Trong thời kỳ đổi mới của nền kinh tế nhiều thành phần có sự quản lý và định hớng của nhà nớc để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, đòi hỏi tổ chức bộ máy của từng công ty phải củng cố và kiện toàn với cơ cấu đơn giản hiệu quả cao. Mặt khác để mở rộng sản xuất kinh doanh của công ty, buộc công ty phải có một bộ máy quản lý hợp lý
Từ những yêu cầu và đòi hỏi nh vậy , công ty đã cố gắng điều chỉnh và kiện toàn cơ cấu tổ chức, sắp xếp hợp lý theo từng công việc phù hợp với trình độ của nhiều ngời. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp bao gồm:
4.1 Ban giám đốc:
- Giám đốc : Là ngời chịu trách nhiệm duy nhất trớc tổng công ty, Bộ Công nghiệp, thực hiện quản lý toàn diện các mặt hoạt động của công ty.
- Phó giám đốc : Giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc giám đốc phân công và uỷ quyền .
4.2 Các phòng ban chức năng:* Phòng tổ chức hành chính : * Phòng tổ chức hành chính :
Về mặt tổ chức :
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của công ty, nghiên cứu tổ chức bộ máy cơ quan , tổ chức sản xuất, sắp xếp cán bộ công nhân viên hợp lý, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ, nghiên cứu cải tiến tổ chức lề lối làm việc và quan hệ công tác giũa các đơn vị trong phạm vi công ty.
- Nghiên cứu và thi hành đầy đủ các chế độ, chính sách của Đảng, nhà nớc, vận dụng đúng đắn đờng lối của Đảng và của Tổng công ty Hoá chất ban hành.
- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao cho, hớng dẫn các đơn vị lập kế hoạch lao động, tiền lơng, kế hoạch kèm cặp nâng bậc, đào tạo bồi dỡng cho cán bộ công nhân viên .
- Nghiên cứu các chỉ tiêu định mức lao động, các hình thức trả lơng theo sản phẩm, thời gian. Tổ chức, hớng dẫn các đơn vị thực hiện và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị nhằm đa công tác định mức lao động có hiệu quả kinh tế cao.
Về mặt hành chính quản trị:
- Thực hiện toàn bộ công tác hành chính, quản trị bao gồm văn th, đánh máy , lu trữ, liên lạc và các mặt đời sống, quản lý điều động phơng tiện đa cán bộ đi công tác
- Giúp giám đốc nghiên cứu công văn đến và báo cáo với giám đốc những vấn đề cần thiết .
- Quản lý toàn bộ tài sản trong cơ quan (Khối VP) thuộc phạm vi hành chính quản trị, phục vụ các yêu cầu về đời sống, phơng tiện làm việc, nhu cầu văn hoá phẩm cho các phòng thuộc văn phòng công ty.
*Phòng xây dựng cơ bản
- Căn cứ kế hoạch cần thiết cơ bản của công ty, tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản năm, quý, tháng. Dự toán kinh phí, vật t xây dựng đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xin vốn sửa chữa lớn, trình Tổng công ty Hoá chất duyệt.
- Tổ chức quản lý phân phối vốn, điều hoà vốn từ xây dựng cơ bản, vật liệu xây dựng cho các đơn vị cơ sở.
- Tổ chức thiết kế kỹ thuật những công trình có khả năng tự làm, theo dõi kiểm tra những công trình đã duyệt ở các đơn vị cơ sở.
- Chấp hành đầy đủ các chế độ báo cáo tình hình thực hiện vốn đầu t xây dựng cơ bản năm, quý, tháng cho Tổng công ty.
* Phòng kế hoạch
- Nghiên cứu nắm vững chỉ thị, nghị quyết và chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao cho công ty. Tiến hành lập kế hoạch chung của công ty về các mặt: Tài chính, lao động và tiền lơng, kiến thiết cơ bản, vận chuyển, trình giám đốc duyệt để giao chỉ tiêu cho đơn vị thực hiện.
- Tổng hợp toàn bộ kế hoạch cụ thể của các đơn vị trong công ty, giúp giám đốc cân đối và xét duyệt. Tổ chức biện pháp thực hiện kế hoạch năm, quý, tháng. Theo dõi thực hiện để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh cho sát với tình hình thực tế nhằm hoàn thành kế hoạch Tổng công ty giao cho.
- Đôn đốc kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch, chấp hành các chỉ thị, nghị quyết của tổng Công ty. Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp báo cáo, tổng kết tháng, quý, năm.
* Phòng tài chính, kế toán thống kê
- Đáp ứng nguồn tài chính cho sản xuất kinh doanh
- Tổ chức, quản lý, phân phối điều hoà cho các đơn vị cơ sở theo chỉ thị kế hoạch Tổng công ty giao cho.
- Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, lập kế hoạch thu chi tài vụ, tổ chức thanh quyết toán các nguồn vốn, đảm bảo sự tuần hoàn của vốn kinh doanh có hiệu quả cao.
- Tổng hợp phân tích tình hình hoạt động kinh tế các đơn vị kịp thời giúp giám đốc có biện pháp thúc đẩy, thực hiện tốt kế hoạch, mua và bán, luân chuyển vốn, hàng hoá, vận tải, sửa chữa, kiến thiết cơ bản.
- Thờng xuyên kiểm tra hoạt động tài chính của các cơ sở trực thuộc công ty, phát hiện và ngăn ngừa những hiện tợng vi phạm chế độ và nguyên tắc tài chính của nhà nớc.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thống kê, kiểm kê nội bộ, thực hiện các báo cáo
thống kê
* Phòng vận tải
- Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị, lập kế hoạch vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả ga cảng nhanh
- Nắm chắc số lợng, chất lợng, phơng tiện vận tải của công ty để điều độ cho các đơn vị, hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho các đơn vị bạn khi có yêu cầu
* Phòng nhập khẩu, xuất khẩu
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất, nhập khẩu những ngành vật t, thiết bị, các loại hoá chất, phân bón, các nguyên liệu hoá chất và các loại hàng hoá khác
- Thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh nhập khẩu, xuất khẩu của giám đốc ký giao. Hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có lãi.
- Thực hiện đầy đủ mọi quy định về quản lý hàng hoá, quản lý lao động của giám đốc
Bộ phận văn phòng và các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ khác có chức năng: Hoàn thành những nhiệm vụ đã đợc phân công hỗ trợ vào những hoạt động của các phòng. Tham mu, giúp việc giám đốc trong quản lý và điều hành công ty trên các lĩnh vực do giám đốc phân công.
Các phòng chức năng thực hiện các chức năng chính của mình đồng thời là bộ phận tham mu giúp Ban giám đốc điều hành quản lý toàn bộ hoạt động SXKD
Sơ đồ 1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vật t và Xuất nhập khẩu Hoá chất Xí nghiệp Vật tư vận tải Hoá chất – Yên Viên Chi nhánh Vtư và XNK H chất Tp HCM Chi nhánh V tư và XNK H chất H Phòng Chi nhánh Vtư - vận tải H chất số 2 -Đà Nẵng Tổng kho A H chất - Yên viên - Gia Lâm Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng vận tải kế toán Phòng thống kê tài chính Phòng xây dựng cơ bản Phòng xuất, nhập khẩu
