D: Kế toỏn bỏn hàng theo phương thức trả gúp
2.1.4: Tỡnh hỡnh lao động của cụng ty
Dới giám đốc chi nhánh là các phòng ban:
+ Phòng kinh doanh: có 70 nhân viên chịu sự quản lý của trởng phòng kinh doanh bao gồm: 1 nhân viên thống kê tổng hợp có nhiệm vụ thống kê các số liệu, báo cáo cho giám đốc để giám đốc đề ra các quyết định, phơng hớng chiến lợc, thống kê tất cả phiếu xuất kho nhập hàng… 2 nhân viên điều phối hàng theo dõi hàng tồn kho và làm đơn đặt hàng vào Công ty, phân công điều hành giao nhận hàng sản phẩm cho khách hàng…2 nhân viên giao nhận hàng hóa bốc vác, vận chuyển hàng hóa nhập xuất kho của chi nhánh, vận chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng…10 đại diện thơng mại thực hiện giao dịch bán, giới thiệu, tiêu thụ sản phẩm của Công ty, nghiên cứu thị trờng theo dõi và quản lý các nhà phân phối ở các tỉnh, xây dựng mạng lới bán hàng. 50 nhân viên bán hàng bao gồm cả nhân viên bán hàng hỗ trợ nhà phân phối và nhân viên bán lẻ với nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, bán các loại sản phẩm của Thiên Long và khai thác khách hàng….
Ngoài ra còn có thủ kho, phụ kho làm việc liên quan đến kho dự trữ hàng hóa.
Bảng 1:Số lợng nhân viên phòng kinh doanh Đơn vị: Ngời
Nhân viên Số lợng
Trởng phòng kinh doanh 1 Nhân viên thống kê tổng hợp 1
Nhân viên điều phối 2
Nhân viên giao nhận hàng hoá 2
Đại diện thơng mại 10
Nhân viên bán hàng 50
Thủ kho, phụ kho 3
Tổng 70
+ Phòng kế toán: Sau kế toán trởng có 1 kế toán tổng hợp thực hiện việc cân đối kế toán. 2 kế toán công nợ là về vau trả nợ. 1 kế toán kho theo dõi việc xuất kho, nhập kho, hàng tồn kho, thống kê số liệu…1 thủ quỹ làm công tác rút tiền, trả lơng, tạm ứng, thực hiện các thu chi…
Bảng 2: Số lợng nhân viên phòng kế toán Đơn vị: Ngời Nhân viên Số lợng Kế toán trởng 1 Kế toán công nợ 2 Kế toan kho 1 Thủ quỹ 1
Nguồn: phòng TC - HC
+ Phòng Tổ chức hành chính: Có trởng phòng tổ chức sau là 3 lái xe, 2 nhân viên bảo vệ, 1tạp vụ.
Các nhân viên của Công ty đều có trình độ từ PTTH trở lên trong đó có 28 nhân viên tốt nghiệp đại học trên tổng số 85 nhân viên chiếm tỉ lệ là 33%, 18 tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp chiếm 21%/85 nhân viên, 39 nhân viên tốt nghiệp PTTH chiếm 45%.
Bảng 3: Trình độ nhân viên của chi nhánh Hà Nội Đơn vị: Ngời Nhân viên Số lợng Tỉ lệ Trình độ đại học 28 33% Trình độ cao đẳng 5 5,8% Trình độ trung cấp 13 15,2% Trình độ PTTH 39 45% Tổng 85 100% Nguồn: phòng TC - HC
2.1.5: Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn của cụng ty:
A: Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn:
KT trưởng
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn văn phũng cụng ty
Quan hệ kiểm tra, giám sát, báo cáo Quan hệ đối chiếu
* Nhiệm vụ và quyền hạn phũng kế toỏn:
- Theo dừi, ghi chộp và thống kờ cỏc nhiệm vụ kinh tế phỏt sinh của chi nhỏnh. - Lưu giữ, bảo quản sổ sỏch, chứng từ, cụng nợ.
- Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh, sổ sỏch kế toỏn theo qui dịnh.
- Cung cấp, phõn tớch cỏc số liệu giỳp giỏm đốc chi nhỏnh cú cỏc quyết định chỉ đạo thỳc đẩy bỏn hàng và thu hồi cụng nợ.
- Đề ra cỏc biện phỏp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, gúp phần thỳc đẩy, đẩy mạnh kế hoạch kinh doanh của cụng ty.
♦ Kế toỏn trưởng:
+ Chịu trỏch nhiệm chung trước giỏm đốc chi nhỏnh mọi hoạt động của phũng kế toỏn.
+ Cú trỏch nhiệm thường xuyờn theo dừi (cụng nợ) và bỏo cỏo tỡnh hỡnh tài chớnh, thu tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng…
+ Lập bỏo cỏo tổng hợp hàng ngày.
+ Mở sổ lập bỏo cỏo thuế, bỏo cỏo tài chớnh theo qui định.
+ Thường xuyờn kiểm tra, theo dừi việc mở sổ, ghi chộp cỏc nhiệm vụ kế toỏn phỏt sinh.
♦ Kế toỏn kho và thanh toỏn:
+ Căn cứ vào phiếu đề nghị nhập - xuất của phũng kinh doanh để ra phiếu xuất - nhập khẩu.
+ Căn cứ chứng từ và lượng hàng nhập thực tế để lập phiếu nhập kho. + Mở sổ theo dừi hàng hoỏ phỏt sinh.
+ Căn cứ bảng kờ nộp tiền, giấy đề nghị thanh toỏn đó được duyệt lập phiếu thu –
KINH Tế cụng nợ 1 KT kho KT thanh toỏn KT cụng nợ 2 Thủ quỹ
+ Cập nhập phiếu thu – chi.
+ Cuối ngày đối chiếu tiền hàng cũn tồn với thủ quỹ, thủ kho. + Phối hợp với thủ quỹ, thủ kho để kiểm kờ quỹ, kho theo kỳ.
+ Chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo và đảm bảo tớnh chớnh xỏc của số liệu phỏt sinh liờn quan đến nhiệm vụ được giao.
♦ Kế toỏn theo dừi cụng nợ:
Kế toỏn theo dừi cụng nợ khu vực chợ Đồng Xuõn, Hàng Khoai, Hàng Mó, Hàng Chiếu…
+ Căn cứ vào phiếu thu, phiếu xuất nhập kho để vào sổ chi tiết theo dừi cụng nợ đối với từng khỏch hàng ở khu vực này.
+ Thường xuyờn theo dừi và đối chiếu cỏc nghiệp vụ phỏt sinh tiền hàng đối với những khỏch hàng khu vực mỡnh quản lý và chịu trỏch nhiệm trước cỏc số hiệu đú.
+ Lưu giữ, bảo quản sổ sỏch, chứng từ cụng nợ của khỏch hàng. + Lập cỏc bỏo cỏo ngày, thỏng, quý năm theo quy định.
Kế toỏn theo dừi cụng nợ khu vực chợ Đồng Xuõn, Hàng Khoai, Hàng Mó…Ngoài ra cũn kiờm thờm nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản sổ sỏch và sử dụng con dấu phỏp nhõn của chi nhỏnh Hà Nội.
♦ Thủ quỹ:
+ Chi thu tiền theo phiếu thu, phiếu chi.
+ Mở sổ chi tiết theo dừi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
+ Lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu chi tiền mặt và cỏc chứng từ cú giỏ trị như tiền. + Chịu trỏch nhiệm bảo quản tiền mặt và cỏc chứng từ.
+ Cuối ngày đối chiếu số liệu với kế toỏn thanh toỏn.
+ Định kỳ phối hợp với cỏc bộ phận chức năng để kiểm kờ thực tế số tiền tồn quỹ…
+ Kiờm nhiệm vụ giữ chỡa khoỏ, giấy ụtụ xe mỏy, đụn đốc vệ sinh nội vụ, sinh hoạt nhõn viờn.
♦ Thủ kho:
+ Cú trỏch nhiệm bảo quản hàng hoỏ và lưu giữ chứng từ sổ sỏch liờn quan đến kho.
+ Xuất, nhập hàng ngày theo phiếu nhập, xuất kho. + Nhập hàng theo số liệu thực tế.
+ Mở thẻ kho theo dừi chi tiết với kế toỏn kho và lập bỏo cỏo nhập - xuất - tồn. + Cuối ngày đối chiếu số liệu thực tế với kế toỏn kho.
+ Định kỳ kiểm kờ thực tế tỡnh hỡnh tồn kho. ♦ Phụ kho:
Cú trỏch nhiệm giỳp thủ kho trong việc xuất nhập bảo quản hàng hoỏ, sổ sỏch, chứng từ liờn quan đến kho.
Tuy là một doanh nghiệp nhỏ nhưng ccụng ty SX – TM Thiờn Long đó thiết lập mạng lưới vi tớnh văn phũng, trang bị mỏy tớnh cho từng nhõn viờn, ứng dụng phần mềm kế toỏn. Điều làm giảm tối đa cụng việc làm tay. Hệ thống chứng từ kế toỏn của cụng ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kờ và Nhà nước quy định.
B: Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty:
Hỡnh thức kế toỏn mà cụng ty cổ phần SX – TM Thiờn Long ỏp dụng “ Nhật ký chung “ là:
- Tỏch rời trỡnh tự ghi sổ theo dừi trật tự thời gian với trỡnh tự ghi sổ phõn loại theo hệ thống nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đẻ ghi vào hai sổ kế toỏn đú là sổ nhậtký chung và sổ cỏi.
- Tỏch rời việc ghi chộp kế toỏn tổng hợp với ghi chộp kế toỏn chi tiết để ghi vào hai sổ kế toỏn phải lập bảng cõn đối tài khoản kiểm tra tớnh chớnh xỏc của việc ghi chộp ở cỏc tài khoản tổng hợp.
* Sổ cỏi là sổ tài khoản cấp 1 để ghi phõn loại cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn theo cỏc chỉ tiờu kinh tế, tài chớnh tổng hợp và mỗi tài khoản được mở một tờ sổ riờng.
Sổ kế toỏn chi tiết: Được mở cho tất cả cỏc tài khoản cấp 1 cần theo dừi chi tiết để hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn một cỏch chi tiết cụ thể hơn để đỏp ứng yờu cầu quản lý cho cỏc nhà tổ chức.
Sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung ( nhật ký chuyờn dựng ). * Sổ nhật ký chung: Là sổ ghi phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo trật tự thời gian phỏt sinh của chỳng.
Đối với cỏc đơn vị lớn hơn, cú nhiều nghiệp vụ cựng loại phỏt sinh, người ta cú thể mở cỏc nhật ký chuyờn dựng như: nhật ký mua hàng, nhật ký bỏn hàng, nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi ngõn hàng.Thực chất cỏc nhật ký chuyờn dựng là cỏc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại để tập hợp cỏc số liệu và định kỳ tổng hợp lại lấy số liệu tổng hợp để ghi vào nhật ký chung nhằm giảm bớt khối lượng ghi vào sổ cỏi. Trong chương đầu chế độ kế toỏn hiẹn hành ở nước ta quy định cú thể lấy số liệu tổng hợp ở nhật ký chuyờn dựng để ghi thẳng vào sổ cỏi.
Sơ đồ trỡnh tự hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn “ Nhật ký chung “.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung nhật ký chuyờn dựng
Sổ kế toỏn chi tiết
Sổ cỏi
Bỏo cỏo quỹ hàng ngày
Khụng cần ghi qua nhật ký chung như vậy cú thể núi cỏc nhật ký chuyờn dựng này cú thể coi là nhật ký chung.
Bảng tổng hợp bảng cõn đối tài khoản Ghi chỳ: Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày Đối chiếu sổ. Bảng cõn đối kế hoạch và cỏc bỏo cỏo khỏc
2.2: Kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng ở cụng ty:
2.2.1:Cỏc phương thức bỏn hàng ở cụng ty:
A: Cỏc phương thức bỏn hàng mà cụng ty ỏp dụng:
Văn phũng cụng ty cũng được coi là bộ phận tiến hnàh kinh doanh. Ngoài ra việc điều động sản phẩm đến tay người tiờu dựng, cụng ty cũng tổ chức bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng khối văn phũng cụng ty.
Để đạt được mục đớch tỡm kiếm và tối đa hoỏ lợi nhuận cụng ty đó tim ra cỏc phương thức thuc đẩy việc tiờu thụ sản phẩm đú là đa phương thức bỏn, cụng ty đó ỏp dụng cỏc phương thức bỏn hàng sau:
* Khu vực tỉnh ỏp dụng kờnh nhà phõn phối sản phẩm:
Nhà phõn phối cú chức năng phõn phối cỏc sản phẩm đến cỏc đại lý, cỏc cửa hàng…hoặc cỏc khỏch hàng trờn địa bàn mỡnh phụ trỏch.
Cỏc nhà phõn phối lớn ở cỏc tỉnh như: Hải Dương, Hải Phũng, Thỏi Nguyờn…kinh doanh sản phẩm của cụng ty và được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 7% dựa trờn một số điều kiện như:
- Hợp tỏc kinh doanh tốt.
- Doanh số bỏn ổn định ( khụng cần lớn ). - Thời gian hợp tỏc lõu năm.
- Là thị trường trọng điểm.
Đối với cỏc khu vực cú quy mụ hẹp hơn như: Hoà Bỡnh, Tuyờn Quang, Bắc Cạn thỡ cỏc nhà phõn phối ở khu vực này được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 5% theo doanh số bỏn.
* Bỏn cho cỏc chợ lớn ( khu vực chợ ), cỏc nhà sỏch:
Chủ yếu là chợ Đồng Xuõn, chợ Hà Đụng và cỏc nàh sỏch lớn…Cụng ty phõn phối sản phẩm là bỳt bi và cỏc đồ dựng văn phũng phẩm cho cỏc chủ hàng lớn đúng tại chợ sau đú cỏc chủ hàng này lại phõn phối sản phẩm đến cỏc đại lý, cỏc cửa hàng nhỏ hoặc bỏn trực tiếp cho người tiờu dựng theo giỏ buụn. Cỏc chủ hàng lớn này cũng được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 2% nếu doanh số bỏn > 5 triệu. * Cửa hàng giới thiệu sản phẩm:
Chi nhỏnh tại Hà Nội cú văn phũng đại diện ở số 176 Phố Tay Sơn. Trước đõy địa điểm này chỉ dựng để trưng bày và giới thiệu sản phẩm của cụng ty mỡnh nhưng do nhu cầu thiết yếu của học sinh, sinh viờn và người tiờu dựng nờn hiện nay nú đúng vai trũ là một cửa hàng lớn đem sản phẩm đến tận tay người tiờu dựng với doanh số bỏn ra khỏ cao khoảng hơn 100 triệu đ/thỏng.
* Cộng tỏc viờn và tiếp thị lẻ:
Cỏc tiếp thị lẻ với những chiếc xe mỏy hoặc ụtụ lưu động cú biểu tượng của cụng ty Thiờn long đi phõn phối cỏc sản phẩm của cụng ty trong địa bàn gần Hà Nội ( phạm vi < 30 km ) vừa quảng cỏo, giới thiệu sản phẩm của cụng ty vừa bỏn hàng đến tay người tiờu dựng.
* Bỏn trực tiếp:
Khi khỏch hàng cú nhu cầu sử dụng cú thể gọi điện trực tiếp đến văn phũng cụng ty và căncứ vào đơn đặt hàng hay hợp đồng của khỏch hàng ( ghi rừ tờn tuổi địa chỉ ). Cụng ty viết hoỏ đơn giao hàng luụn tại kho được lập tại văn phũng của cụng ty và được viết ra làm 3 liờn: Liờn 1 lưu ở gốc, liờn 2 giao cho
nộp lờn văn phũng kế toỏn cụng ty kốm theo bảng kờ để kế toỏn bỏn hàng thanh toỏn.
B: Phương thức thanh toỏn:
Cụng ty thực hiện phương thức thanh toỏn hcủ yếu đú là tiền mặt và thanh toỏn bằng chuyển khoản.
Việc thanh toỏn cú thể thanh toỏn ngay hoặc chậm nhất 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Cụng ty luụn tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng trong việc thanh toỏn đồng thời cũng đảm bảo khụng gõy thiệt hại cho doanh nghiệp của mỡnh.
Để thu hỳt khỏch hàng, cụng ty cú một chớnh sỏch giỏ cả hết sức linh hoạt…Giỏ bỏn được tớnh theo giỏ trị mua vào giỏ cả thị trường đồng thời mối quan hệ giữa khỏch hàng và đơn vị cụng ty sẽ thực hiện giảm giỏ đối với những khỏch hàng mua hàng thường xuyờn, mua với khối lượng ớn và giảm giỏ cho khỏch hàng mua nhiều với tỷ lệ 1% đến 5% trờn tổng doanh thu bỏn ra trong cả năm cho khỏch hàng đú.
Qua việc giảm giỏ, uy tớn của cụng ty đối với bạn hàng và người tiờu dựng ngày càng cao điều này ảnh hưởng rất lớn đến doanh số bỏn ra và lợi nhuận của doanh nghiệp.
C: tài khoản sử dụng:
* Chứng từ sử dụng: Hoỏ đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho. Để hạch toỏn kế toỏn bỏn hàng cụng ty đó sử dụng cỏc tài khoản sau: - TK 156: Hàng hoỏ.
- TK 131: Phải thu của khỏch hàng. - TK 511: Doanh thu bỏn hàng. - TK 336: Phải trả nội bộ.
- TK 333: Thuế GTGT phải nộp. - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng. - TK 142: Chi phớ trả trước. - TK 531: Hàng bỏn bị trả lại. - TK 532: Giảm giỏ hàng bỏn. - TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn. - TK 521: Chiết khấu bỏn hàng. - TK 641: Chi phớ bỏn hàng.
- TK 642: Chi phớ quản lý doanh nghiệp. - TK 421: lợi nhuận chưa phõn phối. - TK 911: Xỏc định kết quả bỏn hàng. - Và một số tài khoản khỏc.
Trỡnh tự hạch toỏn:
Cụng ty cổ phần SX – TM Thiờn Long là một doanh nghiệp thương mại nờn trỡnh tự hạch toỏn kế toỏn bỏn hàng được minh hoạ theo sơ đồ sau:
(1): Nhập kho hàng cụng ty Thiờn Long (bao gồm cả thuế GTGT được khấu trừ). (2): Xuất kho hàng hoỏ theo giỏ vốn.
(3): kết chuyển giỏ vốn để xỏc định kết quả bỏn hàng. (4): Doanh thu bỏn hàng thu tiền ngay.
(5): Doanh thu bỏn hàng chưa thu tiền. (6): Thuế GTGT phải nộp.
(7.1): Chiết khấu bỏn hàng. (7.2): Hàng bỏn bị trả lại.
(8): Kết chuyển doanh thu thuần để xỏc định bỏn hàng. (9): Kết chuyển chi phớ bỏn hàng.
(10): Cuối kỳ kết chuyển lói. (11): Cuối kỳ kết chuyển lỗ.
Cụng ty cổ phần SX – TM Thiờn Long Quyển, số
chi nhỏnh tại Hà Nội Số:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
( Liờn 1: Lưu )
Mẫu số: 01GTKT3LL01 Ký hiệu: AA/2004T Số: 00145
Ngày: 01/2004 Họ, tờn người mua hàng : Anh Tiến 15- OQC
Đơn vị : Cửa hàng bỏch hoỏ
Địa chỉ : Chợ Đồng Xuõn. MST: 010106-1 ĐVT: VN Đ STT Tờn Hàng Hoỏ ĐVT SL ĐG TT Thuế GTGT (%) Tiền Thuế GTGT (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1 TL - 08 Cõy 1000 730 730.000 10% 73.000 2 Tl - 027 Cõy 400 1.100 0 440.000 10% 44.000