Phòng Đầu t Tổng công ty đợc Tổng công ty giao trách nhiệm làm đầu mối trong công tác thẩm định và trực tiếp thẩm định các dự án đầu t của Tổng công ty hoặc của các đơn vị thành viên (không do Phòng Đầu t lập dự án đầu t).
Trờng hợp dự án đầu t của Tổng công ty do Phòng Đầu t lập thì Phòng Đầu t không đợc phép thẩm định mà cần báo cáo Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị quyết định phòng ban, trung tâm thuộc cơ quan Tổng công ty tiến hành thẩm định. - Phạm vi các công việc thẩm định:
+ Thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi. + Thẩm định kế hoạch đấu thầu.
+ Thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán.
+ Thẩm định các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu. + Thẩm định quyết toán.
- Tổ chức thẩm định:
- Đối với những công việc mà phòng đầu t có khả năng thực hiện, phòng đầu t sẽ trực tiếp tiến hành thẩm định, báo cáo Tổng Giám đốc và lập tờ trình để Tổng Giám đốc báo cáo Hội đồng quản trị Tổng công ty về kết quả thẩm định. Phòng Đầu t chịu trách nhiệm về kết quả mà mình đã thực hiện.
- Đối với những công việc mà Phòng Đầu t hoặc các đơn vị, phòng ban trong Tổng công ty không có khả năng thực hiện, Phòng Đầu t phảI báo cáo Tổng Giám đốc quyết định thuê tổ chức ngoài Tổng công ty có chức năng thẩm định thực hiện. Phòng Đầu t chịu trách nhiệm đôn đốc việc thực hiện và báo cáo Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị Tổng công ty về kết quả thẩm định.
- Quy trình thẩm định nh sau:
do phòng Đầu t lập, Ban Quản lý Dự án sẽ gửi công văn và hồ sơ đề nghị phòng Đầu t thẩm định.
B ớc 2: Sau khi hoàn thành công tác thẩm định, phòng Đầu t sẽ lập báo cáo thẩm định đợc đính kèm vào hồ sơ xin phê duyệt trình Tổng Giám đốc Tổng công ty.
B ớc 3: Trên cơ sở tờ trình của Tổng Giám đốc và báo cáo thẩm định của phòng Đầu t, Hội đồng quản trị Tổng công ty sẽ xem xét và ra quyết định phê duyệt các nội dung cụ thể.
Lu ý: Đối với những dự án đầu t của Tổng công ty do phòng đầu t lập, Hội đồng Quản trị sẽ giao cho phòng kỹ thuật thi công hoặc Trung tâm Đấu thầu và Quản lý Dự án hoặc một đơn vị khác đủ năng lực (kể cả đơn vị không phải là thành viên Tổng công ty) thẩm định.
- Thời gian thẩm định
+ Thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi: không quá 15 ngày làm việc + Thẩm định kế hoạch đấu thầu: không quá 5 ngày làn việc.
+ Thẩm định quyết toán: không quá 30 ngày làm việc trong trờng hợp cần thiết do nhiều lý do khác nhau, nếu không đảm bảo đợc thời gian yêu cầu thì phòng đầu t hoặc phòng ban đợc giao thẩm định phải có báo cáo Tổng giám đốc xin phép gia hạn thời gian thẩm định.
* Công tác Quản lý dự án
Công tác quản lý dự án đầu t tại Tổng công ty VINACONEX do phòng đầu t chịu trách nhiệm, chức năng quản lý dự án của phòng Đầu t Tổng công ty:
+ Là đầu mối quản lý các dự án đầu t xây dựng, dự án của phòng đầu t chiều sâu. . của toàn Tổng công ty.
+ Theo dõi và phối hợp với BQL của các dự án do tổng công ty trực tiếp là chủ đầu t những việc thực hiện đầu t từ khâu lập chuẩn bị đầu t đến khâu hoàn thành đa dự án vào khai thác sử dụng.
+ Theo dõi, hỗ trợ, hớng dẫn các đơn vị thành viên trong việc thực hiện đầu t các dự án theo đúng quy định quản lý đầu t và xây dựng cũng nh quy trình đầu t của Tổng công ty ban hành.
+Tập hợp ý kiến soạn thảo các quy chế của tổng công ty phục vụ công tác quản lý đầu t của Tổng công ty.
+ Đề xuất áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác quản lý đầu t, theo dõi tình hình thực hiện đầu t của Tổng công ty.
+ Cập nhật và cung cấp đầy đủ, hớng dẫn kịp thời các quy định đầu t mới của Nhà n- ớc đến các thành viên trong Tổng công ty làm cơ sở thực hiện.
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu dữ liệu liên quan đến công tác đầu t của Tổng công ty.
* Quá trình thực hiện đầu t của Tổng công ty
a. Xin giao đất hoặc thuê đất (đối với các dự án sử dụng đất đai).
b. Xin giấy phép xây dựng (nếu yêu cầu phải có giấy phép xây dựng) và giấy phép khai thác tài nguyên (nếu có khai thác tài nguyên).
c. Thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, thực hiện kế hoạch tái định c và phục hồi) chuẩn bị mặt bằng xây dựng (nếu có)
d. Các thủ tục pháp lý liên quan thực hiện tổ chức lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị và công nghệ.
e. Thực hiện khảo sát thiết kế xây dựng
f. Thẩm định, phê duyệt thiết kế và tổng dự toán, dự toán công trình. g. Tổ chức lập kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu thi công xây lắp. h. Tiến hành thi công xây lắp.
j. Quản lý kỹ thuật, chất lợng thiết bị, chất lợng xây dựng và an toàn lao động.
* Công tác Đấu thầu tại Tổng công ty:
Đối với các dự án đầu t của Tổng công ty thì trình tự thực hiện và trách nhiệm của trong bộ phận, cá nhân có liên quan nh sau:
Trình tự và nội dung Trách nhiêm của chủ đầu t
Trách nhiệm của phòng đầu t Tcty
Tổng GĐ Hội đồng quản trị 1. Lập KH Đấu thầu - Lập KH đấu thầu dự
án - Thẩm định KH đấu thầu. - Lập tờ trình của GĐ trình - Kí tờ trình HĐQT phê - Ghi sổ nghị quyết - Kí quyết định phê
Dự thảo quyết định phê duyệt - Kí văn bản uỷ quyền cho chủ đầu t quyết định lựa chọn đơn vị t vấn khảo sát, thiết kế và lập tổng dự toán 2. Đấu thầu - Lựa chọn đơn vị t vấn phục vụ lập HSMT, chuyên gia xét thầu (nếu chủ đầu t không tự thực hiện đợc) - Kí hợp đồng t vấn (nếu có). - Tờ trình xin phê duyệt HSMT, tiêu chuẩn xét thầu, kết quả đấu thầu. - Tự phê duyệt các công đoạn trong đấu thầu theo sự uỷ quyền của HĐQT.
- Thẩm định lại kết quả lựachọn t vấn (Nếu có vi phạm