Trong công tác kiểm toán. Các kiểm toán viên AASC đã tiến hàng sắp xếp tài liệu, hồ sơ kiểm toán theo trình tự thích hợp, thuận tiện cho Công tác kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán.
Trong quá trình cuộc kiểm toán diễn ra, kiểm toán viên tiến hàng thu thập bằng chứng kiểm toán, từ đó sắp xếp các tài liệu này theo trình tự tham chiếu do Công ty quy định, theo đó, các giấy tờ làm việc trong phần chung, khái quát được sắp xếp ngay trong phần đầu của hồ sơ kiểm toán.
Hiện nay Công ty đã xây dựng hồ sư mẫu kiểm toán BCTC các DN thông thường ( Đối với kiểm toán các công ty chứng khoán, tín dụng, dự án mẫu hồ sơ có những điểm khác biêt). Hồ sơ mẫu được xây dựng từ dựa trên việc cụ thể hóa từ chuẩn mực, dựa trên kinh nghiệm, nhu cầu công việc; được ban hành đầu tiên năm 1998 đến năm 2005 thì sửa đổi, cuối năm 2005 thì đưa vào áp dụng.
Mỗi một khách hàng kiểm toán có một file (hồ sơ) kiểm toán riêng, bao gồm hai loại hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm. Trong hồ sơ kiểm toán năm có lưu giữ những bằng chứng của cuộc kiểm toán được thực hiện trong năm, và kết luận kiểm toán cho năm kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán thường chứa đựng những thông tin chung về khách thể kiểm toán liên quan tới nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm của cùng một khác thể kiểm toán
Một là: Hồ sơ kiểm toán chung: Mỗi khách hàng có một hồ sơ kiểm
toán chung gồm các thông tin chung, tài liệu về pháp luật, thuế, nhân sự, tài liệu kế toán, về hợp đồng và các quy trình thủ tục hoạt động của khách hàng – được cập nhật hàng năm nếu thông tin khách hàng thay đổi.
Thông tin chung bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng như loại hình doanh nghiệp, tên khách hàng là chủ sở hữu của DN hoặc cơ quan chủ quản
vào quan trọng của khách hàng, các nhân tố rủi ro, mô tả hoạt động kinh doanh của khách hàng ( dự báo thị trường, yếu tố môi trường, các quy định pháp luật có ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của DN), sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo của khách hàng, quá trình phát triển, các đối tác thường xuyên của khách hàng, các khoản đầu tư ra bên ngoài,…
Các tài liệu về pháp luật gồm điều lệ của Công ty, các quy định, quy chế Công ty; giấy phép thành lập hoặc đăng kí kinh doanh; hợp đồng liên doanh; biên bản họp hội đồng quản trị; các thay đổi về vốn kinh doanh,..
Các tài liệu về thuế gồm quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của DN trong tính thuế.
Các tài liệu về nhân sự gồm thỏa ước lao độn tập thể hoặc hợp đồng lao động; các quy trình về quản lý và sử dụng quỹ lương; tóm tắt các quy định nói chung về điều lệ, biên bản đại hội công nhân viên, biên bản cắt giảm nhân sự trong DN.
Các tài liệu về kế toán gồm :
Thứ nhất: Chế độ chính sách kế toán áp dụng trong DN;
Thứ hai: Báo cáo kiểm toán, BCTC các năm; thư quản lý năm; Thứ ba: Tổng hợp kết quả kiểm toán trong các năm;
Thứ tư: Những vấn đề cần lưu ý cho các cuộc kiểm toán,..
Các tài liệu về hợp đồng gồm các hợp đồng kéo dài hàng năm với nhà cung cấp; hợp đồng tín dụng ( có bản tóm tắt nội dung kèm copy bản gốc cảu hợp đồng).
Các quy trình thủ tục gồm các sơ đồ mô tả và miêu tả bằng lời quy trình mua sắm tài sản, quy trình bán hàng, mua hàng, tính giá thành, ngân quỹ,…
Hai là: Hồ sơ kiểm toán năm : gồm thông tin chung về các cuộc kiểm
toán năm và các phần hành.
Thông tin chung về cuộc kiểm toán năm: gồm BC kiểm toán và thư quản lý. Được phát hành sau khi kết thúc cuộc kiểm toán. Tổng kết công việc kiểm
toán của niên độ đó là sự tổng hợp kết quả kiểm toán – KTV nêu ý kiến nhận xét về số dư đầu năm, phát sinh trong năm và đưa ra ý kiến kiểm toán; phải có ý kiến của ba ngưởi là KTV, trưởng phòng và giám đốc. Cần phải soát xét BC trước khi phát hành, đưa ra dự thảo BC, dự thảo thư quản lý, tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh, danh mục các bút toán điều chỉnh; nhận xét sau kiểm toán – bản nhận xét riêng về BCTC của khách hàng gồm số liệu trước kiểm toán, điều chỉnh, số liệu sau kiểm toán và ảnh hưởng của nó. Thông tin chung về cuộc kiểm toán năm còn bao gồm sự kiện phát sinh sau khi phát hành BC kiểm toán; những vấn đề chưa rõ cần được làm rõ; các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán; các vấn đề cần lưu ý sau cuộc kiểm toán; các bản giải trình của DN; kế hoạch kiểm toán ( khảo sát khách hàng, câu hỏi về tính độc lập của KTV, biên bản họp với khách hàng); biên bản họp hội đồng quản trị của khách hàng; các tài liệu khác của khách hàng.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Công ty xây dựng hệ thống câu hỏi để đánh giá, rồi thu thập câu trả lời. Bao gồm: hệ thống câu hỏi, thử nghiệm kiểm soát, đánh giá của KTV sau khi tiến hành kiểm tra hệ thống, khoanh vùng rủi ro.
Trình bày giấy làm việc:
Mục đích của việc ghi chép trên giấy làm việc :
Một là: Chứng minh công việc đã thực hiện theo đúng chương trình kiểm toán đã đề ra;
Hai là: Cho phép hình thành ý kiến kiểm toán;
Ba là: Cho phép soạn thảo thư quản lý; cho phép lập kế hoạch,
Bốn là: Giám sát và đánh giá công việc kiểm toán đã thực hiện; giúp người giám sát/trưởng nhóm hiểu được công việc đã thực hiện;
Năm là: Đảm bảo cuộc kiểm toán đã thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam& chuẩn mực kiểm toán Quốc tế;
Nội dung của GTLV :
Một là, Kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán ( gồm nội dung, thời gian, phạm vi của các thủ tục kiểm toán);
Hai là, các công việc kiểm tra và soát xét;
Ba là, các bằng chứng kiểm toán thu thập được để chứng minh cho ý kiến kiểm toán ( biên bản kiểm quỹ, hợp đồng, hóa đơn,..).
Trình bày GTLV :
Các đặc điểm chung : có ích; rõ ràng & dễ hiểu; đầy đủ; được đánh tham chiếu; và đã được xem lại.
Các thông tin bắt buộc ; Tên khách hàng; Niên độ kế toán; Khoản mục công việc thực hiện kiểm toán; Bước công việc thực hiện; Tham chiếu, người thực hiện; Người kiểm tra, soát xét ; Ngày thực hiện.
Tổ chức các trang giấy làm việc gồm
Thứ nhất: Mục tiêu kiểm toán cần đạt được;
Thứ hai: Nguồn dữ liệu; thủ tục kiểm toán để đạt được mục tiêu; Thứ ba: Kết quả thu được; kết luận;
Thứ tư: Những điểm cần lưu ý đối với cuộc kiểm toán năm sau; Thứ năm: Các thông tin cập nhật& sử đổi cho hồ sơ thường trực.
GTLV có chất lượng cần đảm bảo:
Tính đầy đủ và chính xác; Tính rõ ràng và xúc tích; Tính tổ chức; Dễ kiểm tra
Sắp xếp các trang giấy làm việc: xếp dung theo khu vực đã được bố trí trong hồ sơ kiểm toán; xếp theo đúng trật tự và tham chiếu của từng trang giấy làm việc,…
Mẫu giấy tờ làm việc
c«ng ty dÞch vô t vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n
auditing and accounting financial consultancy service company (AASC)
thµnh viªn inpact quèc tÕ
Tên khách hàng Người thực hiện Niên độ kế toán Ngày thực hiện Khoản mục
Bước công việc
Người thực hiện: Ngày thực hiện:
( Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)
Đối với AASC quy định về cách đánh tham chiếu như sau: Các phần hành : chữ cái ( A, B, C,..)
Các vấn đề kiểm toán : sử dụng I, II, …, XII,...
Các tài liệu: một trang không cần STT, nhiều trang cần sử dụng STT ( như A1, A2,…)
Các trang tổng hợp, trang kết luận kiểm toán, trang chương trình kiểm toán đánh tham chiếu: Ký hiệu của khoản mục + S + từ 1 đến …. Ví dụ CS1
Các trang GLV được đánh tham chiếu theo kí hiệu tham chiếu của khoản mục từ 1 đến hết ví dụ C1, C2,….
Các số liệu được chi tiết đến các trang sau sẽ được đánh tham chiếu đến trang chi tiết ở phía dưới, bên phải
Các số liệu được tổng hợp lên các trang phía trước sẽ được tham chiếu đến trang tổng hợp bên trái.
Các ký hiệu phổ biến:
Ag – khớp với số liệu trên BCĐKT, BCKQKD năm kiểm toán; Ly – khớp số liệu trên BCTC năm trước;
v – đã đối chiếu với chứng từ gốc hợp lệ; f – kiểm tra cộng dọc đúng;
< kiểm tra cộng ngang đúng.
Tham chiếu Các phần hành : gồm kí hiệu A là BCTC của khách hàng, B là tóm tắt hệ thống KSNB của khách hàng. Trong đó, kí hiệu A gồm trang kết luận kiểm toán, chương trình kiểm toán BCTC, BC năm được kiểm toán, BCTC năm của khách hàng
BẢNG 2.1 : KÍ HIỆU THAM CHIẾU CÁC PHẦN HÀNH
TT Các phần hành
KH tham chiếu
1 Báo cáo tài chính A
2 CFSX, tính giá thành và CFKD FB
3 Các khoản phải thu E
4 TSNH khác I
5 Tiền C
6 Tóm tắt hệ thống KSNB B
7 Các khoản đầu tư tài chính D
8 Chi phí XDCB dở dang J
9 TSDH khác K
10 Công nợ nội bộ L
11 Lương và các khaonr trích theo lương M
12 Nợ phải trả khác N
13 Các loại thuế O
14 Các khoản vay nợ P
15 Nguồn vốn quỹ, LN chưa phân phối Q
16 DTBH và cung cấp dịch vụ R
17 Giá vốn hàng bán S
18 Doanh thu và chi phí hoạt động TC T
19 CFBH và CFQLDN U
20 Thu nhập và chi phí khác V
21 Khác Y
( Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)