Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức chứng từ kế toán là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Ở công ty Dệt kim Đông Xuân thủ tục nhập kho, xuất kho được thực hiện như sau:
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu khi về đến kho Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
Phòng nghiệp vụ là bộ phận đảm nhận cung ứng vật tư, có trách nhiệm thu mua và xác định mức dự trữ vật tư. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu, phòng nghiệp vụ cử cán bộ tiếp liệu liên hệ hoặc đến thẳng nơi cung cấp nguyên vật liệu để thu mua theo đúng yêu cầu về chủng loại, số lượng và chất lượng.
Tại kho, thủ kho cùng cán bộ tiếp liệu tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng về số nguyên vật liệu mua về. Nếu hàng mua về đúng quy cách, chất lượng theo hợp đồng mua hàng thì phòng nghiệp vụ làm thủ tục nhập kho.
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, phòng nghiệp vụ mời VinaControl lập biên bản kiểm nghiệm hàng và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Sau đây là mẫu “Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân:
Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho
Căn cứ nhu cầu SXKD của Công ty, hôm nay ngày 9/12/2008, chúng tôi gồm:
1) Ông (bà): Vũ Huy Khuê Chức vụ: KCS 2) Ông (bà): Chức vụ:
3) Ông (bà): Chức vụ:
Để kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư nhập kho
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Theo CT TT kiểm nghiệm Đúng quy cách, PC Không đúng quy cách, PC A B C 1 2 3 4 1 Sợi 46/2 PE Kg 3000 3000 3000 0 2 Sợi 34/2 PE Kg 2016 2016 2016 0 Phần kiến nghị:
Qua kiểm tra 2 loại sợi trên đó đảm bảo chất lượng. Đề nghị Công ty cho nhập kho.
TGĐ P.Kỹ thuật Ban kiểm nghiệm Bên nhập hàng
Đối với phiếu nhập kho thì mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người giao nhận hàng, trong đó:
- Một liên lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phòng nghiệp vụ - Một liên lưu tại phòng tài chính kế toán làm chứng từ thanh toán
- Một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu định khoản và vào số liệu theo dõi ở phòng tài chính kế toán
Sau đây là mẫu phiếu nhập kho của Công ty dệt kim Đông Xuân: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN
Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA)
Ngày 13 tháng 3 năm 2008 Số: 274A
Người giao hàng:
Đơn vị: CTDS – Công ty TNHH Đông San
Địa chỉ: 3 ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng Hà Nội
Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008
Nội dung: Nhập phế liệu
Tài khoản có:331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND)
Stt Mã
kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 K5 1200019 Chỉ Đông San – 5000m 15221 Kg 24.00 89 580 2 149 925 Tổng cộng tiền hàng: 2 149 925 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 2 149 925 Bằng chữ: Hai triệu một trăm bốn mươi chín nghìn, chín trăm hai mươi lăm đồng chẵn
Nhập ngày 13 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA)
Ngày 17 tháng 3 năm 2008 Số: 520 Người giao hàng:
Đơn vị: NVANDUNG – Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: Phòng nghiệp vụ
Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu
Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND) Stt Mã
kho
Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 28000007 Chun 1cm 15221 Mét 2000.00 500 1 000 000 2 K5 28000028 Chun 4+5cm 15221 Mét 700.00 1 600 1 120 000 3 K5 28000047 Tăm bắn 15221 Mét 200 000.00 6 1 200 000 4 K5 28000010 Chun 2cm 15221 Mét 1 800.00 800 1 440 000 Tổng cộng tiền hàng: 4 760 000 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 476 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 5 236 000
Bằng chữ: Năm triệu, hai trăm ba mươi sáu nghìn đồng chẵn
Nhập ngày 17 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO
Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu để tiện theo dõi và tiện cho Công ty khi xuất kho.
* Thủ tục xuất kho:
Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu tại xí nghiệp, bộ phận sẽ làm “Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư” gửi phòng nghiệp vụ, xét thấy yêu cầu hợp lý, phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu, phòng
nghiệp vụ lập “Phiếu xuất kho” (có thể là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) cho đơn vị sử dụng.
Phiếu xuất kho lập thành 3 liên, trong đó:
- Một liên lưu vào chứng từ gốc ở phòng nghiệp vụ
- Một liên giao cho người lĩnh vật tư để xuống kho lĩnh vật tư
- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó luân chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Ở kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Phiếu xuất kho rồi ghi số lượng thực nhập vào phiếu.
Sau đây là mẫu “Phiếu xuất kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN
Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 28 tháng 3 năm 2008 Số: 72270 Người nhận hàng:
Đơn vị: M2 – Xí nghiệp May 2 Địa chỉ: 250 Minh Khai
Nội dung: Xuất phế liệu Stt Mã
kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Nợ TK Có Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200022 Chỉ SP 343- 5000 m Việt hương 6211M1 15211 Kg 257.31 60 542.8798 15 578 652 2 K5 1200016 Chỉ ALC- 1000m 6211M1 15211 m 60 000.00 10.6630 639 780 3 K5 1200019 Chỉ Đông san-5000m 6211M1 15211 Kg 15.04 89 580.1920 1 347 286 Tổng cộng: 17 565 718
Bằng chữ: Mười bảy triệu, năm trăm sáu mươi lăm nghìn, bảy trăm mười tám đồng chẵn
Xuất ngày 28 tháng 3 năm 2008
Hàng tháng, sau khi đã hoàn tất phần cập nhật Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu in thẻ kho và đối chiếu về mặt số lượng đối với từng kho. Bên cạnh đó, trong quá trình cập nhật chứng từ,kế toán nguyên vật liệu kiểm tra lại mã vật tư do thủ kho điền có phù hợp với từng đối tượng sử dụng không.
Sau đây là mẫu “Thẻ kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân:
TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN
THẺ KHO
Kho: K5 – Kho phụ liệu may Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008
Chứng từ Khách hàng Diễn giải MãNX SL nhập SL xuất Tồn kho Ngày Số Vật tư: 28000007 – Chun 1cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 2000.000 Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 2000.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 2000.000 2000.000 Tồn cuối kỳ Vật tư: 28000010 – Chun 2cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 1.800.000 Xuất trong kỳ 1.800.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 1.800.000 1.800.000
26/03 PX 72068 XN may 1 Xuất nốt mã còn lại của px 72068 ngày 26/01/08
6211 1.800.000
Vật tư: 1200019 – Chỉ Đông San – 5000m, Đvt: Kg, Tk: 15211
Tồn đầu kỳ 478.822
Nhập trong kỳ 69.700
Xuất trong kỳ 162.032
Tồn cuối kỳ 386.490
07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 7.708 471.114
07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 6.888 464.226
07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 12.628 451.598
07/03 PX 92292 Xuất chi 1521 7.544 444.054
27/03 PN 278 Cty TNHH
Kim Long Nhập phế liệu 3311 69.700 513.754
28/03 PX 72267 XN may 3 Xuất phế liệu 6211 510.966
Tại công ty Dệt kim Đông Xuân, mỗi năm tiến hành kiểm kê theo định kỳ 2 lần vào 0h ngày 01/01 và 0h ngày 01/07. Thành phần kiểm kê bao gồm: P. Nghiệp vụ, P. Tài chính kế toán và thủ kho. Mỗi phòng ban cử ra một người đại diện cùng nhau đứng ra kiểm đếm những vật tư còn tồn thực tế trong kho, sau đó đối chiếu với số liệu tồn trong sổ sách. Ở công ty dệt kim Đông Xuân không xảy ra trường hợp thiếu do mất mát, chỉ xảy ra trường hợp thực tế thiếu so với sổ sách do hao hụt trong định mức cho phép (ví dụ: xăng dầu) và trường hợp thực tế thừa so với sổ sách do khí hậu, thời tiết (ví dụ: Sợi).
Như vậy, tại Công ty dệt kim Đông Xuân hạch toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT do bên bán lập (mua nguyên vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
- Hóa đơn bán hàng (mua vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT)
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Kế hoạch phân bổ chi phí theo dự toán
- Các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ …