghiệp là những cơng trình lớn, thời gian kéo dài (cơng trình thuỷ điện, hầm giao thơng...) vận chuyển nguyên vật liệu khĩ khăn cho nên các xí nghiệp thờng đảm bảo mức dự trữ tơng đối lớn đây cũng là một hạn chế, làm gia tăng chi phí quản lý. Đặc điểm của mỗi địa bàn, mỗi cơng trình là khác nhau do vậy mức dự trữ cũng khơng giống nhau, do từng xí nghiệp quyết định và trình Cơng ty điều này tạo sự khĩ khăn cho Cơng ty trong việc theo dõi, quản lý thống nhất cũng nh việc xây dựng các kế hoạch sản xuất dự trữ chung. Rõ ràng đây là một nhân tố quan trọng khiến vốn lu động bình quân của Cơng ty tăng lên khiến cho giảm tốc độ luân chuyển vốn lu động, giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Về quản lý tiền mặt
Quản lý tiền mặt tại văn phịng Cơng ty và từng xí nghiệp đợc phân cơng cho một nhân viên trong phịng tài chính kế tốn phụ trách (Thủ quỹ). Các thủ quỹ cĩ nhiệm vụ theo dõi thu chi và cĩ những báo cáo kịp thời lên Cơng ty về mức tiền mặt hiện cĩ. Hiện tại Cơng ty cha cĩ kế hoạch đầu t vào các chứng khốn thanh khoản để tạo sự linh động và hiệu quả hơn trong quản lý tiền mặt do trình độ hiểu biết, kinh nghiệm đầu t chứng khốn cịn hạn hẹp hơn nữa thị trờng chứng khốn Việt Nam cha thực sự đủ hấp dẫn và tạo đợc khả năng thanh khoản cao để Cơng ty thực sự quan tâm. Mơ hình quản lý tièn mặt của Cơng ty cĩ những nét tơng đồng với mơ hình quản lý tiền mặt Miller Orr. Cơng ty xác định một mức tiền mặt cơ bản (trong mơ hình Miller Orr gọi là mức tiền mặt theo thiết kế) bằng 5% tổng vốn lu động và tuỳ theo nhu cầu thực tế phát sinh nhiều hay ít Cơng ty sẽ cĩ những điều chỉnh kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế. Tuy nhiên mức độ điều chỉnh và biên độ giao động của tiền mặt đợc điều chỉnh theo sự quyết định của Ban giám đốc cơng ty, kế tốn trởng cơng ty. Cĩ thể thấy sự phân cơng cụ thể và rõ ràng trong việc quản lý ngân quỹ, việc xác định mức tiền mặt cơ bản giúp Cơng ty chủ động trong thanh tốn, đảm bảo khơng bỏ lỡ những cơ hội đáng tiếc do thiếu vốn. Tuy nhiên, một sự khiếm quyết dễ nhận thấy là nguồn huy động tiền mặt khi cần thiết của Cơng ty rất hạn chế, chủ yếu là các khoản vay ngắn hạn Ngân hàng thơng mại. Sự khiếm
quyết của các cơng cụ đầu t tài chính ngắn hạn khiến cho cơng tác quản lý tiền mặt của Cơng ty thiếu sự linh hoạt và trở nên thận trong hơn làm giảm khả năng sinh lời, giảm hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Về quản lý các khoản phải thu
Do đặc thù của ngành xây dựng, khi hồn tất một cơng trình bên thi cơng phải để lại 10% giá trị cơng trình (hoặc tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng ký kết) để làm đảm bảo về chất lợng cơng trình trong một thời gian nhất định (th- ờng là 1 năm). Do vậy, khi quy mơ xây lắp của Cơng ty tăng lên cùng phần nào khiến cho khoản phải thu của khách hàng tăng lên. Nhng số liệu cho thấy tốc độ tăng rất nhanh của khoản mục phải thu của khách hàng vể mặt tỷ trọng trong tổng vốn lu động là một vấn đề rất đáng xem xét. Nếu cuối năm 2000, giá trị khoản phải thu của khách hàng chỉ chiếm cĩ 3,569% trong tổng vốn lu động thì đến cuối năm 2001 con số đã là 13,972% (tăng 606,21%) và đến năm 2003 khách hàng đã chiếm dụng của Cơng ty một số vốn bằng 30,752% tổng vốn lu động của Cơng ty (66.213.840.215 đồng). Xem xét chi tiết khoản phải thu của khách hàng năm 2003 để thấy rõ tình hình ứ đọng vốn lu động tại khoản mục này ta cĩ bảng số liệu sau:
Bảng 2.8 : Báo cáo chi tiết phải thu khách hàng
(Đến ngày 31 tháng 12 năm 2003)
Đơn vị tính: đồng
TT Tên đơn vị mua Nội dung khoản phải thu Số tiền
Tổng cộng Đến và quá hạn